Office Unterstützung 2020

Kurze Beschreibung

Beschaffung von Unterstützungsleistungen für folgende Aufgaben:
— Support für Client-Programme (Office- und PDF-Lösungen);
— Erstellung von MPG-Vorlagen und Implementierung in VBA und Java;
— Excel-Archivierungstool (Eigenentwicklung)
Ziel der Ausschreibung ist es, 1 Berater für den homogenen, qualifizierten Third Level IT -Support und für den Support komplexer und umfangreiche Office-Lösungen inkl. VBA und Java zu finden. Wesentlicher Bestandteil des Supports, ist der Support für die bestehenden MPG-Vorlagen und das eingesetzte Excel-Archivierungs-Tool. Für diese beiden Themen sollen die Lösungen zusätzlich kontinuierlich weiterentwickelt werden.

Beschreibung der Beschaffung

Alle Kapitel- und Anlageverweise beziehen sich auf die Anzufordernden Vergabeunterlagen VU
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung von Unterstützungsleistungen; der Zuschlag über das Gesamtvolumen der ausgeschriebenen Leistung wird an einen Auftragnehmer vergeben.
Die hier ausgeschriebenen Leistungen umfassen die folgenden Aufgaben:
— Support für Client-Programme (Office- und PDF-Lösungen);
— Erstellung von MPG-Vorlagen und Implementierung in VBA und Java;
— Excel-Archivierungstool (Eigenentwicklung).
Ziel der Ausschreibung ist es, einen Berater für den homogenen, qualifizierten Third Level IT -Support und für den Support komplexer und umfangreiche Office-Lösungen inkl. VBA und Java zu finden. Wesentlicher Bestandteil des Supports, ist der Support für die bestehenden MPG-Vorlagen und das eingesetzte Excel-Archivierungs-Tool. Für diese beiden Themen sollen die Lösungen zusätzlich kontinuierlich weiterentwickelt werden.
Der Berater hat sowohl über ein fundiertes Fachwissen bezüglich der Support-Anforderungen, als auch der Programmierungs-Aufgaben zu verfügen, um eine hohe Eigenlösungsquote und eine qualitativ hochwertige Unterstützung anbieten zu können. Die Entwicklung ist stark abhängig von den eingesetzten Office- und PDF-Lösungen.
Derzeit werden Microsoft Office 2016, Kofax (ehemals Nuance), Power PDF und Adobe Creative Cloud Suite eingesetzt. Bei Java wird die Open-Source Version in der Distribution Corretto verwendet. Die eingesetzten Programme und Versionen können sich während der Vertragslaufzeit ändern.
Die Erstellung von MPG-Vorlagen, die auf die Endanwender zugeschnitten, aber auch mit den Anwendungen kompatibel sind, gehört ebenso zum Support, wie das Beheben von Fehlern bei bereits eingesetzten MPG-Vorlagen. Um einen optimalen Support gewährleisten zu können, muss der Auftragnehmer über ein umfangreiches Wissen bezüglich der Entwicklung von Vorlagen verfügen.
Die einzelnen Themen sind somit eng mit einander verknüpft und weisen hohe Wechselwirkungen aus, was eine zentrale und optimale Abstimmung und Ausrichtung der verschiedenen Aufgaben und Anforderungen erfordert, um einen reibungslosen Betrieb und Support zu gewährleisten. Entstehende Synergien können nur genutzt werden, wenn die verschiedenen Themen zentral gesteuert werden. Eine losweise Vergabe des Auftrags ist daher nicht vorgesehen, da dies zu einer unwirtschaftlichen Teilung der Gesamtleistung führen würde nicht zum Leistungsumfang des hier gegenständlichen Vergabeverfahrens gehören Schulungen im Bereich Office.
Dienst- sowie werkvertragliche Leistungen: Für die Leistungserbringung wird ein Vertrag aus Dienstleistungen (Beratung, Unterstützung usw. ohne Ergebnisverantwortung des Anbieters) und Werkleistungen (z. B. Anpassungen auf Quellcodeebene, Vorlagen erstellen etc. mit Ergebnisverantwortung des Anbieters) mit dem Auftragnehmer geschlossen.
Vom Auftragnehmer ist daher ein Kontingent von Einsatztagen bereitzustellen, aus dem die MPG bedarfsweise und auch kurzfristig Leistungen abruft.
Es kann in der Basis-Vertragslaufzeit von einem geschätzten Leistungsvolumen von mindestens 20 und maximal 50 Personentagen pro Jahr ausgegangen werden.
Sollte von der Kündigungsoption kein Gebrauch gemacht werden und sich der Vertrag automatisch um jeweils ein weiteres Jahr verlängern, kann ebenfalls von einem Beratungsvolumen von mindestens 20 und maximal 50 Personentagen pro Jahr ausgegangen werden.
Weitere Details Kap. 5 Leistungsbeschreibung in der Vergabeunterlage.

