Rahmenvertrag Veranstaltungen

Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen

Die Veranstaltungen des nordrhein-westfälischen Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie (im Folgenden MWIDE bzw. Auftraggeber) sind ein wichtiges Instrument für den Dialog zwischen Wirtschaft, Unternehmen, Verbänden, Politik und Medien. Aufgrund des Zuschnitts des Ministeriums sind die Formate und Themen der Veranstaltungen ausgesprochen vielfältig und erreichen entsprechend unterschiedliche Zielgruppen.
Seit Mitte 2017 gibt es eine Rahmenvereinbarung mit einer Agentur für die Organisation des Großteils der Veranstaltungen des MWIDE. Einzelbeauftragungen aus diesem Vertrag sind bis zum 31.8.2020 möglich. Die Durchführung dieser Einzelbeauftragungen muss bis spätestens zum 30.4.2021 abgeschlossen sein.
Im Jahr 2019 wurden vom jetzigen Dienstleister 16 Veranstaltungen des MWIDE organisiert und durchgeführt.
Die Organisation von Veranstaltungen des MWIDE im Wege einer zentralen Veranstaltungsorganisation hat sich bewährt. Synergieeffekte optimieren die internen, organisatorischen Abläufe in der Vorbereitung sowie vor Ort. Zudem finden gestalterische Standards, die sich aus der Verwendung des NRW-Designs ergeben, durchgängig Anwendung.
Ausgeschrieben wird eine neue Rahmenvereinbarung über die komplette Organisation (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung) von Veranstaltungen, die ab dem 1. September 2020 einzelbeauftragt werden sollen und die einem der nachstehend aufgeführten Typen entsprechen. Wesentliche Unterschiede bestehen dabei hinsichtlich des Veranstaltungsformats, der Zielgruppen und der Teilnehmerzahlen. Es handelt sich um hochwertige, moderne, jeweils durch unterschiedliche kreative und digitale Elemente gekennzeichnete Veranstaltungen, die insgesamt den Weg des Wirtschafts- und Digitalministeriums nach vorne aufzeigen.
Veranstaltungen, die einer umfassenden fachlichen inhaltlichen Vorbereitung durch die Agentur sowie der Einholung erheblichen externen Sachverstands bedürfen, werden von der Rahmenvereinbarung nicht erfasst.
Der Auftraggeber wird die Organisation einzelner Veranstaltungen durch Abruf aus der Rahmenvereinbarung mit einem Einzelauftrag — schriftlich oder per E-Mail — beauftragen. Die planvolle Vorbereitung der Veranstaltungen sowie die Gewährleistung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs in organisatorischer und technischer Hinsicht werden als selbstverständlich vorausgesetzt.
Der Auftragnehmer kann im Einzelfall mit Zusatzaufgaben und speziellen Anforderungen, die zur Umsetzung der einzelnen Veranstaltung erforderlich werden, betraut werden. Die Abrechnung erfolgt auf Basis von Einzelnachweisen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-05-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-04-09.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Mohr Events GmbH

Wer?

• Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen

Wie?

Wo?

• Deutschland › Nordrhein-Westfalen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-04-09	Auftragsbekanntmachung
2020-07-20	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-04-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
Referenznummer: 2020-020
Kurze Beschreibung:

Die Veranstaltungen des nordrhein-westfälischen Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie (im Folgenden MWIDE bzw. Auftraggeber) sind ein wichtiges Instrument für den Dialog zwischen Wirtschaft, Unternehmen, Verbänden, Politik und Medien. Aufgrund des Zuschnitts des Ministeriums sind die Formate und Themen der Veranstaltungen ausgesprochen vielfältig und erreichen entsprechend unterschiedliche Zielgruppen. Seit Mitte 2017 gibt es eine Rahmenvereinbarung mit einer Agentur für die Organisation des Großteils der Veranstaltungen des MWIDE. Einzelbeauftragungen aus diesem Vertrag sind bis zum 31.8.2020 möglich. Die Durchführung dieser Einzelbeauftragungen muss bis spätestens zum 30.4.2021 abgeschlossen sein. Im Jahr 2019 wurden vom jetzigen Dienstleister 16 Veranstaltungen des MWIDE organisiert und durchgeführt. Die Organisation von Veranstaltungen des MWIDE im Wege einer zentralen Veranstaltungsorganisation hat sich bewährt. Synergieeffekte optimieren die internen, organisatorischen Abläufe in der Vorbereitung sowie vor Ort. Zudem finden gestalterische Standards, die sich aus der Verwendung des NRW-Designs ergeben, durchgängig Anwendung. Ausgeschrieben wird eine neue Rahmenvereinbarung über die komplette Organisation (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung) von Veranstaltungen, die ab dem 1. September 2020 einzelbeauftragt werden sollen und die einem der nachstehend aufgeführten Typen entsprechen. Wesentliche Unterschiede bestehen dabei hinsichtlich des Veranstaltungsformats, der Zielgruppen und der Teilnehmerzahlen. Es handelt sich um hochwertige, moderne, jeweils durch unterschiedliche kreative und digitale Elemente gekennzeichnete Veranstaltungen, die insgesamt den Weg des Wirtschafts- und Digitalministeriums nach vorne aufzeigen. Veranstaltungen, die einer umfassenden fachlichen inhaltlichen Vorbereitung durch die Agentur sowie der Einholung erheblichen externen Sachverstands bedürfen, werden von der Rahmenvereinbarung nicht erfasst. Der Auftraggeber wird die Organisation einzelner Veranstaltungen durch Abruf aus der Rahmenvereinbarung mit einem Einzelauftrag — schriftlich oder per E-Mail — beauftragen. Die planvolle Vorbereitung der Veranstaltungen sowie die Gewährleistung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs in organisatorischer und technischer Hinsicht werden als selbstverständlich vorausgesetzt. Der Auftragnehmer kann im Einzelfall mit Zusatzaufgaben und speziellen Anforderungen, die zur Umsetzung der einzelnen Veranstaltung erforderlich werden, betraut werden. Die Abrechnung erfolgt auf Basis von Einzelnachweisen.

Kurze Beschreibung

Die Veranstaltungen des nordrhein-westfälischen Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie (im Folgenden MWIDE bzw. Auftraggeber) sind ein wichtiges Instrument für den Dialog zwischen Wirtschaft, Unternehmen, Verbänden, Politik und Medien. Aufgrund des Zuschnitts des Ministeriums sind die Formate und Themen der Veranstaltungen ausgesprochen vielfältig und erreichen entsprechend unterschiedliche Zielgruppen.

Seit Mitte 2017 gibt es eine Rahmenvereinbarung mit einer Agentur für die Organisation des Großteils der Veranstaltungen des MWIDE. Einzelbeauftragungen aus diesem Vertrag sind bis zum 31.8.2020 möglich. Die Durchführung dieser Einzelbeauftragungen muss bis spätestens zum 30.4.2021 abgeschlossen sein.

Im Jahr 2019 wurden vom jetzigen Dienstleister 16 Veranstaltungen des MWIDE organisiert und durchgeführt.

Die Organisation von Veranstaltungen des MWIDE im Wege einer zentralen Veranstaltungsorganisation hat sich bewährt. Synergieeffekte optimieren die internen, organisatorischen Abläufe in der Vorbereitung sowie vor Ort. Zudem finden gestalterische Standards, die sich aus der Verwendung des NRW-Designs ergeben, durchgängig Anwendung.

Ausgeschrieben wird eine neue Rahmenvereinbarung über die komplette Organisation (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung) von Veranstaltungen, die ab dem 1. September 2020 einzelbeauftragt werden sollen und die einem der nachstehend aufgeführten Typen entsprechen. Wesentliche Unterschiede bestehen dabei hinsichtlich des Veranstaltungsformats, der Zielgruppen und der Teilnehmerzahlen. Es handelt sich um hochwertige, moderne, jeweils durch unterschiedliche kreative und digitale Elemente gekennzeichnete Veranstaltungen, die insgesamt den Weg des Wirtschafts- und Digitalministeriums nach vorne aufzeigen.

Veranstaltungen, die einer umfassenden fachlichen inhaltlichen Vorbereitung durch die Agentur sowie der Einholung erheblichen externen Sachverstands bedürfen, werden von der Rahmenvereinbarung nicht erfasst.

Der Auftraggeber wird die Organisation einzelner Veranstaltungen durch Abruf aus der Rahmenvereinbarung mit einem Einzelauftrag — schriftlich oder per E-Mail — beauftragen. Die planvolle Vorbereitung der Veranstaltungen sowie die Gewährleistung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs in organisatorischer und technischer Hinsicht werden als selbstverständlich vorausgesetzt.

Der Auftragnehmer kann im Einzelfall mit Zusatzaufgaben und speziellen Anforderungen, die zur Umsetzung der einzelnen Veranstaltung erforderlich werden, betraut werden. Die Abrechnung erfolgt auf Basis von Einzelnachweisen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Nordrhein-Westfalen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen
Postanschrift: Berger Allee 25
Postleitzahl: 40213
Postort: Düsseldorf
Kontakt
Internetadresse: https://www.wirtschaft.nrw 🌏
E-Mail: zentrale-vergabestelle@mwide.nrw.de 📧
Telefon: +49 211617720 📞
Fax: +49 21161772795 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYFYYBB/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYFYYBB 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-04-09 📅
Einreichungsfrist: 2020-05-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-04-10 📅
Datum des Beginns: 2020-09-01 📅
Datum des Endes: 2022-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 072-172166
ABl. S-Ausgabe: 72
Zusätzliche Informationen

Die Kommunikation im Vergabeverfahren findet ausschließlich über den Vergabemarktplatz des Landes NRW statt. Bei Bietergemeinschaften werden die in der Leistungsbeschreibung aufgefphrten Unterlagen und Nachweise von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft gefordert. Bekanntmachungs-ID: CXS7YYFYYBB

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Seit Mitte 2017 gibt es eine Rahmenvereinbarung mit einer Agentur für die Organisation des Großteils der Veranstaltungen des MWIDE. Einzelbeauftragungen aus diesem Vertrag sind bis zum 31.8.2020 möglich. Die Durchführung dieser Einzelbeauftragungen muss bis spätestens zum 30.4.2021 abgeschlossen sein.

Im Jahr 2019 wurden vom jetzigen Dienstleister 16 Veranstaltungen des MWIDE organisiert und durchgeführt.

Die Organisation von Veranstaltungen des MWIDE im Wege einer zentralen Veranstaltungsorganisation hat sich bewährt. Synergieeffekte optimieren die internen, organisatorischen Abläufe in der Vorbereitung sowie vor Ort. Zudem finden gestalterische Standards, die sich aus der Verwendung des NRW-Designs ergeben, durchgängig Anwendung.

Ausgeschrieben wird eine neue Rahmenvereinbarung über die komplette Organisation (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung) von Veranstaltungen, die ab dem 1. September 2020 einzelbeauftragt werden sollen und die einem der nachstehend aufgeführten Typen entsprechen. Wesentliche Unterschiede bestehen dabei hinsichtlich des Veranstaltungsformats, der Zielgruppen und der Teilnehmerzahlen. Es handelt sich um hochwertige, moderne, jeweils durch unterschiedliche kreative und digitale Elemente gekennzeichnete Veranstaltungen, die insgesamt den Weg des Wirtschafts- und Digitalministeriums nach vorne aufzeigen.

Veranstaltungen, die einer umfassenden fachlichen inhaltlichen Vorbereitung durch die Agentur sowie der Einholung erheblichen externen Sachverstands bedürfen, werden von der Rahmenvereinbarung nicht erfasst.

Der Auftraggeber wird die Organisation einzelner Veranstaltungen durch Abruf aus der Rahmenvereinbarung mit einem Einzelauftrag — schriftlich oder per E-Mail — beauftragen. Die planvolle Vorbereitung der Veranstaltungen sowie die Gewährleistung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs in organisatorischer und technischer Hinsicht werden als selbstverständlich vorausgesetzt.

Der Auftragnehmer kann im Einzelfall mit Zusatzaufgaben und speziellen Anforderungen, die zur Umsetzung der einzelnen Veranstaltung erforderlich werden, betraut werden. Die Abrechnung erfolgt auf Basis von Einzelnachweisen.

Folgende Veranstaltungstypen sind zu unterscheiden:

1. Jahreswirtschaftsempfang

Zielgruppe: Hochrangige Vertreter/-innen aus Wirtschaft, Wissenschaft, Verbänden, Institutionen, Unternehmen, Politik, ausländischer Vertretungen

Anzahl: 1/Jahr

Dauer: Festliche Abendveranstaltung, ca. 4 Stunden

Anzahl der Teilnehmenden: bis 600

Beteiligung Ministerium: Minister

Ablauf: Festlicher Abendempfang: Key Notes, Moderation, Podiumsdiskussion, Kulturprogramm, Get-together

Begleitende Präsentation: Innovativ, modern und themenbezogen, z. B. ausgewählter Start-Ups, Gründerstipendiaten

Digitale Dialogformate: ja

Einladungsform: Geschlossener Teilnehmerkreis; hochwertige, persönliche Einladung in digitaler Form; save the date

Bühnen-, Technikausstattung: Qualitativ extrem hochwertig (z. B. 12 m LED Leinwand mit mehreren Projektionsmöglichkeiten) mit Schwerpunkt auf brillianter Licht- und Tontechnik

Art der Bewirtung: Charakter: festlich, Ausschank von Alkohol

Einlass: Empfang mit einem Hungerbrecher

Get-together: Innovatives Konzept mit regionaler Ausrichtung, Flying Buffet mit Ausgabesta-tionen im Veranstaltungsraum.

2. Preisträgerveranstaltung (Podiumsdiskussion und Preisverleihung) z. B. Gründerpreis, Innovationspreisverleihung

Zielgruppe: Wirtschaft und Wissenschaft, Unternehmen, Gründer/-innen, Nominierte, Preisträger

Voraussichtliche Anzahl: 3/Jahr

Dauer: Festliche Abendveranstaltung

Anzahl der Teilnehmenden: 180-300

Beteiligung Ministerium: Minister, Staatssekretär

Ablauf: Minister-, Staatssekretärsgrußwort, Moderation, Laudatoren, glamouröse und sehr wertige Preisverleihung, Get-together, Kulturprogramm

Begleitende Präsentation: Innovativ, modern, Exponate der Nominierten

Digitale Dialogformate: nein

Einladungsform: Fachverteiler, digitale Einladung, save the date, reminder

Drucksachen: Aufwendig, kreativ gestalteter Flyer mit den Präsentationen der Preisträger

Art der Bewirtung: Charakter: festlich, Ausschank von Alkohol, innovative, kreative Ausrichtung des regionalen Angebotes

Einlass: Stehempfang

Get-together: Flying Buffet.

3. Kongress, z. B. Ständehausgespräch

Zielgruppe: Unternehmen, Verbände, Kommunen, Verwaltungen, Hochschulen, Unternehmen, ausgewählte Studierende, interessierte Öffentlichkeit

Voraussichtliche Anzahl: 2/Jahr

Dauer: Halbtages-/Abendveranstaltung, 2-4 Stunden

Anzahl der Teilnehmenden: 200 bis 400

Ablauf: Hochwertige Veranstaltung

Ministergrußwort, Moderation, Key Note, Podiumsdiskussion, Panel, Networking, inhaltliche Ausrichtung ist themenbezogen

Art der Bewirtung: Charakter: wertig

Einlass: Begrüßungskaffee

Pausenverpflegung

Get-together: Stehempfang, Flying Buffet.

