Rahmenvereinbarung über Kreativleistungen für die Abfallwirtschaftsbetriebe Münster (AWM)

Beschreibung der Beschaffung

Ziel der AWM ist, ihre Corporate Identity unter der „Dachmarke“ der Stadt Münster zu stärken und entsprechend ihrer Vision 2030 weiter zu entwickeln. Dazu beabsichtigen die AWM eine Rahmenvereinbarung für die im Bereich Unternehmenskommunikation anfallenden Kreativleistungen abzuschließen. Abgedeckt werden soll über die Rahmenvereinbarung folgender Bedarf von Kreativleistungen zur Stärkung und Weiterentwicklung der Corporate Identity entsprechend der Vision 2030 der AWM einschließlich Kreation, allgemeiner Gestaltungsfragen und Layoutarbeiten, der Entwicklung und Umsetzung crossmedialer Kampagnen (CSR-Kampagne, Recruiting-Kampagne, Bürgerbeteiligungskampagne), der Image- und Nachhaltigkeitskommunikation und der Bedarf in den Bereichen der werblichen und redaktionellen Texterstellung. Abgedeckt werden soll außerdem der Bedarf an Kreativleistungen im Bereich Entwicklung und Umsetzung von Konzepten und Maßnahmen für die Online- und Live-Kommunikation, für interne und externe Veranstaltungen und Aktionen, außerdem der Bedarf an Kreativleistungen für den Aufbau und die Digitalisierung unterschiedlicher Kommunikationskanäle.
Auf Grundlage des Rahmenvertrages werden Einzelaufträge vergeben. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Abruf eines bestimmten Leistungsvolumens.
Der zu vergebene Rahmenvertrag wird folgende Schwerpunkte haben:
— Corporate Identity,
— Contenproduktion Text/Grafik,
— Contenproduktion Bild/Video,
— Onlinekommunikation,
— Livekommunikation.
Alle Leistungen sind auf Grundlage des Corporate Designs des Auftraggebers – unter Berücksichtigung des CD der Dachmarke der Stadt Münster – zu erbringen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Mindestanforderung ist ein durchschnittliches „gross income“ von jeweils 250 000 EUR netto über die Jahre 2017 bis 2019 mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Agenturleistungen (maßgeblich ist der Durchschnittswert der Jahre 2017 bis 2019). Unter „gross income“ versteht der Auftraggeber den Umsatz der Agentur aus effektiven Eigenleistungen (Beratung, Konzeption, Kreation, Umsetzung und Produktionsabwicklung). Nicht enthalten sind Umsätze aus Leistungen, welche die Agentur im Auftrag des Kunden einkauft und anschließend an diesen weiterfakturiert.
Mindestanforderung ist ferner für jeden der Leistungsschwerpunkte ein fest angestellter Mitarbeiter für die gesamte Vertragslaufzeit.
a) Vielseitigkeit, Erfahrung und Qualität
Als großer öffentlich-rechtlicher Entsorgungsbetrieb mit unterschiedlichen Aufgabenfeldern weist der Auftraggeber ein heterogenes Themenspektrum und damit verbunden ein komplexes Anforderungsprofil an die Kommunikationsleistungen auf. Diesem Anforderungsprofil muss der künftige Auftragnehmer vollumfänglich gerecht werden und anhand seines Portfolios ausgewiesene Erfahrungen mitbringen - insbesondere aus Tätigkeiten für Unternehmen in den Bereichen der Abfallentsorgung, der Stadtreinigung und der Deponierung oder vergleichbaren Tätigkeiten im Bereich der öffentlichen Daseinsvorsorge. Dabei sind die Schwerpunkte der zu erbringenden Leistungen der Unternehmenskommunikation zu berücksichtigen. Der Bewerber ist im Auftragsfall zudem in besonderem Maße gefragt, individuelle Konzepte und die dazugehörigen Maßnahmen zu entwickeln, die zur Marke, zum Kommunikationsziel und zum Corporate Design des Auftraggebers passen. Die geforderte Kreativität besteht dabei aus der Analysefähigkeit des Auftragnehmers im Hinblick auf die jeweilige Aufgabenstellung und den daraus abgeleiteten originellen Lösungsansätzen und die handwerkliche Präzision bei der Umsetzung der jeweiligen Maßnahmen.
