Pflege, Weiterentwicklung und Support der Individualsoftware eJustice-Basisdienst Scannen

Name

Freistaat Bayern, vertreten durch das Bayerische Staatsministerium der Justiz, federführend handelnd in Gesellschaft nach bürgerlichem Recht, zu der sich die am Projekt beteiligten Länder zusammengeschlossen haben

Kurze Beschreibung

Der Auftraggeber benötigt Leistungen zur Pflege, Weiterentwicklung und Support der Individualsoftware eJustice-Basisdienst Scannen. Diese Individualsoftware basiert auf Produkten der Fa. Opentext (Captiva) und Foxit (Rendition Server). Der eJustice-Basisdienst Scannen hat zum Ziel, dass in Papier vorliegende Dokumente in die elektronische Form überführt werden, so dass diese in der elektronischen Akte weiterverarbeitet werden können und die ursprünglichen Dokumente grundsätzlich vernichtet werden dürfen (ersetzendes Scannen). Hierbei müssen die Anforderungen aus den Prozessordnungen, der BSI TR RESISCAN und dem hohen Schutzbedarf berücksichtigt werden. Der eJustice-Basisdienst Scannen besteht aus verschiedenen Komponenten, die zusammen die erforderliche Gesamtfunktionalität erfüllen. Er gliedert sich in die 2 Teilsysteme Scan (beinhaltet Komponenten für den Scanvorgang) und Konvertierungsdienst (beinhaltet Komponenten für die Konvertierung von Dokumenten in das PDF/A-Format).

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftraggeber benötigt Leistungen zur Pflege, Weiterentwicklung und Support der Individualsoftware eJustice-Basisdienst Scannen. Diese Individualsoftware basiert auf Produkten der Fa. Opentext (Captiva) und Foxit (Rendition Server). Der eJustice-Basisdienst Scannen hat zum Ziel, dass in Papier vorliegende Dokumente in die elektronische Form überführt werden, so dass diese in der elektronischen Akte weiterverarbeitet werden können und die ursprünglichen Dokumente grundsätzlich vernichtet werden dürfen (ersetzendes Scannen). Hierbei müssen die Anforderungen aus den Prozessordnungen, der BSI TR RESISCAN und dem hohen Schutzbedarf berücksichtigt werden. Der eJustice-Basisdienst Scannen besteht aus verschiedenen Komponenten, die zusammen die erforderliche Gesamtfunktionalität erfüllen. Er gliedert sich in die 2 Teilsysteme Scan (beinhaltet Komponenten für den Scanvorgang) und Konvertierungsdienst (beinhaltet Komponenten für die Konvertierung von Dokumenten in das PDF/A-Format).

