Professional Congress Organiser (PCO) für IUGG in Berlin in 2023

Helmholtz-Zentrum Potsdam, Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ – Einkauf

Die Internationale Union für Geodäsie und Geophysik (IUGG) ist eine internationale, nichtstaatliche, gemeinnützige Organisation, die am 28. Juli 1919 in Brüssel gegründet wurde. Die 28. Generalversammlung IUGG findet vom 11. bis 20. Juli 2023 in Berlin statt. Das Programm der Veranstaltung umfasst 30 parallele Sitzungen in verschiedenen Formaten, Postersitzungen, Geschäftstreffen, eine Ausstellung und andere Veranstaltungen wie Workshops und Exkursionen. Wir planen auch eine Eröffnungs- und Abschlusszeremonie sowie eine Preisverleihung. Wir erwarten etwa 4 500 bis 5 000 Teilnehmer. Wir erwarten auch mindestens 20 Aussteller.
Zur Planung, Organisation, Koordination und Umsetzung der IUGG wird ein Professional Congress Organizer ausgeschrieben.
Die Leistungen teilen sich dabei in 2 Lose. Los 1 = Wissenschaftliches Programm Management; Los 2 = Projektmanagement & Kongress Technologie/Medienmanagement.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-05-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-04-28.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• CZECH-IN s.r.o.

Wer?

• Helmholtz-Zentrum Potsdam, Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ – Einkauf

Wie?

• Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen › Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

Wo?

• Berlin › Berlin
• Brandenburg › Potsdam, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-04-28	Auftragsbekanntmachung
2021-01-06	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-04-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
Kurze Beschreibung:

Die Internationale Union für Geodäsie und Geophysik (IUGG) ist eine internationale, nichtstaatliche, gemeinnützige Organisation, die am 28. Juli 1919 in Brüssel gegründet wurde. Die 28. Generalversammlung IUGG findet vom 11. bis 20. Juli 2023 in Berlin statt. Das Programm der Veranstaltung umfasst 30 parallele Sitzungen in verschiedenen Formaten, Postersitzungen, Geschäftstreffen, eine Ausstellung und andere Veranstaltungen wie Workshops und Exkursionen. Wir planen auch eine Eröffnungs- und Abschlusszeremonie sowie eine Preisverleihung. Wir erwarten etwa 4 500 bis 5 000 Teilnehmer. Wir erwarten auch mindestens 20 Aussteller. Zur Planung, Organisation, Koordination und Umsetzung der IUGG wird ein Professional Congress Organizer ausgeschrieben. Die Leistungen teilen sich dabei in 2 Lose. Los 1 = Wissenschaftliches Programm Management; Los 2 = Projektmanagement & Kongress Technologie/Medienmanagement.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Helmholtz-Zentrum Potsdam, Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ – Einkauf
Postanschrift: Telegrafenberg Haus G 255
Postleitzahl: 14473
Postort: Potsdam
Kontakt
Internetadresse: http://WWW.GFZ-POTSDAM.DE 🌏
E-Mail: vergabestelle@gfz-potsdam.de 📧
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E81721758 🌏
URL der Teilnahme: https://www.subreport.de/E81721758 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-04-28 📅
Einreichungsfrist: 2020-05-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-04-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 085-202000
ABl. S-Ausgabe: 85
Zusätzliche Informationen

Zusätzliche Informationen zu Punkt II 2.5.): Bewertungsformel zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes: Die für das Konzept erzielten Punkte werden addiert und dann durch den Preis geteilt: Z = Punkte für Konzept/Preis. Das Angebot mit der höchsten Kennzahl (Z) erhält den Zuschlag.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Zur Planung, Organisation, Koordination und Umsetzung der IUGG wird ein Professional Congress Organizer ausgeschrieben.

Die Leistungen teilen sich dabei in 2 Lose. Los 1 = Wissenschaftliches Programm Management; Los 2 = Projektmanagement & Kongress Technologie/Medienmanagement.

Bezeichnung des Loses: Wissenschaftliches Programm Management
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

Die Aufgaben des PCOs für das Wissenschaftliche Programm Management beinhalten u. a. folgende Aufgaben:

— Online-Übermittlungswebsite erstellen (für die Einreichung der Abstracts);

— Richtlinien für die Einreichung der Abstracts erstellen;

— Website während der Übermittlungsphase verwalten;

— eine Online-Überprüfungswebsite mit Bewertungsmöglichkeiten bereitstellen;

— Bewertungsverfahren/Ranking-Verfahren organisieren;

— Erstellung & Layout des wissenschaftlichen Programms (aus übermittelten Daten);

— Autoren über die Annahme/Ablehnung von Vorträgen/Posterpräsentationen informieren;

— Erstellung der Druckdatei für ein Abstract-Book;

— Layout und Druck des Abstract-Book;

— Bereitstellung eines Online-Programmplanungstools zur Erstellung des wissenschaftlichen Programms;

— Bereitstellung eines Online-Zugangs für jeden Teilnehmer zur Erstellung eines individuellen Programms;

— Teilnahme an den Sitzungen des Wissenschaftlichen Programmausschusses (SPC) (1 Potsdam/Berlin, EGU Wien) und AGU Chicago);

— Teilnahme an den Sitzungen des Lokalen Organisationskomitees (LOC) (min. 3 Berlin / Potsdam);

— Erstellung/Bereitstellung einer Travel Grant-Webseite für das IUGG-Travel Grants-Programm und andere vom LOC einzurichtende Travel Grant-Programme;

— Organisation von Posterbesichtigungen (Logistik, Beschilderung usw.).

