Rettungsdienst-Kooperation in Schleswig-Holstein – Ausschreibung einer ECM Software

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist der Erwerb und die Implementierung einer ECM-Software (Enterprise-Content-Management) zur digitalen Erfassung, Übertragung, Speicherung und Auswertung von Daten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse in der Rettungsdienstkooperation in Schleswig-Holstein (im Folgenden: RKiSH). Im Weiteren siehe Ausführungen unter Ziffer II.2.4).

Beschreibung der Beschaffung

Die Ausschreibung bezieht sich auf
— Bereitstellung der Software (Überlassung als Concurrent Lizenzmodell mit „Peak“-Ausnahme);
— Unterstützung zur Einführung;
— Installation und Systemanpassungen;
— Realisierung von Schnittstellen;
— Migrationsleistungen (inkl. der Erstellung/Abbildung von Prozessen);
— Dokumentationsleistungen;
— Schulung von Administratoren und Anwendern;
— Unterstützung bei der Testkonzeption und -vorbereitung sowie
— Pflege und Support (Instandhaltung und User-Help-Desk).
Einer ECM-Software für die Rettungsdienst-Kooperation in Schleswig-Holstein gGmbH.
Das Enterprise-Content-Management soll als zentrale, bidirektionale Informationsplattform primär für den Kernprozess Einsatzdienst dienen. Ferner soll es Workflows in der Verwaltung und der Akademie unterstützen.
Zentrale Anforderung an ein ECM ist die Erfassung, Bearbeitung, Speicherung und Bereitstellung von Inhalten („Content“) zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen. Content bedeutet strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen mit Relevanz für die betrieblichen Abläufe. Diese Informationen sollen auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung primär betriebsintern und ggf. auch extern verfügbar sein.
Hierfür umfasst ECM mindestens die Funktionen Dokumentenmanagement, Wissensmanagement, Workflow-Management und Archivierung. Diese Funktionen sollen durch folgende Komponenten mindestens abgebildet werden:
1.ECM-Portal
Browser-basierte, personalisierte Oberfläche für den Zugriff auf Informationen unabhängig von der Art des internetfähigen Endgerätes, insbesondere als Mobile App.
2.ECM-Content-Warehouse
Zusammenführung und weitgehend automatisierte Verwaltung von Informationen aus verschiedenen Quellen im Unternehmen.
3.ECM-Workflow
Automatisiertes Auslösen, Nachhalten und Abschließen von Workflows durch Informationsbereitstellung, insbesondere mittels eines Ticketsystems
4.ECM-Wissensmanagement
Aufbereitung und Darstellung von Informationen für den Rückgriff auf eine Historie, auf Erfahrungen, bei der Themensuche.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Bewerber müssen Referenzen über bereits abgeschlossene Projekte vorlegen, die der hier ausgeschriebenen Leistung hinsichtlich Inhalt, Umfang und Komplexität vergleichbar sind, insbesondere im Hinblick auf IT-Lösungen im Zusammenhang mit Rettungsdienstleistungen.
Sollten nach den untengenannten Kriterien mehr als 5 Bewerber über geeignete Referenzen verfügen und die Mindestanforderungen erfüllen, erhält jeder geeignete Bewerber für die Gesamtheit der von ihm angegebenen Referenzprojekte Punkte.
Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte vergleichbarer Komplexität durchgeführt hat, erhält er die Bewertung „Gut“ (5 Punkte). Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte größerer Komplexität durchgeführt hat und gleichzeitig solche, die besonders innovativ sind, erhält er die Bewertung „Hervorragend“ (10 Punkte). Die 5 geeigneten Bewerber mit den meisten Punkten verbleiben im Wettbewerb.

