Beschreibung der Beschaffung
Der Projektträger (PT) unterstützt und berät das BMG bei der Vorbereitung und Umsetzung von Forschungsvorhaben im Rahmen der Ressortforschung des BMG.
Der Leistungsbeschreibung liegt die als Vertragsmuster beigefügte Rahmenvereinbarung zur Übernahme und Durchführung von PT-Aufgaben zugrunde.
Allgemeine Rahmenbedingungen:
— Der PT übernimmt zusammen mit den Fachreferaten des BMG die Betreuung der Projekte. In den Jahren 2017-2019 war der PT in die Begleitung von insgesamt 175 Vorhaben und in die Bewilligung von insgesamt 200 neuen Vorhaben eingebunden. In der Regel hat ein Forschungsvorhaben eine Laufzeit von ca. 3 Jahren. Im Durchschnitt werden ca. 35 Vorhabenbeschreibungen pro Bekanntmachung eingereicht, in Einzelfällen über 100 Vorhabenbeschreibungen (themenabhängig).
— Zur Qualitätssicherung und für ein professionelles Projektmanagement bei Forschungsvorhaben werden einschlägige Erfahrungen der Bietenden und seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Projekt- und Programmförderung auf dem Gebiet der deutschen Gesundheitsforschung erwartet. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben zudem einschlägige Erfahrungen im Zuwendungs- und Vergaberecht des Bundes. Darüber hinaus stellt der PT die Kontinuität der Ablaufprozesse sicher und gewährleistet eine gleichbleibend hohe Qualität.
— Die Amts- und Arbeitssprache ist Deutsch. Im Bedarfsfall und bei EU-weiten Prozessen sind Unterlagen auch in englischer Sprache zu verfassen und Veranstaltungen in Englisch durchzuführen und zu besuchen.
— Die übergeordnete Koordination und Auftragsabwicklung erfolgt mit BMG-Referat „Ressortforschung, Forschungskoordinierung und wissenschaftspolitische Analysen“. Hierzu finden regelmäßige Jour fixe statt, die ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit zwischen PT und BMG sind (s. III.P.6 der Leistungsbeschreibung).
— Der PT hat eine/einen weisungs- und entscheidungsbefugte/n Mitarbeiterin oder Mitarbeiter in leitender Position zu benennen, die bzw. der intern den Gesamtauftrag koordiniert und vorrangige Ansprechperson für das BMG ist. Für jede Fördermaßnahme ist ebenfalls eine Ansprechperson zuzuteilen, die für den internen Abstimmungsprozess sowie für die termingerechte Bearbeitung aller mit der jeweiligen Fördermaßnahme in Zusammenhang stehenden Fragen verantwortlich ist. Eine adäquate Vertretung ist sicherzustellen. Der PT sichert etablierte, PT-interne Kommunikations- und Dokumentationsabläufe zu, die einen vernetzten Informationsaustausch innerhalb des PT jederzeit sicherstellen.
— Die administrative Abwicklung der Projektförderung wie z. B. die Erstellung von Zuwendungs- und Änderungsbescheiden, zahlenmäßige Prüfung von Verwendungsnachweisen sowie Begleichung von Rechnungen und Mittelanforderungen erfolgt durch das Bundesverwaltungsamt (BVA) und ist kein Bestandteil des Rahmenvertrages. Gleichwohl wird die enge Zusammenarbeit mit dem BVA vorausgesetzt, da dieses Zusammenwirken für ein gelungenes und effizientes Projektmanagement unabdingbar ist.
— Auf Grundlage des Behindertengleichstellungsgesetzes (BGG) sind alle Behörden und Verwaltungen zur Umsetzung der Barrierefreiheit verpflichtet. Daher müssen die vom PT erstellten Dokumente, die der Veröffentlichung dienen, barrierefrei zur Verfügung gestellt werden. Der PT kontrolliert auch die Einhaltung der Umsetzung – entsprechend der Nebenbestimmung – bei den Zuwendungsempfängern/Auftragnehmenden.
— Die aus dem Handeln des PT resultierenden Entscheidungen sind grundsätzlich dem BMG vorbehalten. Eine Beleihung des PT ist nicht vorgesehen.
— Auf Verlangen des BMG ist der PT verpflichtet, alle Informationen, Akten und Dateien projektbezogen und chronologisch geordnet jederzeit (ggf. auch an durch das BMG befugte Dritte, wie z. B. den Bundesrechnungshof (BRH) oder das BVA zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus wird die Bereitschaft, die Aufgaben gestaffelt und mit allen notwendigen Informationen an einen nachfolgenden PT zu übergeben, vorausgesetzt, sodass dieser die Arbeit nahtlos und unproblematisch aufnehmen kann.
— Erforderlich sind bei erfolgreichem Vertragsabschluss flächenmäßig angemessene und repräsentative Veranstaltungsräume, die u. a. auch für Sitzungen mit Externen und für Videokonferenzen geeignet sind. Die Unterbringung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des PT in räumlicher Nähe zueinander ist wegen der engen Verzahnung der Aufgaben erwünscht. Für die in der Regel in Deutschland ansässigen Antragstellenden sollte der Standort verkehrstechnisch gut angebunden sein. Wünschenswert sind Büros des PT sowohl in Bonn als auch in Berlin.
— Ausreichende Sicherheitsvorkehrungen, die dem Vertraulichkeitsgrad der Aufgabe einschließlich der geltenden Datenschutzbestimmungen gerecht wird (z. B. kein freier Zugang zu den Räumen und dem Bürobereich des PT, geschlossene Registratur, angemessene IT-Sicherheitsmaßnahmen), werden vorausgesetzt.
Die Leistungsbeschreibung unterscheidet zwischen Pauschalleistungen und Einheitsleistungen.
PT-Aufgaben, die unter III.P der Leistungsbeschreibung als Pauschalleistungen gekennzeichnet sind, sind fortlaufend zu erbringen und dienen der allgemeinen fachlichen Unterstützung. Sie werden mit einem Pauschalpreis vergütet.
Einheitsleistungen sind Leistungen zur Übernahme und Durchführung einzelner PT-Aufgaben. Die als solche unter III.E der Leistungsbeschreibung aufgeführten Einheitsleistungen sind jeweils separat zu kalkulieren (siehe Preisblatt). Dabei stellen die in der Leistungsbeschreibung dargestellten Mengenangaben einen geschätzten Richtwert dar.
Vgl. im Übrigen die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung und dort insbesondere unter Ziff. III.P und III.E zu den Pauschalleistungen und den Einheitsleistungen.