Regenbogenportal- Das Wissensnetz zu gleichgeschlechtlichen Lebensweisen und geschlechtlicher Vielfalt

Kurze Beschreibung

Ausgangslage und Zielsetzung des Auftrages Einerseits soll das Regebogenportal, eine existierende Website, weitergeführt und andererseits die Servicestelle für die Begleitung der Initiative Dialogforum Geschlechtliche Vielfalt für das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) ausgefüllt werden. Weil diese beiden Aufgaben bzgl. der Weiterentwicklung des Regenbogenportals – wie beschrieben – Eng miteinander verknüpf sind und um kostentreibende Reibungsverluste im Arbeitsprozess unbedingt zu vermeiden, werden sie in einem Los zusammengefasst (Los 1).
Die technische Betreuung des Regenbogenprotals wird ferner als eigenständige Aufgabe betrachtet und ebenfalls – mit eigenem Los – ausgeschrieben (Los 2).

Titel

Kontinuierliche inhaltliche, redaktionelle u. multimediale Betreuung, Erweiterung u. Aktualisierung, adm., fachliche u. strategische Serviceleistung für das Dialogforum Geschlechtliche Vielfalt

Beschreibung der Beschaffung

Ziele des Loses sind:
A) Die Angebote des Regenbogenportals aktuell zu halten, proaktiv auszubauen, die Qualität der Angebote zu kontrollieren und stetig zu verbessern sowie im aktiven Kontakt zu anderen LSBTIQ bezogenen Initiativen und Anbietenden für die Nutzung des Regenbogenportals, eine Zusammenarbeit und Verlinkung, zu werben, damit die Webseite einerseits optimal platziert und andererseits – gestützt durch die Akzeptanz der Communities – auch tatsächlich breit genutzt wird.
B) Das BMFSFJ dabei zu unterstützen, den Arbeitsprozess des o. g. Dialogforums administrativ und strategisch zu begleiten. Das Regenbogenportal dient dem Dialogforum dabei als Kommunikationsinstrument, um die – zwecks Stärkung der Beratungs- und Unterstützungslandschaft zu den Themen der geschlechtlichen Vielfalt – in erster Linie adressierten Fachkräfte, zu erreichen. Es ist strategisch bezweckt, dass sich die Anforderungen und Bedarfe zum Angebotsspektrum des Regenbogenportals – wie beschrieben – durch die Zielsetzungen und Ergebnisse des Dialogforums erweitern bzw. verschieben werden. Solche neuen Herausforderungen könnten z. B. sein:
— die Vernetzung von Fachkräften untereinander und für die Stärkung von multiprofessioneller Zusammenarbeit zwischen Fachkräftegruppen;
— die Einführung und bundesweite Verbreitung eines Qualitätssiegels für vielfaltsoffene und -sensibilisierte Einrichtungen;
— der Aufbau geschützter Chat-Formate für verschiedene Zielgruppen und zu unterschiedlichen Themen
Diese Veränderungs- und Erweiterungsprozesse zum Regenbogenportal sind von dem*der Auftragnehmer*in sinnvoll und ohne Reibungsverlust, ineinander verschränkt, zu steuern, zu begleiten und umzusetzen.
Leistungen
Von Januar 2021 bis Dezember 2024 sind von dem*der bzw. den Auftragnehmer*in folgende Aufgaben zu leisten:
Übernahme der eigenständigen inhaltlichen Betreuung und multimedialen Redaktion des Regenbogenportals sowie der administrativen und inhaltlichen Betreuung des Dialogforums Geschlechtliche Vielfalt in enger Abstimmung mit dem BMFSFJ.
Dazu gehört auch das Einstellen von Inhalten in das Redaktionssystem (CMS TYPO 3). Dafür erhält der*die Auftragnehmer*in bei Bedarf eine Basisschulung. TYPO3 Cleverreach-Kenntnisse werden vorausgesetzt.
a) Standardleistungen des Betriebes und Weiterentwicklung des Regenbogenportals; Serviceleistungen für das Dialogforum
— Übernahme der eigenständigen inhaltlichen Betreuung und Redaktion der Seite und des Newsletters in enger Abstimmung mit dem BMFSFJ;
— Laufendes Monitoring, Aktualisierung und Pflege der Informationen auf dem Informationsportal (insbesondere der Basis- und Vertiefungstexte, sowie der Portalbereiche „Bund“ und „Fachkräfte“); auch in den Bereichen Leichte Sprache und fremdsprachliche Texte;
— Kontrolle und Verbesserung der Angebotsqualität, vor allem bzgl. der Anlaufstellen, Fortbildungs- und Trainingsangebote (vollständige und verständliche Informationsaufbereitung) sowie der Aktualität der Verlinkungen;
— Laufende Berücksichtigung von SEO bei der redaktionellen Bearbeitung der Seiteninhalte;
— Proaktive Recherche nach neuen Angeboten zu den Themenbereichen des Regenbogenportals (vor allem nach Materialien, Anlaufstellen zu z. B. Beratung, Selbsthilfe, Fortbildung sowie nach Fachveranstaltungen aber auch zu allen anderen Rubriken sowie zu neuen Rubriken oder Inhalten, z. B. auf Anregung des Dialogforums);
