Rechnungsbearbeitung

Postbeamtenkrankenkasse

Die Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK, Auftraggeberin oder AG) plant die Beschaffung von Leistungen im Bereich der Bearbeitung von Rechnung, die direkt vom Leistungserbringer an die PBeaKK gerichtet sind. Dies umfasst sowohl sogenannte Sammelrechnungen als auch Einzelrechnungen. Bei Sammelrechnungen handelt es sich um Rechnungen, die von ambulanten Leistungserbringern gestellt werden und auf denen die Leistungen für mehrerer Mitglieder zusammengefasst werden. Bei Einzelrechnungen handelt es sich um Rechnungen, die von ambulanten Leistungserbringern gestellt werden und die Leistung für ein Mitglied ausgewiesen ist. Mit der derzeit bei der AG eingesetzten IT-Lösung ist eine automatisierte Bearbeitung nicht möglich.
Für Sammelrechnungen gilt darüber hinaus, dass es sich um den einzigen papierbasierten Bearbeitungsprozess der AG handelt und dieser Prozess somit eine Ausnahme in der Prozesslandschaft darstellt. Die AG verfolgt das Ziel die Bearbeitung der Sammelrechnungen auf hohem Niveau sicherzustellen, d. h. Rechnungsgrundlagen zu prüfen und Zahlungsziele einzuhalten. Diese Leistungen soll ein externer Dienstleister (Bieter, Auftragnehmer oder AN) für die Auftraggeberin übernehmen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-03-31. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-02-26.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• MediaKom GmbH & Co. KG

Wer?

• Postbeamtenkrankenkasse

Wie?

• Dienstleistungen im Bereich Rechnungslegung und -prüfung sowie Steuerwesen › Rechnungslegung und -prüfung

Wo?

• Stuttgart › Stuttgart, Stadtkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-02-26	Auftragsbekanntmachung
2020-03-23	Ergänzende Angaben
2020-05-25	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-02-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rechnungslegung und -prüfung
Referenznummer: FV5-04/02/2020
Kurze Beschreibung:

Die Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK, Auftraggeberin oder AG) plant die Beschaffung von Leistungen im Bereich der Bearbeitung von Rechnung, die direkt vom Leistungserbringer an die PBeaKK gerichtet sind. Dies umfasst sowohl sogenannte Sammelrechnungen als auch Einzelrechnungen. Bei Sammelrechnungen handelt es sich um Rechnungen, die von ambulanten Leistungserbringern gestellt werden und auf denen die Leistungen für mehrerer Mitglieder zusammengefasst werden. Bei Einzelrechnungen handelt es sich um Rechnungen, die von ambulanten Leistungserbringern gestellt werden und die Leistung für ein Mitglied ausgewiesen ist. Mit der derzeit bei der AG eingesetzten IT-Lösung ist eine automatisierte Bearbeitung nicht möglich. Für Sammelrechnungen gilt darüber hinaus, dass es sich um den einzigen papierbasierten Bearbeitungsprozess der AG handelt und dieser Prozess somit eine Ausnahme in der Prozesslandschaft darstellt. Die AG verfolgt das Ziel die Bearbeitung der Sammelrechnungen auf hohem Niveau sicherzustellen, d. h. Rechnungsgrundlagen zu prüfen und Zahlungsziele einzuhalten. Diese Leistungen soll ein externer Dienstleister (Bieter, Auftragnehmer oder AN) für die Auftraggeberin übernehmen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Rechnungslegung und -prüfung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Postbeamtenkrankenkasse
Postanschrift: Maybachstraße 54/56
Postleitzahl: 70469
Postort: Stuttgart
Kontakt
Internetadresse: http://www.pbeakk.de 🌏
E-Mail: einkauf@pbeakk.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YDWDCNV/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YDWDCNV 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-02-26 📅
Einreichungsfrist: 2020-03-31 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-03-02 📅
Datum des Beginns: 2020-10-01 📅
Datum des Endes: 2022-09-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 043-101789
ABl. S-Ausgabe: 43
Zusätzliche Informationen

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Für Sammelrechnungen gilt darüber hinaus, dass es sich um den einzigen papierbasierten Bearbeitungsprozess der AG handelt und dieser Prozess somit eine Ausnahme in der Prozesslandschaft darstellt. Die AG verfolgt das Ziel die Bearbeitung der Sammelrechnungen auf hohem Niveau sicherzustellen, d. h. Rechnungsgrundlagen zu prüfen und Zahlungsziele einzuhalten. Diese Leistungen soll ein externer Dienstleister (Bieter, Auftragnehmer oder AN) für die Auftraggeberin übernehmen.

Der zu vergebende Auftrag beinhaltet die folgenden Prozessschritte und Einhaltung der beschriebenen Rahmenbedingungen:

— Annahme der Sammelrechnungen in physikalischer Form. Die Einzelrechnungen werden über das Bearbeitungssystem der PBeaKK zur Verfügung gestellt,

— Prüfung der Vorgänge nach den von der PBeaKK bereit gestellten Prüfprozessen für die Rechnungsprüfung,

— Ermittlung des Auszahlungsbetrages und Einstellen des Betrags in das System der AG. Die Zahlung erfolgt durch die AG,

— Berücksichtigung von angrenzenden Sachgebieten (z. B. Belastungsgrenzen, Zuzahlungen) und ggf. Abstimmung mit den benannten Verantwortlichen der PBeaKK,

— Ggf. telefonische Einzelfallklärung mit dem Rechnungsaussteller bei Unstimmigkeiten,

— Archivierung der Sammelrechnungen,

— Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und Regelungen,

— Erstellung von Auswertungen und Statistiken.

Die eingehenden Sammelrechnungen sind innerhalb des jeweiligen Zahlungsziels des Leistungserbringers zu verarbeiten. Die Zahlungsziele können zwischen 7 Tagen und 30 Tagen liegen.

Projektinitialisierung:

Die Leistungserbringung durch den AN beginnt unmittelbar am 1.10.2020. Im Vorfeld ist es notwendig die Mitarbeiter des AN zu schulen und auf ihre Aufgaben vorzubereiten. Die technische Anbindung sowie die räumlichen Voraussetzungen sind vom AN bis zum 1.10.2020 zu schaffen.

Darüber hinaus ist vom AN sicherzustellen, dass das vorhandene Archiv übernommen wird. Dabei handelt es sich zum Vertragsbeginn um ca. 16 cbm Unterlagen (1 050-1 100 Archivboxen mit den Maßen B 160 mm H 208 mm T 340 mm). Diese sind derzeit im Großraum Dresden verortet und durch den AN abzuholen.

Mengen: Die AG geht von einer jährlichen Menge von ca. 19 000 Sammelrechnungen und 120 000 Einzelrechnungen aus. Die Sammelrechnungen enthalten eine unterschiedliche Anzahl von Belegen (durchschnittlich 5,7 Belege in den Jahren 2018 und 2019). Aufgrund dessen ist es nicht möglich eine seriöse Schätzung für eine durchschnittliche Bearbeitungsdauer pro Sammelrechnung anzugeben.

Erfahrungswerte aus den Jahren 2018 und 2019 zeigen, dass zur Bearbeitung durchschnittlich 1 250-1 300 Stunden pro Monat für die gesamte Rechnungsbearbeitung (Sammel- und Einzelrechnungen) notwendig sind.

Aufgrund des Abrechnungsverhaltens der Leistungserbringer bzw. ihrer Abrechnungszentren liegt erfahrungsgemäß kein kontinuierlicher Rechnungseingang vor. Vielmehr kommt es im Jahresverlauf zu Mengenschwankungen.

Beschreibung der Verlängerungen:

Die Auftraggeberin ist berechtigt, diesen Vertrag einseitig mit einer Frist von 6 Monaten vor Vertragsende zweimal um jeweils ein Jahr zu verlängern.

Beschreibung der Optionen:

Die Auftraggeberin ist berechtigt, diesen Vertrag einseitig mit einer Frist von 6 Monaten vor Vertragsende zweimal um jeweils ein Jahr zu verlängern.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Die Sammelrechnungen gehen in physikalischer Form beim AN (Auftragnehmer) ein. Zu diesem Zweck benennt der AN der AG (Auftraggeberin) eine deutsche Postadresse, an die die Dokumente gesendet werden sollen.

