Rahmenvereinbarung über die Miete, Aufstellung, Betriebs- und Supportleistungen für Multifunktionsdruck- und Kopiergeräte einschließlich Zubehör, Software und Verbrauchsmaterialien sowie Ersatzteilen

kommunit IT-Zweckverband Schleswig-Holstein

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-07-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-06-16.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• RICOH Deutschland GmbH

Wer?

• kommunit IT-Zweckverband Schleswig-Holstein

Wie?

Wo?

• Schleswig-Holstein › Pinneberg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-06-16	Auftragsbekanntmachung
2020-11-16	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-06-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: 20362-20
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Reparatur von Fotokopiergeräten 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Pinneberg 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kommunit IT-Zweckverband Schleswig-Holstein
Postanschrift: Ramskamp 71-75
Postleitzahl: 25337
Postort: Elmshorn
Kontakt
Internetadresse: http://www.kommunit.de 🌏
E-Mail: sekretariat.schellenberg@heuking.de 📧
Telefon: +49 4035528086 📞
Fax: +49 4035528080 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YURDATU/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YURDATU 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-06-16 📅
Einreichungsfrist: 2020-07-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-06-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 118-286576
ABl. S-Ausgabe: 118
Zusätzliche Informationen

Weitere Angaben zur Wertung sind Ziffer VI.3.) zu entnehmen. Auf der unter I.3.) genannten Plattform stehen den Bewerbern sämtliche Informationen und Formblätter zur Verfügung, die sie für die Einreichung eines Teilnahmeantrages benötigen. Dieser ist unter Verwendung der bereitgestellten Formblätter einzureichen. Die Höchstabrufmenge beträgt ungefähr 3200 Multifunktionsdruck- und Kopiergeräte. Der Auftragswert dieser Höchstabrufmenge inklusive der Serviceleistungen für den gesamten Vertragszeitraum beträgt ca. 37 035 000,00 EUR netto. Eine Abrufverpflichtung besteht nicht.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist eine Rahmenvereinbarung über die Miete, Aufstellung, Betriebs- und Supportleistungen für Multifunktionsdruck- und Kopiergeräte einschließlich Zubehör, Software, Verbrauchsmaterialien sowie Ersatzteile für alle Verbandsmitglieder inklusive der Schulen von kommunit. kommunit nimmt alle IT-Aufgaben, die gesamte Soft-und Hardwarebereitstellung, insbesondere auch die Erbringung von Druck- und Kopierleistungen, sowie die Zurverfügungstellung von IT-Fachpersonal für seine Verbandsmitglieder wahr. Im Jahr 2020 betreut kommunit etwa 4 000-5 000 Arbeitsplätze seiner derzeit 16 Verbandsmitglieder. Weitere Aufnahmen von Verbandsmitgliedern sind in Planung. Kurzfristig ist der Beitritt eines weiteren Kreises mit weiteren ca. 1 000 Arbeitsplätzen geplant.

Diese Rahmenvereinbarung erstreckt sich ebenfalls auf den Bedarf der (auch weiterbildenden) Schulen der jeweiligen Verbandsmitglieder. kommunit betreut aktuell eine Berufsschule mit 3 800 SuS (Schüler und Schülerinnen). Im Bereich der Grundschulen sind es 11 Schulen mit insgesamt 1 400 SuS, im Bereich der weiterführenden Schulen sind es 6 Schulen mit zusammen 3 100 SuS, im Bereich der Förderschulen sind es 2 Einrichtungen. Mindestens 12 weitere Schulen mit ca. 5500 SuS werden in den kommenden Jahren hinzukommen.

Die Rahmenvereinbarung soll mit einer Laufzeit von 4 Jahren (zzgl. weiterer Verlängerungsoptionen) mit einem Auftragnehmer ausgestaltet werden. kommunit wird alleiniger Auftraggeber, der auch einzig abrufberechtigt ist.

Einzelabrufe sind bis zum Ende der Rahmenvereinbarung möglich, sodass die Dauer der Einzelverträge jenseits der Rahmenvereinbarung bis zu 72 Monate betragen kann, um eine wirtschaftliche Abschreibung der Geräte zu ermöglichen.