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs werden bis zu 4 als geeignet festgestellte Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Sollten im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs mehr als 4 geeignete Bewerber ermittelt werden, so werden die Bewerber mit der höchsten Punktzahl bei den B-Kriterien (siehe Eignungskriterien) ausgewählt.
Hierzu wird eine Rangfolge der Bewerber nach den erreichten Bewertungspunkten gebildet. Besteht zwischen mehreren geeigneten Bewerbern Punktegleichstand, gelten folgende Regelungen, die nacheinander angewendet werden, bis die ersten 4 Platzierungen eindeutig bestimmbar sind:
I. Es erhält derjenige Bewerber den Vorzug, der im Eignungskriterium [K4.6] die höhere Punktzahl erreicht hat.
II. Es erhält derjenige Bewerber den Vorzug, der im Eignungskriterium [K4.7] die höhere Punktzahl erreicht hat.
III. Es erhält derjenige Bewerber den Vorzug, der im Eignungskriterium [K4.5] die höhere Punktzahl erreicht hat.
IV. Es entscheidet das Los.
Die Bewertung der Bewertungskriterien wird je nach Erfüllungsgrad vorgenommen. Die Nichterfüllung wird mit 0 Punkten, die umfassende Erfüllung wird mit maximal 5 Punkten bewertet.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Alle Kriterien sind zu beantworten; Formulare müssen unverändert verwendet werden.
— Kriterien mit [A] müssen erfüllt / beantwortet werden;
— Kriterien mit [B] sind zu beantworten und werden einer Bewertung unterzogen;
— Kriterien mit [I] dienen zur Information und werden nicht bewertet; sie sind zwecks Vollständigkeit aber zu beantworten.
1. statistische Angaben
K1.1: [I] Erfüllt Ihr Unternehmen die Eigenschaft als Kleinst-, kleines oder mittleres Unternehmen (KMU)?
K1.2: [I] Bitte geben Sie hier den NUTS-Code an, der dem Sitz Ihres Unternehmens entspricht.
2. Eigenerklärungen:
K2.1: [A] Die Eigenerklärung habe ich zur Kenntnis genommen und bestätige ihren Inhalt.
— Es ist keine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, wegen einer der in § 123 Abs. 1 GWB genannten Straftaten oder vergleichbarer Vorschriften anderer Staaten verurteilt worden;
— Das Unternehmen hat seine Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt;
— Das Unternehmen hat bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen;
— Das Unternehmen ist nicht zahlungsunfähig, es ist über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet oder mangels Masse abgelehnt worden, und es befindet sich auch nicht in Liquidation oder hat seine Tätigkeit eingestellt;
— Das Unternehmen hat keine schweren Verfehlungen begangen, die seine Integrität als Auftragnehmer für öffentliche Aufträge in Frage stellen. Dies gilt auch für Personen, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist;
— Das Unternehmen hat im Vergabeverfahren keine vorsätzlich unzutreffenden Erklärungen abgegeben, keine irreführenden Informationen übermittelt und mit anderen Unternehmen keine Vereinbarungen getroffen, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken;
— Es liegt kein Ausschlussgrund nach § 21 AentG, § 19 MiloG, § 21 SchwarzArbG und § 98c AufenthG vor. Insbesondere wurde gegen das Unternehmen keine Geldbuße von mindestens 2 500 € wegen eines Verstoßes nach § 23 AEntG oder § 21 MiloG verhängt. Auch wurde gegen das Unternehmen oder einen Vertretungsberechtigten keine Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten und keine Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder Geldbuße von mindestens 2 500 € wegen Verstoßes gegen eine in § 21 SchwarzArbG aufgeführte Vorschrift verhängt.
K2.2: [I]: Sollten für Sie bzw. Ihr Unternehmen fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB vorliegen, schildern Sie bitte, warum diese nicht zu einem Ausschluss vom Verfahren führen sollen. Der Auftraggeber entscheidet im Rahmen der Angebotsprüfung über den Ausschluss. Sie können ausführlichere Angaben zum Sachverhalt auch im Arbeitsschritt Eigene Anlagen als Dokument hochladen.
3. Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB
3.1: [I] Ein Eintrag zu den folgenden Punkten erfolgt erst bei der Angebotsprüfung durch den Auftraggeber, es ist kein Eintrag durch den Bieter zulässig.
4. Projektbezogene Eignungskriterien:
K4.1: [A] Der Umsatz aus Projekten oder Aufträgen in den Bereichen Pflege und Weiterentwicklung einer Individualsoftware inkl. deren Support gegenüber dem Auftraggeber, bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist beträgt in Summe mindestens 5 Mio. Euro. (Bei Bewerbergemeinschaften genügt es, wenn ihre Mitglieder insgesamt den vorstehend geforderten Mindestumsatz erreichen.)
K4.2: [I] Erklärung zum jährlichen Umsatz aus Projekten oder Aufträgen in den Bereichen Pflege und Weiterentwicklung einer Individualsoftware inkl. deren Support gegenüber dem Auftraggeber, bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist.
K4.3: [I] Erklärung zum jährlichen Gesamtumsatz bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist.
K4.4: [A] Der Bewerber verpflichtet sich, auf Anforderung des Auftraggebers entsprechende Jahresabschlüsse der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist einzureichen.

