Rahmenvereinbarung Reisebürodienstleistungen für das Land Nordrhein-Westalen für den Zeitraum vom 1.1.2021 bis 31.12.2022 mit zweimaliger einjähriger Verlängerungsoption

Stadt Bielefeld – Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen

Inhalt der Ausschreibung sind Reisebürodienstleistungen in der Zeit vom 1.1.2021 bis 31.12.2022 zuzüglich Verlängerungsoption für 2 mal 12 Monate für die ZFA NRW mit Sitz in Bielefeld, der das Land Nordrhein-Westfalen die Buchung und Abwicklung von unbegleiteten Rückführungsflügen sowie Rückführungsflügen in Begleitung von speziell ausgebildeten Personenbegleitern Luft übertragen hat. Hierzu zählen sowohl die Flugbuchungen für die rückzuführenden ausländischen Staatsangehörigen, der Hin- und Rückflug der medizinischen Begleitung als auch die Hin- und Rückflüge der Personenbegleiter Luft.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-09-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-08-14.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Westtours-Reisen GmbH

Wer?

• Stadt Bielefeld – Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen

Wie?

• Hilfs- und Nebentätigkeiten im Bereich Verkehr; Reisebürodienste

Wo?

• Detmold › Bielefeld, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-08-14	Auftragsbekanntmachung
2020-09-08	Ergänzende Angaben
2020-12-17	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-08-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Hilfs- und Nebentätigkeiten im Bereich Verkehr; Reisebürodienste
Referenznummer: 100.31-5140
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Hilfs- und Nebentätigkeiten im Bereich Verkehr; Reisebürodienste 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bielefeld, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Bielefeld – Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen
Postanschrift: Niederwall 23
Postleitzahl: 33602
Postort: Bielefeld
Kontakt
Internetadresse: http://www.bielefeld.de/de/rv/bgn/sus/ 🌏
E-Mail: detlef.rietdorf@bielefeld.de 📧
Telefon: +49 521513011 📞
Fax: +49 521513350 📠
URL der Dokumente: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYDZ9JZU/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYDZ9JZU 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-08-14 📅
Einreichungsfrist: 2020-09-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-08-19 📅
Datum des Beginns: 2021-01-01 📅
Datum des Endes: 2022-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 160-390122
ABl. S-Ausgabe: 160
Zusätzliche Informationen
Bieter oder deren Bevollmächtigte sind nicht zugelassen

Objekt
Umfang der Beschaffung
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Vertrag verlängert sich jeweils um weitere 12 Monate, sofern er nicht bis zum 30.03. des laufenden Jahres von der Auftraggeberin gekündigt wird.

Der Vertrag endet spätestens am 31.12.2024 ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Stadt Bielefeld – Zentralstelle für Flugabschiebungen

Am Stadtholz 26

33609 Bielefeld

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Eintragung in das Berufs-/Handelsregister:

Vorlage eines aktuellen Berufs- oder Handelsregisterauszugs nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Europäischen Union oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem der Bieter ansässig ist, oder ein gleichwertiger Nachweis zum Gewerbebetrieb, sofern dieser nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist. Der Berufs- oder Handelsregisterauszug ist dann aktuell, wenn dieser – unabhängig vom Datum der Erstellung – die tatsächlichen Gegebenheiten zum Zeitpunkt der geforderten Frist

Zur Abgabe der Angebote wiedergibt.

Falls keine Eintragungspflicht im Berufs- oder Handelsregister des Herkunftslandes besteht, ist eine Eigenerklärung, weshalb für den Bieter keine Eintragungspflicht besteht und darüber, wer die vertretungsberechtigten Personen sind, einzureichen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Bestehen folgender Haftpflichtversicherungen zu Beginn des Vertrages und während der gesamten Vertragslaufzeit:

— Vermögensschadens-Haftpflichtversicherung für Reisemittler mit einer Mindestdeckungssumme für Vermögensschäden in Höhe von 200 000 EUR je Schadensfall;

— bei eigener Veranstaltertätigkeit eine Personenschadenversicherung für Reiseveranstalter mit einer Mindestdeckungssumme für Personenschäden in Höhe von 10 Mio. EUR je Schadensfall;

— eine Sachschadenversicherung für Reiseveranstalter mit einer Mindestdeckungssumme für Sachschäden in Höhe von 1 Mio. EUR je Schadensfall.