Der Nachweis der Vielseitigkeit, der Erfahrungen und der Kreativität ist durch die Nennung von vergleichbaren Referenzprojekten zu erbringen. Dabei gelten folgende Mindestanforderungen an die Referenzprojekte:
— Es sind mindestens drei Referenzen aus den letzten drei Jahren vor Abgabe des Teilnahmeantrages über mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Leistungen anzugeben.
Dabei können auch Referenzprojekte angegeben werden, die mehrere der Schwerpunkte umfassen. Maßgeblich ist, dass Erfahrungen in jedem der Schwerpunkte des Vertrages durch mindestens eine Referenz belegt werden.
— Der Auftragswert jedes Referenzprojektes muss mindestens 20 000 EUR betragen haben.
Der Auftraggeber behält sich vor, die Angaben durch Nachfrage bei den genannten Referenzgebern zu überprüfen.
b) Flexibilität
Der Auftrag erfordert eine hohe Flexibilität des Auftragnehmers vor allem im Hinblick auf die ggf. auch kurzfristig erforderliche Erstellung von Medien und die evtl. ebenso kurzfristig gewünschte Beratung durch den Auftragnehmer vor Ort in Münster. Der Bewerber führt zum Nachweis seiner fachlichen Leistungsfähigkeit in seinem Teilnahmeantrag aus, wie er derartigen Anforderungen bei der Ausführung seiner Aufträge generell gerecht wird.
c) Innovationsfreude
Der Auftraggeber legt großen Wert darauf, dass der künftige Auftragnehmer fortlaufend Maßnahmen durchführt, um mit den neuesten Trends und Entwicklungen im Marketingssektor Schritt zu halten. Hierzu legt der Bewerber zum Nachweis seiner fachlichen Leistungsfähigkeit in seinem Teilnahmeantrag dar, wie er – bezogen auf den jeweiligen Schwerpunkt bzw. das jeweilige Los, auf das er sich bewirbt – generell „am Puls der Zeit“ bleibt, insbesondere wie die bei ihm beschäftigten und für die Auftragserledigung vorgesehenen Personen für ihre Aufgaben qualifiziert und fachlich weiterentwickelt werden. Der Bewerber nennt konkrete Beispiele, die seine Innovationsfreude unter Beweis stellen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Betriebshaftpflicht und/oder Berufshaftpflichtversicherung für Personenschäden sowie Sach- und Vermögensschäden und Verletzung von Datenschutzvorschriften durch Vorlage der Deckungsbestätigung der Versicherung in entsprechender Höhe oder durch Erklärung, dass im Auftragsfall eine Versicherung mit entsprechender Deckungssumme abgeschlossen und für die Dauer des Vertrags aufrecht erhalten wird.
Mindestanforderung Deckungssumme mindestens 500 000 EUR je Schadensfall pro Jahr. Betrag muss pro Jahr zweifach zur Verfügung stehen.
Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre.
Mindestanforderung ist ein durchschnittliches „gross income“ von 250 000 EUR netto über die Jahre 2017 bis 2019 mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Leistungen (maßgeblich ist der Durchschnittswert der Jahre 2017 bis 2019). Unter „gross income“ versteht der Auftraggeber den Umsatz der Agentur aus effektiven Eigenleistungen (Beratung, Konzeption, Kreation, Umsetzung und Produktionsabwicklung). Nicht enthalten sind Umsätze aus Leistungen, welche die Agentur im Auftrag des Kunden einkauft und anschließend an diesen weiterfakturiert.
Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von fakultativen und/oder zwingenden Ausschlussgründen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Angabe der Projektleitung und stellvertretenden Projektleitung (= permanenter Ansprechpartner für den Auftraggeber) mit Angabe der Qualifikation und der Berufserfahrung (in Jahren).
Angaben zur Anzahl der Beschäftigten in den letzten drei Geschäftsjahren (2017/2018/2019) im Jahresdurchschnitt/Anzahl der in den letzten drei Geschäftsjahren (2017/2018/2019) im Jahresdurchschnitt eingebundenen Freelancer/Anzahl der Beschäftigten in den letzten drei Geschäftsjahren (2017/2018/2019) im Jahresdurchschnitt in den einzelnen Schwerpunkten der Rahmenvereinbarung.