Beschreibung der Optionen

Die Basis-Vertragslaufzeit des Vertrages beträgt 2 Jahre ab Leistungsbeginn (1.10.2020) und endet zum 30.9.2022.
Die maximale Vertragslaufzeit beträgt 5 Jahre (60 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns. Der Vertrag endet damit spätestens mit Ablauf des 30.09.2025.
Zum bzw. nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit, gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns, steht dem Auftraggeber jährlich ein ordentliches Kündigungsrecht zu. Will der Auftraggeber von dieser Kündigungsmöglichkeit Gebrauch machen, muss er den Vertrag gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich (Schriftform gemäß § 126 BGB) kündigen. Die Kündigungsfrist beträgt jeweils 3 Monate zum Vertragslaufzeitende.
= jährliche Kündigungsoption zum und nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit bei einem Mindestauftragsvolumen von mindestens 20 und max. 50 Personentagen pro Jahr. Das Recht beider Vertragsparteien, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen, ist hiervon unbenommen. Weitere Informationen sind der Vergabeunterlage zu entnehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!
Kap. 3.3.1 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen [EK-01]
Der Bieter hat hierzu in Anlage 5 Abschnitt 1 das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 123 und § 124 GWB mit dem Angebot zu erklären. Hierzu hat der Bieter unter Verwendung der Anlage 5 Formblatt „Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" zu erklären, dass keiner der dort genannten Ausschlussgründe i.S.d. §§ 123, 124 GWB vorliegt.
Die Angaben müssen vollständig erfolgen und die Fragen vollständig beantwortet werden. Auf die Möglichkeit der Selbstreinigung nach § 125 GWB wird hingewiesen. Hat der Bieter entsprechende Selbstreinigungsmaßnahmen ergriffen, sind diese ebenfalls auf gesondertem Dokument darzustellen.
Die Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB sind zwingend von jedem Unternehmen (d. h. auch von denjenigen Unternehmen, auf dessen Eignung sich der Bieter beruft sowie von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft) mit dem Angebot einzureichen.
Hinweis auf Einholung der Auskunft nach § 150a GewO bzw. Abfragepflicht nach § 6 WRegG:
Der Auftraggeber ist seit Inkrafttreten des Wettbewerbsregistergesetzes (WRegG) bei Aufträgen ab einem geschätzten Nettoauftragswert von 30 000 EUR vor der Zuschlagserteilung zur Abfrage von Eintragungen des Bestbieters im Wettbewerbsregister verpflichtet. Bis zur vollständigen Einrichtung des Wettbewerbsregisters wird der AG für die Bieter, die für den Zuschlag infrage kommen, vor der Zuschlagserteilung einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gem. § 150a GewO beim Bundesamt für Justiz (Registerbehörde) anfordern (§ 19 Abs. 4 MiLoG).
Folgende in Kapitel 3.3.2 geforderten Angaben und Nachweise zum Wirtschaftsteilnehmer und über die Befähigung zur Berufsausübung sind zwingend von jedem Unternehmen (außer einem bloßen Subunternehmer) einzureichen.
Kap. 3.3.2.1 Unternehmensdarstellung [EK-02-A]
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer:
— Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktperson und -daten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse),
— Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36])
— sowie – falls gegeben – die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer; An-gaben zum möglichen Abruf der Dokumente).
— Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliederung des Unternehmens.
Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 2 „Unternehmensdarstellung" vorzunehmen.
Kap. 3.3.2.2 Berufs- und Handelsregistereintragung [EK-03-A]
Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 3 „Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!
In Bezug auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit hat der Bieter die nachfolgenden Angaben, Erklärungen oder Nachweise mit dem Angebot einzureichen.
Soweit nichts Anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte.
Kap. 3.3.3.1 Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung [EK-04-A]
Gefordert wird das Vorliegen bzw. der mögliche Abschluss einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Versicherungssummen:
– für Personen- und Sachschäden mindestens 3 Mio. EUR (zweifach maximiert) sowie
– für Vermögensschäden mindestens zweihundertfünfzigtausend (250 000) EUR (zweifach maximiert)
Der Bieter muss unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 4 „Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung" erklären, dass
– er über eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen verfügt;
Zum Nachweis hat der Bieter in diesem Fall eine entsprechende Bescheinigung der Versicherung oder Kopie der Versicherungspolice vorzulegen;
Oder
Eine entsprechende Versicherbarkeit des Unternehmens besteht und der Bieter im Falle der Zuschlagserteilung auf sein Angebot eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen abschließen kann;
Zum Nachweis hat der Bewerber in diesem Fall eine entsprechende Bestätigung der Versicherung oder Bescheinigung eines Versicherungsmaklers vorzulegen.
Hinweise:
Es wird auf die mit der Eignungsanforderung korrespondierende vertragliche Verpflichtung des künftigen Auftragnehmers zum Abschluss und Nachweis bzw. Aufrechterhalten einer entsprechenden Versicherung im Vertrag (Anlage 1) hingewiesen.