Sollten die oben genannten Versicherungen zum Zeitpunkt des Einreichens des Angebotes noch nicht vorliegen, hat der Bieter zu bestätigen, dass spätestens zum Vertragsbeginn die entsprechenden Versicherungen bestehen werden. Vor Vertragsabschluss hat der Bieter auf Anforderung eine entsprechende Nachweise vorzulegen.

Eigenerklärung, dass die Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zu den Sozialversicherungen sowie die Verpflichtungen aus den Tarifordnungen, Tarifverträgen und die Bestimmungen über die Beschäftigung Schwerbeschädigter erfüllt worden sind und während der Vertragsdauer erfüllt werden. Sofern sich der Firmensitz innerhalb eines Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens befindet, beziehen sich die Erklärungen auf die Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist.

Eigenerklärung, dass das Angebot in keinem Zusammenhang mit wettbewerbsbeschränkenden Abreden oder Vereinbarungen ähnlicher Art steht, sondern das Ergebnis eigenbetrieblicher Kalkulation und Preisbildung ist.

Eigenerklärung, dass über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt ist und man sich nicht in Liquidation befindet.

Eigenerklärung, dass gegen das Unternehmen keine strafrechtlichen Verurteilungen gem. der in §§ 123 und 124GWB in Verbindung mit § 42 VgV formulierten Tatbestände vorliegen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Die Auftragnehmerin muss vor Zuschlagserteilung Inhaber einer IATA-Hauptlizenz (International Air Transport Association) sein und es muss ab diesem Zeitpunkt mindestens ein Anschluss für ein Amadeus-Start-System vorhanden sein. Die entsprechenden Nachweise über das Vorliegen der IATA-Hauptlizenz und eines bestehenden Anschlusses an das Amadeus-Start-System bzw. eine Eigenerklärung, dass die Lizenz und der Anschluss an das Amadeus-Start-System zum Vertragsabschluss vorliegen werden, sind bereits mit der Angebotsabgabe zu erbringen. Ergänzend zu der Eigenerklärung kann auch durch Übersendung der Antragsvordrucke nachgewiesen werden, dass die o. g. Lizenz bzw. der o. g. Anschluss bereits beantragt wurden.

Die Auftragnehmerin hat für die Aufgabenerfüllung ausgebildete und qualifizierte Reiseverkehrskaufleute in ausreichender Anzahl zu stellen, die über mehrjährige Berufserfahrung im Bereich des Business Travel verfügen, die Fachexpertise in der Anwendbarkeit der verschiedenen Buchungsklassen und Hintergrundwissen zu den unterschiedlichen Luftverkehrsgesellschaften besitzen und die deutsche Sprache verhandlungssicher in Wort und Schrift beherrschen. Der gesamte Schriftwechsel mit der Auftraggeberin ist in Deutsch zu führen. Ebenso werden fundierte Englischkenntnisse in Wort und Schrift erwartet. Das eingesetzte Personal muss die erforderlichen Arbeitsschritte und ggf. einzusetzenden Buchungsprogramme sicher und routiniert beherrschen. Der Nachweis ist per Eigenerklärung mit der Angebotsabgabe nachzuweisen.

Die Auftragnehmerin hat die zur Aufgabenerfüllung eingesetzten Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter regelmäßig jährlich und für die Auftragserfüllung angemessen fortzubilden. Mit dem Angebot ist ein entsprechendes Fortbildungsprogramm darzulegen.

Zur Überprüfung der Fachkunde und Zuverlässigkeit des Bieters ist dem Angebot eine Referenzliste mit mindestens 2 in den letzten drei Jahren erbrachte Leistungen, die der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind, inkl. kurzer Beschreibung beizufügen.

