Beschreibung der Beschaffung
4. Leistungsbeschreibung
4.1. Allgemeine Bedingungen
Zu beachten sind die Vorgaben des Markenhandbuches der Sächsischen Staatsregierung (
www.markenhandbuch.sachsen.de). Ggf. sind auch weitere Vorgaben der Europäischen Kommission zu berücksichtigen. Der AG legt fest, welches Corporate-Design im Einzelfall verwendet wird.
Gemäß § 7 SächsIntegrG sind elektronische Versionen aller Publikationen barrierefrei zu gestalten. Es gilt der Standard PDF/UA.
4.2. Beratung zu sowie Planung, Gestaltung und Herstellung von Printmedien und Anzeigen
Die vom AN zu erbringenden Leistungen für Printmedien umfassen insbesondere:
— die Gestaltung des Mediums (z. B. Flyer, Broschüre, Postkarte),
— die Recherche und Beschaffung von Bildmaterial und den Erwerb der dazugehörigen Nutzungsrechte,
— die Erstellung von Bildlisten (Übersicht über alle verwendeten Bilder mit Bildquellen und evtl. Kosten),
— die Entwicklung und Erstellung von Grafiken/Illustrationen zur Veranschaulichung der fachlichen Inhalte,
— ggf. die Be- oder Erarbeitung von Texten auf Basis der Vorgaben des AG,
— die orthografische und grammatikalische Prüfung der Texte,
— die Herstellung und Lieferung der beauftragten Druckerzeugnisse und der digitalen Daten.
Die vom AN zu erbringenden Leistungen für Anzeigen umfassen insbesondere:
— die Beratung, Mediaplanung und Buchung der Anzeigen,
— die Recherche und Beschaffung von Bildmaterial und den Erwerb der dazugehörigen Nutzungsrechte,
— die Gestaltung und Reinzeichnung der Anzeige im jeweiligen Format nach den entsprechenden Gestaltungsvorgaben des AG,
— die Lieferung der Druckunterlagen.
Als unverbindliche Kalkulationsgrundlage aufgrund von Erfahrungswerten aus den Vorjahren sind ca. 10 Flyer, 15 Broschüren, 5 Anzeigen und 15 sonstige Printmedien wie beispielsweise Postkarten, Kalender, Plakate als Leistungsumfang pro Jahr anzunehmen.
4.3 Beratung zu sowie Planung, Gestaltung und Herstellung von Ausstellungssystemen und -elementen
Die vom AN zu erbringenden Leistungen umfassen insbesondere:
— die Konzeption und Gestaltung von Ausstellungssystemen und -elementen,
— die Vorbereitung und Begleitung der Produktion,
— die Recherche und Beschaffung von Bildmaterial und den Erwerb der dazugehörigen Nutzungsrechte,
— die Erstellung einer Bildliste (Übersicht über alle verwendeten Bilder mit Bildquellen und evtl. Kosten),
— die Herstellung und Lieferung,
— notwendig werdende Reparaturleistungen an den Ausstellungssystemen werden vom AG gesondert vergeben.
Als unverbindliche Kalkulationsgrundlage aufgrund von Erfahrungswerten aus den Vorjahren sind ca. 2 Ausstellungssysteme pro Jahr anzunehmen. Dies können z. B. Ausstellungswände, interaktive Präsentationen mit eingebauten Filmsequenzen, Modelle, Rollups, Schaubilder, Infoständer und Spiele sein.
4.4 Beratung zu sowie Planung, Gestaltung und Herstellung von Multimedialeistungen, Animationen, digitalen Medien und Internetauftritten
Die zu erbringenden Leistungen umfassen insbesondere:
— die Konzeption und Gestaltung,
— die Beschaffung von Bild- und Filmmaterial und den Erwerb erforderlicher Nutzungsrechte und Lizenzen,
— die Erstellung einer Bildliste (Übersicht über alle verwendeten Bilder mit Bildquellen und evtl. Kosten),
— die Lieferung des Produktes nach fachlichen Vorgaben des AG.
