Rahmenvertrag Anpassung/Customizing SolMan

Kurze Beschreibung

Rahmenvertrag über Einführung, Wartungs- und Weiterentwicklungstätigkeiten im SAP – Solution Manager-Umfeld (siehe Leistungsbeschreibung bzw. Vertragsentwurf).
Vertragslaufzeit: 48 Monate grds. ab 1.4.2020.

Beschreibung der Beschaffung

Ausgangslage
Die NBank hat sich im Jahr 2017 im Rahmen eines Projektes zum Thema IT-Governance entschieden, für eine effektive und effiziente Bereitstellung von IT-Services nach den Best Practices von ITIL zu arbeiten. Zur technischen Unterstützung der implementierten Geschäftsprozesse, Funktionen und Rollen wurde der SAP Solution Manager 7.2 eingeführt.
Im Rahmen des Projektes wurde jedoch, um eine kurzfristige Lösung zu schaffen, eine technische Umsetzung zur Geschäftsprozessunterstützung mit dem bereits vorhandenen Ticketsystem OTRS ermöglicht. Die vorliegende Ausschreibung sieht vor, einen Dienstleistungsrahmenvertrag mit einem Dienstleister zu vereinbaren, der sukzessive die Einführung, Wartung und Weiterentwicklung des SAP Solution Manager 7.2. in den kommenden Jahren durch fachliches und technisches Know-how beratend sowie umsetzend unterstützt und angemessene Lösungen für die NBank entwickelt. Das eingesetzte Ticketsystem OTRS soll zukünftig vollumfänglich abgelöst werden.
Die NBank strebt eine langfristige, partnerschaftliche und erfolgreiche Zusammenarbeit für die nächsten Jahre mit dem neuen Dienstleister an.
Zielsetzung
Die Einführung und Weiterentwicklung des SAP Solution Manager 7.2 wird im Rahmen eines Projektes mit Hilfe von externer Unterstützung umgesetzt werden. Zusätzlich ist eine externe personelle Unterstützung der internen Systembetreuer im Bereich Wartung und Support erforderlich. Der Dienstleister muss ebenfalls die Linienfunktion des internen SAP-Entwicklers unterstützen und Sonderaufgaben im IT-Umfeld übernehmen.
Das Projektteam, welches aus internen Mitarbeitern und den in der vorliegenden Ausschreibung avisierten Dienstleister besteht, wird gemeinsam auf die Erfüllung der im Nachfolgenden aufgeführten Leitziele bei dem Vorhaben in den kommenden 4 Jahren (2020 bis 2024) hinwirken.
Leitziele im gesamten Vorhaben
1) Die Geschäftsprozesse NBank werden durch SAP Solution Manager 7.2 angemessen unterstützt, indem der SAP Solution Manager 7.2 entsprechend den institutsspezifischen Erfordernissen angepasst ist;
2) Mit dem SAP Solution Manager 7.2 ist eine vollumfängliche technische Unterstützung des IT Services Management inkl. Service Catalogue Management, Anforderungsmanagement, Change-Management, Incident Management, Problem Management und Request Fulfillment, ausgerichtet an ITIL, implementiert;
3) Der SAP Solution Manager 7.2 wird so angepasst, dass Berechtigungen den Rollen und Funktionen, die sich aus den Geschäftsprozessen ableiten, folge leisten;
4) Alle Anpassungen an dem SAP Solution Manager 7.2. werden für unbeteiligte sachkundige Dritte vollständig, nachvollziehbar und lückenlos dokumentiert;
5) Interne Systembetreuer, Entwickler, Tester und Anforderer erlernen den Umgang mit dem SAP Solution Manager 7.2., indem sie entsprechend ihren Erfordernissen geschult werden. Durch individuelle Einführungen werden die Mitarbeiter befähigt, die neue Software zur Durchführung ihrer Prozesse zu nutzen;
6) Die Systemlandschaft rund um den SAP Solution Manager 7.2 ist eingerichtet und Schnittstellen sind trennscharf definiert;
7) Die Einhaltung der Reaktionszeiten im Fehlerfall und die angemessene Bearbeitung dieser entspricht den NBank-spezifischen Vorgaben. Die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes wird gewährleistet sowie finanzielle Verluste durch Ausfallzeiten werden vermieden;
8) Das Vorhaben und die Umsetzung leistet der IT-Strategie der NBank Folge und berücksichtigt die aufsichtsrechtlichen Anforderungen an die IT (BAIT), Stand 14.9.2018;
9) Das Vorhaben und die Umsetzung sind darauf ausgerichtet, Prozesse effizienter zu gestalten und manuelle Tätigkeiten durch entsprechende Automatisierung abzulösen.
Bezüglich der Details zur Leistung wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag verlängert sich nach Ablauf der Vertragslaufzeit um ein weiteres Jahr, wenn er nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Ablauf der Vertragslaufzeit gekündigt wird.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Auftrag wird an ein fachkundiges und leistungsfähiges (geeignetes) Unternehmen vergeben, das nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden ist (vgl. § 122 Abs. 1 GWB). Die Kriterien der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und das Fehlen von Ausschlussgründen sind wie folgt zu belegen:
— Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen,
— Nachweis über das Vorliegen einer Vermögensschadenshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme in Höhe von 1 000 000 EUR – Kopie ausreichend,
— Sofern der Einsatz von Dritten/Subunternehmern/Nachunternehmern/konzernverbundenen Unternehmen vorgesehen ist, sind alle Nachweise/Erklärungen auch von jedem dieser Partner im Bereich des vorgesehenen Einsatzes vorzulegen. Es ist ein Verzeichnis über diese eingesetzten Partner mit Angabe der Namen vorzulegen.
Als vorläufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen akzeptiert die NBank die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung gem. § 50 VgV.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Mit dem Angebot sollen mind. 3 – max. 5 Referenzaufträge des Bieters genannt werden, die inhaltlich und im Umfang mit den beschriebenen Leistungen vergleichbar sind und innerhalb der letzten 3 Jahre erbracht wurden. Dabei ist der jeweilige Auftraggeber namentlich unter Nennung eines Ansprechpartners, dessen Rufnummer sowie Auftragswert und Leistungszeitraum zu nennen. Es sind maximal 5, aber mindestens 3 Referenzaufträge zu nennen. Davon soll sich eine Referenz auf das Förderbankenumfeld beziehen.
Die Dienstleister muss Erfahrungen sowohl im klassischen als auch im agilen Projektumfeld nachweisen. Dienstleister kann eine Ausbildung zum Scrum Master nach. Der jeweilige Dienstleister kann bei der Projektsteuerung unterstützen. Hierzu kann er Know-how im Projektmanagement vorweisen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

