Rahmenvereinbarung Management- und Geschäftsprozessberatung HMdF

Beschreibung der Beschaffung

Die vorhandenen Geschäftsprozesse des Landes im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen gilt es weiter zu optimieren und auch neue Geschäftsprozesse zu etablieren. Dabei sind sowohl die Neu- und Weiterentwicklungen im SAP-Umfeld zu berücksichtigen als auch die Einflüsse aus den Non-IT-Bereichen.
Die bereits landesseitig vorhandene hohe Kompetenz soll bedarfsbezogen durch externe Beratungsleistungen diese Optimierungsansprüche unterstützen.
Die hierbei zu erbringenden Beratungsleistungen können sich dabei sowohl auf strategische Themen als auch auf die Unterstützung bei Auswahl, Planung, Durchführung und dem Controlling von konkreten Maßnahmen beziehen. Eine abschließende Festlegung der einzelnen Themen bzw. Maßnahmen ist aufgrund der permanenten Fortentwicklung nicht möglich. Überwiegend sind die Leistungen an der Schnittstelle zwischen fachlicher Anforderung und informationstechnischer Umsetzung zu erbringen. Die jeweiligen Schwerpunkte (fachlich oder technisch) der zu erbringenden Leistungen können von Aufgabe zu Aufgabe unterschiedlich sein.
Folgende Leistungsteile sind zur Unterstützung des Auftraggebers zu erbringen:
— Beratung + Unterstützung bei der Analyse, Konzeption + Umsetzung von neuen Geschäftsprozessen oder bei der Analyse + Optimierung bereits existierender Geschäftsprozesse insbesondere des produktorientierten Haushalts, des Rechnungswesens, der Rechnungslegung, des Jahresabschlusses, des internen Kontrollsystems, der Beschaffung + des Einkaufs, der Inventur von Kunstgegenständen + sonstigem Kulturvermögen, sowie auch bei weiteren Themenfeldern, mit den Zielen einer einheitlichen IT-Nutzung, Sicherstellung funktionsbereichsübergreifender Prozessketten, Reduzierung der Fehleranfälligkeit, Erhöhung der Prozesssicherheit + Prozessgeschwindigkeit sowie Reduzierung von Prozesskosten,
— Unterstützung der Projektverantwortlichen (Projektleiter, Projektpaten) bei der Planung, der Berichterstattung + beim Controlling ihrer Projekte sowie bei der Erstellung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen + Risikoanalysen,
— Review der von Projekten erstellten Konzepte im Hinblick auf fachliche Richtigkeit + Wirtschaftlichkeit auf Anfrage der fachlich verantwortlichen Bereiche des HMdF,
— Beratung + Unterstützung bei zentralen Fragestellungen im Haushaltsbereich (u. a. zur Haushaltsplanung, zum Haushaltscontrolling, zur Haushaltsrechnung, zur Verknüpfung der Jahresplanung mit der mittelfristigen Finanzplanung sowie des Berichtswesens),
— Beratung + Unterstützung bei der Einführung eines vom Haushalt unabhängigen Controllings, sowohl auf zentraler Ebene als auch in dezentralen Einheiten,
— Beratung + Unterstützung bei der Umsetzung organisatorischer Maßnahmen hinsichtlich prozessualer Fragen + deren Umsetzung in SAP + Unterstützung bei der Konzeption + Umsetzung von Schnittstellen nach oder aus SAP im Fördermittelbereich,
— Beratung + Unterstützung bei der Umsetzung sich ändernder handelsrechtlicher + steuerrechtlicher Vorschriften in den Prozessen und Systemen sowie im Rahmen der Entwicklung internationaler Rechnungslegungsvorschriften für den öffentlichen Sektor (IPSAS/EPSAS),
— Beratung + Unterstützung hinsichtlich der Möglichkeit der Übertragung von Erfahrungen aus internen + externen Benchmarking-Projekten auf die Gegebenheiten in Hessen,
— Beratung + Unterstützung bei der Bilanzierung von Pensionsverpflichtungen inkl. Erstellung entsprechender Gutachten,
— Beratung + Unterstützung bei der Konzeption + der Einführung des SAP gestützten Haushaltsplanungsprozesses,
— Beratung + Unterstützung bei der Konzeption + der Einführung des in SAP integrierten Drucktools für die Haushaltspläne,
— Know how Transfer der genannten Aufgabenfelder auf Landesmitarbeiter.
Rahmenvereinbarung von ca. 1 000 Personentagen je Kalenderjahr für 2020-2021, max. bis 2024.
Einseitiges Auftragserweiterungsrecht des Auftraggebers von 10 % bezogen auf die Personentage.
Mindestabnahmegarantie von 20 %.
