Beschreibung der Beschaffung
II.2.4.1) Grundlagen und Ziele der Leistungen im Bereich Öffentlichkeitsarbeit:
Bei den zu vergebenden Leistungen handelt es sich um Beratungsleistungen zur Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit im Zuge der Realisierung (nachlaufende Öffentlichkeitsbeteiligung nach VwV ÖB des Landes Baden-Württemberg).
Der Bau des Rückhalteraumes wird über mehrere Jahre immer wieder zu Beeinträchtigungen der umliegenden Stadtteile und Gemeinden und der Erholungsnutzung führen.
Ziel der Öffentlichkeitsarbeit ist es, Transparenz und Konfliktvermeidung während der Bauphase zu gewährleisten. Die Bürger*innen sowie Akteur*innen (Träger öffentlicher Belange u. a.) werden über die mit dem Bau verbundenen, unvermeidbaren Einschränkungen und Unannehmlichkeiten fortlaufend informiert und nach Möglichkeit in Abläufe einbezogen, um die Umsetzung, Ausgestaltung und Akzeptanz der Baumaßnahmen positiv zu beeinflussen.
Die Öffentlichkeitsarbeit muss auch die Vorgaben in den Nebenbestimmungen des Planfeststellungsbeschlusses umsetzen. Die Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit müssen über die Dauer der Bauzeit durchzuhalten sein. Dafür sind Strukturen aufzubauen, um eine effiziente Bearbeitung z. B. von Anfragen sicherzustellen.
Die Öffentlichkeitsarbeit wird vom Vorhabenträger (RPK, Referat 53.2) in Zusammenarbeit mit der Referentin für Öffentlichkeitsbeteiligung (RPK, Referat 51) sowie Pressestelle des RPK geleitet und koordiniert. Die Aktivitäten werden ferner übergeordnet mit der Fachfederführung des Integrierten Rheinprogramms, dem Regierungspräsidium Freiburg, abgestimmt. Die zu vergebenden Dienstleistungen dienen der Unterstützung und Beratung dieser Stellen.
II.2.4.2) Wesentliche Elemente des Konzepts für die Öffentlichkeitsarbeit:
Es soll ein „BeRa-Informations-Forum“ eingerichtet werden. Dieses dient entsprechend den Vorgaben des Planfeststellungsbeschlusses dem regelmäßigen informellen Austausch mit den Kommunen, den unteren Fachbehörden (Naturschutz, Wasser, Boden, Forst), den Naturschutzverbänden, Bürgerinitiativen, sowie weiteren je nach Baufortschritt relevanten Akteuren. Das „BeRa-Informations-Forum“ trifft sich regelmäßig, mindestens jedoch zweimal jährlich, während der Bauphase. Erste Treffen finden voraussichtlich schon im Rahmen der Ausführungsplanung statt.
Über dieses Forum hinaus sind Betroffene (z. B. Anwohner) sowie die breite Öffentlichkeit über das Vorhaben auf verschiedenen Wegen zu informieren. Neben klassischen Printmedien, Info-Blättern, Anwohnerinformationen und Bauschildern sollen dabei auch z. B. Erklär-Filme zum Einsatz kommen, um Verständnis für die Zusammenhänge im Vorhaben zu schaffen (z. B. Wozu dienen ökologische Flutungen? Wie arbeiten die verschiedenen Bauwerke im Polder zusammen?). Als Kontaktorte werden Info-Container und Veranstaltungen (z. B. „Tag der offenen Baustelle“) angeboten. Außerdem wird davon ausgegangen, dass eine große Anzahl an Fragen und ggf. Beschwerden schriftlich zu beantworten ist.
II.2.4.3) Leistungsbild:
Das Leistungsbild beinhaltet regelmäßige Abstimmungen mit dem Auftraggeber, sowie – nach Bedarf – die Beratung und Unterstützung bei verschiedenen der o. g. Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit. Weitere Einzelheiten können der Leistungsbeschreibung (Unterlage 302) entnommen werden.
Für die Startphase (erste 2 Jahre nach Planfeststellungsbeschluss) ist von einem Aufwand von ca. 16 h pro Monat auszugehen. Dabei sind Leistungen auf 2 Personalebenen zu erbringen:
— Projektleitung: z. B. Abstimmungen, Beratung, Textentwürfe,
— Projektassistenz: z. B. Hintergrundrecherchen, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen.
Die jeweiligen Stundensätze sind entsprechend im Angebot anzugeben.
II.2.4.4) Stufenweise Beauftragung:
Die Beauftragung erfolgt stufenweise:
Stufe I = Grundauftrag: Leistungen in der Startphase (erste 2 Jahre nach Planfeststellungsbeschluss)
Stufe II = Möglichkeit zur Fortsetzung in der weiteren Bauphase (optional).