K4.1: [A] Der Umsatz aus Projekten oder Aufträgen in den Bereichen Pflege und Weiterentwicklung einer Individualsoftware inkl. deren Support gegenüber dem Auftraggeber, bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist beträgt in Summe mindestens 5 Mio. Euro. (Bei Bewerbergemeinschaften genügt es, wenn ihre Mitglieder insgesamt den vorstehend geforderten Mindestumsatz erreichen.)
K4.4: [A] Der Bewerber verpflichtet sich, auf Anforderung des Auftraggebers entsprechende Jahresabschlüsse der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

K4.5: [B] | 350 Punkte | Beschreiben Sie in welchem Umfang Ihr Unternehmen Erfahrungen im Einsatz folgender Technologien und Umgebungen gesammelt hat: Betriebs- und Serversysteme, Virtualisierung von Betriebssystemen im Serverumfeld, komplexen Datenbanken (auch geclustert), Middleware-Plattformen (auch geclustert), JAVA-/.NET-Entwicklung im Bereich Client-Server-Technologie, Containertechnologie, Digitalisierungslösungen. Gehen Sie bei der Middleware auf Hauptbestandteile ein wie J2EE-Applicationserver, Absicherung von Webservices, Registrierung von Webservices. Beschreiben Sie, in welchem Umfang Ihr Unternehmen Erfahrungen bei der Umsetzung von Projekten basierend auf TR-RESISCAN hat. Beziehen Sie sich bei allen Ihren Angaben konkret auf Produkte von Anbietern mit Angabe des Produktnamens und der Version. Gefordert ist eine konkrete und nachvollziehbare Kurzdarstellung der gelösten Aufgaben unter Einbeziehung der genannten Technologien.
K4.6: [B] | 400 Punkte | Vorlage von 3 vergleichbaren Projektreferenzen, bei denen im Rahmen eines Softwarepflege- und -entwicklungsprojektes folgende Anforderungen berücksichtigt wurden:
a) Sicherheit,
b) Grundschutz nach BSI,
c) TR-RESISCAN,
d) Betrieb der Software in einem BSI-zertifizierten Rechenzentrum,
e) JAVA-/.NET-Entwicklung im Bereich Client-Server-Technologie,
f) Einsatz von Containertechnologie,
g) automatisiertes Testen,
h) serviceorientierte Technologien,
i) Business Continuity Management und
j) Darstellung des Umfangs der Supportleistungen. Erwartet werden aktuelle Projektreferenzen (Projektende nicht vor 2016), die eine mindestens zweijährige Vertragslaufzeit und ein möglichst vergleichbares Mengengerüst sowie einen mit den Anforderungen der ausschreibenden Stelle vergleichbaren Grad der Integration (z. B. Schnittstellen zu anderen Fachanwendungen, Standard-Office-Produkten, Dokumentenmanagementsystemen und Archiven) aufweisen.
K4.7: [B] | 250 Punkte | Beschreiben Sie ein Referenzprojekt aus den letzten 4 Jahren, in dem Ihr Unternehmen die Pflege und Weiterentwicklung einer Individualsoftware von einem vorherigen Dienstleister übernommen hat (Transition).
Gehen Sie dabei insbesondere auf folgende Aspekte ein:
— Planung, Durchführung;
— Komplexität der Individualsoftware (Lines of Code, Schnittstellen, sonstige Zusammenarbeit mit Umsystemen o.ä.). Kam der Auftraggeber aus der öffentlichen Verwaltung?
K4.8: [A] Es sind durchschnittlich mindestens 5 fest angestellte Mitarbeiter in den vergangenen 3 Kalenderjahren (2017, 2018 und 2019) im Bereich der Pflege und Weiterentwicklung von Individualsoftware tätig gewesen. (Bei Bewerbergemeinschaften genügt es, wenn ihre Mitglieder insgesamt die vorstehend geforderte Anzahl an Mitarbeiter erreichen.)
K4.9: [I] Erklärung zur Anzahl an fest angestellten Mitarbeitern, die in den vergangenen 3 Kalenderjahren (2017, 2018 und 2019) im Bereich der Pflege von Individualsoftware tätig waren.
K4.10: [I] Beschreiben Sie, nach welchen Methoden in Ihrem Unternehmen Pflege- und Weiterentwicklungsleistungen von Individualsoftware vorgegangen wird?
K4.11: [A] Das Unternehmen verfügt über ein einschlägiges Zertifikat zum Qualitätsmanagement (z. B. ISO 9001 oder gleichwertig) in der Softwareentwicklung oder ist bereit, eine entsprechende Zertifizierung maximal 24 Monate ab Zuschlag zu erwerben.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

