Rahmenvertrag Veranstaltungen

Kurze Beschreibung

Die Veranstaltungen des nordrhein-westfälischen Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie (im Folgenden MWIDE bzw. Auftraggeber) sind ein wichtiges Instrument für den Dialog zwischen Wirtschaft, Unternehmen, Verbänden, Politik und Medien. Aufgrund des Zuschnitts des Ministeriums sind die Formate und Themen der Veranstaltungen ausgesprochen vielfältig und erreichen entsprechend unterschiedliche Zielgruppen.
Seit Mitte 2017 gibt es eine Rahmenvereinbarung mit einer Agentur für die Organisation des Großteils der Veranstaltungen des MWIDE. Einzelbeauftragungen aus diesem Vertrag sind bis zum 31.8.2020 möglich. Die Durchführung dieser Einzelbeauftragungen muss bis spätestens zum 30.4.2021 abgeschlossen sein.
Im Jahr 2019 wurden vom jetzigen Dienstleister 16 Veranstaltungen des MWIDE organisiert und durchgeführt.
Die Organisation von Veranstaltungen des MWIDE im Wege einer zentralen Veranstaltungsorganisation hat sich bewährt. Synergieeffekte optimieren die internen, organisatorischen Abläufe in der Vorbereitung sowie vor Ort. Zudem finden gestalterische Standards, die sich aus der Verwendung des NRW-Designs ergeben, durchgängig Anwendung.
Ausgeschrieben wird eine neue Rahmenvereinbarung über die komplette Organisation (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung) von Veranstaltungen, die ab dem 01. September 2020 einzelbeauftragt werden sollen und die einem der nachstehend aufgeführten Typen entsprechen. Wesentliche Unterschiede bestehen dabei hinsichtlich des Veranstaltungsformats, der Zielgruppen und der Teilnehmerzahlen. Es handelt sich um hochwertige, moderne, jeweils durch unterschiedliche kreative und digitale Elemente gekennzeichnete Veranstaltungen, die insgesamt den Weg des Wirtschafts- und Digitalministeriums nach vorne aufzeigen.
Veranstaltungen, die einer umfassenden fachlichen inhaltlichen Vorbereitung durch die Agentur sowie der Einholung erheblichen externen Sachverstands bedürfen, werden von der Rahmenvereinbarung nicht erfasst.
Der Auftraggeber wird die Organisation einzelner Veranstaltungen durch Abruf aus der Rahmenvereinbarung mit einem Einzelauftrag — schriftlich oder per E-Mail — beauftragen. Die planvolle Vorbereitung der Veranstaltungen sowie die Gewährleistung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs in organisatorischer und technischer Hinsicht werden als selbstverständlich vorausgesetzt.
Der Auftragnehmer kann im Einzelfall mit Zusatzaufgaben und speziellen Anforderungen, die zur Umsetzung der einzelnen Veranstaltung erforderlich werden, betraut werden. Die Abrechnung erfolgt auf Basis von Einzelnachweisen.

Beschreibung der Beschaffung

Folgende Veranstaltungstypen sind zu unterscheiden:
1. Jahreswirtschaftsempfang
Zielgruppe: Hochrangige Vertreter/-innen aus Wirtschaft, Wissenschaft, Verbänden, Institutionen, Unternehmen, Politik, ausländischer Vertretungen
Anzahl: 1 / Jahr
Dauer: Festliche Abendveranstaltung, ca. 4 Stunden
Anzahl der Teilnehmenden: bis 600
Beteiligung Ministerium: Minister
Ablauf: Festlicher Abendempfang: Key Notes, Moderation, Podiumsdiskussion, Kulturprogramm, Get-together
Begleitende Präsentation: Innovativ, modern und themenbezogen, z. B. ausgewählter Start-Ups, Gründerstipendiaten
Digitale Dialogformate: ja
Einladungsform: Geschlossener Teilnehmerkreis; hochwertige, persönliche Einladung in digitaler Form; save the date
Bühnen-, Technikausstattung: Qualitativ extrem hochwertig (z. B. 12 m LED Leinwand mit mehreren Projektionsmöglichkeiten) mit Schwerpunkt auf brillianter Licht- und Tontechnik
Art der Bewirtung: Charakter: festlich, Ausschank von Alkohol
Einlass: Empfang mit einem Hungerbrecher
Get-together: Innovatives Konzept mit regionaler Ausrichtung, Flying Buffet mit Ausgabestationen im Veranstaltungsraum
2. Preisträgerveranstaltung (Podiumsdiskussion und Preisverleihung) z. B. Gründerpreis, Innovationspreisverleihung
Zielgruppe: Wirtschaft und Wissenschaft, Unternehmen, Gründer/-innen, Nominierte, Preisträger
Voraussichtliche Anzahl: 3 / Jahr
Dauer: Festliche Abendveranstaltung
Anzahl der Teilnehmenden: 180 — 300
Beteiligung Ministerium: Minister, Staatssekretär
Ablauf: Minister-, Staatssekretärsgrußwort, Moderation, Laudatoren, glamouröse und sehr wertige Preisverleihung, Get-together, Kulturprogramm
Begleitende Präsentation: Innovativ, modern, Exponate der Nominierten
Digitale Dialogformate: nein
Einladungsform: Fachverteiler, digitale Einladung, save the date, reminder
Drucksachen: Aufwendig, kreativ gestalteter Flyer mit den Präsentationen der Preisträger
Art der Bewirtung: Charakter: festlich, Ausschank von Alkohol, innovative, kreative Ausrichtung des regionalen Angebotes
Einlass: Stehempfang
Get-together: Flying Buffet
3. Kongress, z.B. Ständehausgespräch
Zielgruppe: Unternehmen, Verbände, Kommunen, Verwaltungen, Hochschulen, Unternehmen, ausgewählte Studierende, interessierte Öffentlichkeit
Voraussichtliche Anzahl: 2 / Jahr
Dauer: Halbtages-/Abendveranstaltung, 2 — 4 Stunden
Anzahl der Teilnehmenden: 200 bis 400
Beteiligung Ministerium: Minister, Staatssekretär
Ablauf: Hochwertige Veranstaltung
Ministergrußwort, Moderation, Key Note, Podiumsdiskussion, Panel, Networking, inhaltliche Ausrichtung ist themenbezogen
Digitale Dialogformate: ja
Einladungsform: Fachverteiler, digitale Einladung, save the date, reminder
Art der Bewirtung: Charakter: wertig
Einlass: Begrüßungskaffee
Pausenverpflegung
Get-together: Stehempfang, Flying Buffet
4. Fachveranstaltung, z. B Familienunternehmen, Ruhrkonferenz
Zielgruppe: Wirtschaft, Verbände, Unternehmen, Start-ups, Wissenschaft
Voraussichtliche Anzahl: 4 / Jahr
Dauer: Hochwertige Halbtages-/Abendveranstaltung
Anzahl der Teilnehmenden: 100 bis 200
Beteiligung Ministerium: Minister, Fachreferat
Ablauf: Ministergrußwort, Moderation, Einsatz z. B. eines Dialogformates, Diskussionsforum, Networking beim Get-together
Digitale Dialogformate: ja
Einladungsform: Fachverteiler, digitale Einladung, save the date, reminder
Art der Bewirtung: Einlass: Stehempfang
Tagungs- und Pausenverpflegung
Get-together: Flying Buffet
5. Ein- oder mehrtägiger Kongress mit Ausstellung, z. B. Digitalkonferenz, Deutsch-arabisches Wirtschaftsforum
Zielgruppe: Wirtschaft, Wissenschaft, Politik, Verbände, Unternehmen, Kommunen
Voraussichtliche Anzahl: 2 / Jahr
Dauer: 1-2 tägige Veranstaltung
Anzahl der Teilnehmenden: 500
Beteiligung Ministerium: Minister
Ablauf: Hochwertige Veranstaltungen
Ministergrußwort, Moderation, Key Note, Podiumsdiskussion, Networking, Abendveranstaltung (inkl. Verleihung eines Preises), Fachexkursionen
Begleitprogramm: Fachexkursionen, Hotelkontingentmanagement
Ausstellung: Markt der Möglichkeiten
Digitale Dialogformate: ja
Einladungsform: Fachverteiler, digitale Einladung, save the date, reminder
Art der Bewirtung: Einlass: Begrüßungskaffee
Tagungs- und Pausenverpflegung
Mittagsimbiss
Get-together: gesetztes Essen/ Buffet
6. Workshop-Veranstaltung, z. B. Digital-Workshops, Stahlgipfel
Zielgruppe: Wirtschaft, Unternehmen, Verbände, Kommunen, Verwaltungen, Wissenschaft
Voraussichtliche Anzahl: 4 / Jahr
Dauer: Halbtagsveranstaltung
Anzahl der Teilnehmenden: 60 bis 120
Beteiligung Ministerium: (Ggf. mit Minister, Staatssekretär) Fachreferat
Ablauf: (Ministergrußwort), Moderation, Key Note, Workshops, Networking. Modern und kreativ geprägt.
Digitale Dialogformate: Ja
Einladungsform: Fachverteiler, digitale Einladung, save the date, reminder
Art der Bewirtung: Charakter: einfache Bewirtung mit regionaler, saisonaler Ausrichtung
Einlass: Stehempfang
Tagungs- und Pausenverpflegung
Get-together: Flying Buffet
7. Digitale und virtuelle Formate/ Live Video Konferenzen, z. B. Digitale Modellregionen — Zukunftsformat
Zielgruppe Wirtschaft, Unternehmen, Verbände, Kommunen, Verwaltungen
Voraussichtliche Anzahl: geschätzt 4 pro Jahr
Dauer: 2 — 3 Stunden
Anzahl der digital und virtuell Teilnehmenden: Offen
Ort: Hochwertige Studioatmosphäre, verschiedene Kameraecken, kreative Situationsmodelle
Format: Web cast, Videostream mit Zusatzfunktionen wie z. B. einem Teilnehmerchat oder Umfragen
Aktive Akteure,
Referentenbeteiligung:
— Broadcasting: die Referenten werden aus einer Studiosituation eingebunden,
— Einbindung der Referenten per Webcam.
Digitales und virtuelles Format: mit aktiver Dialogfunktion Chat- und Umfragemöglichkeiten
Einladungsform: digitale Einladung, save the date, reminder