In der Referenzliste sind für eventuelle Rückfragen Auftraggeber sowie Name und Telefonnummern bzw. Emailadressen der Ansprechpartner anzugeben.

Zur weiteren Beurteilung der Fachkunde und Leistungsfähigkeit des Bieters hat dieser dem Angebot eine kurze Betriebsbeschreibung beizufügen, aus der die Anzahl und die Qualifikation der Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter hervorgeht. In der Betriebsbeschreibung ist zusätzlich darzulegen, mit welcher Personalstärke die geforderten Geschäfts- und Bereitschaftszeiten, einschl. anfallender Vertretungszeiträume, erfüllt und sichergestellt werden.

Sofern Nachweise beigefügt werden, sind diese in deutscher Sprache vorzulegen. Für fremdsprachige Nachweise sind entsprechende Übersetzungen in deutscher Sprache beizufügen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die Auftragnehmerin nimmt die hier ausgeschriebenen Reisebüroleistungen von ihren eigenen Standorten aus wahr. Sofern sich diese im Ausland befinden, muss zusätzlich ein Kontaktbüro in Deutschland eingerichtet werden. Die entsprechende Adresse teilt die Auftragnehmerin der Auftraggeberin vor Auftragserteilung mit.

Im Rahmen der Auftragserfüllung sind durch die Auftragnehmerin eine zentrale E-Mail-Adresse sowie eine zentrale Telefon- sowie Faxnummer zur Verfügung zu stellen, unter denen die Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter der Auftragnehmerin für Buchungen und Auskünfte auch außerhalb der Geschäftszeiten zu erreichen sind.

Zur Bearbeitung des Buchungsaufkommens wird ein Personaleinsatz erwartet, der die Durchführung der Buchungen tagesaktuell ermöglicht. Der Auftragnehmerin ist freigestellt, ob das Buchungsaufkommen durch feste Ansprechpartner bearbeitet wird. Alternativ kann durch die Auftragnehmerin ein „Pool“ an Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern, die die geforderten Qualifikationen erfüllen, gestellt werden.

Sollte sich das Buchungsaufkommen während der Vertragslaufzeit stark erhöhen, ist von der Auftragnehmerin weiterhin sicherzustellen, dass Buchungen tagesaktuell bearbeitet und bestätigt werden.

Die Auftragnehmerin muss folgende Geschäftszeiten abdecken:

Montag bis Freitag: 6.30 Uhr-17.00 Uhr

Außerhalb der Geschäftszeiten, d. h. auch sams-, sonn- und feiertags mit Ausnahme des 24.12. und 31.12. jeden Jahres ist durch die Auftragnehmerin die Kontaktmöglichkeit durch eine Notfalltelefonnummer zu gewährleisten.

Das eingesetzte Personal außerhalb der Geschäftszeiten muss so qualifiziert sein, dass die Durchführung von dringlichen Buchungen und Buchungsänderungen bzw. – Stornierungen jederzeit gewährleistet ist.

Über die Nutzung einer Notfalltelefonnummer der Hotline ist durch die Auftragnehmerin monatlich ein schriftlicher Bericht in Listenform zu erstatten. Der Bericht beinhaltet Datum, Uhrzeit und Zweck der Anrufe sowie Angaben zur anrufenden Dienststelle, Name des Anrufers mit Funktion und Verweise auf die dazugehörigen Buchungsvorgänge.

Die Notfalltelefonnummer ist als Festnetzrufnummer in einem deutschen Ortsnetz zur Verfügung zu stellen.

Die Aufträge an die Auftragnehmerin erfolgen ausschließlich durch Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter der Auftraggeberin. Die Aufträge werden per E-Mail oder Fax erteilt. Die Auftragnehmerin muss ein geeignetes Verschlüsselungszertifikat für eine datenschutzgerechte Mail-Kommunikation bereitstellen. Die Auftragnehmerin erarbeitet kurzfristig zu Beginn des Vertrages gemeinsam mit der Auftraggeberin Standardvordrucke zur gegenseitigen Vereinfachung der Abläufe. Diese Vordrucke sind bei Bedarf weiter zu entwickeln.

