Beschreibung der Beschaffung
Folgende Aufgaben sind für die Planung, Gestaltung, Organisation und Umsetzung seitens einer Agentur erforderlich:
— Konzeption: u. a. Entwicklung einer Leitidee, eines Mottos/Themas und eines Key visuals, Ausgestaltung eines detaillierten Programmablaufs an mindestens 5 unterschiedlichen Stationen im Park passend zum Thema,
— Projektmanagement: u. a. Abstimmungen mit sämtlichen Dienstleistern und degewo; Angebotseinholung und Beauftragung unterschiedlicher Gewerke (ausgenommen Location und Besuchercatering), u. a. Sicherheit, Ausstattung, Technik, Gästesteuerung, Pyrotechniker, Teilnahme an regelmäßigen Jour fixes, Disposition und Logistik, Verfassen eines Moderationsleitfadens, Absprachen mit Künstlern, Verfassen von Ablaufplänen, Einsatzplänen und Briefings, Gewerkemeetings; Vor-Ort-Betreuung während der Veranstaltung, dem Auf- und Abbau, Nachbereitung, Debriefing, Budgeterstellung und –kontrolle, Abrechnung,
— Einladungsmanagement: Betreuung einer Hotline, Rücklaufmanagement, Versand von Einladungen und Eintrittskarten an die Mieter an ca. 75 000 Haushalte (Das Einladungsmanagement geladener Gäste und Mitarbeiter obliegt degewo),
— Gestaltung 3D: Anfertigung maßstabsgerechter Flächenplanungen, Anfertigung von technischen Zeichnungen unter Berücksichtigung sämtlicher veranstaltungsspezifischer und sicherheitsrelevanter Bedingungen,
— Grafik: Gestaltung Key visual, Anwendung des Key visuals auf sämtlichen Printprodukten (u. a. Einladungskarte, Programmflyer, Eintrittskarten, Logobranding Briefumschlag DIN lang, Parkkarten, Bühnenbanner, Programmaufsteller, Wegeleitung, Namensschilder, VIP-Armbänder, Busschilder), Aufbereitung für das Mietermagazin Stadtleben, Redaktion, Reinzeichnung für sämtliche Printprodukte, Produktion der Grafiken,
— Programm: u. a. Einplanung von sämtlichen Künstlerhonoraren inkl. benötigtes Equipment (dazu gehören auch die Backstage Bereiche der Künstler), Planung von Mitmachaktionen inkl. dazugehöriger Materialien, Berücksichtigung des Höhenfeuerwerks im Konzept und Angebot (Personal, Equipment etc.), Kalkulation der gesetzlichen Künstlersozialkasse, Ausgestaltung der einzelnen Mitmachaktionen, Planung der Verortung,
— Ausstattung/Raumbau/Mobiliar: u. a. Planung und Einbringung sämtlicher erforderlichen Bauten, Einbringung sämtlicher weiterer Ausstattung nach Konzept (z. B. Tanzflächen, weitere Bühnen/Podesterie, Mobiliar, u. a. Biertischgarnituren, Stehtische sowie weitere Sitzmöglichkeiten gemäß Flächenplanung, Zelte/Pavillons, Lounges für den VIP-Bereich, Absperrgitter, Mülltonnen, Aufsteller für DIN-A1 Ausdrucke), Planung und Einbringung zusätzlicher Toiletten inkl. Hygieneartikeln, Transport, Personal, Auf- und Abbau der notwendigen Elemente,
— Technik: Einbringung zusätzlicher Technik, Planung Ambientebeleuchtung, Ausstattung der Bühne mit Tontechnik inkl. Beschallung und Mikrofonie, Übertragung Musik des Feuerwerks an alle Stationen, nach Bedarf A/V-Technik, Einholung und Umsetzung von Stromanforderungen sämtlicher Dienstleiter, Funkgeräte für alle Projektleiter der Gewerke sowie für das Projektteam, Planung und Einbringung von sämtlicher Hardware und Peripherie sowie Transport, Personal, Auf- und Abbau,
— VIP-Bereich: Planung und Umsetzung eines VIP-Empfangs für ca. 350 Gäste (räumlich abgegrenzt), Einlasskontrolle, Vergabe reservierter Parkplätze, Planung eines sommerlichen Buffets, Planung eines dezenten Programms, Planung und Umsetzung technischer und räumlicher Ausstattung, Einplanung einer Mitarbeiterehrung (Planung der Mitarbeiterehrung obliegt degewo),
— Sicherheit: Planung und Abstimmung Sicherheitskonzept, Einsatzplanung Sicherheitspersonal, Abstimmung mit dem Gewerk, Brandschutzwache, Planung und Umsetzung Sanitätsdienst, Durchführung von Briefings,
— Service: Planung Stationsbetreuung, Einbezug von Hostessen und Hosts für Einlasskontrolle und Gästeführung, Erstellung und Durchführung Einsatzpläne und Briefings.
… weiter unter Punkt VI.3. – Zusätzliche Angaben