Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Die Vergabestelle fordert und erwartet Referenzen (auf einer separat erstellten Unterlage), die nicht älter als 2017 und mit dem beschriebenen Auftrag hinsichtlich Art und Umfang vergleichbar sind.
Vergleichbar sind Referenzen mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag insbesondere dann, wenn sie
— den Einsatz von Promotoren an verschiedenen Standorten,
— die Informationen und Beratung der Zielgruppe durch die Promotoren,
— Produkte aus einem regulierten Markt,
— eine Event-Logistik einschließlich Einlagerung und Verwaltung von Promotionmaterial sowie — den Auf- und Abbau als auch den Transport des Materials zu den Aktions- bzw. Veranstaltungsorten zum Gegenstand hatten.
Zudem hat der Bewerber zu jeder Referenz folgende Angaben zu tätigen:
— Bezeichnung Aktion/Veranstaltung,
— Auftraggeber (Name des Auftraggebers, Anschrift),
— Branche,
— Leistungszeitraum der Aktion/der Veranstaltung,
— Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
— Zielsetzung der Aktion/Veranstaltung,
— Zielgruppe/n der Aktion/Veranstaltung,
— welches Produkt ist Gegenstand der Aktion/Veranstaltung gewesen,
— Regulierter Markt (anzugeben, ob und welchem regulierten Markt das Produkt unterliegt)
— eingesetzte Materialien,
— Anzahl Promotoren,
— kurze Beschreibung des Ablaufs der Aktion/Veranstaltung,
— Event-Logistik (Kurzbeschreibung der Logistik unter Berücksichtigung der Lagerverwaltung).
Darüber hinaus hat der Bewerber auf einer separat erstellten Unterlage die Mitglieder des Kernteams zu benennen und deren Aufgabe innerhalb des Kernteams anzugeben. Das Team muss mindestens aus einen Supervisor/Projektassistenz und einem Koordinator/Projektmanager bestehen.
Außerdem hat der Bewerber auf einer separaten Unterlage Angaben zu seiner Büroorganisation zu tätigen. Er hat dabei auszuführen, welche/r Mitarbeiter/in im Krankheits- oder Urlaubsfall die Vertretung eines Mitgliedes des Kernteams wahrnimmt. Es ist zudem darzustellen, wie die Vertretung organisiert ist, insbesondere wie die Informationsweitergabe an die Vertretungsperson erfolgt, damit sichergestellt ist, dass die auszuführenden Leistungen erbracht werden. Dabei hat der Bewerber darauf einzugehen, wie auch im Falle eines geplanten (Urlaubs) und eines ungeplanten (Krankheit) Ausfalls eines Mitglieds des Kernteams stets eine Vertretungssituation mit fachlich qualifizierter Vertretung sichergestellt ist. Zudem ist auszuführen, wer in welcher Situation Ansprechpartner für die Auftraggeberin ist.
Zudem hat der Bewerber eine Erklärung zur Verfügbarkeit eines ausreichend großen Promotorenpools von mindestens 25 Promotoren abzugeben, wobei diese Promotorenmindestanzahl während der gesamten Vertragslaufzeit bereit zu stellen ist. Der Promotorenpool besteht dabei aus ca. 50 % jungen Frauen und ca. 50 % jungen Männern, die mindestens 18 Jahre alt sind.
Ferner ist vom Bewerber die durchschnittliche Anzahl des beschäftigten festen Personals (ohne Promotoren) und der Führungskräfte in den Jahren 2018, 2019, 2020 anzugeben.