Mindestanforderung: für jeden der Leistungsschwerpunkte ein fest angestellter Mitarbeiter.
Beschreibung der Ausstattung, Geräte und Ausrüstung/Textliche Ausführungen zur Flexibilität und Innovationsfreude des Bewerbers.
Referenzliste zu ausgewählten Leistungen des Unternehmens.
Mindestanforderungen: Es sind mindestens fünf Referenzen aus den letzten drei Jahren vor Abgabe des Teilnahmeantrages über mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Leistungen anzugeben. Dabei können auch Referenzprojekte angegeben werden, die mehrere der Schwerpunkte umfassen. Maßgeblich ist, dass Erfahrungen in jedem der Schwerpunkte der Rahmenvereinbarung durch mindestens eine Referenz belegt werden.
Der Auftragswert jedes Referenzprojektes muss mindestens 20 000 EUR betragen haben.
Will der Bewerber Teile der Leistung an Nachunternehmer weitergeben: Nachunternehmerverzeichnis (Formular 532 EU).
Hinweis: Mit dem Bewerber im Sinne des Konzernrechts verbundene Unternehmen sind bei Einbindung in die Leistungserbringung ebenfalls als Nachunternehmer einzuordnen.
Sollte ein Bewerber die erforderliche Eignung für die ausgeschriebene Leistung nur dadurch aufweisen können, dass er einen Nachunternehmer einbezieht (Eignungsleihe i. S. d. § 47 VgV), so hat er bei Abgabe seines Teilnahmeantrages zusätzlich seine Verfügung über die Ressourcen des Nachunternehmers sowie dessen Eignung unter Verwendung der Nachunternehmerverpflichtungserklärung (Formular 533 EU) nachzuweisen.
Die für den Teilnahmeantrag (Formular 521 EU und Eigenerklärung zur Eignung) vorgesehenen Erklärungen und Nachweise zur Eignung sind durch alle Nachunternehmer vorzulegen, auf deren Kapazitäten sich der Bewerber zum Nachweis seiner Eignung beruft.
Bewerbergemeinschaften geben einen gemeinsamen Teilnahmeantrag ab. Es sind der Name der Bewerbergemeinschaft sowie ein bevollmächtigter Vertreter anzugeben. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass von einer (späteren) Bietergemeinschaft eine gesamtschuldnerische Haftung verlangt wird. Die mit dem Teilnahmeantrag einzureichenden Erklärungen und Nachweise zur Eignung sind für alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Das Formular 531 EU, Formular 521 EU und die Eigenerklärung zur Eignung sind mit dem Angebot vollständig abzugeben

In der zweiten Stufe des Vergabeverfahrens fordert der Auftraggeber die über den Teilnahmewettbewerb ausgewählten Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes sowie zur Bearbeitung und Präsentation einer Pitch-Aufgabe auf.
Die Pitch-Aufgabe wird mit 3 000 EUR zzgl. USt. vergütet.