4. Fachveranstaltung, z. B Familienunternehmen, Ruhrkonferenz

Zielgruppe: Wirtschaft, Verbände, Unternehmen, Start-ups, Wissenschaft

Voraussichtliche Anzahl: 4/Jahr

Dauer: Hochwertige Halbtages-/Abendveranstaltung

Anzahl der Teilnehmenden: 100 bis 200

Beteiligung Ministerium: Minister, Fachreferat

Ablauf: Ministergrußwort, Moderation, Einsatz z. B. eines Dialogformates, Diskussionsforum, Networking beim Get-together

Art der Bewirtung: Einlass: Stehempfang

Tagungs- und Pausenverpflegung

5. Ein- oder mehrtägiger Kongress mit Ausstellung, z. B. Digitalkonferenz, Deutsch-arabisches Wirtschaftsforum

Zielgruppe: Wirtschaft, Wissenschaft, Politik, Verbände, Unternehmen, Kommunen

Dauer: 1-2 tägige Veranstaltung

Anzahl der Teilnehmenden: 500

Ablauf: Hochwertige Veranstaltungen

Ministergrußwort, Moderation, Key Note, Podiumsdiskussion, Networking, Abendveranstaltung (inkl. Verleihung eines Preises), Fachexkursionen

Begleitprogramm: Fachexkursionen, Hotelkontingentmanagement

Ausstellung: Markt der Möglichkeiten

Art der Bewirtung: Einlass: Begrüßungskaffee

Mittagsimbiss

Get-together: gesetztes Esse/Buffet.

6. Workshop-Veranstaltung, z. B. Digital-Workshops, Stahlgipfel

Zielgruppe: Wirtschaft, Unternehmen, Verbände, Kommunen, Verwaltungen, Wissenschaft

Dauer: Halbtagsveranstaltung

Anzahl der Teilnehmenden: 60 bis 120

Beteiligung Ministerium: (Ggf. mit Minister, Staatssekretär) Fachreferat

Ablauf: (Ministergrußwort), Moderation, Key Note, Workshops, Networking. Modern und kreativ geprägt.

Digitale Dialogformate: Ja

Art der Bewirtung: Charakter: einfache Bewirtung mit regionaler, saisonaler Ausrichtung

7. Digitale und virtuelle Formate/Live Video Konferenzen, z. B. Digitale Modellregionen — Zukunftsformat

Zielgruppe Wirtschaft, Unternehmen, Verbände, Kommunen, Verwaltungen

Voraussichtliche Anzahl: geschätzt 4 pro Jahr

Dauer: 2-3 Stunden

Anzahl der digital und virtuell Teilnehmenden: Offen

Ort: Hochwertige Studioatmosphäre, verschiedene Kameraecken, kreative Situationsmodelle

Format: Web cast, Videostream mit Zusatzfunktionen wie z. B. einem Teilnehmerchat oder Umfragen

Aktive Akteure,

Referentenbeteiligung:

— Broadcasting: die Referenten werden aus einer Studiosituation eingebunden;

— Einbindung der Referenten per Webcam.

Digitales und virtuelles Format: mit aktiver Dialogfunktion Chat- und Umfragemöglichkeiten

Einladungsform: digitale Einladung, save the date, reminder.

Beschreibung der Verlängerungen:

Die Rahmenvereinbarung wird mit Erteilung des Zuschlags geschlossen und läuft ab dem 1.9.2020. Sie hat die Organisation von Veranstaltungen zum Gegenstand, mit denen der Auftrag nehmende bis zum 31.12.2022 einzelbeauftragt ist und die bis zum 30.6.2023 durchgeführt sein werden.

Der Vertrag verlängert sich zweimal um jeweils ein Jahr, sofern der Auftraggeber dem Autragnehmer nicht schriftlich bis spätestens 3 Monate vor Ablauf der jeweiligen Einzelbeauftragungsmöglichkeit kündigt, d. h. bis zum 31.12.2023 bzw. 31.12.2024.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen

Berger Allee 25

40213 Düsseldorf

Die Veranstaltungen des Auftraggebers finden in der Regel in Nordrhein-Westfalen statt. In Ausnahmefällen kann jährlich auch einmal eine Veranstaltung in Berlin oder Brüssel als Sitz der Landesvertretungen durchgeführt werden.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Einzureichende Unterlagen:

— Bankerklärung zum Nachweis der Bonität (max. 1 Jahr alt) (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Sofern diese Erklärung nicht vorgelegt werden kann, hat der Bieter die Gründe hierfür darzulegen;

— Nachweis einer ausreichenden Berufshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden mit einer Deckungssumme in Höhe von mindestens 5 Mio. EUR je Schadensfall und je Versicherungsjahr (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Bei Bestehen einer Versicherung mit einer niedrigeren Deckungssumme ist neben deren Nachweis eine Eigenerklärung vorzulegen, wonach die geforderte Versicherung in genannter Höhe im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird. Sofern diese Erklärung nicht vorgelegt werden kann, hat der Bieter die Gründe hierfür darzulegen;

— Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters und seinen Umsatz bezogen auf die dem Auftrag entsprechenden Dienstleistungen in den letzten 3 Geschäftsjahren. (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Sofern diese Erklärung nicht vorgelegt werden kann, hat der Bieter die Gründe hierfür darzulegen.