Anzahl zeitweise gleichzeitig anwesenden Berater max. 8.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

— Erklärung betr. „Ausschluss wegen schwerer Verfehlungen“ (Erklärung Vergabesperre); bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist die Erklärung durch den Bieter zusätzlich von jedem Unterauftragnehmer einzureichen, sofern diese bei Angebotsabgabe bereits bekannt sind; bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft anzugeben,
— formfreie Eigenerklärung, dass die in § 124 Abs. 1 GWB aufgeführten Tatbestände nicht zutreffen; bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist diese durch den Bieter zusätzlich von jedem Unterauftragnehmer einzureichen; bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in einem Mitgliedsstaat der EU oder eines Vertragsstaates des Abkommens für den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmen mit unbeschränkter Haftung für Personenschäden sowie sonstige Schäden, die durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit entstehen sowie bei Ansprüchen nach dem Produkthaftungsgesetz; in allen übrigen Fällen ist die Haftung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden auf jeweils bis zu 2 000 000 EUR je Schadensereignis begrenzt. Insgesamt ist die Haftung auf höchstens 8 000 000 EUR pro Schadensart für die Laufzeit der Rahmenvereinbarung begrenzt,
— Vorlage von Jahresabschlüssen oder Auszügen von Jahresabschlüssen, falls deren Veröffentlichung in dem Land, in dem der Bieter niedergelassen ist, gesetzlich vorgeschrieben ist; ist die Veröffentlichung nicht gesetzlich vorgeschrieben, ist dem Angebot eine Eigenerklärung entsprechenden Inhalts beizufügen,
— Erklärungen über den Gesamtumsatz des Unternehmens für die letzten drei Geschäftsjahre (2017-2019),
— Erklärungen über den Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre (2017-2019) in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages (getrennte Ausweisung nach Management- und Geschäftsprozessberatung); ein Mindestumsatz für Management- und Geschäftsprozessberatung in Höhe von 500 000 EUR pro Jahr ist hierbei zwingend.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Erklärung über die Mitarbeiteranzahl (Beschäftigtenentwicklung) bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre (2017-2019),
— SAP-ERP-(Projekt-)Referenzen: eine Liste mit geeigneten Referenzen über vergleichbare Beratungsleistungen im Zusammenhang mit SAP-ERP Financials einschließlich der SAP-Komponenten CO, FI, FI-AA, FI-PSM, BCS, MM, SD sowie PS der letzten drei Jahre (2017-2019) mit folgenden Angaben:
—— Art der Leistung,
—— Umfang,
—— Empfänger (öffentliche und/oder private Empfänger) der Leistung,
—— Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adresse,
—— Erbringungszeitpunkt,
—— Auftragsvolumen oder wahlweise Anzahl der Personentage.
Referenzen sind dann geeignet, wenn diese in Art (Management- und Geschäftsprozessberatung) und Umfang dem hier zu vergebenden Auftrag entsprechen.
Die oben stehenden Angaben sind auf einer eigenen Anlage des Bieters zu machen.
Es sind mindestens drei Referenzen erforderlich, wovon mindestens eine Referenz Beratungsleistungen im Zusammenhang mit doppischer Buchführung aus dem Bereich der öffentlichen Verwaltung betreffen muss.
— EPSAS/IPSAS Erfahrungen und Referenzen: Eigenerklärung zu den Erfahrungen im Bereich EPSAS/IPSAS und Nachweis derselben durch entsprechende Referenzen,
— Jeweils fünf Beraterprofile aus den drei unten genannten Berater-Kategorien. Die unten verlangten Anforderungen zum Profil der Berater in den einzelnen Berater-Kategorien sind durch geeignete Nachweise (Mitarbeiterprofil unter Benennung geeigneter Referenzprojekte; Zertifikate etc.) zu belegen. Die zu erbringenden Beraterleistungen setzen aufgrund ihres sehr komplexen Charakters sehr hohe Anforderungen an die Beraterprofile. Die unten verlangte fachlich/sachliche Eignung muss daher in allen Punkten erfüllt werden. Dies auch deshalb, da bereits landesseitig hohe Kompetenz vorhanden ist und damit an die externe Unterstützung/Beratung eine sehr hohe -weit über übliche Beratungsleistungen hinausgehende- vertiefte fachliche Beratung verbunden ist.
Das Kernteam muss mit Namen und Profil der Berater bei der Angebotsabgabe benannt werden.