Die Einzelrechnungen werden dem AN durch die AG über das Bearbeitungssystem der PBeaKK zur Verfügung gestellt. Damit haben die Beschäftigten des AN Zugriff auf die zu bearbeitenden Rechnungen und Belege.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

A) Berufs-/Handelsregisterauszug als Nachweis darüber, dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem er ansässig ist, eingetragen ist. Kopie (Nachweis darf zum Ende der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate sein) liegt vor bzw. Eigenerklärung (Formblatt der Vergabestelle Anhang 6A der Vergabeunterlagen) liegt unterschrieben vor.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

B) Allgemeine Unternehmensdarstellung

(u.a. Gesellschafts-form; Leistungsportfolio; Standorte; Gesamtzahl des Personals; Zahl der Kunden, für die vergleichbare Leistungen, wie sie in dieser Ausschreibung gefordert werden, erbracht wurden);

C) Betriebshaftpflichtversicherung die auch die Verletzung von Vorschriften zum Datenschutz (einschließlich gesundheitsbezogener Daten und Sozialdaten) umfasst mit einer Mindestdeckung von 2 000 000 EUR für Personen- und Sachschäden sowie für Vermögensschäden.

Die Versicherung ist während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten;

D) Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie dem Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (wie in der Leistungsbeschreibung beschrieben), bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre.

Mindeststandards:

Zu B) formlose Eigenerklärung:

Zu C) Zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses muss der Versicherungsschutz bestehen.

Vorbereitete Bestätigung – siehe Anhang 7 der Vergabeunterlagen, Angebotsformblatt, Ziff.3 – liegt unterschrieben vor.

Zu D) Eigenerklärung (Formblatt der Vergabestelle Anhang 6B der Vergabeunterlagen) liegt vollständig ausgefüllt und unterschrieben vor. Aus der Eigenerklärung gem. Anhang 6B der Vergabeunterlagen muss sich ergeben, dass der Bieter in jedem der letzten 3 Geschäftsjahre mindestens 1,0 Mio. EUR Netto-Umsatz mit den angegebenen, hier nachgefragten Leistungen erzielt hat.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

E) Beschreibung der generellen Maßnahmen zur Qualitätssicherung; Nachweis über die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder einem vergleichbaren Qualitätssystem;

F) Darstellung der Erfahrungen im Bereich der Leistungsbearbeitung für Krankenkassen mit Leistungserbringerkommunikation durch Referenzen über vergleichbare Leistungen aus dem Bereich der Leistungsbearbeitung (in der Branche Kranken- und Sozialversicherung) aus den letzten 3 Jahren;

G) Bietererklärung zur Zuverlässigkeit gemäß Anhang 6D der Vergabeunterlagen.

Mindeststandards:

Zu E) Formlose Beschreibung der generellen Maßnahmen zur Qualitätssicherung. Vorlage der Kopie des Nachweises.

Zu F) Nachweis von mindestens 3 Referenzen (jede nicht älter als 3 Jahre) über vergleichbare Leistungen aus dem Bereich der Leistungsbearbeitung (in der Branche Kranken- und Sozialversicherung).

Die Leistung muss seit mindestens 12 Monaten erbracht werden.

Die Referenzprojekte müssen in Art, Umfang und Schwierigkeit mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sein.

Zwingend sind Angaben zu Referenzansprechpartnern (inkl. Telefonnummer).

Zum Nachweis der Referenzen ist ausschließlich Anhang 6C der Vergabeunterlagen „Referenzblatt“ zu verwenden.

Zu G) Unterschriebenes Formblatt nach Anhang 6D der Vergabeunterlagen liegt vor.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-06-30 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-03-31 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YDWDCNV/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXP4YDWDCNV

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt – Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2289499-0 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499-163 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2020/S 043-101789 (2020-02-26)