Als unverbindliche Kalkulationsgrundlage aufgrund von Erfahrungswerten aus den Vorjahren sind ca. 10 Einzelmaßnahmen als Leistungsumfang pro Jahr anzunehmen. Dies können beispielsweise die Entwicklung und Gestaltung einer Internetseite, einer Online-Anzeige (Banner), eines Filmes, einer App und/oder einer Powerpoint-Präsentation oder Radiowerbung sein (Beispiele aus der Vergangenheit: Trailer simul+, Erklärfilm „Strukturentwicklung in den sächsischen Braunkohleregionen“, Film „Ministerpräsident Kretschmer unterwegs im Mitteldeutschen Revier“, Präsentation „Ländliches Bauen – Sächsischer Landeswettbewerb 2019“).
4.5 Beratung zu sowie Planung, Gestaltung und Herstellung von Werbemitteln
Die vom AN zu erbringenden Leistungen umfassen dabei insbesondere die:
— Ideenentwicklung, Beratung und Konzeption,
— Gestaltung des Mediums,
— Beschaffung von Bildmaterial und den Erwerb der dazugehörigen Nutzungsrechte,
— Erstellung einer Bildliste (Übersicht über alle verwendeten Bilder mit Bildquellen und evtl. Kosten),
— Herstellung und Lieferung des Produktes.
Als unverbindliche Kalkulationsgrundlage aufgrund von Erfahrungswerten aus den Vorjahren sind ca. 15 verschiedene Werbemittel pro Jahr als Leistungsumfang anzunehmen, wie z. B. Tragetaschen, Schreibsets, Kulis, Notizbücher und –blöcke, Etuis oder USB-Sticks.
4.6 Organisation und Durchführung von Kampagnen (zeitlich befristete Aktion mit einem definierten Ziel)
Die zu erbringenden Leistungen umfassen insbesondere die:
— Ideenentwicklung, Konzeption und Beratung,
— Gestaltung, Organisation und Umsetzung.
Dazu gehören beispielsweise die Entwicklung von Slogans, die Entwicklung, Gestaltung und technische Umsetzung geeigneter Medien.
Als unverbindliche Kalkulationsgrundlage aufgrund von Erfahrungswerten aus den Vorjahren sind ca. 2 Kampagnen als Leistungsumfang pro Jahr anzunehmen.
4.7 Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Messeauftritten und Veranstaltungen (inkl. Dialogforen)
Im Einzelnen sind dabei insbesondere folgende Leistungen zu erbringen:
a) Vorbereitung:
— organisatorische Planung nach Vorgaben des AG (z. B. Akquise von speziellen Räumlichkeiten, Technik, Catering, Dekoration, Ausschilderung – inkl. Abstimmungen mit allen Beteiligten, Vorortbegehungen),
— Bewerbung und Begleitung des Messeauftritts/der Veranstaltung (z. B. Einladung, Plakate, Dekorationselemente, Erstellung Informations-/Tagungsunterlagen, Gestaltung von Grafikflächen etc.),
— Organisation von Bühnenprogrammen (Beauftragung und Briefing der Moderation, Akquise und Beauftragung Künstler inkl. aller Abstimmungen, Erarbeitung detaillierter Regiepläne),
— Organisation von Veranstaltungen im Rahmen von Messeauftritten,
— Ggf. Organisation von Transport- und Aufbauleistungen (An- und Abtransport).
b) Durchführung der Veranstaltung:
— Einladungs- und Teilnehmermanagement,
— Organisatorische und ggf. technische Betreuung vor Ort (ggf. während der gesamten Messezeit),
— Foto- und Filmdienstleistungen,
— Digital-Live-Events oder Streaming.
c) Nachbereitung der Veranstaltung:
— Dokumentation der Veranstaltung (Text, Fotos, Tagungsband),
— Evaluierung.
Als unverbindliche Kalkulationsgrundlage aufgrund von Erfahrungswerten aus den Vorjahren sind ca. 10 Veranstaltungen wie z. B. Dialog- und Fachforen, Bürgergespräche, Netzwerkveranstaltungen, Präsentationen und Messeauftritte als Leistungsumfang pro Jahr anzunehmen.
4.8 Sonstige Leistungen
Bei Bedarf sind ggf. Ideen/Konzepte für innovative und öffentlichkeitswirksame Aktivitäten zu entwickeln, die in der Leistungsbeschreibung noch nicht näher definiert werden können.
Zu ausgewählten ÖA-Aktivitäten sind bei Bedarf Evaluierungen bzw. Wirksamkeits- und Feedbackanalysen durchzuführen.
Zusätzlich werden Quartalsgespräche zwischen AG und AN durchgeführt. Sie dienen zur Abstimmung von grundsätzlichen Angelegenheiten und der Jahresplanung.