Weitere Einzelheiten sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Es bestehen 2 Verlängerungsoptionen um jeweils ein Jahr.
Zusätzliche Informationen:

Die Höchstabrufmenge beträgt ungefähr 3200 Multifunktionsdruck- und Kopiergeräte. Der Auftragswert dieser Höchstabrufmenge inklusive der Serviceleistungen für den gesamten Vertragszeitraum beträgt ca. 37 035 000,00 EUR netto. Eine Abrufverpflichtung besteht nicht.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Elmshorn. Das Roll-out, die Lieferungen der Geräte sowie Verbrauchs-/Ersatzmaterialien und die geschuldeten Service- bzw. Wartungsleistungen vor Ort haben im ganzen Verbandsgebiet (Schleswig-Holstein) zu erfolgen.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die nachfolgend geforderten Erklärungen und Nachweise sind in der aufgeführten Reihenfolge vorzulegen.

Für den Fall, dass die Bewerberin oder der Bewerber beabsichtigt, sich bei der Erfüllung des Auftrages der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen (Unterauftrag, Bietergemeinschaft), so sind auch für diese Unternehmen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zu diesen bestehenden Verbindungen, die nachfolgend genannten Erklärungen und Nachweise vorzulegen.

Die Anforderungen aus der Bekanntmachung sowie die in der Erklärung der Bietergemeinschaft dazu gemachten Angaben werden bei Zuschlagserteilung verpflichtender Bestandteil der Rahmenvereinbarungen.

Einzureichende Unterlagen:

— Ausgefülltes Teilnahmewettbewerbsformular einschließlich erforderlicher Anlagen hinsichtlich der persönlichen Lage/Angaben des Bieters;

— Bei Bietergemeinschaften ist das Formular einschließlich Anlagen für jedes Mitglied einzureichen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Angaben zum Gesamtumsatz innerhalb der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre;

— Angaben über die Zahl der festangestellten Mitarbeiter.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Angaben des Bieters über von in den letzten 5 Jahren abgeschlossenen Projekten zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit. Es sind Referenzen über Leistungen einzureichen, die dem hier zu vergebenden Auftrag hinsichtlich Inhalt und Umfang ähneln, insbesondere hinsichtlich Erfahrungen im Bereich von Dienstleistungen im Rahmen von Druck- und Kopiersystemen für ähnliche Einrichtungen.

Anzugeben sind jeweils:

—— Auftragsgegenstand und durchgeführte Leistung (stichpunktartig) unter Berücksichtigung der Anzahl der zu bedienenden Kassenplätze;

—— Referenzgeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer;

—— Auftragsjahre;

—— Auftragsvolumen.

— Erklärung zur Tariftreue und Zahlung des vergaberechtlichen Mindestlohnes;

— Integritätserklärung einschließlich der Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen, Verfehlungen und Eintragungen in das Register zum Schutz fairen Wettbewerbs.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Sollten nach den untengenannten Kriterien mehr als 5 Bewerber über geeignete Referenzen verfügen, erhält jeder geeignete Bewerber für die Gesamtheit der von ihm angegebenen Referenzprojekte Punkte.

Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte vergleichbarer Komplexität durchgeführt hat, erhält er die Bewertung „Gut" (5 Punkte). Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte vergleichbarer, größerer Komplexität durchgeführt hat und gleichzeitig solche, die besonders innovativ sind, erhält er die Bewertung „Hervorragend" (10 Punkte). Die 5 geeigneten Bewerber mit den meisten Punkten verbleiben im Wettbewerb.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-07-22 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-11-30 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Drei Projektdurchführungskonzepte: Stärken Output-Managementleistungen; standortübergreifende Zusammenarbeit mit dem öfftl. Auftraggeber; Logistikleistungen iRd Roll-outs, für die Wertung siehe VI.3)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Heuking Kühn Lüer Wojtek
Internetadresse: www.kommunit.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YURDATU/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

— Im ersten Verfahrensschritt (Teilnahmewettbewerb) wird anhand der eingereichten Unterlagen die Eignung der Bewerber geprüft und bewertet. Die geeigneten Bewerber werden im zweiten Verfahrensschritt zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.

