Beschreibung der Beschaffung
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit bis zu 10 Vertragspartner*innen. Die auf Grundlage der Rahmenvereinbarung zu vergebenden Einzelaufträge erfassen unterschiedlichste unterstützende Tätigkeiten rund um verschiedene Veranstaltungen (Seminare und Web-Seminare analog und digital, auch in hybriden Formaten, Workshops, Sitzungen, Konferenzen und Ausstellungen). Gegenstand der Leistungen in den Einzelaufträgen sind verschiedene Leistungen im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.
Zu den möglichen Tätigkeiten im Rahmen der Einzelaufträge können gehören:
— Vorbereitung (konzeptionelle und organisatorische Vorbereitung samt Bewerbung auch über social media),
— Durchführung (Organisation, Projektleitung, Koordination, Moderation, Regie, Diskussionsleitung),
— Nachbereitung samt Dokumentation, Veröffentlichung und Evaluierung,
— Teilnehmer*innenmanagement,
— Kontrolle, Steuerung, Budgetverantwortung,
— Organisation und Unterstützung bei der Vergabe von Aufträgen an Dritte z. B. für Technik und Catering, Werbung, Dokumentation,
— Administrative Aufgaben und Sonstiges,
— bei digitalen Veranstaltungen zusätzlich: technische Koordinierung und Überwachung,
— kontinuierliche Abstimmung mit der Auftraggeberin.
Die Leistungen werden von der Zentrale der Auftraggeberin oder von verschiedenen Büros der Auftraggeberin an unterschiedlichen Standorten beauftragt. Teilnehmende der Veranstaltungen sind sowohl Mitarbeiter*innen der Auftraggeberin als auch externe Gäste und Expert*innen. Die Veranstaltungen unterscheiden sich in Größe, Dauer und Art. Exemplarisch sind das Festival „Feminist Futures“ (internationale viertägige Konferenz mit ca. 150 Referent*innen und 1500 Teilnehmenden Essen), „Aufstand am Tellerrand“ (mehrtägige internationale politische Konferenz mit 400 Teilnehmenden in Berlin), „Organizing for Power“ (Reihe von internationalen mehrtägigen Web-Seminaren mit 3000 TN aus ca. 70 verschiedenen Ländern, darunter die „Strike School“)
Die Auftraggeberin verfügt über 26 Büros an Standorten in Afrika, Europa, Asien, Westasien und Amerika. In den letzten Jahren (2017-2019) haben etwa 15 Veranstaltungen/ Jahr stattgefunden, bei denen externe Unterstützung im Sinne der Leistungen nach der ausgeschriebenen Rahmenvereinbarung notwendig waren. Schwerpunkte bildeten dabei Konferenzen und (Web-) Seminare zu den Themen Durchsetzung Globaler Sozialer Rechte, sozialökologische Transformation der Ökonomie, internationale Solidarität, eine gerechte Weltwirtschaftsordnung und Positiver Frieden, Stärkung linker Organisierung, Linke Geschichtspolitik und kritische Theoriearbeit.
Im Jahr 2020 haben deutlich weniger Präsenzveranstaltungen stattgefunden, da Präsenzveranstaltungen aufgrund der COVID-19-Pandemie nicht möglich waren. Es ist unklar wie sich die Situation diesbezüglich in den nächsten Jahren entwickeln wird. Durch eine Zunahme des Anteils von Online-Veranstaltungen kann sich die Anzahl der Veranstaltungen auch erheblich erhöhen.
Möglicherweise werden auch in Zukunft vermehrt Onlineveranstaltungen stattfinden. Regelmäßig finden folgende Veranstaltungen statt: internationale Marx-Herbstschule (Berlin), politische Summerschools (verschiedene Orte in der EU).
Leistungen finden nur auf Basis von Einzelaufträgen statt. Die Vertragspartner*innen, mit denen die Rahmenvereinbarung geschlossen wird, haben keinen Anspruch auf Beauftragung mit Einzelaufträgen.