Rahmenvertrag Eventagentur

Wärme Hamburg GmbH

Gesucht wird eine Eventagentur zur Unterstützung der Kommunikationsarbeit der Wärme Hamburg. Es geht dabei sowohl um die Konzeption, Planung und Umsetzung von externen und internen Veranstaltungen sowie die Aktivierung von Sponsorings.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-06-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-05-15.

Wer?

• Wärme Hamburg GmbH

Wie?

• Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Event-Organisation

Wo?

• Hamburg › Hamburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-05-15	Auftragsbekanntmachung
2020-09-21	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-05-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Event-Organisation
Referenznummer: WK14844808
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Event-Organisation 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hamburg 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Versorgungsunternehmen
Name des öffentlichen Auftraggebers: Wärme Hamburg GmbH
Postanschrift: Andreas-Meyer-Straße 8
Postleitzahl: 22113 Hamburg
Postort: Hamburg
Kontakt
Internetadresse: https://waerme.hamburg/ 🌏
E-Mail: bieterfragen@waerme.hamburg 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YLYDFJP/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YLYDFJP 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-05-15 📅
Einreichungsfrist: 2020-06-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-05-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 097-232141
ABl. S-Ausgabe: 97
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YLYDFJP

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Folgende Leistungen sind von der Agentur zu erbringen (gemäß Ausschreibung):

— Beratung des Auftraggebers im Hinblick auf eine optimale Eventplanung und zielgruppengerechte Ansprache sowie Übereinstimmung mit der Marken- und Kommunikationsstrategie;

— Konzeption, Planung, Koordinierung, Umsetzung und Nachbereitung von Veranstaltungen (dazu zählen u. a. Mitarbeiterveranstaltungen, Kundenveranstaltungen, Parteitage, Kongresse, Ausstellungen, Messeauftritte, etc.);

— Interaktive Meetings und Event-Design für Multimedia-Produktionen bzw. audiovisuelle Produktionen;

— Einladungsmanagement für Veranstaltungen;

— Transport, Aufbau und Abbau von Event-Equipment;

— Pflege und Wartung des vorhandenen Equipments;

— Beschaffung von neuem Equipment;

— Dokumentation von Veranstaltungen (fotografisch, wesentliche Daten/Informationen zusätzlich schriftlich);

— Druck- und Produktions-Handling: Erstellung und Produktion von Event-Drucksachen sowie veranstaltungsbezogenen Werbemitteln;

— Ausschreibung von Leistungen, die die Agentur nicht selbst erbringt;

— Steuerung von Drittdienstleistern (die ggf. vom Auftraggeber vorgegeben werden);

— Gestellung eines zentralen Ansprechpartners innerhalb der Agentur als Schnittstelle zum Auftraggeber;

— Lager und ggf. Lagerbuchungs-Tool: Lagerung und Verwaltung von vorhandenem Event-Equipment und Werbemitteln (s. auch separater Punkt 2.1);

— Monatlicher Überblick über alle aktuell geplanten Veranstaltungen (Datum, Ort, Ansprechpartner);

— Enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit anderen Wärme Hamburg-Agenturen;

— Einhaltung und Umsetzung des Corporate Designs;

— Eigenständiges Handling von Abgaben (z. B. Künstlersozialkasse und GEMA):

Gesetzlich vorgeschriebene Abgaben an die Künstlersozialversicherung für künstlerische Fremdleistungen, GEMA- und sonstige zu entrichtende Gebühren sowie Zollkosten werden von der Agentur bereits im Kostenvoranschlag der Einzelverträge berücksichtigt und bei Rechnungslegung dem Auftraggeber in Rechnung gestellt und von diesem ersetzt, auch dann, wenn sie erst nachträglich erhoben werden. Derartige Auslagen werden von der Agentur ohne Aufschlag weiterberechnet.

2.1. Einlagerung von Event-Equipment (erläuternde Informationen):

— Recherche nach einem passenden Lager, das über die Wärme Hamburg angemietet werden kann;

— Benötigte Fläche: Hamburg: ca. 100 m

— Kosten (falls von extern angemietet werden muss): nicht mehr als 1.000,- Euro/Monat Miete;

— Das Lager ist 24 Stunden täglich zugänglich;

— Frostsicher und ggf. beheizbar;

— Beleuchtet;

— Zufahrtmöglichkeit mit LKW bis mind. 7,5 t;

— Möglichst geringe Entfernung zum Kraftwerksstandort Tiefstack;

— Die Agentur ist für die Pflege und Wartung der vorhandenen Event-Materialien verantwortlich;

— Die Agentur hat die Materialien bei Rücknahme auf Schäden zu prüfen, die Materialien ggf. zu reinigen, zu reparieren und/oder neue zu beschaffen. Die damit ggf. entstehenden Mehrkosten sind dem Auftraggeber anzuzeigen und geltend zu machen (entweder auf Rechnung des stattgefundenen Events oder zu Lasten der Drittdienstleister), um einen ordnungsgemäßen Zustand der Event-Materialien zu gewährleisten;

— Für notwendige Reparaturen erstellt der Auftragnehmer Kostenvoranschläge, die durch den Auftraggeber im Vorfeld zu genehmigen sind;

— Die für Neubeschaffungen durch den Auftragnehmer einzuholenden Angebote müssen dem Auftraggeber vorgelegt werden. Die anschließende Beauftragung bedarf der Zustimmung durch den Auftraggeber;

— Der Auftragnehmer erstellt und pflegt ggf. ein Lagerbuchungs-Tool für das Lager. Dem Auftraggeber wird die Möglichkeit gegeben, das Lagerbuchungs-Tool einzusehen (ohne Änderungsberechtigung);

— Inventur der Lager: Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber vierteljährlich einen Gesamtüberblick (Foto, Anzahl, Zustand) über das Lager-Equipment (inkl. Werbemitteln) des Lagers zur Verfügung.

Wir bitte um die Angabe, ob bereits ein eigenes Lager seitens der Agentur existiert oder Lagerflächen angemietet werden müssen. Weiterhin bitten wir um Angabe des Mietpreises pro m

Dauer: 36 Monate
Beschreibung der Optionen:

Nach 3 Jahren, Option der zweimaligen Verlängerung der Laufzeit um jeweils ein weiteres Jahr.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0025
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YLYDFJP/documents 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Gasnetz Hamburg GmbH
Postanschrift: Ausschläger Elbdeich 127
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20539
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: bieterfragen@waerme.hamburg 📧
Internetadresse: https://www.gasnetz-hamburg.de/de.html 🌏
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Postanschrift: Große Bleichen 27
Postleitzahl: 20354
E-Mail: vergabekammer@fb.hamburg.de 📧
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2020/S 097-232141 (2020-05-15)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-09-21)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-09-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-09-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 187-452453
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 097-232141
ABl. S-Ausgabe: 187
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YLYDJ27

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung: Siehe Leistungsbeschreibung.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Wärme Hamburg GmbH

Andreas-Meyer-Straße 8

22113 Hamburg

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-09-21 📅

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Postanschrift: Große Bleichen 27
Postleitzahl: 20354
E-Mail: vergabekammer@fb.hamburg.de 📧
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Gasnetz Hamburg GmbH – Fachbereich Recht
E-Mail: bieterfragen@waerme.hamburg 📧
Quelle: OJS 2020/S 187-452453 (2020-09-21)

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