Dauer: 36 Monate
Beschreibung der Optionen:

Optional können Bieter zusätzliche Dienstleistungen als Unterkategorien zur Hauptkategorie 1 anbieten (siehe Leistungsbeschreibung).

Zusätzliche Informationen:

Zusätzliche Informationen zu Punkt II 2.5.):

Bewertungsformel zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes: Die für das Konzept erzielten Punkte werden addiert und dann durch den Preis geteilt: Z = Punkte für Konzept/Preis. Das Angebot mit der höchsten Kennzahl (Z) erhält den Zuschlag.

Bezeichnung des Loses: Projektmanagement & Kongress Technologie/Medienmanagement
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

Die Aufgaben des PCOs für das Projektmanagement & Kongress Technologie/Medienmanagement beinhalten u. a. folgende Aufgaben:

— Projektmanagement;

— Kongressmarketing und Werbestrategie;

— Dienstleistungen im Bereich Sponsoring und Ausstellung (u. a. Gewinnung von Sponsoren und Ausstellern);

— Dienstleistungen im Bereich der Teilnehmer-Registrierung, Travel Grants;

— Organisation von sozialen Aktivitäten/Programmen und Touren;

— Organisation von Hotelunterkünften;

— Organisation von Transportdiensten (Zug-/Flughafentransfers, Kongress-/Hotel-Shuttle, VIP-Autos, Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel);

— Organisation rund um das Catering;

— Kongress-Technologie und Medienmanagement.

Die detaillierten Leistungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Beschreibung der Optionen:

Optional können Bieter zusätzliche Dienstleistungen als Unterkategorien zu den Hauptkategorien 2-11 anbieten (siehe Leistungsbeschreibung).

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Einreichung der Eigenerklärung der Eignung (Formblatt 124) oder EEE (Einheitliche Europäische Selbsterklärung), einschließlich Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß den § 123 und 124 des GWB (Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen) und gegebenenfalls Selbstreinigungsmaßnahmen gemäß § 125 GWB.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Umsatz der letzten 3 Jahre, mit Bezug auf die zu erbringenden Dienstleistungen;

— Der Bieter muss einen Nachweis über eine Haftpflichtversicherung (für Personenschäden, Sachschäden, Umweltschäden oder finanzielle Verluste) vorlegen, die die gesetzlichen Mindestanforderungen/-deckung für diese Versicherung erfüllt oder übertrifft. Eine Mindestdeckung von 1 500 000 EUR ist erforderlich;

— Erklärung über eine Bieter-/Arbeitsgemeinschaft (falls beabsichtigt, kann das Formular 234 verwendet werden);

— Erklärung über Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen (falls beabsichtigt, kann das Formular 235 verwendet werden).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Der Bewerber/Bieter muss Mitglied der IAPCO (International Organization of Professional Congress Organizers) oder einer anderen vergleichbaren, international anerkannten Organisation sein.

— Der Bewerber/Bieter muss mindestens 3 Referenzen für die erfolgreiche Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen mit folgenden Anforderungen nachweisen: Projektabschluss innerhalb der letzten 5 Jahre, vergleichbar in Größe und Komplexität, aussagekräftige Beschreibung der durchgeführten Leistungen, Kontaktinformationen des damaligen Auftraggebers.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Alle Bewerber, die die gestellten Eignungskriterien erfüllen, werden aufgefordert ein Angebot abzugeben.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-06-18 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-10-12 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzepte
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50 %
Preis (Gewichtung): 50 %

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E81721758 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Auftretende Bieterfragen düren nur über die Vergabeplattform subreport – www.subreport-elvis.de/E81721758 – an die Vergabestelle gestellt werden.

Wichtiger Hinweis zur Bieterkommunikation:

Wir empfehlen allen Bietern sich freiwillig auf der Vergabeplattform zu registrieren. Damit werden sie über Änderungen an den Vergabeunterlagen und Antworten zu evtl. auftretenden Bieterfragen informiert. Alle nicht registrierten Bieter müssen sich auf der Vergabeplattform über Änderungen selbstständig informieren. Diese Obliegenheit besteht bis zum Ablauf der Angebotsfrist.