— Angaben (Name, Rechtsform, Anschrift, Ansprechpartner, Leistungsspektrum, Schwerpunkte der Geschäftstätigkeit, Standorte, Struktur, Personalkapazität) zum Unternehmen des Bieters,
— Sofern das Angebot durch eine Bietergemeinschaft abgegeben wird, eine Erklärung, welche Leistungen vom welchem Bietergemeinschaftsmitglied übernommen werden (formlos), Name und Anschrift des bevollmächtigten Vertreters der Bietergemeinschaft, sowie eine Erklärung, dass die Mitglieder der Bietergemeinschaft für Verbindlichkeiten, die den Mitgliedern der Bietergemeinschaft aus dem Vergabeverfahren gegenüber den NBank entstehen, gesamtschuldnerisch haften (§ 421 BGB) – formlos,
— Nennung eines Ansprechpartners und seines Stellvertreters, der den Auftrag für die NBank federführend bearbeitet, sowie Zusage, dass Ansprechpartner und Stellvertreter während der üblichen Geschäftszeiten (montags bis freitags von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr) jederzeit telefonisch zu erreichen sind und Reaktionszeiten von max. 4 Stunden an Werktagen eingehalten werden. Der Ansprechpartner muss umfassende Erfahrungen mit der Betreuung von anspruchsvollen Projekten und deren fachlichen Inhalten vorweisen können. Der Ansprechpartner sollte Generalist mit themenspezifischem Background und umfassender Managementkompetenz sein. Entsprechende Nach-weise sind beizufügen,
— Eigenerklärung zur Zahlung von Mindestlöhnen: das beigefügte Formular „Erklärung zu § 4 Abs. 1 NTVergG“ ist auszufüllen und unterschrieben mit dem Angebot abzugeben (s. Formular Anlage 09 der Vergabeunterlagen). Ausländische Bieter haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes vorzulegen. Bei fremdsprachigen Bescheinigungen ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen,
— im Angebot ist der kalkulierte Stundensatz (Netto-Wert) als Mischkalkulation anzugeben. Das heißt, für die Wertung sind nicht unterschiedliche Stundensätze für unterschiedliche Qualifikationsstufen der Mitarbeiter anzugeben, sondern ein einheitlicher Satz. In den Stundensatz sind sämtliche weitere Kosten im Rahmen der Ausführung des Auftrags (z. B. Reisekosten, Nebenkosten, Auslagen) einzukalkulieren. Zuschläge für Arbeiten an Samstagen, Sonn- und Feiertagen, sowie zur Nachtzeit sind separat anzugeben. Die Preise für die Zuschläge werden nicht gewertet. Als Wertungspreis wird der Stundensatz (Mischkalkulation) zu Grunde gelegt. Für die Angabe des Gesamtpreises sind der Stundensatz sowie die geschätzte Anzahl der benötigten Gesamtstunden bei 180 PT laut Leistungsbeschreibung, zugrunde zu legen,
— Vorlage eines Konzepts (Darstellung des eigenen Vorgehens bei der Durchführung der in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Tätigkeiten). Der Umfang des Konzepts darf 20 Word-Seiten bzw. 40 Power-Point-Seiten nicht überschreiten. Bitte berücksichtigen Sie bei der Erstellung des Konzeptes folgende Fragestellungen:
— Welches Projektvorgehen würden Sie wählen?
— Wie viele und welche personellen Ressourcen mit welchen Qualifikationen sind zur Umsetzung des Vorhabens erforderlich?
— Welche besonderen Anforderungen haben Sie für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Ihnen, dem internen Projektteam und den Stakeholdern?
— Wie könnte ein potenzielles Vorgehensmodell zur Einführung des SAP Solution Managers 7.2. aussehen?
— Wie erfolgt die Steuerung Ihrer Mitarbeiter, die für das Vorhaben in der NBank vorgesehen sind?
— Welche Faktoren beeinflussen wesentlich den Erfolg des Projektes?
— Nennung der für den Auftrag einzusetzenden Mitarbeiter (ggf. des einzusetzenden Unterauftragnehmers bzw. der Mitarbeiter eines etwaigen Unterauftragnehmers) unter Darstellung der Qualifikation und Erfahrung sowie Angabe wichtiger, zu berücksichtigender Skills (Nachweis anhand von Aufträgen/Projekten, die mit den in der Leistungsbeschreibung/Vertragsentwurf genannten Tätigkeiten vergleichbar sind). Unterlagen über die geforderten Qualifikationen der angebotenen Mitarbeiter sowie jährliche Nachweise über durchgeführte Weiterbildungen sind beizufügen

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung der Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
Der Antrag ist unzulässig, soweit:
— der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht ab-helfen zu wollen, vergangen sind.
Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2. § 134 Abs. 1 S. 2 GWB bleibt unberührt.