Rahmenvertrag Beratung Prozess- & Organisationsoptimierung

Kurze Beschreibung

Die Corona-Krise hat seit Mitte März 2020 zu dramatischen Verkehrsrückgängen und damit zu unvermittelt einbrechenden Umsätzen bei der DFS geführt. In den kommenden Monaten müssen daher gezielt prozessuale und organisatorische Optimierungen identifiziert und analysiert werden. Entsprechend sollen Rahmenvereinbarungen mit Beratungshäusern zu den Themengebieten Programm- & Projektmanagement, Prozessmanagement und Organisationsentwicklung abgeschlossen werden.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss von Rahmenvereinbarungen für die Beschaffung von Unterstützungs-/Beratungsleistungen bei Fragestellungen der Unternehmensentwicklung / Restrukturierung, z.B. in Form von Projektleitung, Projektbegleitung, Empfehlungen/Expertenmeinungen, Stellungnahmen, Präsentationen, Konzepterstellung oder Vorbereitung und Durchführung von Workshops sowie Erarbeitung von Maßnahmen.
Die Unterstützungs- / Beratungsleistungen beinhalten vor allem die Steuerung und Koordination der Aktivitäten zur Vorbereitung der Durchführung personalreduzierender Maßnahmen innerhalb der DFS, insbesondere Begleitung eines strukturierten Prozesses auf Basis von Bottom-Up Ideenworkshops zur Prozessoptimierung von ca. 15 Prozessen in den Management- und Supportbereichen, der Technik und auch im Betrieb (außerhalb der operativen Dienste).
Am Ende stehen validierte Zielgrößen und deren Abweichungen zum IST für Personalaufwand und Kosten pro Prozess fest.
Die definierten Prozesse sollen entweder mit intensiver oder nur selektiver Unterstützung analysiert werden. Der Umfang der Leistung pro Prozess wird seitens der DFS festgelegt und abgerufen. Der Auftraggeber kann einzelne Prozesse auch ohne Beraterbegleitung bearbeiten.
Zusätzlich ist vorgesehen, eine externe Programmleitung auszuwählen, die die einzelnen Projektleiter und das Programm in Kooperation mit einem DFS Steering Board steuert und alle Beratungsleistungen zusammenführt und synchronisiert (gegebenenfalls unterschiedliche Beratungshäuser).
Hauptzeitraum der benötigten Beratungs-/Unterstützungsleistungen ist März – Juni 2021.
Das umfasst insbesondere:
— die Steuerung des Gesamtprogramms unter Einbeziehung bereits angelaufener Prozessoptimierungen im GF-Bereich F (Betrieb) (außer Flugverkehrskontrolle) und T (Technik),
— die Vorbereitung und Durchführung eines strukturierten Prozesses zur Definition von Einsparpotenzialen mit den Bereichsleitungen (Gespräche, Workshops), unter Teilnahme interner Stakeholder und Projektmitarbeiter, die als Projektbüro für die Programmleitung agieren,
— die Fokussierung auf die nicht operativen Bereiche bei F und T sowie die Bereiche V (Vorsitzender der Geschäftsführung) und P (Personal) bezogen auf die gesamte DFS GmbH ohne Betrachtung der DFS Töchter/Beteiligungen, aber mit Niederlassungen (ohne Besuche vor Ort),
— die prozessuale und kommunikative Verknüpfung einzelner Teilprojekte,
— die Koordination mit dem P-Bereich zur entsprechenden Kommunikation an die und ggf. notwendiger Einbindung von Arbeitnehmervertretungen und / oder Gewerkschaften in den laufenden Prozess,
— die Koordination wichtiger Stakeholder während des Projektes (Steuerkreis).
Das umfasst nicht:
— Die Begleitung der dafür notwendigen Verhandlungen mit den Gewerkschaften und Arbeitnehmervertretungen,
— Die Begleitung der anschließend notwendigen Umsetzung von Effizienzsteigerungsmaßnahmen DFS intern.
Ergebnisse:
— Einzelne Projektleiter: Vorbereitung und Durchführung des Bottom-Up Prozesses zur Definition von Einsparpotenzialen mit Dokumentation möglicher Prozessoptimierungen und möglicher veränderter Gestaltung der betroffenen Bereiche inkl. notwendiger Stellen/Skills,
— Programmleitung: Abschlusspräsentation mit der systematischen Darstellung möglicher Prozessoptimierungen, Einsparpotenzialen und sich daraus ergebender realistischer Reduzierungszahlen in Gesamtzusammenfassung der Einzelprojekte,
— Projektleiter und Programmleitung: Übergabe via Projektbüro an zuständige Bereiche zur notwendigen Vorbereitung (Betriebsrat- und Gewerkschaftseinbindung) und Umsetzung DFS intern.
