Rahmenvereinbarung Personalmarketingdienstleistungen für Personaldienststellen der Freien und Hansestadt Hamburg

Kurze Beschreibung

Die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) – vertreten durch die Behörde für Schule und Berufsbildung (BSB) als zentrale Vergabestelle schreibt im Auftrag für das Personalamt – als Auftraggeber (AG) den Abschluss einer Rahmenvereinbarung für Personalmarketingdienst-leistungen für Personaldienststellen der Freien und Hansestadt Hamburg aus.

Die FHH ist mit ihren sieben Bezirksämtern, elf Fachbehörden und zwei Senatsämtern und ca. 70 000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine sehr vielschichtige und bunte Arbeitgeberin. In Bezug auf das Thema Personalmarketing bedeutet dies ein breites Spektrum an Erfahrungen und Wissensständen sowie eine starke Variation sowohl bei Budgets als auch bei Bedarfen an konkreten Personalmarketingmaßnahmen. Um hier eine gemeinsame Basis zu schaffen, soll die vorliegende Rahmenvereinbarung abgeschlossen werden. Die teilnehmenden Dienststellen sowie die nach heutigem Stand zur Verfügung stehenden Finanzmittel je Einheit für die Jahre 2021 und 2022 sind der sind Anlage 1 der Leistungsbeschreibung (Teilnehmende Dienststellen) beigefügt.

Die Rahmenvereinbarung ist aufgeteilt in zwei Lose:

Los 1 Kreativleistungen

Hier rechnet der AG hamburgweit mit einer Anzahl von ca. fünf Kampagnen und einem Finanzumsatzvolumen von ca. 250 000,00 EUR im Jahr bezogen auf den Auftragsgegenstand.

Los 2 Medialeistungen

Hier rechnet der AG hamburgweit mit einer Anzahl von ca. zehn umfangreichen Kampagnen, einer Veröffentlichungsanzahl von ca. 800 Stellenanzeigen und einem Finanzumsatzvolumen von ca. 1 450 000,00 EUR im Jahr bezogen auf den Auftragsgegenstand.

Zusätzliche Informationen

1. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens des Auftraggebers erforderlich werden sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls unter der dort genannten Internetadresse veröffentlicht. Die Bewerber müssen daher regelmäßig prüfen, ob unter der dort genannten Internetadresse weitere Informationen veröffentlicht wurden. Eine Registrierung bei der Vergabeplattform erleichtert den Zugang und die Information zu den Bewerberinformationen.

2. Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Bewerbungsunterlagen sollen umgehend, jedoch spätestens bis zum 1.7.2020 über die Vergabeplattform gestellt werden. Der Auftraggeber behält sich vor, später eingehende Fragen nicht zu beantworten bzw. später eingehende Fragen können eventuell nicht mehr rechtzeitig umfassend beantwortet werden.

3. Die in dieser Bekanntmachung enthaltenen Informationen dienen allein dem Zweck, den Interessenten einen Eindruck zu verschaffen und eine Entscheidung über die Teilnahme am Verfahren zu ermöglichen. Abweichungen und Spezifizierungen im Rahmen der Verhandlungen bleiben vorbehalten.

4. Teilnahmeanträge sind elektronisch an die in Ziffer I.3) benannte Stelle über die Vergabeplattform zu übermitteln. Bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist sind die Teilnahmeanträge verschlüsselt, so dass der Auftraggeber keinen Zugriff auf sie hat. Dem Bewerber steht es jedoch frei, seinen Teilnahmeantrag bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen.

5. Fremdsprachige Bescheinigungen oder Erklärungen sind in der Regel nur zu berücksichtigen, wenn sie mit Übersetzung in die deutsche Sprache vorgelegt worden sind. Die Vergabestelle kann Ausnahmen zulassen.

6. Der Auftraggeber behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche der Bewerber und Bieter sind — soweit rechtlich zulässig — ausgeschlossen. Mit dem Herunterladen der Bewerbungsunterlagen stimmt der Bewerber dem zu.

7. Durch die Stellung des Teilnahmeantrags verpflichtet sich der Bewerber, alle ihm ggf. übersandten Unterlagen vertraulich zu behandeln und den Geheimwettbewerb auch ansonsten zu wahren; dies gilt auch im Hinblick auf das jeweilige Angebot. Der Auftraggeber seinerseits wird Unterlagen der Bewerber nur für die Zwecke des Verfahrens verwenden.

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt durch Anwendung der Formel L/P. Die vom jeweiligen Bieter erreichten Leistungspunkte werden durch den Gesamtangebotspreis dividiert, und so der Quotient Q ermittelt. Das Angebot mit dem höchsten Quotienten Q erhält den Zuschlag.

Für die Preiswertung sind die geforderten Angaben im Preisblatt zu machen. Eine Aufforderung zu Angebotsabgabe ergeht erst im 2. Verfahrensabschnitt an die ausgewählten Teilnehmer.

Nach Prüfung der formalen Eignung werden den Anbieterinnen bzw. Anbietern im weiteren Verlauf des Verhandlungsverfahrens Pitch-Aufgaben zur Bearbeitung bereitgestellt. Diese müssen nach einer angemessenen Zeit für die Bearbeitung im Personalamt präsentiert werden. Die Bieterinnen bzw. die Bieter für das Los 1 erwartet als Aufgaben der Entwurf eines Kreativkonzepts, der Entwurf einer darauf aufbauenden Kampagne sowie Fragen zu relevanten Referenzen, zur Arbeitsweise und Preismodellen. Jeder Dienstleister, der im Rahmen des Verhandlungsverfahrens dazu aufgefordert wird an den Pitch-Aufgaben zum Los 1 teilzunehmen, erhält eine Aufwandsentschädigung 1 500 EUR.

Die Bieterinnen bzw. die Bieter für das Los 2 erwartet als Aufgaben die Optimierung einer Stellenanzeige sowie die Erstellung eines Mediaplans. Darüber hinaus sind Einzelfragen zu der Arbeitsweise zu beantworten. Jeder Dienstleister, der im Rahmen des Verhandlungsverfahrens dazu aufgefordert wird, an den Pitch-Aufgaben zum Los 2 teilzunehmen, erhält eine Aufwandsentschädigung 1 500 EUR.

Die Einzelheiten der vorgesehenen Bewertung sind den beigefügten Bewertungsmatrixen für die Pitch-Aufgaben zu entnehmen.

Für die Leistungswertung haben die Bieter 2 Realisierungskonzepte vorzulegen. Diese werden wie folgt gewertet: