Rahmenvertrag Bewerbermanagementsystem

Kurze Beschreibung

Rahmenvertrag über eine Fachanwendung zur Durchführung des Bewerbermanagements des Freistaates Sachsen.
Der Auftraggeber Freistaat Sachsen, vertreten durch die Sächsische Staatskanzlei, beabsichtigt einen Vertrag über die Implementierung, Nutzung und Pflege eines standardisierten, webbasierten Bewerbermanagementsystems als SaaS-Lösung zu vergeben.

Beschreibung der Beschaffung

Im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens zur Einführung eines standardisierten webbasierten Bewerbermanagementsystems als SaaS-Lösung zur Unterstützung der Stellenbesetzungsprozesse der Dienststellen des Freistaates Sachsen werden folgende Leistungen für die Pilotierungs- und Rolloutphase vergeben:
a) Unterstützung des Projektmanagements des Auftraggebers (u. a. Durchführen von Workshops, Erstellen der Projektdokumentation, Datenschutzfolgeabschätzung),
b) Konfiguration der Software (Customizing) nach Berücksichtigung von Optimierungspotenzialen an die fachlichen und technischen Anforderungen,
c) Durchführung von Schulungen der Anwender sowie Administratoren,
d) Überlassung des Bewerbermanagementsystems (Lizenz/-en, Kapazitäten des Rechen-zentrums/der IT-Plattform) zur Miete,
e) Softwarepflege (Durchführung von Supportleistungen) nach vorgegebenen Serviceleveln,
f) Migration der Daten zum Vertragsende (Migration in ein anderes Verfahren und/oder zu einem anderen Betreibermodell).
Nach Vertragsende ist im Ergebnis eines zu gegebener Zeit durchzuführenden, weiteren Vergabeverfahrens vorgesehen, ein Bewerbermanagementsystem als SaaS- alternativ On Premise-Lösung zu nutzen. Dabei kommt auch der Kauf einer Landeslizenz in Betracht.

Beschreibung der Verlängerungen

Verlängerungsoption – siehe Kapitel 4.6 der Vergabeunterlagen:
Der Auftraggeber hat die Option, den Vertrag um maximal ein weiteres Jahr zu den zum Zeitpunkt der Inanspruchnahme der Option bestehenden Konditionen zu verlängern. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Ausübung der Option. Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer bis spätestens 3 Monate vor Vertragsende schriftlich über die Inanspruchnahme der Option.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Von den Bewerbern, die für die Leistungserbringung geeignet sind, werden maximal 3 Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.
Erweisen sich mehr als 3 Bewerber als geeignet, wird durch Addition der von den Bewerbern bei den Eignungskriterien erreichten Bewertungspunktzahlen eine Rangliste aufgestellt. Die 3 Bewerber mit den höchsten Gesamtpunktzahlen erhalten eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes. Bei gleicher Gesamtpunktzahl entscheidet die höhere Punktzahl des Kriteriums 18. Bei gleicher Punktzahl des Kriteriums 18 entscheidet das Los.
Kriterium 18 lautet:
Angabe der Anzahl der für die Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeiter, insbesondere für folgende Profile:
a) gesamtverantwortlicher Projektleiter (Mindestanzahl: 1),
b) Organisations- und Systemberater (Mindestanzahl: 2),
c) Entwickler (Mindestanzahl: 1),
d) Systemimplementierer bzw. -administratoren (Mindestanzahl: 6),
e) Schulungsreferent (Mindestanzahl: 1).
Vom Bewerber wird ferner zu allen benannten Mitarbeitern der jeweiligen Profile die Beschreibung ihrer Qualifikationen und Kompetenzen erwartet., inkl.:
— 3 Referenzprojekten und
— Umfang der Projekterfahrungen, der durch Personentage zu quantifizieren ist.