Beraterzusammensetzung und Qualifikation:
Senior Berater/Junior Berater für Einzelprojekte, ein Senior Berater als Programmleiter.
Erforderliche Qualifikationen/Erfahrungen:
— Erfahrung mit Restrukturierungen, idealerweise im Bereich Verkehr und Transport (im Detail s. unten zu Organisationsentwicklung),
— Idealerweise Erfahrung in der Luftfahrtindustrie oder Flugsicherung oder/und in bundeseigenen Unternehmen,
— Erfahrung in der Analyse von Prozessen und der Erkennung von Optimierungspotenzialen (im Detail s. unten zum Prozessmanagement),
— Erfahrungen im Bereich Projektmanagement (im Detail s. unten zum Programm- und Projektmanagement),
— Hohe Sozialkompetenz, welche Kommunikationsstärke, Empathie, ein sicheres Auftreten und Durchsetzungsvermögen beinhaltet,
— Frühzeitiges Erkennen störender Einflussgrößen im Projektverlauf und zielorientierte Kommunikation,
— Überwachung der vorgegebenen Terminschiene und Einleitung eventuell notwendiger Maßnahmen zur Termineinhaltung.
Generelle Übersicht potenzieller Themenbereiche des benötigten Leistungsumfangs:
Programm- und Projektmanagement:
— Steuerung von Programmen / Projekten hinsichtlich Zeit, Budget und Qualität mit geeigneten Programm-/Projektmanagement-Methoden,
— Konzeptionelle Aufbereitung von Termin- und Ressourcenplänen,
— Konzeptionelle und operative Aufbereitung eines Programm-/Projektfortschritts-Monitorings,
— Projektbegleitendes Sparring der internen Projekt- und Maßnahmenleitung,
— Durchführung Risikomanagement (Identifikation, Bewertung und Tracking).
Prozessmanagement:
— Bottom-up Valdierung von identifizierten Optimierungspotentialen,
— Konzeption und Durchführung von Prozess- und Wertstromanalysen (Ablauf von Aufgaben),
— Durchführung von Prozesskostenanalysen,
— Identifikation und Bewertung von Komplexitätstreibern,
— Methodische Unterstützung bei der Konzeptionierung und Umsetzung von Optimierungspotenzialen entlang einer End-to-End-Sicht (Fokus: Management- und Supportprozesse),
— Entwicklung von Soll-Prozessen inkl. Prozessdokumentation,
— Durchführung von Kosten-Nutzen-Analysen.
Organisationsentwicklung:
— Konzeption und Durchführung von Restrukturierungsprojekten/-maßnahmen (Zuschnitt von Aufgaben),
— Erarbeitung Activity Split, Rollen und Verantwortlichkeiten und Operationalisierung Schnittstellen,
— Optimierung Corporate Governance (Berichtslinien, Gremienstruktur etc.),
— Bewertung von In- vs. Outsourcing Alternativen,
— Festlegung Soll-FTE-Kapazitäten inkl. Benchmarking,
— Situative Begleitung von Change Management Aktivitäten.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber erfolgt anhand der Befähigung zur Berufsausübung der Bewerber sowie der nachgewiesenen wirtschaftlichen/finanziellen und technischen /berufliche Leistungsfähigkeit.
In die Bewertung der vorgelegten Teilnahmeanträge fließen die Ergebnisse der Bewertung der wirtschaftlichen /finanziellen Leistungsfähigkeit zu 30 % und die Ergebnisse der Bewertung der technischen/beruflichen Leistungsfähigkeit zu 70 % ein.
Bewertungskriterien und Gewichtung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (kaufmännische Bewertung) (Gesamtgewichtung 30 %):
1. Unternehmensdarstellung des Bewerbers bezüglich der ausgeschriebenen Leistungsart: Vorstellung des Unternehmens. Hier können folgende Informationen einfließen: Historische Entwicklung, Organisation, Eigentums- und Beteiligungsstrukturen. Darstellung der Kernkompetenzen/des Schwerpunktes der Geschäftstätigkeit, sowie die Bedeutung des entsprechenden Geschäftsfeldes bezüglich der ausgeschriebenen Leistungsart (geht zu 20 % in die kaufmännische Bewertung mit ein).
2. Bonitätsrating des Bewerbers durch die Fa. Creditreform (wird durch die DFS eingeholt). Die qualitative Bewertung des Ratings erfolgt linear innerhalb eines Bonitätsindex zwischen 100 und 299 Punkten (geht zu 70 % in die kaufmännische Bewertung mit ein).
