Bedingungen für die Vertragserfüllung
Die Auftragnehmerin nimmt die hier ausgeschriebenen Reisebüroleistungen von ihren eigenen Standorten aus wahr. Sofern sich diese im Ausland befinden, muss zusätzlich ein Kontaktbüro in Deutschland eingerichtet werden. Die entsprechende Adresse teilt die Auftragnehmerin der Auftraggeberin vor Auftragserteilung mit.
Im Rahmen der Auftragserfüllung sind durch die Auftragnehmerin eine zentrale E-Mail-Adresse sowie eine zentrale Telefon- sowie Faxnummer zur Verfügung zu stellen, unter denen die Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter der Auftragnehmerin für Buchungen und Auskünfte auch außerhalb der Geschäftszeiten zu erreichen sind.
Zur Bearbeitung des Buchungsaufkommens wird ein Personaleinsatz erwartet, der die Durchführung der Buchungen tagesaktuell ermöglicht. Der Auftragnehmerin ist freigestellt, ob das Buchungsaufkommen durch feste Ansprechpartner bearbeitet wird. Alternativ kann durch die Auftragnehmerin ein „Pool“ an Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern, die die geforderten Qualifikationen erfüllen, gestellt werden.
Sollte sich das Buchungsaufkommen während der Vertragslaufzeit stark erhöhen, ist von der Auftragnehmerin weiterhin sicherzustellen, dass Buchungen tagesaktuell bearbeitet und bestätigt werden.
Die Auftragnehmerin muss folgende Geschäftszeiten abdecken:
Montag bis Freitag: 6.30 Uhr-17.00 Uhr
Außerhalb der Geschäftszeiten, d. h. auch sams-, sonn- und feiertags mit Ausnahme des 24.12. und 31.12. jeden Jahres ist durch die Auftragnehmerin die Kontaktmöglichkeit durch eine Notfalltelefonnummer zu gewährleisten.
Das eingesetzte Personal außerhalb der Geschäftszeiten muss so qualifiziert sein, dass die Durchführung von dringlichen Buchungen und Buchungsänderungen bzw. – Stornierungen jederzeit gewährleistet ist.
Über die Nutzung einer Notfalltelefonnummer der Hotline ist durch die Auftragnehmerin monatlich ein schriftlicher Bericht in Listenform zu erstatten. Der Bericht beinhaltet Datum, Uhrzeit und Zweck der Anrufe sowie Angaben zur anrufenden Dienststelle, Name des Anrufers mit Funktion und Verweise auf die dazugehörigen Buchungsvorgänge.
Die Notfalltelefonnummer ist als Festnetzrufnummer in einem deutschen Ortsnetz zur Verfügung zu stellen.
Die Aufträge an die Auftragnehmerin erfolgen ausschließlich durch Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter der Auftraggeberin. Die Aufträge werden per E-Mail oder Fax erteilt. Die Auftragnehmerin muss ein geeignetes Verschlüsselungszertifikat für eine datenschutzgerechte Mail-Kommunikation bereitstellen. Die Auftragnehmerin erarbeitet kurzfristig zu Beginn des Vertrages gemeinsam mit der Auftraggeberin Standardvordrucke zur gegenseitigen Vereinfachung der Abläufe. Diese Vordrucke sind bei Bedarf weiter zu entwickeln.
Die Bereitstellung der E-Tickets hat originär an die Auftraggeberin zu erfolgen. Darüber hinaus muss die Ausweitung der Übersendung der E-Tickets auf andere Behörden bzw. Dienststellen realisierbar sein.
Die Möglichkeit zu kurzfristigen Ticketausstellungen, entsprechenden Namensänderungen und auch zur Stornierung ist von der Auftragnehmerin zu gewährleisten.
Die Auftragnehmerin stellt im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung sicher, dass die spezifischen Anforderungen betreffend den Rückführungsbereich erfüllt werden.
Eine regelmäßige, bedarfsangemessene Betreuung der ZFA durch ein Key-Account-Management wird erwartet. Die Teilnahme der Auftragnehmerin an gemeinsamen Besprechungen wird in dem Zusammenhang vorausgesetzt.
Der Einsatz einer Qualitätssicherungssoftware zur permanenten Prüfung von Vakanzen wird erwartet.
Weitere Angaben finden Sie unter Punkt VI.3).