Die Bereitstellung der E-Tickets hat originär an die Auftraggeberin zu erfolgen. Darüber hinaus muss die Ausweitung der Übersendung der E-Tickets auf andere Behörden bzw. Dienststellen realisierbar sein.

Die Möglichkeit zu kurzfristigen Ticketausstellungen, entsprechenden Namensänderungen und auch zur Stornierung ist von der Auftragnehmerin zu gewährleisten.

Die Auftragnehmerin stellt im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung sicher, dass die spezifischen Anforderungen betreffend den Rückführungsbereich erfüllt werden.

Eine regelmäßige, bedarfsangemessene Betreuung der ZFA durch ein Key-Account-Management wird erwartet. Die Teilnahme der Auftragnehmerin an gemeinsamen Besprechungen wird in dem Zusammenhang vorausgesetzt.

Der Einsatz einer Qualitätssicherungssoftware zur permanenten Prüfung von Vakanzen wird erwartet.

Weitere Angaben finden Sie unter Punkt VI.3).

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-12-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-09-14 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00
Ort des Eröffnungstermins: Stadt Bielefeld, Zentrale Vergabestelle -Submissionsstelle-, Niederwall 23, 4. Etage, Flur G, Zimmer G 420, 33602 Bielefeld
Zusätzliche Informationen: Bieter oder deren Bevollmächtigte sind nicht zugelassen

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Dokumente URL: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYDZ9JZU/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Darüber hinaus wird von der Auftragnehmerin insbesondere die Erbringung der folgenden Leistungen erwartet:

— Vollständiges Ausfüllen der Unbedenklichkeitsbescheinigungen entsprechend den Vorgaben der Airline, Weiterleitung an die ZFA zur Unterschrift und nach Rückgabe Weiterleitung an die Airline. Sollte im Anschluss nicht zeitnah eine Buchungsbestätigung durch die Airline erfolgen, ist dies durch die Auftragnehmerin einzufordern;

— Anforderung und Weiterleitung von Passkopien. Sollte im Anschluss nicht zeitnah eine Übermittlung durch die ZFA erfolgen, ist diese durch die Auftragnehmerin einzufordern;

— Anforderung und Weiterleitung des MEDIF-Formulars entsprechend den Vorgaben der Airline. Die Auftragnehmerin hat sicherzustellen, dass das MEDIF-Formular innerhalb der festgelegten Frist durch die ZFA übersandt wird. Sollte die Versendung durch die ZFA nicht rechtzeitig erfolgen, hat die Auftragnehmerin die ZFA fristgerecht an die Notwendigkeit der Übersendung zu erinnern. Nach der Übersendung durch die ZFA obliegt es der Auftragnehmerin.

Das MEDIF-Formular an die Airline weiterzuleiten.

— Beantragung von Zusatzleistungen (Bereitstellung von Sauerstoff; Rollstuhlservice);

— Kontaktaufnahme mit den Airlines bei Schwierigkeiten in der Einbuchung;

— Durchführung von regelmäßigen Verhandlungen mit den Airlines zur Buchungsvereinbarung sowie Gewinnung weiterer Airlines, die sich für die Beförderung von DEPA/ DEPUs bereiterklären;

— Im Rahmen einer Best-Price-Garantie sind stets die wirtschaftlich günstigsten Flugtickets zu buchen unter Beachtung der Routingvorgaben.

Die ZFA behält sich vor, stichprobenartig zu prüfen, ob tatsächlich die wirtschaftlich günstigsten Flugtickets gebucht wurden.