Ergänzende Angaben (2020-03-23)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-03-23 📅
Einreichungsfrist: 2020-04-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-03-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 062-149118
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 043-101789
ABl. S-Ausgabe: 62
Quelle: OJS 2020/S 062-149118 (2020-03-23)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-05-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK, Auftraggeberin oder AG) plant die Beschaffung von Leistungen im Bereich der Bearbeitung von Rechnung, die direkt vom Leistungserbringer an die PBeaKK gerichtet sind. Dies umfasst sowohl sogenannte Sammelrechnungen als auch Einzelrechnungen. Bei Sammelrechnungen handelt es sich um Rechnungen, die von ambulanten Leistungserbringern gestellt werden und auf denen die Leistungen für mehrerer Mitglieder zusammengefasst werden. Bei Einzelrechnungen handelt es sich um Rechnungen, die von ambulanten Leistungserbringern gestellt werden und die Leistung für ein Mitglied ausgewiesen ist. Mit der derzeit bei der AG eingesetzten IT-Lösung ist eine automatisierte Bearbeitung nicht möglich. Für Sammelrechnungen gilt darüber hinaus, dass es sich um den einzigen papierbasierten Bearbeitungsprozess der AG handelt und dieser Prozess somit eine Ausnahme in der Prozesslandschaft dar-stellt. Die AG verfolgt das Ziel die Bearbeitung der Sammelrechnungen auf hohem Niveau sicherzustellen, d. h. Rechnungsgrundlagen zu prüfen und Zahlungsziele einzuhalten. Diese Leistungen soll ein externer Dienstleister (Bieter, Auftragnehmer oder AN) für die Auftraggeberin übernehmen.

Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-05-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-05-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 103-248785
ABl. S-Ausgabe: 103
Zusätzliche Informationen

Zum Einreichen von E-Rechnungen ist die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei GmbH (OZG-RE; https://xrechnung-bdr.de) zu verwenden. Die Leitweg-ID der PBeaKK lautet 992-80031-57. Auf die Angabe des Gesamtauftragswerts unter II.1.7. und unter V.2.4. wurde gemäß § 39 Abs. 6 Nr. 3 VgV verzichtet. Bekanntmachungs-ID: CXP4YDWDAY7

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Für Sammelrechnungen gilt darüber hinaus, dass es sich um den einzigen papierbasierten Bearbeitungsprozess der AG handelt und dieser Prozess somit eine Ausnahme in der Prozesslandschaft dar-stellt. Die AG verfolgt das Ziel die Bearbeitung der Sammelrechnungen auf hohem Niveau sicherzustellen, d. h. Rechnungsgrundlagen zu prüfen und Zahlungsziele einzuhalten. Diese Leistungen soll ein externer Dienstleister (Bieter, Auftragnehmer oder AN) für die Auftraggeberin übernehmen.

— Annahme der Sammelrechnungen in physikalischer Form. Die Einzelrechnungen werden über das Bearbeitungssystem der PBeaKK zur Verfügung gestellt;

— Prüfung der Vorgänge nach den von der PBeaKK bereit gestellten Prüfprozessen für die Rechnungsprüfung;

— Ermittlung des Auszahlungsbetrages und Einstellen des Betrags in das System der AG. Die Zahlung erfolgt durch die AG;

— Berücksichtigung von angrenzenden Sachgebieten (z. B. Belastungsgrenzen, Zuzahlungen) und ggf. Abstimmung mit den benannten Verantwortlichen der PBeaKK;

— Ggf. telefonische Einzelfallklärung mit dem Rechnungsaussteller bei Unstimmigkeiten;

— Archivierung der Sammelrechnungen;

— Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und Regelungen;

Projektinitialisierung: Die Leistungserbringung durch den AN beginnt unmittelbar am 1.10.2020. Im Vorfeld ist es notwendig die Mitarbeiter des AN zu schulen und auf ihre Aufgaben vorzubereiten. Die technische Anbindung sowie die räumlichen Voraussetzungen sind vom AN bis zum 1.10.2020 zu schaffen.

Beschreibung der Optionen:

Die Auftraggeberin ist berechtigt, diesen Vertrag einseitig mit einer Frist von sechs Monaten vor Vertragsende zweimal um jeweils ein Jahr zu verlängern.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Kostenkriterium (Name): (Gesamt)Angebotspreis brutto
Kostenkriterium (Gewichtung): 40

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-05-15 📅
Name: MediaKom GmbH & Co. KG
Postort: Aschau im Chiemgau
Land: Deutschland 🇩🇪
Rosenheim, Landkreis 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Referenz
Zusätzliche Informationen

Auf die Angabe des Gesamtauftragswerts unter II.1.7. und unter V.2.4. wurde gemäß § 39 Abs. 6 Nr. 3 VgV verzichtet.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YDWDAY7

Quelle: OJS 2020/S 103-248785 (2020-05-25)

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