Planung, Durchführung und Betreuung von Promotionaktionen / Events / Veranstaltungen inkl. Transport, Auf- u. Abbau, Lagerung, Beschaffung, Supversion u. Nachbereitung sowie Stellung v. Promotoren

LOTTO Hamburg GmbH

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Bereitstellung von Promotoren durch den Auftragnehmer sowie die Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Promotionaktionen, Veranstaltungen und Events. Die Ausschreibung beinhaltet außerdem die Beschaffung von Werbemitteln, Materialien und Promotionutensilien, die Lagerung und den Transport von Materialien sowie den Auf- und Abbau bei der Durchführung dieser Aktionen, Veranstaltungen und Events durch den Auftragnehmer.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-12-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-11-12.

Wer?

• LOTTO Hamburg GmbH

Wie?

• Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Event-Organisation

Wo?

• Hamburg › Hamburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-11-12	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2020-11-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Event-Organisation
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Event-Organisation 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hamburg 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: LOTTO Hamburg GmbH
Postanschrift: Überseering 4
Postleitzahl: 22297
Postort: Hamburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.lotto-hh.de 🌏
E-Mail: schneideru@lotto-hh.de 📧
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E99384895 🌏
URL der Teilnahme: https://www.subreport.de/E99384895 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-11-12 📅
Einreichungsfrist: 2020-12-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-11-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 224-550750
ABl. S-Ausgabe: 224

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 641 680 EUR 💰
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Der diesen Leistungen zugrundeliegende Vertrag sieht eine Laufzeit von einem Jahr vor. Der Vertrag kann optional 3-mal für 1 Jahr verlängert werden. Die maximale Laufzeit des Vertrages beträgt 4 Jahre. Der Vertrag endet somit spätestens am 30.4.2025 ohne dass er einer Kündigungserklärung bedarf.

Die Einzelheiten des Auftrages ergeben sich aus den weiteren Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung (Anlage 1 zur Rahmenvereinbarung).

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Hamburg

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Im Rahmen der Eignungsprüfung werden die nach § 122 GWB festgelegten Eignungskriterien und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123 und 124 GWB anhand des vom Bewerber eingereichten Eignungsangaben geprüft.

Zur Eignungsprüfung sind vom Bewerber Angaben und Erklärungen zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit zu machen und mit dem Teilnahmeantrag abzugeben (vgl. Eignungsangaben).

Zur Prüfung der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung des Bewerbers dienen die Angaben in dem Formular Eignungsangaben. Dort sind vom Bewerber Angaben zur Eintragung im Handelsregister oder eines vergleichbaren Registers vorzunehmen. Zudem ist vom Bewerber eine Erklärung zur Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft abzugeben.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Zur Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bewerbers dienen insbesondere seine Angaben im Formular Eignungsangaben. Dort sind vom Bewerber Erklärungen zum Umsatz der angegebenen drei Geschäftsjahre (2017, 2018 und 2019) und zum mittleren Jahresumsatz abzugeben.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Die Vergabestelle fordert und erwartet Referenzen (auf einer separat erstellten Unterlage), die nicht älter als 2017 und mit dem beschriebenen Auftrag hinsichtlich Art und Umfang vergleichbar sind.

Vergleichbar sind Referenzen mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag insbesondere dann, wenn sie

— den Einsatz von Promotoren an verschiedenen Standorten,

— die Informationen und Beratung der Zielgruppe durch die Promotoren,

— Produkte aus einem regulierten Markt,

— eine Event-Logistik einschließlich Einlagerung und Verwaltung von Promotionmaterial sowie — den Auf- und Abbau als auch den Transport des Materials zu den Aktions- bzw. Veranstaltungsorten zum Gegenstand hatten.

Zudem hat der Bewerber zu jeder Referenz folgende Angaben zu tätigen:

— Bezeichnung Aktion/Veranstaltung,

— Auftraggeber (Name des Auftraggebers, Anschrift),

— Branche,

— Leistungszeitraum der Aktion/der Veranstaltung,

— Beschreibung der ausgeführten Leistungen,

— Zielsetzung der Aktion/Veranstaltung,

— Zielgruppe/n der Aktion/Veranstaltung,

— welches Produkt ist Gegenstand der Aktion/Veranstaltung gewesen,

— Regulierter Markt (anzugeben, ob und welchem regulierten Markt das Produkt unterliegt)

— eingesetzte Materialien,

— Anzahl Promotoren,

— kurze Beschreibung des Ablaufs der Aktion/Veranstaltung,

— Event-Logistik (Kurzbeschreibung der Logistik unter Berücksichtigung der Lagerverwaltung).