Im Falle der Einbindung von Unterauftragnehmern oder der Bildung einer Bewerbergemeinschaft werden die Zahlen von allen beteiligten Unternehmen addiert.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung hat der Bewerber, jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder – sofern zutreffend – das/die
Andere(n) Unternehmen, ggf. unter Verwendung des Standardformulars der EEE (Teil IV, Abschnitt A), folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben und folgende Unterlagen vorzulegen:
— Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bewerber niedergelassen ist (vgl. EEE Teil IV, Abschnitt A).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bewerber, jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder – sofern zutreffend – das/die andere(n) Unternehmen, ggf. unter Verwendung des Standardformulars der EEE (Teil IV, Abschnitt B), folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben und folgende Unterlagen vorzulegen:
5. Bitte stellen Sie Ihr Unternehmen / Ihre Bewerbergemeinschaft / Ihre Unterauftragnehmer unter Angabe folgender Punkte kurz dar:
— Unternehmensgeschichte;
— Unternehmensorganisation (Aufbau und Struktur: Hauptsitz, Niederlassungen, Kooperationen);
— aktuelle Geschäftstätigkeit (Leistungsportfolio und Kerngeschäft);
— aktuelle Marktpositionierung.
Es sind auch Angaben dazu zu machen, ob und auf welche Weise der Bewerber wirtschaftlich mit anderen Unternehmen verknüpft ist. Die Beteiligungsverhältnisse sind als Schaubild darzustellen. Darzustellen sind auch die Beteiligungsverhältnisse und Verbindungen bei Bewerbergemeinschaften bzw. zu Unterauftragnehmern sowie die Leistungsinhalte der Unterauftragnehmer.
6. Erklärung über den Nettogesamtumsatz Ihres Unternehmens / Ihrer Bewerbergemeinschaft / Ihres Unterauftragnehmers bezogen auf die 3 Geschäftsjahre 2017, 2018 und 2019.
Im Falle der Einbindung von Unterauftragnehmern oder der Bildung einer Bewerbergemeinschaft werden die Zahlen von allen beteiligten Unternehmen addiert.
7. Erklärung über den Nettogesamtumsatz im Geschäftsfeld Bewerbermanagementsoftware-Systeme bezogen auf die 3 Geschäftsjahre 2017, 2018 und 2019. Von einem geeigneten Unternehmen wird im Geschäftsfeld Bewerbermanagementsoftware-Systeme ein Nettogesamtumsatz von mindestens 1 500 000 € im Durchschnitt dieser 3 Geschäftsjahre erwartet.
Bei Bewerbergemeinschaft genügt es, wenn ihre Mitglieder insgesamt den geforderten Mindestumsatz erreichen. Entsprechendes gilt bei der Einschaltung von anderen Unternehmen, auf deren Eignung sich der Bewerber oder die Bewerbergemeinschaft beruft.
8. Betriebshaftpflicht
Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung über mind. 1 000 000 EUR je Schadensfall und Versicherungsjahr oder Erklärung, dass diese bis Vertragsschluss beigebracht wird. Neben Sach- und Personenschäden müssen auch Vermögensschäden mit umfasst sein. Bitte beachten Sie, dass die Angaben der EEE hier nicht ausreichend sind.
9. Bereitschaftserklärung über Stellung einer Sicherheit für die Vertragserfüllung und Mängelbeseitigung in Höhe von 5 % des Auftragswertes.
Vor Zuschlag ist ggf. auf Anforderung des Auftraggebers die Bereitschaftserklärung eines Kreditinstituts oder Kreditversicherers (nach § 18 VOL/B) beizubringen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bewerber, jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder – sofern zutreffend – das/die andere(n) Unternehmen, ggf. unter Verwendung des Standardformulars der EEE (Teil IV, Abschnitt C), folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben und folgende Unterlagen vorzulegen:
10. Geben Sie 3 mit dem Vergabegegenstand vergleichbare Projekte im Geschäftsfeld Bewerbermanagementsoftware-Systeme an, die in den Geschäftsjahren 2017, 2018 und 2019 begonnen wurden. Projekte sind vergleichbar, wenn diese die Einführung einer den vollständigen Stellenbesetzungsprozess abbildenden Bewerbermanagementsoftware vorwiegend in öffentlichen Verwaltungen mit mehr als 5 000 Mitarbeitern, möglich jedoch auch in Unternehmen und Einrichtungen mit mehr als 5 000 Mitarbeitern betreffen.
Bitte beschreiben Sie die genannten Referenzprojekte mit folgenden Inhalten:
— Bezeichnung des Referenzprojektes,
— Beschreibung des Referenzprojektes,
— Inhalt und Art Ihrer Leistungen; insbesondere Gesamtzahl der durchschnittlich zeitgleich bearbeiteten Bewerbungsverfahren (Vakanzen) sowie die Gestaltung der Implementierung beim Kunden,
— Eingesetzte Methoden und Technologien, insbesondere die angewandten Funktionalitäten der Bewerbermanagementsoftware,
— Angabe, ob die Referenz in ihren Umfang der landesweiten Einführung eines Bewerbermanagementsoftware-Systems mit ca. 3 500 Stellenausschreibungen pro Jahr entspricht sowie ob und wie mit der Software Bewerberdaten und -verfahren aufgrund geteilter, eigenständiger Zuständigkeiten im Personalbereich (Behörden) getrennt als auch behördenübergreifend bearbeitet werden können,
— Angabe zum Zeitraum vom Vertragsschluss bis zur Realisierung der Leistung (möglich auch mit Teileinführungen einzelner Behörden – sog. Wellen),
— Durchschnittliche Anzahl der in das Projekt eingebundenen Mitarbeiter,
— Umfang Ihrer Leistungen in Euro (brutto) und Personentagen,
— Auftraggeber, kompetenter Ansprechpartner dieses Auftraggebers (Name, E-Mail-Adresse und Telefon),
— Für die Vorstellung der Referenzprojekte kann Anlage 1 (als Vorlage) verwendet werden.
11. Betreibermodell
Eigenerklärung: Der Auftragnehmer sichert die Bereitstellung einer Bewerbermanagement-Lösung für das Betriebsmodell SaaS in einer Public Cloud zu.
12. Mandantenfähigkeit des Bewerbermanagementsoftware-Systems
Der Auftragnehmer sichert durch ein geeignetes Rechte- und Rollenkonzept zu, dass eine logische Trennung der Daten- und Verfahrensbearbeitung zwischen den Behörden gewährleistet wird und die unterschiedlichen Behörden auf einer Instanz (System) betrieben werden können.
13. Informationssicherheit
Der Auftragnehmer sichert zu, dass eine abgeschlossene Zertifizierung nach DIN ISO/IEC 27001 für die angebotenen IT-Dienstleistungen der Bewerbermanagementsoftware als SaaS-System sowie für die damit unmittelbar zusammenhängenden Dienste oder eine vergleichbare Zertifizierung vorliegt.
Das Zertifikat ist beim Einreichen des Teilnahmeantrages als Fotokopie vorzulegen.
14. Gewährleistung der Geltung der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO)
Eigenerklärung: Der Auftragnehmer sichert zu,
— dass der Betrieb seines Rechenzentrums, die Datenverarbeitung und -haltung, die Datensicherung sowie die Weiterentwicklung des Bewerbermanagementsystems innerhalb des Gebietes der Europäischen Union erfolgt
— und die im Bewerbermanagementsystem verarbeiteten Daten keinen Regelungen und Entscheidungen von Nicht-EU-Staaten unterfallen und dadurch gegen die DSGVO verstoßen wird.
15. Datenschutz
Beschreiben Sie bitte kurz, welche Maßnahmen Sie als Auftragsverarbeiter treffen werden, um dem Auftraggeber als Verantwortlichen hinreichend Garantie dafür zu bieten, die Anforderungen:
— der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO),
— des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG),
— des § 11 Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz (SächsDSDG) und
— des § 111 Sächsisches Beamtengesetz (SächsBG)
In ihrer jeweiligen Fassung zu erfüllen. Falls Sie dafür ein Konzept/Handbuch erstellt haben, reichen Sie es bitte bei dem Teilnahmeantrag mit ein. Teilen Sie uns bitte auch mit, ob bzw. wie oft Sie bereits eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erstellt haben.
16. Erklärung durchschnittliche Gesamtmitarbeiterzahl in den 3 Geschäftsjahren 2017, 2018 und 2019. Im Falle der Einbindung von Unterauftragnehmern oder der Bildung einer Bewerbergemeinschaft werden die Zahlen von allen beteiligten Unternehmen addiert.
17. Erklärung durchschnittliche Mitarbeiterzahl im Geschäftsfeld Bewerbermanagementsoftware-Systeme in den 3 Geschäftsjahren 2017, 2018 und 2019. Im Falle der Einbindung von Unterauftragnehmern oder der Bildung einer Bewerbergemeinschaft werden die Zahlen von allen beteiligten Unternehmen für die Wertung addiert. Gewertet wird der Mittelwert der Jahre 2017, 2018 und 2019.
18. Angabe der Anzahl der für die Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeiter, insbesondere für folgende Profile:
a) gesamtverantwortlicher Projektleiter (Mindestanzahl: 1)
b) Organisations- und Systemberater (Mindestanzahl: 2)
c) Entwickler (Mindestanzahl: 1)
d) Systemimplementierer bzw. -administratoren (Mindestanzahl: 6)
e) Schulungsreferent (Mindestanzahl: 1)
Vom Bewerber wird ferner zu allen benannten Mitarbeitern der jeweiligen Profile die Beschreibung ihrer Qualifikationen und Kompetenzen erwartet., inkl.:
— möglichst bis zu 5 Referenzprojekten und
— Umfang der Projekterfahrungen, der durch Personentage zu quantifizieren ist.
Im Falle der Einbindung von Unterauftragnehmern oder der Bildung einer Bewerbergemeinschaft werden die Zahlen von allen beteiligten Unternehmen addiert.
19. Angabe, welche Teile des Auftrags als Unteraufträge vergeben werden sollen.
Angabe, an wen die entsprechenden Teile des Auftrags als Unterauftrag vergeben werden sollen.
20. Bitte beschreiben Sie Ihre Vorgehensmethodik zur schnellen Einführung der Software in der öffentlichen Verwaltung. Geben Sie insbesondere an, ob Sie:
— das agile Einführungsmodell nach Scrum,
— Workbooks (Acceleratoren) oder
— sonstige Beschleuniger
Zur Einführung des Bewerbermanagementsoftwaresystems nutzen, um das Customizing der behördeninternen und behördenübergreifenden Prozesse schnell und strukturiert durchzuführen, und welche Tools zur Beschleunigung der Einführung eingesetzt werden.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Bedingt durch nicht vorhersehbare Projektrisiken und eine sich anschließende Migrationsphase zum Ende der Vertragslaufzeit ist eine optionale Verlängerung der "regulären Leistungserbringung" um 12 Monate gerechtfertigt.

Weitere Angaben/ Erklärungen für die Eignungsprüfung:
21. Bestätigen Sie, dass Ihre für die Durchführung der Arbeiten vorgesehenen Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Beauftragung eine Vertraulichkeitsverpflichtung (entsprechend Anlage 6) abgeben werden. Im Falle der Einbindung von Subunternehmen oder der Bildung einer Bewerbergemeinschaft ist die Bestätigung von allen beteiligten Unternehmen einzureichen.
22. Bestätigen Sie, dass Ihre für die Durchführung der Arbeiten vorgesehenen Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Beauftragung eine Verpflichtungserklärung zur Wahrung der Vertraulichkeit bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch nichtöffentliche Stellen (entsprechend Anlage 7) abgeben werden. Im Falle der Einbindung von Subunternehmen oder der Bildung einer Bewerbergemeinschaft ist die Bestätigung von allen beteiligten Unternehmen einzureichen.