3. Umsatzentwicklung des Bewerbers der letzten 3 Geschäftsjahre bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart (geht zu 10 % in die kaufmännische Bewertung mit ein).
Bewertungskriterien und Gewichtung der Fachkunde und technischen Leistungsfähigkeit (fachliche Bewertung) (Gesamtgewichtung 70 %):
1. Darstellung realisierter Aufträge des Bewerbers in vergleichbarer Größenordnung und vergleichbarer Leistungsart (in Form von Referenzen mit detaillierter Projektbeschreibung) insbesondere in den Branchen „öffentlicher Sektor, Luftfahrt & Aviation Umfeld", sowie den Themenfeldern „Programm- & Projektmanagement, Prozessmanagement, Organisationsentwicklung, Kostensenkung" mit Angabe des Realisierungszeitraumes und Nennung von Auftraggebern sowie Auftragswerten und Aussage zum prozentualen Anteil an Leistungen durchgeführt durch eigene Mitarbeiter und prozentualer Anteil an Leistungen durchgeführt durch Subunternehmen, die in den vergangenen 3 Jahren abgewickelt wurden. Bewertet wird die Vergleichbarkeit und Übereinstimmung der eingereichten Referenzen in Bezug auf die ausgeschriebene Leistungsart und Größenordnung (geht zu 100 % in die fachliche Bewertung ein).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

III.1.1.1. Vorlage eines Handelsregisterauszuges, der bei Ablauf der Bewerbungsfrist nicht älter als 6 Monate ist. Sofern der Bewerber nicht im Handelsregister eingetragen ist: Aussage des Bewerbers in welchen sonstigen Berufsverbänden/Registern/Innungen/Kammern/etc. Eintragungen bestehen. Wenn möglich, Nachweis über die jeweiligen Eintragungen (ebenfalls nicht älter als 6 Monate). Sollte keine Eintragung bestehen: Der Bewerber hat im Teilnahmeantrag eine Begründung vorzulegen, warum keine Eintragung benötigt wird bzw. besteht.
III.1.1.2. Vorlage einer Eigenerklärung des Bewerbers, dass die in § 123 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) genannten Ausschlussgründe nicht zutreffen und dass die Voraussetzungen gemäß § 124 GWB nicht vorliegen.
III.1.1.3. Vorlage der Nachweise einer bestehenden Haftpflichtversicherung (z. B. Unternehmenshaftpflichtversicherung, Produkthaftpflichtversicherung) unter Angabe der Deckungssummen.
III.1.1.4. Vorlage einer Eigenerklärung des Bewerbers, ob er beabsichtigt Unteraufträge zu erteilen. Wenn ja: Aussage, für welche Leistungen Unteraufträge eingesetzt werden sollen. Wenn nein: Aussage, dass er nicht beabsichtigt Unteraufträge zu erteilen oder dies zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht absehbar ist.
III.1.1.5. Vorlage einer schriftlichen Erklärung des Bewerbers, ob Unbedenklichkeitsbescheinigungen in Form von Zuverlässigkeitsüberprüfungen gemäß § 7 Luftsicherheitsgesetz für Mitarbeiter vorliegen bzw. Vorlage einer schriftlichen Erklärung des Bewerbers zur Bereitschaft zu deren Durchführung.
Hinweis: Der Auftrag kann nur von Personal durchgeführt werden, für welches eine Zuverlässigkeitsüberprüfung gemäß §7 Luftsicherheitsgesetz (LuftSiG) vorliegt.
Allgemeiner Hinweis:
Beachten Sie hierzu auch die Ausführungen in Ziffer VI.3.1 (Zusätzliche Angaben).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

III.1.2.1. Unternehmensdarstellung:
Vorlage einer Unternehmensdarstellung des Bewerbers bezüglich der ausgeschriebenen Leistungsart: Vorstellung des Unternehmens. Hier können folgende Aspekte einfließen: Historische Entwicklung, Organisation, Eigentums- und Beteiligungsstrukturen, etc. Darstellung der Kernkompetenzen/des Schwerpunktes der Geschäftstätigkeit, sowie die Bedeutung des entsprechenden Geschäftsfeldes bezüglich der ausgeschriebenen Leistungsart.
III.1.2.2. Bonitätsbewertung:
Ein Bonitätsrating des Bewerbers der Fa. Creditreform wird durch die Vergabestelle eingeholt. Ist der Bewerber nicht bei der Fa. Creditreform gelistet, so ist er verpflichtet, ein Bonitätsrating einer vergleichbaren Wirtschaftsauskunft einzureichen (die Überprüfung, ob ein Bewerber gelistet ist, hat durch den Bewerber selbst zu erfolgen).