Um künftig unbesetzte Plätze für rückzuführende Personen zu vermeiden, hält sich die Auftragnehmerin bei den Fluggesellschaften die Option offen, Buchungen auch ohne Namensnennung (sogenannte „no-name-Buchungen“) sowie eine damit verbundene kurzfristige Ticketausstellung am Flugtag (bis zu 2 Stunden vor Abflug) vornehmen zu können.

Der Auftragnehmer ist zur Einhaltung der Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen verpflichtet.

Bekanntmachungs-ID: CXPWYDZ9JZU.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Postort: Münster
Postleitzahl: D-48147
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2514111691 📞
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de 📧
Fax: +49 2514112165 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Gem. § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2020/S 160-390122 (2020-08-14)

Ergänzende Angaben (2020-09-08)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-09-08 📅
Einreichungsfrist: 2020-10-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-09-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 177-427695
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 160-390122
ABl. S-Ausgabe: 177
Quelle: OJS 2020/S 177-427695 (2020-09-08)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-12-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: 100.31-5140 EX
Gesamtwert des Auftrags: 454 780 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-12-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-12-22 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 249-621639
ABl. S-Ausgabe: 249
Zusätzliche Informationen

Darüber hinaus wird von der Auftragnehmerin insbesondere die Erbringung der folgenden Leistungen erwartet: — Vollständiges Ausfüllen der Unbedenklichkeitsbescheinigungen entsprechend den Vorgaben der Airline, Weiterleitung an die ZFA zur Unterschrift und nach Rückgabe Weiterleitung an die Airline. Sollte im Anschluss nicht zeitnah eine Buchungsbestätigung durch die Airline erfolgen, ist dies durch die Auftragnehmerin einzufordern, — Anforderung und Weiterleitung von Passkopien. Sollte im Anschluss nicht zeitnah eine Übermittlung durch die ZFA erfolgen, ist diese durch die Auftragnehmerin einzufordern, — Anforderung und Weiterleitung des MEDIF-Formulars entsprechend den Vorgaben der Airline. Die Auftragnehmerin hat sicherzustellen, dass das MEDIF-Formular innerhalb der festgelegten Frist durch die ZFA übersandt wird. Sollte die Versendung durch die ZFA nicht rechtzeitig erfolgen, hat die Auftragnehmerin die ZFA fristgerecht an die Notwendigkeit der Übersendung zu erinnern. Nach der Übersendung durch die ZFA obliegt es der Auftragnehmerin. Das MEDIF-Formular an die Airline weiterzuleiten. — Beantragung von Zusatzleistungen (Bereitstellung von Sauerstoff; Rollstuhlservice), — Kontaktaufnahme mit den Airlines bei Schwierigkeiten in der Einbuchung, — Durchführung von regelmäßigen Verhandlungen mit den Airlines zur Buchungsvereinbarung sowie Gewinnung weiterer Airlines, die sich für die Beförderung von DEPA/ DEPUs bereiterklären, — Im Rahmen einer Best-Price-Garantie sind stets die wirtschaftlich günstigsten Flugtickets zu buchen unter Beachtung der Routingvorgaben. Die ZFA behält sich vor, stichprobenartig zu prüfen, ob tatsächlich die wirtschaftlich günstigsten Flugtickets gebucht wurden. Um künftig unbesetzte Plätze für rückzuführende Personen zu vermeiden, hält sich die Auftragnehmerin bei den Fluggesellschaften die Option offen, Buchungen auch ohne Namensnennung (sogenannte „no-name-Buchungen") sowie eine damit verbundene kurzfristige Ticketausstellung am Flugtag (bis zu zwei Stunden vor Abflug) vornehmen zu können. Der Auftragnehmer ist zur Einhaltung der Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen verpflichtet. Bekanntmachungs-ID: CXPWYDZ9356

Zusätzliche Informationen

Darüber hinaus wird von der Auftragnehmerin insbesondere die Erbringung der folgenden Leistungen erwartet:

— Vollständiges Ausfüllen der Unbedenklichkeitsbescheinigungen entsprechend den Vorgaben der Airline, Weiterleitung an die ZFA zur Unterschrift und nach Rückgabe Weiterleitung an die Airline. Sollte im Anschluss nicht zeitnah eine Buchungsbestätigung durch die Airline erfolgen, ist dies durch die Auftragnehmerin einzufordern,

— Anforderung und Weiterleitung von Passkopien. Sollte im Anschluss nicht zeitnah eine Übermittlung durch die ZFA erfolgen, ist diese durch die Auftragnehmerin einzufordern,

— Anforderung und Weiterleitung des MEDIF-Formulars entsprechend den Vorgaben der Airline. Die Auftragnehmerin hat sicherzustellen, dass das MEDIF-Formular innerhalb der festgelegten Frist durch die ZFA übersandt wird. Sollte die Versendung durch die ZFA nicht rechtzeitig erfolgen, hat die Auftragnehmerin die ZFA fristgerecht an die Notwendigkeit der Übersendung zu erinnern. Nach der Übersendung durch die ZFA obliegt es der Auftragnehmerin.

Das MEDIF-Formular an die Airline weiterzuleiten.

— Beantragung von Zusatzleistungen (Bereitstellung von Sauerstoff; Rollstuhlservice),

— Kontaktaufnahme mit den Airlines bei Schwierigkeiten in der Einbuchung,

— Durchführung von regelmäßigen Verhandlungen mit den Airlines zur Buchungsvereinbarung sowie Gewinnung weiterer Airlines, die sich für die Beförderung von DEPA/ DEPUs bereiterklären,

— Im Rahmen einer Best-Price-Garantie sind stets die wirtschaftlich günstigsten Flugtickets zu buchen unter Beachtung der Routingvorgaben.

Die ZFA behält sich vor, stichprobenartig zu prüfen, ob tatsächlich die wirtschaftlich günstigsten Flugtickets gebucht wurden.

Um künftig unbesetzte Plätze für rückzuführende Personen zu vermeiden, hält sich die Auftragnehmerin bei den Fluggesellschaften die Option offen, Buchungen auch ohne Namensnennung (sogenannte „no-name-Buchungen") sowie eine damit verbundene kurzfristige Ticketausstellung am Flugtag (bis zu zwei Stunden vor Abflug) vornehmen zu können.

Der Auftragnehmer ist zur Einhaltung der Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen verpflichtet.

Bekanntmachungs-ID: CXPWYDZ9356

Objekt
Umfang der Beschaffung
Beschreibung der Optionen:

Rahmenvertrag mit zweijähriger Laufzeit und zweimaliger 12-monatiger Verlängerungsoption

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-12-03 📅
Name: Westtours-Reisen GmbH
Postanschrift: Adenauerallee 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228915-3112 📞
E-Mail: theresa.kortas@westtours.de 📧
Land: Bielefeld, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 454 780 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Referenz
Zusätzliche Informationen

— Anforderung und Weiterleitung von Passkopien. Sollte im Anschluss nicht zeitnah eine Übermittlung durch die ZFA erfolgen, ist diese durch die Auftragnehmerin einzufordern,

— Beantragung von Zusatzleistungen (Bereitstellung von Sauerstoff; Rollstuhlservice),

— Kontaktaufnahme mit den Airlines bei Schwierigkeiten in der Einbuchung,

— Durchführung von regelmäßigen Verhandlungen mit den Airlines zur Buchungsvereinbarung sowie Gewinnung weiterer Airlines, die sich für die Beförderung von DEPA/ DEPUs bereiterklären,

Um künftig unbesetzte Plätze für rückzuführende Personen zu vermeiden, hält sich die Auftragnehmerin bei den Fluggesellschaften die Option offen, Buchungen auch ohne Namensnennung (sogenannte „no-name-Buchungen") sowie eine damit verbundene kurzfristige Ticketausstellung am Flugtag (bis zu zwei Stunden vor Abflug) vornehmen zu können.

Bekanntmachungs-ID: CXPWYDZ9356

Quelle: OJS 2020/S 249-621639 (2020-12-17)

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