— Strategische Ausrichtung des Regenbogenportals als Plattform, die besonders Fachkräfte im Arbeitsalltag konkret unterstützt und vernetzt. Angebote und Möglichkeiten des Portals sollen proaktiv genutzt, ausgestaltet und Vorschläge für dessen Weiterentwicklung/ Verbesserung gemacht werden;
— Redaktionelle und multimedialen Gestaltung (z. B. Text, Bilder, Videos), Pflege (laufende Aktualisierung der verlinkten Materialien und Medien);
— Erweiterung bzw. Weiterentwicklung der Inhalte, vor allem in den Bereichen Fachkräfte, Bund inkl. der Unterseite Dialogforum Geschlechtliche Vielfalt sowie Länder;
— Optimierung/ Ausbau der redaktionellen und multimedialen Gestaltung der fremdsprachlichen Bereiche sowie der Seite Leichte Sprache;
— Bildrecherche und Rechtehandling;
— Bedarfsgerechte Erweiterung der Suchoptionen bzw. der Filternavigationen zu neuen Bereichen, die z. B. aus der Arbeit des Dialogforums resultieren;
— Einstellung aller neuen Inhalte über CMS;
— Redaktionelle Erstellung eines monatlichen Newsletters;
— Multimediale redaktionelle Erstellung und Einstellung von Aktuell-Meldungen;
— Vorschläge für technische und inhaltliche Erweiterungen sowie Begleitung und Umsetzung dieser;
— Meldungen für die BMFSFJ Facebook-Seite und den Twitter-Account des Ministeriums vorbereiten;
— Vorschläge für und Begleitung von Werbemaßnahmen bzw. Öffentlichkeitsarbeit für das Portal;
— Mailverteiler anlegen und pflegen, zu besonderen Anlässen Mailingaktionen (vor allem zum Zwecke der Vernetzung und Bekanntmachung) vorbereiten, versenden und nachbetreuen;
— Vernetzung mit Interessenverbänden sowohl Off- als auch Online/ Multiplikator*innenarbeit – zur Stärkung derer Informations- und Unterstützungsangebote, der gegenseitigen Verlinkung und für Verweisberatung;
— Multiplikator*innenarbeit zwecks Rückkoppelung zu den Bedarfen und Ansprüchen der Communities bzgl. des Portals;
— Kommunikation sowie Organisation der Zusammenarbeit z. B. mit den Mitgliedsorganisatio-en des Dialogforums (z. B. Information, Wissenstransfer, gemeinsame Textarbeit) und Erledigung von Aufträgen (z. B. Recherchen, Lösungsvorschläge und Textvorschläge erarbeiten);
— Fachlicher Kontakt und Austausch zu Initiativen, Einrichtungen, Netzwerken etc., die im Themenfeld der geschlechtlichen Vielfalt aktiv sind, zwecks Vernetzung und beidseitigen Wissenstransfers und Verbreitung der Regenportalnutzung.
b) Zusätzliche, optionale Leistungen des Betriebes und Weiterentwicklung des Regenbogenportals; Serviceleistungen für das Dialogforum
Die nachfolgenden Leistungen werden bei Bedarf durch die Auftraggeberin abgerufen. Für diese Leistungsbestandteile ist im Angebot pro Einheit ein Bruttopreis zu kalkulieren.
— Erstellung bzw. Handling inhaltlich neuer Texte für den Bereich Informationen mit unterschiedlicher inhaltlichfachlicher Tiefe (deutsch) sowie für den Bereich Leichte Sprache (ggf. im Unterauftrag) und Einstellung über das CMS;
— Auswahl und Übersetzung weiterer Informationstexte in die Sprachen Englisch, Türkisch, Arabisch, Spanisch sowie Französisch und Einstellung über das CMS;
— Tools zur Ermittlung von Zielgruppenerwartungen und -bedarfen zwecks Verbesserung der Angebotsqualität;
— Erstellung audiovisuellen Materials z. B. zur weiteren zielgerichteten Ausgestaltung des Bereichs Fachkräfte (z. B. Videoteaser (2-3 Min), Expert*innen-Videos (Fachkräfte für Fachkräfte, Eltern für ..., Peerberatende für ...; 2-4 Min), Erklärvideos unterschiedlicher Länge und Komplexität (2-4 Min);
— Organisation von Sitzungen/ Veranstaltungen:
Gemeint sind reguläre 1-tägige Sitzungen des Dialogforums (i.d.R. 2 Sitzungen p. a. á 5h), (1-2 tägige, á 5h bzw. 10h) Fachdialoge/ Fachtage (mit unterschiedlicher Teilnehmendenzahl, 25-35, 40-50, 80-100 Teilnehmende) oder Unter-AGs des Dialogforums bis zu 6 Teilnehmende), z. B. zur Vorbereitung der Sitzungen. Diese Sitzungen finden entweder am Berliner Dienstsitz des BMFSFJ (kostenneutraler Regelfall), an einem anderen Veranstaltungsort in Berlin oder als digitale Formate statt.
Aufgaben: Administrative und inhaltlich-methodische Vorbereitung, Moderation sowie Nachbereitung inkl. Suche, Auswahl und Einbindung von Expert_innen sowie Honorar- und Reisekostenabrechnung.
— Erarbeitung und Erstellung der Arbeitsmaterialien und Tischvorlagen für die Sitzungen des Dialogforums oder anderer Austausch- bzw. Veranstaltungsformate;
— Erarbeitung und Erstellung von Veröffentlichungen unterschiedlichen Formats für die politische Kommunikation des Dialogforums (im Umfang von 5-10 Seiten, einheitlich gestaltete Druckvorlagen/ barrierefreie PDFs).