Daher wird empfohlen, sich auch noch nach Erhalt der Vergabeunterlagen auf der Vergabeplattform zu registrieren.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-94990 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 228-9499163 📠
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Entsprechend der Regelungen in § 160 GWB:

1. Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;

2. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;

3. Der Antrag ist unzulässig, soweit:

a) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

b) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

c) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

d) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Helmholtz-Zentrum Potsdam, Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ – Vergabestelle
Postanschrift: Telegrafenberg Haus G255
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
E-Mail: vergabestelle@gfz-potsdam.de 📧
Quelle: OJS 2020/S 085-202000 (2020-04-28)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-01-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Internationale Union für Geodäsie und Geophysik (IUGG) ist eine internationale, nichtstaatliche, gemeinnützige Organisation, die am 28. Juli 1919 in Brüssel gegründet wurde. Die 28. Generalversammlung IUGG findet vom 11. bis 20. Juli 2023 in Berlin statt. Das Programm der Veranstaltung umfasst 30 parallele Sitzungen in verschiedenen Formaten, Postersitzungen, Geschäftstreffen, eine Ausstellung und andere Veranstaltungen wie Workshops und Exkursionen. Wir planen auch eine Eröffnungs- und Abschlusszeremonie sowie eine Preisverleihung. Wir erwarten etwa 4 500 bis 5 000 Teilnehmer. Wir erwarten auch mindestens 20 Aussteller. Zur Planung, Organisation, Koordination und Umsetzung der IUGG wird ein Professional Congress Organizer ausgeschrieben. Die Leistungen teilen sich dabei in 2 Lose. Los 1 = Wissenschaftliches Programm Management; Los 2 = Projektmanagement & Kongress Technologie / Medienmanagement.

Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-01-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-01-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 006-009626
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 085-202000
ABl. S-Ausgabe: 6
Zusätzliche Informationen

Zusätzliche Informationen zu Punkt II 2.5.): Bewertungsformel zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes: Die für das Konzept erzielten Punkte werden addiert und dann durch den Preis geteilt: Z = Punkte für Konzept / Preis. Das Angebot mit der höchsten Kennzahl (Z) erhält den Zuschlag.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Leistungen teilen sich dabei in 2 Lose. Los 1 = Wissenschaftliches Programm Management; Los 2 = Projektmanagement & Kongress Technologie / Medienmanagement.

Bezeichnung des Loses: Wissenschaftliches Programm Management.
Kurze Beschreibung:

Die Aufgaben des PCOs für das Wissenschaftliche Programm Management beinhalten u.a. folgende Aufgaben:

— Online-Übermittlungswebsite erstellen (für die Einreichung der Abstracts),

— Richtlinien für die Einreichung der Abstracts erstellen,

— Website während der Übermittlungsphase verwalten,

— eine Online-Überprüfungswebsite mit Bewertungsmöglichkeiten bereitstellen,

— Bewertungsverfahren / Ranking-Verfahren organisieren,

— Erstellung & Layout des wissenschaftlichen Programms (aus übermittelten Daten),

— Autoren über die Annahme / Ablehnung von Vorträgen / Posterpräsentationen informieren,

— Erstellung der Druckdatei für ein Abstract-Book,

— Layout und Druck des Abstract-Book,

— Bereitstellung eines Online-Programmplanungstools zur Erstellung des wissenschaftlichen Programms,

— Bereitstellung eines Online-Zugangs für jeden Teilnehmer zur Erstellung eines individuellen Programms,

— Teilnahme an den Sitzungen des Wissenschaftlichen Programmausschusses (SPC) (1 Potsdam / Berlin, EGU Wien) und AGU Chicago),

— Teilnahme an den Sitzungen des Lokalen Organisationskomitees (LOC) (min. 3 Berlin / Potsdam),

— Erstellung/Bereitstellung einer Travel Grant-Webseite für das IUGG-Travel Grants-Programm und andere vom LOC einzurichtende Travel Grant-Programme,

Zusätzliche Informationen:

Bewertungsformel zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes: Die für das Konzept erzielten Punkte werden addiert und dann durch den Preis geteilt: Z = Punkte für Konzept / Preis. Das Angebot mit der höchsten Kennzahl (Z) erhält den Zuschlag.

Kurze Beschreibung:

Die Aufgaben des PCOs für das Projektmanagement & Kongress Technologie/Medienmanagement beinhalten u.a. folgende Aufgaben:

— Projektmanagement,

— Kongressmarketing und Werbestrategie,

— Dienstleistungen im Bereich Sponsoring und Ausstellung (u.a. Gewinnung von Sponsoren und Ausstellern),

— Dienstleistungen im Bereich der Teilnehmer-Registrierung, Travel Grants,

— Organisation von sozialen Aktivitäten/Programmen und Touren,

— Organisation von Hotelunterkünften,

— Organisation von Transportdiensten (Zug- / Flughafentransfers, Kongress- / Hotel-Shuttle, VIP-Autos, Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel),

— Organisation rund um das Catering,

— Kongress-Technologie und Medienmanagement,

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-12-21 📅
Name: CZECH-IN s.r.o.
Postanschrift: 5. kvetna 65
Postort: Prag
Postleitzahl: 140 21
Land: Tschechien 🇨🇿
Hlavní město Praha 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

d) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zuwollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2021/S 006-009626 (2021-01-06)

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