Im Falle einer BG bzw. Eignungsleihe hat jedes Mitglied der BG bzw. jeder Beteiligte an der Eignungsleihe das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und nachzuweisen. Es wird insoweit nicht auf die gemeinschaftlich addierten Werte abgestellt. Kann ein Unternehmen den Nachweis nicht führen, führt dies zum Ausschluss des Angebots.
Kap. 3.3.3.2 Umsatzdarstellung [EK-05-A]
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über
– den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A)
Jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2017-2019) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das Jahr 2019 noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen.
Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 5 „Umsatzdarstellung" zu tätigen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!
Soweit nichts Anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte. Es wird auf Kap. 3.3.4 verwiesen.
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass die Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen verfügen. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen [EK-06-A] über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen von den Bietern nachzuweisen. Die dargestellten Referenzen müssen die umfassenden Erfahrungen des Bieters in Bezug auf die Ausführung von Leistungen der hier ausgeschriebenen Art belegen, d.h. hinsichtlich Aufgaben, Umfang und Anforderung dem hier beschriebenen Vergabegegenstand möglichst nahe kommen, insbesondere im Hinblick auf die in Kapitel 5 ausgeführten Charakteristika der zu vergebenen Leistungen.
Der Bieter hat hierzu eine geeignete Referenz für eine entsprechende erbrachte Leistung aus den letzten 3 Jahren zu benennen mit Angaben zu dem öffentlichen oder privaten Auftraggeber inkl. Referenzansprechpartner und Telefonnummer, Angabe der Auftragsdauer und des Auftragszeitraumes (Beginn und Abschluss) sowie des Auftragswerts.
Es wird dabei eine Referenz über folgende Leistung gefordert:
– laufendes oder abgeschlossenes Projekt/laufender oder abgeschlossener Auftrag im Bereich von Support für Client-Programme (Office- und PDF-Lösungen)
Die erbrachten Leistungen sind kurz darzustellen.
Das Referenzprojekt (Mindestbedingungen für die Wertbarkeit der Referenz) darf:
– mit dem Projekt-/Auftragsstart nicht länger als 3 Jahre vor der Auftragsbekanntmachung für dieses Verfahren zurückliegen.
Der Bieter hat die Referenz auf max. 2 DIN A4-Seiten unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 6 „Unternehmensreferenzen" – entspr. Anhang – darzustellen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Kap.- u. Anlagenverweise beziehen sich auf Vergabeunterlage
4.2.1. Verpflichtung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen
Der zukünftige Auftragnehmer hat bei der Auftragsausführung Zugang zu vertraulichen und sensiblen personenbezogenen Daten beim Auftraggeber.
Als Vertragsanlage 3 (Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 Datenschutzgrundverordnung) mit Anlagen A und B wird daher ein vorausgefüllter „Vertrag zur Auftragsverarbeitung" mit technischen und organisatorischen Maßnahmen mit dieser Vergabeunterlage veröffentlicht, welche im Falle einer beabsichtigten Zuschlagserteilung mit dem potentiellen Auftragnehmer verpflichtend finalisiert und unterzeichnet wird.
4.2.2. Kommunikation mit dem Auftraggeber [XK-01-A]
Die zur Auftragsausführung vorgesehenen Beschäftigten des Auftragnehmers müssen die deutsche Sprache verhandlungssicher in Wort und Schrift und die englische Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen. Im Falle der Zuschlagserteilung werden für die Kommunikation mit dem Auftraggeber während der Vertragslaufzeit ausschließlich Beschäftigte mit sehr guten Kenntnissen (verhandlungssicher in Wort und Schrift) der deutschen Sprache und guten Kenntnissen (fließend in Wort und Schrift) der englischen Sprache eingesetzt; vgl. Formblatt Anlage 6 „Kommunikation mit dem Auftraggeber". Dieses Formblatt ist mit der Angebotsabgabe einzureichen.
Eignungskriterien:
— Individuelles formloses Anschreiben des Bieters mit Erklärung der Angebotsabgabe (Datum; Unterschrift);
— Anlage 2: „Erklärungen zur Bewerber-/Bietergemeinschaft";
— Anlage 3: „Angaben über Teilleistungen anderer Unternehmen";
— Anlage 4: „Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen";
— Anlage 5: „Erklärung zur Eignung und Ausschlussgründe inkl. Unternehmensreferenz" entspr. Kap. 3.3
Eignungskriterien EK-01-A bis EK-06-A, Erklärungen zu:
— Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB", hier ggf. Darstellung erfolgter Selbstreinigungsmaßnahmen auf gesondertem Dokument
— Unternehmensdarstellung
— Berufs- oder Handelsregistereintragung
— Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (mit entspr. Nachweis)
— Umsatzdarstellung
— Unternehmensreferenz
—— Anlage 6: Kommunikation mit dem Auftraggeber
Für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots sind folgende Unterlagen einzureichen:
— Ausgefüllte Anlage 7a Qualifikationsprofil Berater — Anforderungen (Ausschlusskriterien) i.V.m. Muster nach Anlage 7b Mitarbeiterprofil (Muster Beraterprofil und Referenzen)
— Ausgefüllte Anlage 8 Formblatt Preisblatt
Vertrag ist Anlage 1 (Finalisierung nach Zuschlagserteilung):
—— Anlage 1 Vertrag über Office-Unterstützung mit Vertragsanlage 3 „Vertrag zur Auftragsverarbeitung AVV" mit Anlagen A und B sowie weiteren Anlagen.