Geforderte Mindeststandards: Die Bonitätsbewertung durch die Firma Creditreform muss mindestens einen Bonitätsindex von 299 Punkten aufweisen.
III.1.2.3. Umsatzentwicklung:
Vorlage einer Eigenerklärung des Bewerbers zu den Umsätzen der vergangenen 3 Geschäftsjahre bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart.
Geforderte Mindeststandards: Umsatz in der ausgeschriebenen Leistungsart von durchschnittlich 1 000 000 EUR/Jahr bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.
Achtung: Sollten der unter III.1.2.2. geforderte Mindeststandards nicht erfüllt sein, so besteht die Vermutung, dass der Bewerber für eine Auftragsdurchführung als finanziell nicht leistungsfähig anzusehen ist. In diesem Fall wird der Bewerber seitens der Vergabestelle zur Vorlage einer Erklärung aufgefordert, um diese Vermutung zu widerlegen. Sollten die vom Bewerber zur Aufklärung eingereichten Erklärungen, Unterlagen und Belege nicht ausreichend sein, so wird der Bewerber von der weiteren Teilnahme am Wettbewerb ausgeschlossen.
Allgemeiner Hinweis:
1. Die aufgestellte Forderung bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre stellt keine Mindestanforderung im Hinblick auf die Dauer der Geschäftstätigkeit dar. Unternehmen, die kürzer als 3 Jahre existieren, machen diese Angaben bitte nur bezogen auf die Dauer ihrer Geschäftstätigkeit.
2. Beachten Sie hierzu auch die Ausführungen in Ziffer VI.3.1 (Zusätzliche Angaben)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

III.1.3.1 Darstellung realisierter Aufträge des Bewerbers in vergleichbarer Größenordnung und vergleichbarer Leistungsart (in Form von Referenzen mit detaillierter Projektbeschreibung) insbesondere in den Branchen „öffentlicher Sektor, Luftfahrt & Aviation Umfeld", sowie den Themenfeldern „Programm- & Projektmanagement, Prozessmanagement, Organisationsentwicklung, Kostensenkung" mit Angabe des Realisierungszeitraumes und Nennung von Auftraggebern sowie Auftragswerten und Aussage zum prozentualen Anteil an Leistungen durchgeführt durch eigene Mitarbeiter und prozentualer Anteil an Leistungen durchgeführt durch Subunternehmen, die in den vergangenen 3 Jahren abgewickelt wurden. Bewertet wird die Vergleichbarkeit und Übereinstimmung der eingereichten Referenzen in Bezug auf die ausgeschriebene Leistungsart und Größenordnung.
Allgemeiner Hinweis:
1. Die aufgestellte Forderung bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre stellt keine Mindestanforderung im Hinblick auf die Dauer der Geschäftstätigkeit dar. Unternehmen, die kürzer als 3 Jahre existieren, machen diese Angaben bitte nur bezogen auf die Dauer ihrer Geschäftstätigkeit.
2. Beachten Sie hierzu auch die Ausführungen in Ziffer VI.3.1 (Zusätzliche Angaben).

1. Eignungsleihe (§ 47 VgV): Plant ein Bewerber die Eignungsleihe, so sind die gemäß Ziffern III.1.1), III.1.2) und III.1.3) geforderten Angaben/Informationen/Unterlagen auch von den „anderen“ Unternehmen im Sinne des § 47 Abs. I VgV einzureichen. Zusätzlich ist eine unterzeichnete Verpflichtungserklärung der anderen Unternehmen einzureichen, die eine verbindliche Aussage über die Bereitstellung der erforderlichen Mittel/Ressourcen zur Erfüllung im Auftragsfall beinhaltet.
2. Bewerbergemeinschaften: Bewerbergemeinschaften müssen mit Ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung der gesamtschuldnerischen Haftung abgeben.
3. Die Korrespondenz im Rahmen des Vergabeverfahrens erfolgt ausschließlich in deutscher Sprache und ausschließlich über das System subreport Elvis.
4. Ebenfalls sind die Teilnahmeanträge und späteren Angebote ausschließlich nur elektronisch via: https://www.subreport.de/ einzureichen.
Die Abgabe der Teilnahmeanträge und der späteren Angebote erfolgt ausschließlich über die Funktion „Teilnahmeanträge“/„Angebote“ “abgeben“. Die Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten über die Funktion „Kommunikation“ oder anderes führt zum direkten Ausschluss vom Wettbewerb.
5. Bei technischen Störungen oder Fragen zur Handhabung des Systems wenden Sie sich bitte direkt an subreport unter +49 221 985 78-0 bzw. info@subreport.de.
6. Für die Erstellung der Teilnahmeanträge und der späteren Angebote erhält der Bewerber / Bieter keine Kostenerstattung.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.