Darüber hinaus hat der Bewerber auf einer separat erstellten Unterlage die Mitglieder des Kernteams zu benennen und deren Aufgabe innerhalb des Kernteams anzugeben. Das Team muss mindestens aus einen Supervisor/Projektassistenz und einem Koordinator/Projektmanager bestehen.

Außerdem hat der Bewerber auf einer separaten Unterlage Angaben zu seiner Büroorganisation zu tätigen. Er hat dabei auszuführen, welche/r Mitarbeiter/in im Krankheits- oder Urlaubsfall die Vertretung eines Mitgliedes des Kernteams wahrnimmt. Es ist zudem darzustellen, wie die Vertretung organisiert ist, insbesondere wie die Informationsweitergabe an die Vertretungsperson erfolgt, damit sichergestellt ist, dass die auszuführenden Leistungen erbracht werden. Dabei hat der Bewerber darauf einzugehen, wie auch im Falle eines geplanten (Urlaubs) und eines ungeplanten (Krankheit) Ausfalls eines Mitglieds des Kernteams stets eine Vertretungssituation mit fachlich qualifizierter Vertretung sichergestellt ist. Zudem ist auszuführen, wer in welcher Situation Ansprechpartner für die Auftraggeberin ist.

Zudem hat der Bewerber eine Erklärung zur Verfügbarkeit eines ausreichend großen Promotorenpools von mindestens 25 Promotoren abzugeben, wobei diese Promotorenmindestanzahl während der gesamten Vertragslaufzeit bereit zu stellen ist. Der Promotorenpool besteht dabei aus ca. 50 % jungen Frauen und ca. 50 % jungen Männern, die mindestens 18 Jahre alt sind.

Ferner ist vom Bewerber die durchschnittliche Anzahl des beschäftigten festen Personals (ohne Promotoren) und der Führungskräfte in den Jahren 2018, 2019, 2020 anzugeben.

Mindeststandards:

Das Kernteam muss mindestens aus einen Supervisor/Projektassistenz und einem Koordinator/Projektmanager bestehen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

— Erklärung zur Technologie von L. Ron Hubbard (Scientology-Erklärung),

— Erklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß § 3 Hamburgisches Vergabegesetz.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 6
Höchstzahl der Bewerber: 7
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Dazu wird nach dem Grad der Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzen mit den ausgeschriebenen Leistungen eine Rangfolge unter den Bewerbern gebildet. Bewerber, die zu allen aufgeführten Punkten der Vergleichbarkeit Referenzen einreichen, werden als besser geeignet angesehen, als diejenigen, die nur einen Teil der vorgegebenen Punkte mit ihren Referenzen abdecken. Ebenso werden diejenigen Bewerber als besser geeignet angesehen, die zu allen aufgeführten Punkten der Vergleichbarkeit mehr Referenzen einreichen als andere Bewerber.

Sollte die Rangfolge der Bewerber aufzeigen, dass mehr als 7 geeignete Bewerber vorliegen, werden von diesen zunächst deren Angaben in ihren Referenzen hinsichtlich des Vergleichspunktes „Einsatz von Promotoren an verschiedenen Standorten“ überprüft. Je mehr eingereichte Referenzen diesen Punkt vorsehen, desto besser wird die Eignung dieses Bewerbers gewertet. Sollten auch nach dieser Auswahl noch mehr als 7 geeignete Bewerber vorliegen, werden von diesen die Angaben in ihren Referenzen hinsichtlich des Vergleichspunktes „Produkte aus einem regulierten Markt“ verglichen. Je mehr eingereichte Referenzen diesen Punkt vorsehen, desto besser wird die Eignung des Bewerbers gewertet. Sollte auch nach dieser Auswahl noch mehr als 7 geeignete Bewerber vorliegen, werden von diesen Bewerbern die angegebenen Umsatzzahlen pro Geschäftsjahr verglichen. Wer hierbei den höheren durchschnittlichen Jahresumsatz verzeichnen kann, wird als besser geeignet angesehen.

Die mindestens 6 bzw. höchstens 7 am besten geeigneten und nach den vorgenannten Kriterien ausgewählten Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2021-01-04 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-06-30 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Lotteriegesellschaft
Kontakt
Internetadresse: www.lotto-hh.de 🌏
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E99384895 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg
Postanschrift: Große Bleichen 27
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland 🇩🇪
Internetadresse: www.fhh.hamburg.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Bewerber bzw. Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin.

§ 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet:

Der Antrag (auf Nachprüfung) ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber der Auftraggeberin nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden.

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2020/S 224-550750 (2020-11-12)

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