Technische und berufliche Fähigkeiten: Einzureichende Unterlagen:

— Referenzen des Bieters/der Bietergemeinschaft über die Durchführung von…

… mindestens 3 dem Veranstaltungstyp 1 (Jahreswirtschaftsempfang mit bis zu 600 teilnehmenden Personen) entsprechende Veranstaltungen oder vergleichbare Veranstaltungen (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Die Veranstaltungen müssen aus den letzten 3 Jahren unter Angabe des Auftragsinhalts, des Auftragswerts sowie der Ansprechpartner/-in beim Auftraggeber angegeben werden. Zum Typ 1 (Jahreswirtschaftsempfang) siehe auch Ziffer II.1. der Leistungsbeschreibung;

… digitalen Dialogformaten für Fachkonferenzen, mit denen während der Veranstaltung mit den Teilnehmenden in Kontakt getreten wurde (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): z. B. Meinungsabfragen, Fragerunden mit dem Publikum. Die Referenzen müssen belegen, dass die Anforderungen unter Ziffer IV. 2.6 der Leistungsbeschreibung vergleichbar erfüllt worden sind.

Bieter, die über keine Erfahrungsnachweise durch Referenzen verfügen (z. B. neu gegründete Unternehmen) haben darauf hinzuweisen und entsprechende andere Unterlagen vorzulegen, die eine Beurteilung zulassen, dass die geforderte fachliche Eignung vorliegt.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Das Vorhandensein folgender Mindestanforderungen/technischer Ausstattung beim Auftragnehmer ist mit einer Eigenerklärung nachzuweisen:

— technische Ausstattung für die Durchführung von Videokonferenzen mit dem Auftraggeber und/oder etwaigen Kooperationspartnern;

— Bereitstellung einer Einladungsmanagementsoftware. Diese muss ein Rücklaufmanagement, ein Online-Hosting der gestalteten Einladungen und von personalisierten Massenaussendungen (über 5 000 Aussendungen) mit Versendung von personalisierten Anhängen sowie Einbettung von Videoinhalten umfassen. Die digitalen Einladungen müssen über die Einladungsmanagementsoftware im Corporate Identity des Auftraggebers grafisch gestaltet werden können;

— Bereitstellung einer Online-Fotogalerie, die Kennwort geschützt ist und bei der Teilnehmende im Nachgang zu der Veranstaltung Fotos sichten und herunterladen können.

Vorzulegen ist eine aussagekräftige Eigenerklärung, aus der hervorgeht, dass diese festgelegten Mindestanforderungen im Fall einer Zuschlagserteilung erfüllt werden.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-07-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-05-18 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYFYYBB/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die Kommunikation im Vergabeverfahren findet ausschließlich über den Vergabemarktplatz des Landes NRW statt.

Bei Bietergemeinschaften werden die in der Leistungsbeschreibung aufgefphrten Unterlagen und Nachweise von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft gefordert.

Bekanntmachungs-ID: CXS7YYFYYBB

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich beim MWIDE NRW zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge bzw. der in den Angebotsunterlagen genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem MWIDE NRW geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2-3 GWB). Teilt das MWIDE NRW dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen. Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gem. § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das MWIDE NRW geschlossen werden; bei Übertragung per Fax oder auf elektronischem Weg beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das MWIDE NRW.