23. Bestätigen Sie, dass Sie sicherstellen, dass alle Ihre Mitarbeiter, die für die Durchführung von Arbeiten mit direktem Kontakt zum Auftraggeber, den von ihm beauftragten Dritten oder seinen Kunden vorgesehen sind, die deutsche Sprache entsprechend Level C1 der Sprachniveaustufen nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen beherrschen.
Der Teilnahmeantrag ist nach folgender Gliederung zusammenzustellen:
—— Formloses Anschreiben des Bewerbers mit Datum, Namen des Unternehmens und die Kontaktdaten des Ansprechpartner (Telefon-, Faxnummer und E-Mail-Adresse);
—— Ausgefüllte Anlage 2 (Vertraulichkeitsvereinbarung, vgl. Kapitel 3.12);
—— Ausgefüllte Anlage 3 (nur bei Teilnahme in Form einer Bewerbergemeinschaft; vgl. Kapitel 3.14);
—— Ausgefüllte Anlage 4 (Verpflichtungserklärung im Sinne von § 47 Abs. 1 Satz 1 VgV: nur sofern sich ein Bewerber oder Mitglied einer Bewerbergemeinschaft auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle oder technische und berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen beruft; vgl. Kapitel 3.15);
—— Eigenerklärungen hinsichtlich der Eignungsanforderungen entsprechend Kapitel 6. Dafür kann die Einheitliche Europäische Eigenerklärung ("EEE", vgl. Anlage 5b) genutzt werden, diese wird als Online-Formular unter https://uea.publicprocurement.be/ zur Verfügung gestellt. Die dafür entsprechend vorbereitete XML-Datei erhalten Sie als Anlage 5a.
Hinweise: Die geforderten Eigenerklärungen zur Eignung reichen über den beigefügten Standardkatalog der EEE hinaus. Für in der EEE nicht eintragbare Angaben ist ein gesondertes Dokument zu erstellen und dem Angebot beizufügen. Beantworten Sie unbedingt alle aufgeführten Kriterien.
Bei Bewerbergemeinschaften sind die Eigenerklärungen hinsichtlich der Eignung bzw. das Standardformular der EEE für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft einzureichen. Siehe im Einzelnen Kapitel 3.14.
Bei der Berufung auf die Eignung anderer Unternehmen (Eignungsleihe im Sinne von § 47 VgV 2016) sowie dem Einschalten sonstiger Unterauftragnehmer (ohne Eignungsleihe) sind hinsichtlich dieser Unternehmen/Unterauftragnehmer ebenfalls (ggf. jeweils gesondert) Eigenerklärungen hinsichtlich der Eignungsanforderungen bzw. EEEs beizufügen. Siehe zu den im Fall der Eignungsleihe bzw. bei sonstigen Unterauftragnehmern zu machenden Angaben im Einzelnen Kapitel 3.15.
Mit der Umstellung zur elektronischen Angebotsabgabe seit 18.10.2018 ist der vollständige Teilnahmeantrag und auch das vollständige Angebot (einschließlich aller Anlagen) in elektronischer Form unter Verwendung der Bietersoftware (AI
Bietercockpit 8) an die Plattform www.evergabe.sachsen.de zu senden.
Bitte beachten Sie die neue veränderte Internetadresse:
www.evergabe.sachsen.de
Auf der Vergabeplattform des Freistaates Sachsen wird Ihnen die Bietersoftware (AI Bietercockpit 8), die zwingend zur elektronischen Abgabe von Teilnahmeanträgen /Angeboten zu verwenden ist, kostenfrei bereitgestellt. Des weiteren erhalten
Sie auf dieser Internetseite weitere Informationen zu den Teilnahmebedingungen für Bieter.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 Abs. 3 GWB
Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
§ 135 Abs. 2 GWB
Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.