Programmierung eines ressortweiten Fachverfahrens Forschungsprojektmanagement

Zusätzliche Informationen

Position 4 des Leistungsverzeichnisses (Pflege-/Wartungsvertrag) wurde von „(...)Geschätzt fallen jährlich 40 Personentage a 8 Stunden (geschätzt monatlich 3,5 Personentagen entspricht ca. 28 Stunden) Pflege-/Wartungsaufwand an. (...)“ auf „(...) Geschätzt fallen jährlich 40 Personentage a 8 Stunden (geschätzt monatlich 3,3 Personentagen entspricht ca. 28 Stunden) Pflege-/Wartungsaufwand an. (...)“ aufgrund einer Fehleintragung geändert.

— Die Angebotsfrist wurde vom 13.10.2020, 10 Uhr auf 20.10.2020, 10 Uhr verlängert.

— Der EVB-IT Erstellungsvertrag wurde um Position 17.5.4 ergänzt.

— Position 4 des Leistungsverzeichnisses (Pflege-/ Wartungsvertrag) wurde von „(…) geschätzt monatlich 3,5 Personentagen entspricht ca. 28 Stunden (…)“ auf „(…) geschätzt monatlich 3,3 Personentagen entspricht ca. 26,5 Stunden (…)“ angepasst.

Kurze Beschreibung

Der Gegenstand des Auftrags ist die Entwicklung eines webbasierten Fachverfahrens zur Beantragung, Abwicklung, Bewilligung und Verwaltung sowie zum Controlling und Monitoring von Forschungsprojekten mit anschließender Pflege für das Ressort des StMELF. Dafür ist eine datenbankgestützte Webanwendung mit dem Racy10 Framework programmiert worden.

Beschreibung der Beschaffung

Das ressortweiten Fachverfahrens Forschungsprojektmanagement soll als zentrales Managementinstrument den Überblick und das Controlling der Forschungsprojekte in den Bereichen Landwirtschaft, Forstwirtschaft und nachwachsende Rohstoffe gewährleisten. Insbesondere folgende Leistungen werden von der Anwendung erwartet:
a) Zentraler Überblick über die bewilligten und abgeschlossenen Forschungsprojekte (inhaltlich, organisatorisch und finanziell)
b) Koordination und Steuerung der Haushalts- und Fördermittel durch das StMELF inklusive eines Plan-Ist-Vergleichs
c) Einheitliche Ausarbeitung, Beantragung und Administration von Projekten über einen Online-Zugang durch die Projektnehmer
d) Verwaltung der Fördermittel, Unterstützung der Prüf- und Bewilligungsprozesse sowie der Projektbegleitung durch den Fördermittelgeber, insbesondere:
i. Generierung von standardisierten Dokumenten im Prozess (z. B. Bewilligungsbescheide)oder an der Schnittstelle zu anderen Systemen (z. B. weitere Datenbanken),
ii. Überwachung von Auflagen, z. B. Berichtspflichten sowie
iii. Ergebnisdokumentation und Qualitätsmanagement
e) Verschlagwortung der Forschungsprojekte für Suche und Auswertungen
f) Abfragen und Auswertungen aktueller und historischer Daten zu Forschungsprojekten sowie zu Förderungen bzw. Fördermitteln hinsichtlich der bearbeiteten Themen
g) Überblick über Kooperationspartner, Fördermittelgeber und sonstige Unterstützer des Projektes (z. B. Eigentümer von Versuchsflächen)
h) Unterstützung von Wissenstransfer und Ergebnisverbreitung

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Nordbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Das Verfahren zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen richtet sich nach den Vorschriften der §§ 155 ff. GWB. Zuständig für entsprechende Nachprüfungsanträge ist: Vergabekammer Nordbayern bei der Regierung von Mittelfranken Promenade 27 91522 Ansbach Telefax: 0049 98153-1837.
Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn/soweit - der
Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften bereits im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber der Auftraggeberin nicht innerhalb einer Frist von
10 Kalendertagen und in der Regel vor Anrufung der Vergabekammer gerügt hat. Der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt davon unberührt, - der Antragsteller Vergabeverstöße, die bereits aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar waren, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe bzw. zur Abgabe der Teilnahmeanträge gerügt hat, - mehr als 15 Kalendertage nach Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Ein Nachprüfungsantrag ist weiter in der Regel unzulässig, sofern der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird. Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung in elektronischer Form oder per Fax (§ 134 Abs. 2 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Freistaat Bayern, vertreten durch die Landesanstalt für Wald und Forstwirtschaft (LWF)