Quelle: OJS 2020/S 072-172166 (2020-04-09)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-07-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Veranstaltungen des nordrhein-westfälischen Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie (im Folgenden MWIDE bzw. Auftraggeber) sind ein wichtiges Instrument für den Dialog zwischen Wirtschaft, Unternehmen, Verbänden, Politik und Medien. Aufgrund des Zuschnitts des Ministeriums sind die Formate und Themen der Veranstaltungen ausgesprochen vielfältig und erreichen entsprechend unterschiedliche Zielgruppen. Seit Mitte 2017 gibt es eine Rahmenvereinbarung mit einer Agentur für die Organisation des Großteils der Veranstaltungen des MWIDE. Einzelbeauftragungen aus diesem Vertrag sind bis zum 31.8.2020 möglich. Die Durchführung dieser Einzelbeauftragungen muss bis spätestens zum 30.4.2021 abgeschlossen sein. Im Jahr 2019 wurden vom jetzigen Dienstleister 16 Veranstaltungen des MWIDE organisiert und durchgeführt. Die Organisation von Veranstaltungen des MWIDE im Wege einer zentralen Veranstaltungsorganisation hat sich bewährt. Synergieeffekte optimieren die internen, organisatorischen Abläufe in der Vorbereitung sowie vor Ort. Zudem finden gestalterische Standards, die sich aus der Verwendung des NRW-Designs ergeben, durchgängig Anwendung. Ausgeschrieben wird eine neue Rahmenvereinbarung über die komplette Organisation (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung) von Veranstaltungen, die ab dem 01. September 2020 einzelbeauftragt werden sollen und die einem der nachstehend aufgeführten Typen entsprechen. Wesentliche Unterschiede bestehen dabei hinsichtlich des Veranstaltungsformats, der Zielgruppen und der Teilnehmerzahlen. Es handelt sich um hochwertige, moderne, jeweils durch unterschiedliche kreative und digitale Elemente gekennzeichnete Veranstaltungen, die insgesamt den Weg des Wirtschafts- und Digitalministeriums nach vorne aufzeigen. Veranstaltungen, die einer umfassenden fachlichen inhaltlichen Vorbereitung durch die Agentur sowie der Einholung erheblichen externen Sachverstands bedürfen, werden von der Rahmenvereinbarung nicht erfasst. Der Auftraggeber wird die Organisation einzelner Veranstaltungen durch Abruf aus der Rahmenvereinbarung mit einem Einzelauftrag — schriftlich oder per E-Mail — beauftragen. Die planvolle Vorbereitung der Veranstaltungen sowie die Gewährleistung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs in organisatorischer und technischer Hinsicht werden als selbstverständlich vorausgesetzt. Der Auftragnehmer kann im Einzelfall mit Zusatzaufgaben und speziellen Anforderungen, die zur Umsetzung der einzelnen Veranstaltung erforderlich werden, betraut werden. Die Abrechnung erfolgt auf Basis von Einzelnachweisen.

Kurze Beschreibung

Die Veranstaltungen des nordrhein-westfälischen Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie (im Folgenden MWIDE bzw. Auftraggeber) sind ein wichtiges Instrument für den Dialog zwischen Wirtschaft, Unternehmen, Verbänden, Politik und Medien. Aufgrund des Zuschnitts des Ministeriums sind die Formate und Themen der Veranstaltungen ausgesprochen vielfältig und erreichen entsprechend unterschiedliche Zielgruppen.

Seit Mitte 2017 gibt es eine Rahmenvereinbarung mit einer Agentur für die Organisation des Großteils der Veranstaltungen des MWIDE. Einzelbeauftragungen aus diesem Vertrag sind bis zum 31.8.2020 möglich. Die Durchführung dieser Einzelbeauftragungen muss bis spätestens zum 30.4.2021 abgeschlossen sein.

Im Jahr 2019 wurden vom jetzigen Dienstleister 16 Veranstaltungen des MWIDE organisiert und durchgeführt.

Die Organisation von Veranstaltungen des MWIDE im Wege einer zentralen Veranstaltungsorganisation hat sich bewährt. Synergieeffekte optimieren die internen, organisatorischen Abläufe in der Vorbereitung sowie vor Ort. Zudem finden gestalterische Standards, die sich aus der Verwendung des NRW-Designs ergeben, durchgängig Anwendung.