Beschreibung der Beschaffung

Ziele des Loses sind:
— eine reibungslose technisch-programmierende Unterstützung des Betriebes sowie, im Hinblick auf die Angebotsbreite und -qualität, eine stetige Weiterentwicklung des Regenbogenportals zu gewährleisten.
Leistungen
Die nachfolgenden Leistungen untergliedern sich zum einen in Leistungen,
a) die ohne eine gesonderte Einzelbeauftragung erbracht und monatlich mit einer vertraglich festgelegten pauschalen Vergütung abgegolten werden sowie
b) und c) die bei Bedarf durch die Auftraggeberin einzeln beauftragt werden.
Eine Verpflichtung zum Abruf der Leistungen unter b) und c) besteht nicht.
a) Laufender Support
Der laufende Support der Website umfasst einen Leistungsaufwand von acht Stunden pro Monat.
Dazu zählen insbesondere:
— Fortlaufende Wartung und Optimierung der Website;
— Fortlaufende Anpassung der eingesetzten Software an den aktuell notwendigen Entwicklungstand, um insb. Sicherheitslücken zu schließen;
— Bei Bedarf Unterstützung bei routinemäßigen Aufgaben des Content Managements;
— Durchgängige technische Beratung und Unterstützung für Auftraggeberin und Auftragnehmer*in zu Los 1 (u.a. zu SEO);
— Statistische Auswertung der Nutzerzugriffe und Suchmaschinenoptimierung;
— Regelmäßige Berichte zur Onpage-Optimierung.
Der laufende Support soll ohne gesonderte Einzelbeauftragung erbracht und mit einem angebotenen Pauschalpreis vergütet werden. Etwaige Mehraufwände in Höhe von bis zu 4 Stunden monatlich, können nach für die erbrachten Leistungen vereinbarten Stundensätzen vergütet werden (s.u. 4.4d) Rollen und Stundensätze). Monatliche Minderleistungen im Umfang von bis zu 4 Stunden werden nicht in Rechnung gestellt.
b) CMS-Schulungen
Damit die Redakteur*innen des/der Auftragnehmer*in für Los 1 eigenständig Inhalte einpflegen und aktualisieren können, bietet die Auftragnehmerin bei Bedarf eintägige CMS-Schulungen für das Regenbogenportal an. Nach Durchlaufen der Schulung sollten die Teilnehmenden die Struktur und die grundsätzlichen Funktionalitäten des CMS verstanden haben und in der Lage sein, Inhalte eigenständig anzulegen. Grundsätzlich sollten keine Vorkenntnisse bei den Schulungsteilnehmenden vorausgesetzt werden. Die Schulungen sollten in den Räumen der Auftragnehmerin stattfinden.
Die eintägigen Schulungen werden bei Bedarf beauftragt und mit einem Pauschalpreis vergütet.
c) Optionale Einzelleistungen
Dazu zählen insbesondere:
— Konzeption, Entwicklung und Programmierung neuer Module, Dokumenttypen und Funktionen;
— Facelift oder Relaunch der Website.
Diese Leistungen werden nach pauschalen Stundensätzen und Aufwand vergütet.
Im Fall des Abrufs dieser Leistungen erstellt der*die Auftragnehmer*in einen Kostenvoranschlag, der auf den vertraglich vereinbarten Stundensätzen beruht.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bieter/Die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bieter/eine Bieterin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.
Für beide Lose:
a) Kurze Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens/ der sich bewerbenden Institution (max. eine DIN A4 – Seite),
b) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Personen,
c) Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB. Der Bieter/ Die Bieterin hat seine/ihre Zuverlässigkeit nachzuweisen. Hierzu ist mit dem Angebot eine Eigenerklärungen zu den §§ 123, 124 GWB vorzulegen, die u.a. beinhalten, dass der Bieter/die Bieterin sich nicht in einem Insolvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seinen/ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage „Eigenerklärung_123_124“ kann genutzt werden,
d) Aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage Eigenerklärung „MiLoG“ kann genutzt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter/Die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bieter/eine Bieterin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die unter Punkt a) geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.
Für beide Lose:
a) Mitteilung des Gründungsjahrs und Darstellung der Geschäftsentwicklung der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre,
b) Nachweis über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherungsdeckung bzw. Eigenerklärung, dass im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter/Die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Für beide Lose:
a) Der Bieter/Die Bieterin hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er/sie an Unterauftragnehmer übertragen will und diese spätestens vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen,
b) Angabe bei Bietergemeinschaften, welches Mitglied welche Aufgaben und Themenstellungen übernimmt sowie wer als zentrale Ansprechperson fungiert,
c) Übersicht in Form einer Liste über die in den letzten 3 Jahren geleisteten wesentlichen Arbeiten (und Aktivitäten) mit Angaben des Auftragsgegenstandes, des Auftragswertes, der Leistungszeit und der Angabe der öffentlichen und privaten Auftraggeber,
d) Angabe der Namen, der beruflichen Qualifikationen und Erfahrungen des für die Durchführung vorgesehenen Personals, die im Falle eines Zuschlags für den Auftrag zuständig sein werden,
e) Zusicherung, dass es bei Zuschlag eine feste Ansprechperson gibt und dass diese Person kontinuierlich zur Verfügung steht und bei personellen Veränderungen keine inhaltlichen und zeitlichen Probleme im Rahmen der Unterstützung entstehen,
f) Zusicherung einer kooperativen und vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen allen Projektträger_innen (Rahmenvertragspartner_in des BMFSFJ und weitere Auftragnehmer_innen),
Für Los 1 zusätzlich:
g) Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen,
h) Kenntnisse der Gesamtmaterie gleichgeschlechtliche Lebensweisen und geschlechtliche Vielfalt,
i) Expertise des für Öffentlichkeitsarbeit und Websitegestaltung zuständigen Personals,
j) Expertise des für Schreiben und Textgestaltung zuständigen Personals,
k) Expertise des administrativ-koordinierend zuständigen Personals,
l) Expertise des strategisch-begleitend zuständigen Personals,
m) Zugang und Vernetzung mit der LSBTI Community,
Für Los 2 zusätzlich:
g) Zusicherung, dass alle für die programmierende Betreuung des Regenbogenportals nötigen Kenntnisse beim mit der Durchführung vorgesehenen Personals vorhanden sind,
h) Kenntnisse zum LSBTIQ-Themenzusammenhang,
i) Expertise des für die technisch programmierende Betreuung zuständigen Personals,
j) Expertise zu SEO,
k) Expertise zu Online-Marketing Maßnahmen.

— Dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich über die e-Vergabeplattform des Bundes durchgeführt;
— Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet;
— Ergänzende Unterlagen können unter der in Punkt I.3 genannten URL heruntergeladen werden;
— Die Abgabe der Vergabeunterlagen erfolgt grundsätzlich ohne weitere Registrierung. Eine freiwillige Registrierung ist möglich. Diese bietet den Unternehmen den Vorteil, dass sie automatisch über Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informiert werden. Unternehmen, die von der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbständig über mögliche Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informieren. Hinsichtlich aller weiteren Aktivitäten, u. a. der Kommunikation mit der Vergabestelle, ist eine Registrierung zwingend erforderlich;
— Fragen sind bis zum 28.10.2020 12.00 Uhr ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) einzureichen. Die Fragen und Antworten werden allen Bietern / Bieterinnen in anonymisierter Form auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes zur Verfügung gestellt;
— Eventuelle weitere Informationen, z. B. Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen, Bieterfragen und Antworten, werden schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf Angebotsfrist auf der e-Vergabeplattform eingestellt;
— Angebote können nur auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) abgegeben werden;
— Angebote, die auf dem Post- bzw. Botenweg, per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden;
— Die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bieter / die Bieterin führen zum Ausschluss;
— Mit Abgabe des Angebots unterliegen nicht berücksichtigte Bieter/Bieterinnen den Bestimmungen des § 62 VgV.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Von-Gablenz-Str. 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 2 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Von-Gablenz-Str. 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 3 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Von-Gablenz-Str. 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o. g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.