— Die Angebotsabgabe erfolgt über weitere Formulare, die den für das Angebotsverfahren ausgewählten Bietern elektronisch zur Verfügung gestellt werden.

— Die Teilnahmeanträge sind elektronisch über das unter Ziffer I.3 genannte Portal einzureichen.

— Der Auftraggeber behält sich vor, von den Bewerbern entsprechende Bescheinigungen (z. B. steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an öffentlichen Aufträgen bzw. Bescheinigungen in Steuersachen, Bestätigung des Versicherers usw.) in aktueller Fassung abzufordern.

— Fragen von Bewerbern sind ausschließlich über das unter Ziffer I.3 genannte Portal elektronisch zu stellen.

— Eine bestimmte Rechtsform des Anbieters ist nicht erforderlich. Bei Bietergemeinschaften ist ein bevollmächtigter Vertreter, der die Bietergemeinschaft ggü. dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, zu benennen. Die Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch.

— Nebenangebote sind nicht zugelassen.

— Bei Hinweisen auf produktspezifische Angaben in der Leistungsbeschreibung bittet der Auftraggeber um Nachricht.

— Für die Angebotswertung werden die erzielten Leistungspunkte durch den Wertungspreis geteilt (L/P=Z). Preis und Leistung gehen damit je zur Hälfte in die Wertung ein. Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige, welches den größten Quotienten „Z" aufweist.

— Preis: Der Wertungspreis setzt sich zusammen aus dem Angebotspreis (netto), der sich aus den Kosten für einen fiktiven Einzelabruf gemäß Preisblatt ergibt.

— Leistung: Zur Wertung der Leistung sind Projektdurchführungskonzepte zum Output-Management für Multifunktionsdruck- und kopiergeräte, zur standortübegreifenden Zusammenarbeit mit dem öffentl. Auftraggeber sowie über die Logistikleistungen iRd Rollouts vorzulegen.

— Im Konzept zum Paper-Output-Managementsystem soll der Bieter Ausführungen zu den Stärken des Paper-Output-Managementsystems machen. Erwartet werden Beschreibungen der Funktionen, Eigenschaften (Energieeffizienz in verschiedenen Modi, Vorhandensein von Umweltsiegeln wie „Blauer Engel"), Technologien (etwa Scantechnologie, Authentifizierung, Follow-Me-Optionen) und Managementleistungen.

— Im Konzept über die standortübergreifende Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber haben Erläuterungen zu Synergieeffekten, Supportleistungen, Hilfestellungen und Abwicklungen des Services bei den verschiedenen Verbandsmitgliedern und kommunit (Fleetmanagement, insbesondere Lieferungen von Verbrauchsmaterial, Ersatzteilen, Zähler- und Servicemanagement) zu erfolgen.

— Für das Konzept zu den Logistikleistungen soll der Bieter darstellen, wie und in welchem Zeitrahmen der Roll-out durchgeführt werden soll. Erwartet werden Darstellungen zu verschiedenen Szenarien (unterschiedliche Mengenabrufe, zeitliche Einsparungen, Ideen zur Generierung von Synergieeffekten etc.).

— Die Angaben in den Konzepten des Bieters werden im Rahmen der Teststellung vom 24.08. bis 4.9.2020 überprüft und verifiziert.

— Die Konzepte werden jeweils mit 0, 5 oder 10 Punkte bewertet. 0 Punkte erhält ein Konzept, wenn Ausführungen gänzlich fehlen, die Ausführungen zur den genannten Aspekten nicht vollständig, schlüssig oder wenig plausibel sind.

Geht der Bieter auf einige der genannten Aspekte ein und lassen seine Ausführungen gute kreative und ausgereifte Ideen sowie technisch, besonders energieeffiziente Eigenschaften des Systems erkennen, erhält er 5 Punkte.