Ausgeschrieben wird eine neue Rahmenvereinbarung über die komplette Organisation (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung) von Veranstaltungen, die ab dem 01. September 2020 einzelbeauftragt werden sollen und die einem der nachstehend aufgeführten Typen entsprechen. Wesentliche Unterschiede bestehen dabei hinsichtlich des Veranstaltungsformats, der Zielgruppen und der Teilnehmerzahlen. Es handelt sich um hochwertige, moderne, jeweils durch unterschiedliche kreative und digitale Elemente gekennzeichnete Veranstaltungen, die insgesamt den Weg des Wirtschafts- und Digitalministeriums nach vorne aufzeigen.

Veranstaltungen, die einer umfassenden fachlichen inhaltlichen Vorbereitung durch die Agentur sowie der Einholung erheblichen externen Sachverstands bedürfen, werden von der Rahmenvereinbarung nicht erfasst.

Der Auftraggeber wird die Organisation einzelner Veranstaltungen durch Abruf aus der Rahmenvereinbarung mit einem Einzelauftrag — schriftlich oder per E-Mail — beauftragen. Die planvolle Vorbereitung der Veranstaltungen sowie die Gewährleistung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs in organisatorischer und technischer Hinsicht werden als selbstverständlich vorausgesetzt.

Der Auftragnehmer kann im Einzelfall mit Zusatzaufgaben und speziellen Anforderungen, die zur Umsetzung der einzelnen Veranstaltung erforderlich werden, betraut werden. Die Abrechnung erfolgt auf Basis von Einzelnachweisen.

Gesamtwert des Auftrags: 11397.48 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-07-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-07-22 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 140-345233
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 072-172166
ABl. S-Ausgabe: 140
Zusätzliche Informationen

Der Angebotspreis basiert auf einer Musterveranstaltung. Bekanntmachungs-ID: CXS7YYFYYEB

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ausgeschrieben wird eine neue Rahmenvereinbarung über die komplette Organisation (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung) von Veranstaltungen, die ab dem 01. September 2020 einzelbeauftragt werden sollen und die einem der nachstehend aufgeführten Typen entsprechen. Wesentliche Unterschiede bestehen dabei hinsichtlich des Veranstaltungsformats, der Zielgruppen und der Teilnehmerzahlen. Es handelt sich um hochwertige, moderne, jeweils durch unterschiedliche kreative und digitale Elemente gekennzeichnete Veranstaltungen, die insgesamt den Weg des Wirtschafts- und Digitalministeriums nach vorne aufzeigen.

Anzahl: 1 / Jahr

Get-together: Innovatives Konzept mit regionaler Ausrichtung, Flying Buffet mit Ausgabestationen im Veranstaltungsraum

Voraussichtliche Anzahl: 3 / Jahr

Anzahl der Teilnehmenden: 180 — 300

Get-together: Flying Buffet

3. Kongress, z.B. Ständehausgespräch

Voraussichtliche Anzahl: 2 / Jahr

Dauer: Halbtages-/Abendveranstaltung, 2 — 4 Stunden

Get-together: Stehempfang, Flying Buffet

Voraussichtliche Anzahl: 4 / Jahr

Get-together: gesetztes Essen/ Buffet

7. Digitale und virtuelle Formate/ Live Video Konferenzen, z. B. Digitale Modellregionen — Zukunftsformat

Dauer: 2 — 3 Stunden

— Broadcasting: die Referenten werden aus einer Studiosituation eingebunden,

Einladungsform: digitale Einladung, save the date, reminder

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Entwurfes einer digitalen Einladung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 35
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Ausführungskonzeptes zur Umsetzung des digitalen Dialogformates
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25
Preis (Gewichtung): 40.00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-07-20 📅
Name: Mohr Events GmbH
Postanschrift: Erich-Klausener-Str. 1
Postort: Düsseldorf
Postleitzahl: 40474
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: welcome@mohr-events.com 📧
Land: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 480 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 22

Referenz
Zusätzliche Informationen

Der Angebotspreis basiert auf einer Musterveranstaltung.

Bekanntmachungs-ID: CXS7YYFYYEB

Quelle: OJS 2020/S 140-345233 (2020-07-20)

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