Beschreibung der Beschaffung
Die Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK, Auftraggeberin oder AG) plant die Beschaffung von Leistungen im Bereich der Bearbeitung von Rechnung, die direkt vom Leistungserbringer an die PBeaKK gerichtet sind. Dies umfasst sowohl sogenannte Sammelrechnungen als auch Einzelrechnungen. Bei Sammelrechnungen handelt es sich um Rechnungen, die von ambulanten Leistungserbringern gestellt werden und auf denen die Leistungen für mehrerer Mitglieder zusammengefasst werden. Bei Einzelrechnungen handelt es sich um Rechnungen, die von ambulanten Leistungserbringern gestellt werden und die Leistung für ein Mitglied ausgewiesen ist. Mit der derzeit bei der AG eingesetzten IT-Lösung ist eine automatisierte Bearbeitung nicht möglich.
Für Sammelrechnungen gilt darüber hinaus, dass es sich um den einzigen papierbasierten Bearbeitungsprozess der AG handelt und dieser Prozess somit eine Ausnahme in der Prozesslandschaft darstellt. Die AG verfolgt das Ziel die Bearbeitung der Sammelrechnungen auf hohem Niveau sicherzustellen, d. h. Rechnungsgrundlagen zu prüfen und Zahlungsziele einzuhalten. Diese Leistungen soll ein externer Dienstleister (Bieter, Auftragnehmer oder AN) für die Auftraggeberin übernehmen.
Der zu vergebende Auftrag beinhaltet die folgenden Prozessschritte und Einhaltung der beschriebenen Rahmenbedingungen:
— Annahme der Sammelrechnungen in physikalischer Form. Die Einzelrechnungen werden über das Bearbeitungssystem der PBeaKK zur Verfügung gestellt,
— Prüfung der Vorgänge nach den von der PBeaKK bereit gestellten Prüfprozessen für die Rechnungsprüfung,
— Ermittlung des Auszahlungsbetrages und Einstellen des Betrags in das System der AG. Die Zahlung erfolgt durch die AG,
— Berücksichtigung von angrenzenden Sachgebieten (z. B. Belastungsgrenzen, Zuzahlungen) und ggf. Abstimmung mit den benannten Verantwortlichen der PBeaKK,
— Ggf. telefonische Einzelfallklärung mit dem Rechnungsaussteller bei Unstimmigkeiten,
— Archivierung der Sammelrechnungen,
— Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und Regelungen,
— Erstellung von Auswertungen und Statistiken.
Die eingehenden Sammelrechnungen sind innerhalb des jeweiligen Zahlungsziels des Leistungserbringers zu verarbeiten. Die Zahlungsziele können zwischen 7 Tagen und 30 Tagen liegen.
Projektinitialisierung:
Die Leistungserbringung durch den AN beginnt unmittelbar am 1.10.2020. Im Vorfeld ist es notwendig die Mitarbeiter des AN zu schulen und auf ihre Aufgaben vorzubereiten. Die technische Anbindung sowie die räumlichen Voraussetzungen sind vom AN bis zum 1.10.2020 zu schaffen.
Darüber hinaus ist vom AN sicherzustellen, dass das vorhandene Archiv übernommen wird. Dabei handelt es sich zum Vertragsbeginn um ca. 16 cbm Unterlagen (1 050-1 100 Archivboxen mit den Maßen B 160 mm H 208 mm T 340 mm). Diese sind derzeit im Großraum Dresden verortet und durch den AN abzuholen.
Mengen: Die AG geht von einer jährlichen Menge von ca. 19 000 Sammelrechnungen und 120 000 Einzelrechnungen aus. Die Sammelrechnungen enthalten eine unterschiedliche Anzahl von Belegen (durchschnittlich 5,7 Belege in den Jahren 2018 und 2019). Aufgrund dessen ist es nicht möglich eine seriöse Schätzung für eine durchschnittliche Bearbeitungsdauer pro Sammelrechnung anzugeben.
Erfahrungswerte aus den Jahren 2018 und 2019 zeigen, dass zur Bearbeitung durchschnittlich 1 250-1 300 Stunden pro Monat für die gesamte Rechnungsbearbeitung (Sammel- und Einzelrechnungen) notwendig sind.
Aufgrund des Abrechnungsverhaltens der Leistungserbringer bzw. ihrer Abrechnungszentren liegt erfahrungsgemäß kein kontinuierlicher Rechnungseingang vor. Vielmehr kommt es im Jahresverlauf zu Mengenschwankungen.