Im Falle einer Beauftragung wird die Vergütung für die Pitch-Aufgabe mit dem Honorar verrechnet. Die fachlich-inhaltliche Angebotsvorstellung sowie die Präsentation der gelösten Pitch-Aufgabe erfolgen in Form einer Powerpoint-Präsentation. Diese ist bereits mit dem Angebot einzureichen und im Rahmen des Präsentationstermins unverändert zu verwenden. Die fachlich-inhaltliche Angebotsvorstellung sowie die Präsentation der gelösten Pitch-Aufgabe findet nach derzeitigem Stand der Zeitplanung für dieses Vergabeverfahren am 15./16./17.7.2020 in den Räumen der AWM in Münster statt. Teilnehmer an diesem Vergabeverfahren sollten sich diesen Termin bereits jetzt notieren und einplanen! Für die Vorstellung der Pitch-Aufgabe ist eine Dauer von 1,5 Stunden eingeplant. Seitens des Bieters nehmen nicht mehr als zehn Personen am Termin teil. Sollten besondere Umstände (wie z. B. eine Pandemie) die Durchführung persönlicher Präsentationstermine nicht zulassen, behält sich der Auftraggeber die Durchführung dieser Termine als Video- oder Webkonferenz vor. Die vorstehenden Termine entsprechen dem derzeitigen Planungsstand; sie können durch den Auftraggeber im Verlauf des Vergabeverfahrens aber angepasst werden. Im Rahmen des Präsentationstermins finden keine Verhandlungen über den Leistungsinhalt oder die Vertragsbedingungen statt. Interessierten Unternehmen ist daher zu empfehlen, Fragen oder Anmerkungen hierzu bereits vor Abgabe des Teilnahmeantrags bzw. Angebots über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform einzureichen. Nach der Vorstellung der Pitch-Aufgabe werden die Angebote unter Berücksichtigung der bekanntgemachten Zuschlagskriterien gewertet und eine Rangfolge der Bieter gebildet. Der Auftraggeber wird dem bestplatzierten Bieter je Los den Zuschlag erteilen. Bitte beachten Sie, dass die Präsentation des Angebots und der Lösung der Pitch-Aufgabe im Präsentationstermin zwingend durch die vom Bieter für den Auftragsfall vorgesehenen Mitarbeiter bzw. das konkrete Projektteam erfolgen muss!
Die Vertragslaufzeit beginnt am 1.1.2021. Die Vertragslaufzeit beträgt vier Jahre. Sie endet, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Der AG kann die Rahmenvereinbarung jedoch optional durch einseitige Willenserklärung nach dem ersten Vertragsjahr ohne Angabe von Gründen beenden (Sonderkündigungsrecht). Die Kündigung muss dem Auftragnehmer zwei Monate vor Ablauf des ersten Vertragsjahrs in Schriftform zugehen.
Rückfragen werden durch Bieterkommunikation für alle Interessenten beantwortet. Diese Bieterkommunikationen werden unaufgefordert per E-Mail nur an die Interessenten verschickt, die sich freiwillig registrieren lassen. Alle übrigen Interessenten werden aufgefordert, regelmäßig die in Abschnitt I.1) dieser Bekanntmachung angegebene Internetseite für das Herunterladen der Vergabeunterlagen aufzusuchen, um dort eventuelle Bieterkommunikationen abzurufen.
Die Stadt Münster hat sich der Förderung von Menschen mit Behinderungen verpflichtet. Gem. §§ 215, 224, 226 Sozialgesetzbuch, 9. Buch (SGB IX) sind Aufträge der öffentlichen Hand, die von anerkannten Werkstätten für behinderte Menschen (WfbM), Blindenwerkstätten und Inklusionsbetriebe ausgeführt werden können, diesen bevorzugt anzubieten. Ist das Angebot der der anerkannten Einrichtungen ebenso wirtschaftlich wie das eines nicht aus anderen Gründen zu bevorzugenden Bieters/einer Bieterin, so ist der Einrichtung der Zuschlag zu erteilen. Dies gilt auch dann, wenn der Angebotspreis der Einrichtung den des Mitbewerbers/der Mitbewerberin um nicht mehr als 15 % übersteigt. Bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der Angebote wird der von den bevorzugten Bietern angebotene Preis mit einem Abschlag von 15 Prozent berücksichtigt. Dazu bitten wir um die Vorlage der Nachweise: siehe Ziffer 2.3 im gemeinsamen Runderlass des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie, des Ministeriums für Arbeit, Gesundheit und Soziales, des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung und des Ministeriums der Finanzen vom 29. Dezember 2017 https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_text_anzeigen?v_id=80620180116131147466
Hinweise zur Datenverarbeitung nach Artikel 13 bzw. 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Kontaktdaten der für die Verarbeitung verantwortlichen Stelle: Stadt Münster, Rechts- und Ausländeramt, Zentrales Vergabemanagement, 48127 Münster, E-Mail: Vergaben@stadt-muenster.de
Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten: Die behördliche Datenschutzbeauftragte der Stadtverwaltung Münster ist zu erreichen unter der Anschrift Stadt Münster, 48127 Münster, bzw. unter datenschutz@stadt-muenster.de
Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Sinne des Artikels 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO. Für die gesetzlich gebotene transparente und diskriminierungsfreie Auswahl des günstigsten Anbieters der von der Stadt nachgefragten Waren, Werke oder Dienste ist es zwingend notwendig, die personenbezogenen Daten der Bieter (bei Unternehmen: deren Vertreter) zu speichern und zu verwenden.
Datenkategorien und Datenherkunft:
— Anrede, Vorname, Nachname, ggfs. Unternehmensbezeichnung,
— ggf. gültige E-Mail-Adresse,
— Anschrift,
— Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk).
Vollständige Angebots- oder Teilnahmeanträge
— Weitere Informationen, die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage/Ihres Angebots/Ihres Teilnahmeantrags notwendig sind.
Zu einer Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte kann es kommen, wenn Bieter Beschwerden gegen die Entscheidung erheben, mit wem die Stadt Münster den Vertrag schließen will.
Dauer der Speicherung: Bis zum Abschluss des im Wettbewerb stehenden Vertrags. Ggf. länger, wenn die Stadt Münster nach spezialgesetzlichen Vorschriften zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist oder Bieter in eine darüber hinaus gehende Speicherung nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DSGVO eingewilligt haben.
Rechte der betroffenen Person:
Bei entsprechendem Identitätsnachweis können Interessenten bzw. Bieter bei der eingangs genannten Stelle jederzeit:
1) Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen für welchen Zweck und für welche voraussichtliche Dauer verarbeiten;
2) Berichtigung verlangen, sofern Ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten;
3) Löschung der zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen, sofern sie für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, oder zur Verteidigung von Rechten der Stadt Münster nicht mehr notwendig sind. Das Recht zur Löschung besteht nicht, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen tritt an die Stelle der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO;
4) Einschränkung der Datenverarbeitung nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO verlangen;
5) Verlangen, personenbezogenen Daten, die uns bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln;
6) Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO einlegen.
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde:
Wer der Ansicht ist, dass seine personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig verarbeitet werden, kann sich mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
Die Kontaktdaten der für die Stadt Münster zuständigen Aufsichtsbehörde lauten:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf (Hausanschrift: Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf), Tel. 021138424-0, Fax 021138424-10, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Bekanntmachungs-ID: CXTDYYDYRBK

Beschreibung der Beschaffung

Ziel der AWM ist, ihre Corporate Identity unter der „Dachmarke" der Stadt Münster zu stärken und entsprechend ihrer Vision 2030 weiter zu entwickeln. Dazu beabsichtigen die AWM eine Rahmenvereinbarung für die im Bereich Unternehmenskommunikation anfallenden Kreativleistungen abzuschließen. Abgedeckt werden soll über die Rahmenvereinbarung folgender Bedarf von Kreativleistungen zur Stärkung und Weiterentwicklung der Corporate Identity entsprechend der Vision 2030 der AWM einschließlich Kreation, allgemeiner Gestaltungsfragen und Layoutarbeiten, der Entwicklung und Umsetzung crossmedialer Kampagnen (CSR-Kampagne, Recruiting-Kampagne, Bürgerbeteiligungskampagne), der Image- und Nachhaltigkeitskommunikation und der Bedarf in den Bereichen der werblichen und redaktionellen Texterstellung. Abgedeckt werden soll außerdem der Bedarf an Kreativleistungen im Bereich Entwicklung und Umsetzung von Konzepten und Maßnahmen für die Online- und Live-Kommunikation, für interne und externe Veranstaltungen und Aktionen, außerdem der Bedarf an Kreativleistungen für den Aufbau und die Digitalisierung unterschiedlicher Kommunikationskanäle.
Auf Grundlage des Rahmenvertrages werden Einzelaufträge vergeben. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Abruf eines bestimmten Leistungsvolumens.
Der zu vergebene Rahmenvertrag wird folgende Schwerpunkte haben:
— Corporate Identity,
— Contenproduktion Text/Grafik,
— Contenproduktion Bild/Video,
— Onlinekommunikation,
— Livekommunikation.
Alle Leistungen sind auf Grundlage des Corporate Designs des Auftraggebers — unter Berücksichtigung des CD der Dachmarke der Stadt Münster — zu erbringen.