Sind die Ausführungen zu jedem Aspekt vollständig, besonders ausführlich und lassen eine qualitativ besonders hochwertige und energieeffiziente Software/Hardware oder ein besonders innovatives Vorgehen erkennen, erhält das Konzept hier 10 Punkte. Am Ende werden pro Bieter die je Konzept erhaltenen Punkte addiert und bilden die Leistungspunkte L.

— Die Verhandlungen sollen vom 08. bis 10.9.2020 stattfinden.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YURDATU

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Schleswig-Holstein beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Technologie
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Postort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 4319884640 📞
E-Mail: vergabekammer@wimi.landsh.de 📧
Internetadresse: www.schleswig-holstein.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gemäß § 160 Abs. 3 S.1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet:

Der Antrag auf Nachprüfung ist unzulässig, soweit:

1) Der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2020/S 118-286576 (2020-06-16)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-11-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 2 700 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-11-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-11-20 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 227-558561
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 118-286576
ABl. S-Ausgabe: 227
Zusätzliche Informationen

Weitere Angaben zur Wertung sind Ziffer VI.3.) zu entnehmen. Auf der unter I.3.) genannten Plattform stehen den Bewerbern sämtliche Informationen und Formblätter zur Verfügung, die sie für die Einreichung eines Teilnahmeantrages benötigen. Dieser ist unter Verwendung der bereitgestellten Formblätter einzureichen. Die Höchstabrufmenge beträgt ungefähr 3 200 Multifunktionsdruck- und Kopiergeräte. Der Auftragswert dieser Höchstabrufmenge inklusive der Serviceleistungen für den gesamten Vertragszeitraum beträgt ca. 37 035 000,00 EUR netto. Eine Abrufverpflichtung besteht nicht.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist eine Rahmenvereinbarung über die Miete, Aufstellung, Betriebs- und Supportleistungen für Multifunktionsdruck- und Kopiergeräte einschließlich Zubehör, Software, Verbrauchsmaterialien sowie Ersatzteile für alle Verbandsmitglieder inklusive der Schulen von kommunit. kommunit nimmt alle IT-Aufgaben, die gesamte Soft-und Hardwarebereitstellung, insbesondere auch die Erbringung von Druck- und Kopierleistungen, sowie die Zurverfügungstellung von IT-Fachpersonal für seine Verbandsmitglieder wahr. Im Jahr 2020 betreut kommunit etwa 4 000 — 5 000 Arbeitsplätze seiner derzeit 16 Verbandsmitglieder. Weitere Aufnahmen von Verbandsmitgliedern sind in Planung. Kurzfristig ist der Beitritt eines weiteren Kreises mit weiteren ca. 1 000 Arbeitsplätzen geplant.

Diese Rahmenvereinbarung erstreckt sich ebenfalls auf den Bedarf der (auch weiterbildenden) Schulen der jeweiligen Verbandsmitglieder. kommunit betreut aktuell eine Berufsschule mit 3 800 SuS (Schüler und Schülerinnen). Im Bereich der Grundschulen sind es 11 Schulen mit insgesamt 1 400 SuS, im Bereich der weiterführenden Schulen sind es 6 Schulen mit zusammen 3 100 SuS, im Bereich der Förderschulen sind es 2 Einrichtungen. Mindestens 12 weitere Schulen mit ca. 5 500 SuS werden in den kommenden Jahren hinzukommen.

Zusätzliche Informationen:

Die Höchstabrufmenge beträgt ungefähr 3 200 Multifunktionsdruck- und Kopiergeräte. Der Auftragswert dieser Höchstabrufmenge inklusive der Serviceleistungen für den gesamten Vertragszeitraum beträgt ca. 37 035 000,00 EUR netto. Eine Abrufverpflichtung besteht nicht.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-10-09 📅
Name: Ricoh Deutschland GmbH
Postort: Hamburg
Land: Deutschland 🇩🇪
Hamburg 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 2 700 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YURD377

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/ Bewerber/ Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gemäß § 160 Abs. 3 S.1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet:

1) Der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; Der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

Quelle: OJS 2020/S 227-558561 (2020-11-16)

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