Profil Senior-Berater:
a) Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens C2 gemäß Gemeinsamem Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER),
b) abgeschlossenes Hochschul- oder Fachhochschulstudium und mindestens acht Jahre Berufserfahrung,
c) allgemeine Methodenkompetenz in der Führung von Projekten aus mindestens fünf Projektleitertätigkeiten,
d) gute Kenntnisse und Erfahrungen in der Leitung von Workshops und der Präsentation von Projekt- und Arbeitsergebnissen vor verschiedenen Zielgruppen,
e) gute Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich Projektmanagement aus verwaltungsebenen übergreifenden Projekten der öffentlichen Verwaltung (gute Praxis im Umgang mit verschiedenen Hierarchie-Ebenen der öffentlichen Verwaltung),
f) vertiefte Kenntnis aus mindestens fünf Jahren praktischer Erfahrung beim Umgang mit SAP Financials (FI; FI-AA, CO und PSM) einschließlich weiterer SAP-Komponenten wie BCS, MM, SD, PM und PS,
g) gute Kenntnisse hinsichtlich sich ändernder handels- und steuerrechtlicher Fragestellungen -auch im Hinblick auf IPSAS/EPSAS,
h) sehr gute Kenntnisse der datenschutzrechtlichen Belange und Besonderheiten des Öffentlichen Dienstes,
i) sehr gute Kenntnisse zur Konzeption und Implementierung eines doppisch basierten Produkthaushalts (Aufstellung/Planung, Vollzug und Rechnungslegung),
j) gute Kenntnisse bei der Definition und Umsetzung von Controllinginstrumenten in der öffentlichen Verwaltung,
k) sehr gute Kenntnisse bei der Geschäftsprozessanalyse und -optimierung in den Prozessen des Rechnungswesens und angrenzenden Prozessen,
l) gute Kenntnisse und Erfahrungen im internen und externen Benchmark von privatrechtlich organisierten Unternehmen,
m) die Fähigkeit zur Analyse und Konzeption von Veränderungen auf die Prozesse und Systeme der Landesverwaltung,
n) sehr gute Kenntnisse hinsichtlich neuer technischer Möglichkeiten, insbesondere im SAP-Umfeld und der strategischen Produktentwicklung der SAP
Fortsetzung Ziffer VI.3).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (diese wird mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt) zur Tariftreue und zum Mindestentgelt mit dem Angebot abzugeben haben.
Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU- Ausland erbringen. Für jeden schuldhaften Verstoß gegen eine sich aus der Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentgelt ergebende Verpflichtung ist eine Vertragsstrafe in Höhe von einem Prozent der Nettoauftragssumme vom Auftragnehmer zu zahlen.

Fortsetzung von Ziffer III.1.3) technische und berufliche Leistungsfähigkeit:
Profil Berater:
a) Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens C2 gemäß Gemeinsamem Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER),
b) abgeschlossenes Hochschul- oder Fachhochschulstudium und mindestens vier Jahre Berufserfahrung,
c) Kenntnisse und Erfahrungen in der Leitung von Workshops und der Präsentation von Projekt- und Arbeitsergebnissen vor verschiedenen Zielgruppen,
d) Kenntnis aus mindestens zwei Jahren praktischer Erfahrung beim Umgang mit SAP Financials (FI, FI-AA, CO),
e) Kenntnisse der Besonderheiten des öffentlichen Sektors und/oder bei öffentlichen Unternehmen,
f) gute Kenntnisse bei der Geschäftsprozessanalyse und -optimierung in den Prozessen des Rechnungswesens und angrenzender Prozesse,
g) Kenntnisse von SAP BI-IP und DM sind von Vorteil,
h) Kenntnisse im internen und externen Benchmark von Prozessen.
Profil Junior-Berater:
a) Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens C2 gemäß Gemeinsamem Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER),
b) abgeschlossenes Hochschul- oder Fachhochschulstudium,
c) praktische Erfahrung beim Umgang mit SAP Financials (FI; FI-AA, CO),
d) Grundkenntnisse bei der Geschäftsprozessanalyse und -optimierung in den Prozessen des Rechnungswesens und angrenzenden Prozessen.
Mit dem Angebot sind folgende weitere Unterlagen einzureichen:
— Erklärung Unternehmensdaten,
— Firmenportrait/Unternehmensdarstellung,
— Erklärung SO-Schutzklausel,
— Erklärung Einhaltung des AGG.
Weiterhin ist mit dem Angebot sowohl ein Konzept als auch eine schriftliche Empfehlung zu den in den Vergabeunterlagen aufgezeigten Aufgabenstellungen einzureichen. Das Konzept als auch ein Teilbereich der schriftlichen Empfehlungen sind in einem gesonderten Termin in Wiesbaden zu präsentieren. Der Präsentationstermin ist für die 29. KW 2020 vorgesehen. Die Präsentation ist bereits textlich dem Angebot beizufügen.
Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch zur Verfügung gestellt und können von der Vergabeplattform des Landes Hessen unter www.vergabe.hessen.de kostenfrei heruntergeladen werden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.