Andere zusätzliche Informationen

Vom 17.04.2023 bis 01.06.2023 wurde der Stand der Entwicklung durch Pilotanwender im Rahmen einer freiwilligen Pilotphase getestet. Sowohl aus der Evaluierung als auch aus der Pilotphase haben sich neue Anforderungen an die Software ergeben. Dabei handelte es sich insbesondere um die Möglichkeit zur Erfassung zusätzlicher Attribute zur Generierung von Controlling-Auswertungen und um Anpassungen der Erfassung mit Rückmeldungen zum Stand des Vorhabens. Die dementsprechend notwendig gewordenen zusätzlichen Leistungen an der Software der Forschungsdatenbank wurden durch eine Auftragsänderung gem. § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB vom 09.08.2023 dokumentiert und im Anschluss beauftragt. Nach dieser Abnahme des Releases 2.0 mit den Erweiterungen des Programms am 06.03.2025 ergaben sich veränderte Rahmenbedingungen in Hinblick auf die Pflege- und Wartung der Entwicklungssoftware, die nachträglich eingetreten sind und der Auftraggeber sowohl zum Zeitpunkt des Abschlusses des Ursprungsverfahren als auch mit der ersten Änderung vom 09.08.2023 nicht vorhersehen konnten. Die Umsetzung der neuen fachlichen und funktionalen Anforderungen des Releases 2.0 bedingten nicht nur Anpassungen im Quellcode, sondern auch eine erweiterte Dokumentation, Tests und die Integration in die bestehende Datenstruktur sowie fortlaufende Betreuung im laufenden Betrieb. Aus diesem erweiterten Programmumfang ergab sich ein deutlich erhöhter Pflege- und Wartungsaufwand, der objektiv nicht vorhersehbar war und erst im Laufe der praktischen Anwendung, der die Funktionalität der Software betraf, an den Auftraggeber von der Firma herangetragen wurde, sodass es am 15.10.2025 zu einer Erläuterung und einem Änderungsantrag kam, der die oben genannten Bereiche im Rahmen der Pflege und Wartung implizierte. Die Software wurde über einen langen Zeitraum entwickelt und stellt sich als sehr komplex dar. Der Auftragnehmer hat die Software entwickelt und verfügt über ein tiefes Verständnis für die Architektur, Designentscheidungen und Implementierungsdetails. Insbesondere besteht der Bedarf der Anpassung aufgrund der erhöhten Cyber-Bedrohungslage und den damit verbundenen notwendigen Sicherheitsmaßnahmen. Die Bedrohungslage im Bereich der IT-Sicherheit hat sich seit Vertragsschluss erheblich verschärft. Insbesondere sind zunehmend neue Angriffsvektoren und Schwachstellen (z.B. Zero-Day-Exploits, Ransomware-Angriffe, kritische CVE-Meldungen) bekannt geworden, die eine kurzfristige Anpassung und Erweiterung der Wartungsleistungen erforderlich machen. Hieraus resultiert ein erhöhter Bedarf an sicherheitsrelevanten Updates, Penetrationstests, Codehärtungen und der laufenden Überprüfung sicherheitskritischer Komponenten. Diese Entwicklungen waren weder vorhersehbar noch zumutbar planbar. Zudem fand eine Änderung des Lizenzmodells einer eingebundenen technischen Komponente statt.
Der Hersteller einer im System verwendeten technischen Komponente (hier: der Texteditor TinyMCE) hat ein neues Lizenzierungsmodell eingeführt, die eine kostenfreie Nutzung der bisher verwendeten Version ausschließt. Um den rechtskonformen und wirtschaftlichen Betrieb der Anwendung weiterhin zu gewährleisten, ist daher ein Austausch dieser Komponente erforderlich. Im Zuge des Austauschs muss das bisher genutzte Wordcount-Feature manuell nachimple-mentiert werden, da es in der neuen Lizenzform nicht mehr enthalten ist. Diese Änderung war nicht vorhersehbar, da die Lizenz- und Produktstrategie des Herstellers im Einflussbereich eines Dritten liegt und sich erst nach Vertragsbeginn geändert hat. Diese Veränderung führt ebenfalls zu einem erhöhten Mehraufwand.
Zusammenfassend ist festzuhalten, dass im Rahmen des Pflege- und Wartungsverhältnisses als Dauerschuldverhältnis externe Umstände eingetreten sind, die eine Anpassung verlangen, welche ein sorgfältiger und umsichtiger Auftraggeber sowohl zum Zeitpunkt der Zuschlagserteilung als auch zum Zeitpunkt der ersten Änderung vom 09.08.2023 nicht vorhersehen konnte und die zur Zielerreichung des Projektes notwendig sind. Der Gesamtcharakter des Auftrags ändert sich dadurch nicht.

Text

Es soll eine Anpassung der Pflege und Wartungsleistung an die nachträglich eingetretenen Umstände vorgenommen werden. Dies soll folgende Bereiche betreffen: Detaillierung der Anforderungen als Vorbereitung für die Implementierung, Implementierung der Anforderungen, Software-Qualitätssicherung, Unterstützung der Abnahme durch den Auftraggeber, Unterstützung externer Qualitätssicherungsmaßnahmen wie z.B. Pen-Tests, Projektmanagement, Laufende Kommunikation mit Vertretern des Kunden, Einschluss von Wartungsleistungen für die neuen Funktionen in den bestehenden Wartungsvertrag. Der Gesamtwert der geänderten Leistungen bleibt innerhalb der nach § 132 Abs. 2 GWB zulässigen Grenze. Der Gesamtwert der geänderten Leistungen liegt bei ca. 20,3% des ursprünglichen Auftragswerts. Aufgrund eines bestehenden Geheimhaltungsinteresses (Geschäftsgeheimnis) unterbleibt die Angabe des tatsächlichen Gesamtauftragswerts vor den Änderungen sowie des tatsächlichen Gesamtauftragswerts nach den Änderungen. Hinsichtlich der Einlegung von Rechtsbehelfen gilt Folgendes: Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammer zu richten. Die Geltendmachung
der Unwirksamkeit einer Auftragsvergabe in einem Nachprüfungsverfahren ist fristgebunden. Nach § 135 Abs. 2 S. 2 GWB endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. Nach Ablauf der Frist kann eine Unwirksamkeit nicht mehr festgestellt werden.