K4.8: [A] Es sind durchschnittlich mindestens 5 fest angestellte Mitarbeiter in den vergangenen 3 Kalenderjahren (2017, 2018 und 2019) im Bereich der Pflege und Weiterentwicklung von Individualsoftware tätig gewesen. (Bei Bewerbergemeinschaften genügt es, wenn ihre Mitglieder insgesamt die vorstehend geforderte Anzahl an Mitarbeiter erreichen.)
K4.11: [A] Das Unternehmen verfügt über ein einschlägiges Zertifikat zum Qualitätsmanagement (z. B. ISO 9001 oder gleichwertig) in der Softwareentwicklung oder ist bereit, eine entsprechende Zertifizierung maximal 24 Monate ab Zuschlag zu erwerben.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Die Gerichte und Staatsanwaltschaften sind in allen Verfahrensordnungen gesetzlich dazu verpflichtet, Akten spätestens ab dem 1. Januar 2026 ausschließlich elektronisch zu führen (vgl. hierzu § 298a Abs. 1a ZPO, § 46e Abs. 1a ArbGG, § 65b Abs. 1a SGG, § 55b Abs. 1a VwGO, § 52b Abs. 1a FGO und § 32 Abs. 1 StPO i.d.F. ab 1. Januar 2026 (ggf. i. V. m. dazugehörigen LVOen)).
Es muss daher sichergestellt werden, dass auch in der Phase kurz vor und nach dem Stichtag zum 1. Januar 2026 alle notwendigen Anpassungen des Scansubsystems zeitnah umgesetzt werden können. Bei einer Neuausschreibung mit Vertragsbeginn ab 1. April 2025 fiele ein damit etwa verbundener Wechsel des Auftragnehmers in eine Phase, die für die Umsetzung der gesetzlichen Verpflichtung zur Einführung der elektronischen Akte als äußert kritisch zu bewerten ist. Käme es in dieser Phase aufgrund von Übergabe- und Einarbeitungszeiten eines Auftragnehmers zu Verzögerungen bei der Bereitstellung der elektronischen Akte, bestünde ein nicht unerhebliches Risiko, dass das gesetzliche Zieldatum von den Verbundländern nicht gehalten werden kann. Aufgrund der großen Anzahl der Gerichte und Staatsanwaltschaften in den Verbundländern ist zudem zu erwarten, dass einige Behörden erst unmittelbar vor dem Ende der gesetzlichen Frist auf die elektronische Aktenführung umgestellt werden können.
Dies bedingt, dass in der Phase vor und kurz nach der Umstellung sowie bis mindestens zum 31. Mai 2026 eine nicht unerhebliche Anzahl an Weiterentwicklungsanforderungen umzusetzen sein und ein für den reibungslosen Betrieb der elektronischen Akte unerlässlicher Bedarf an Supportdienstleistungen bestehen wird. Käme es in dieser Phase zu einem Auftragnehmerwechsel, könnte der Bedarf an Weiterentwicklungs- und Supportleistungen von einem neuen Auftragnehmer wegen der erforderlichen Einarbeitungszeit voraussichtlich nicht erfüllt werden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf folgende Fristen (vgl. § 160 Abs. 3 GWB) wird besonders hingewiesen:
— der Bieter hat von ihm erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen;
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen;
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen;
— falls der Auftraggeber mitteilt, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, hat der Bieter die Möglichkeit, die Vergabekammer anzurufen, solange nicht eine Frist (gerechnet nach dem Eingang der Mitteilung des Auftraggebers) von mehr als 15 Kalendertagen vergangen ist.