Beschreibung der Beschaffung

Die vorhandenen Geschäftsprozesse des Landes im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen gilt es weiter zu optimieren und auch neue Geschäftsprozesse zu etablieren. Dabei sind sowohl die Neu- und Weiterentwicklungen im SAP-Umfeld zu berücksichtigen als auch die Einflüsse aus den Non-IT-Bereichen. Die bereits landesseitig vorhandene hohe Kompetenz soll bedarfsbezogen durch externe Beratungsleistungen diese Optimierungsansprüche unterstützen. Die hierbei zu erbringenden Beratungsleistungen können sich dabei sowohl auf strategische Themen als auch auf die Unterstützung bei Auswahl, Planung, Durchführung und dem Controlling von konkreten Maßnahmen beziehen. Eine abschließende Festlegung der einzelnen Themen bzw. Maßnahmen ist aufgrund der permanenten Fortentwicklung nicht möglich. Überwiegend sind die Leistungen an der Schnittstelle zwischen fachlicher Anforderung und informationstechnischer Umsetzung zu erbringen. Die jeweiligen Schwerpunkte (fachlich oder technisch) der zu erbringenden Leistungen können von Aufgabe zu Aufgabe unterschiedlich sein. Folgende Leistungsteile sind zur Unterstützung des Auftraggebers zu erbringen:
— Beratung:
—— Unterstützung bei der Analyse, Konzeption;
—— Umsetzung von neuen Geschäftsprozessen oder bei der Analyse;
—— Optimierung bereits existierender Geschäftsprozesse insbesondere des produktorientierten Haushalts, des Rechnungswesens, der Rechnungslegung, des Jahresabschlusses, des internen Kontrollsystems, der Beschaffung;
—— des Einkaufs, der Inventur von Kunstgegenständen;
—— sonstigem Kulturvermögen, sowie auch bei weiteren Themenfeldern, mit den Zielen einer einheitlichen IT-Nutzung, Sicherstellung funktionsbereichsübergreifender Prozessketten, Reduzierung der Fehleranfälligkeit, Erhöhung der Prozesssicherheit;
—— Prozessgeschwindigkeit sowie Reduzierung von Prozesskosten.
— Unterstützung der Projektverantwortlichen (Projektleiter, Projektpaten) bei der Planung, der Berichterstattung:
—— beim Controlling ihrer Projekte sowie bei der Erstellung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen;
—— Risikoanalysen.
— Review der von Projekten erstellten Konzepte im Hinblick auf fachliche Richtigkeit:
—— Wirtschaftlichkeit auf Anfrage der fachlich verantwortlichen Bereiche des HMdF.
— Beratung:
—— Unterstützung bei zentralen Fragestellungen im Haushaltsbereich (u. a. zur Haushaltsplanung, zum Haushaltscontrolling, zur Haushaltsrechnung, zur Verknüpfung der Jahresplanung mit der mittelfristigen Finanzplanung sowie des Berichtswesens).
— Beratung:
—— Unterstützung bei der Einführung eines vom Haushalt unabhängigen Controllings, sowohl auf zentraler Ebene als auch in dezentralen Einheiten.
— Beratung:
—— Unterstützung bei der Umsetzung organisatorischer Maßnahmen hinsichtlich prozessualer Fragen;
—— deren Umsetzung in SAP;
—— Unterstützung bei der Konzeption;
—— Umsetzung von Schnittstellen nach oder aus SAP im Fördermittelbereich.
— Beratung:
—— Unterstützung bei der Umsetzung sich ändernder handelsrechtlicher;
—— steuerrechtlicher Vorschriften in den Prozessen und Systemen sowie im Rahmen der Entwicklung internationaler Rechnungslegungsvorschriften für den öffentlichen Sektor (IPSAS/EPSAS).
— Beratung:
—— Unterstützung hinsichtlich der Möglichkeit der Übertragung von Erfahrungen aus internen;
—— externen Benchmarking-Projekten auf die Gegebenheiten in Hessen.
— Beratung:
—— Unterstützung bei der Bilanzierung von Pensionsverpflichtungen inkl. Erstellung entsprechender Gutachten.
— Beratung:
—— Unterstützung bei der Konzeption;
—— der Einführung des SAP gestützten Haushaltsplanungsprozesses.
— Beratung:
—— Unterstützung bei der Konzeption;
—— der Einführung des in SAP integrierten Drucktools für die Haushaltspläne.
— Know how Transfer der genannten Aufgabenfelder auf Landesmitarbeiter Rahmenvereinbarung von ca. 1 000 Personentagen je Kalenderjahr für 2020-2021, max. bis 2024 einseitiges Auftragserweiterungsrecht des Auftraggebers von 10 % bezogen auf die Personentage Mindestabnahmegarantie von 20 % Anzahl zeitweise gleichzeitig anwesenden Berater max. 8.