Zusätzliche Informationen

Weitere Angaben zur Wertung sind Ziffer VI.3.) zu entnehmen. Auf der unter I.3.) genannten Plattform stehen den Bewerbern sämtliche Informationen und Formblätter zur Verfügung, die sie für die Einreichung eines Teilnahmeantrages benötigen. Dieser ist unter Verwendung der bereitgestellten Formblätter einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die nachfolgend geforderten Erklärungen und Nachweise sind in der aufgeführten Reihenfolge vorzulegen.
Für den Fall, dass die Bewerberin oder der Bewerber beabsichtigt, sich bei der Erfüllung des Auftrages der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen (Unterauftrag, Bietergemeinschaft), so sind auch für diese Unternehmen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zu diesen bestehenden Verbindungen, die nachfolgend genannten Erklärungen und Nachweise vorzulegen.
Die Anforderungen aus der Bekanntmachung sowie die in der Erklärung der Bietergemeinschaft dazu gemachten Angaben werden bei Zuschlagserteilung verpflichtender Bestandteil des Vertrages.
Einzureichende Unterlagen:
— Ausgefülltes Teilnahmewettbewerbsformular einschließlich erforderlicher Anlagen hinsichtlich der persönlichen Lage/Angaben des Bieters;
— Bei Bietergemeinschaften ist das Formular einschließlich Anlagen für jedes Mitglied einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Angaben zum Gesamtumsatz innerhalb der letzten 5 abgeschlossenen Geschäftsjahre;
— Angaben über die Zahl der festangestellten Mitarbeiter;
— Bestätigung über Berufshaftpflichversicherungsdeckung.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Angaben des Bieters über von in den letzten 5 Jahren abgeschlossenen Projekten zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit. Es sind Referenzen über Leistungen einzureichen, die dem hier zu vergebenden Auftrag hinsichtlich Inhalt, Komplexität und Umfang ähneln, insbesondere hinsichtlich Erfahrungen im Bereich medizinischer Informationssysteme für öffentliche Auftraggeber.
Anzugeben sind jeweils:
— Auftragsgegenstand und durchgeführte Leistung (stichpunktartig);
— Referenzgeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer;
— Auftragsjahre;
— Auftragsvolumen;
— Erklärung zur Tariftreue und Zahlung des vergaberechtlichen Mindestlohnes;
— Integritätserklärung einschließlich der Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen, Verfehlungen und Eintragungen in das Register zum Schutz fairen Wettbewerbs.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Das Teilnahmewettbewerbsformular enthält eine Auflistung von Mindestanforderungen. Mit der Einreichung des Teilnahmeantrags verpflichtet sich der Bewerber zur Einhaltung dieser Anforderungen. Eine Nichteinhaltung der Mindestanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Verfahren.

— Das Verhandlungsverfahren läuft in 2 Stufen ab. Auf der ersten Stufe, dem Teilnahmewettbewerb ist noch kein Angebot einzureichen, sondern nur die über die Evergabeplattform zur Verfügung gestellten Formulare (Teilnahmeantrag);
— Im Teilnahmewettbewerb wird anhand der eingereichten Unterlagen die Eignung der Bewerber geprüft und bewertet. Die geeigneten Bewerber werden anschließend in einem zweiten Verfahrensschritt zur Abgabe eines Angebots aufgefordert;
— Die Angebotsabgabe erfolgt über weitere Formulare. Diese werden den für das Angebotsverfahren ausgewählten Bietern rechtzeitig elektronisch zur Verfügung gestellt;
— Der Teilnahmeantrag ist elektronisch über das unter Ziff. I.3) genannte Portal einzureichen;
— Der Auftraggeber behält sich vor, von den Bewerbern entsprechende Bescheinigungen (z. B. steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an öffentlichen Aufträgen beziehungsweise Bescheinigungen in Steuersachen, Bestätigung des Versicherers usw.) in aktueller Fassung abzufordern;
— Fragen von Bewerbern sind ausschließlich über das Fragen- und Antwortenforum elektronisch über die unter Ziffer I.3) genannte Plattform zu stellen;
— Eine bestimmte Rechtsform des Anbieters ist nicht erforderlich. Im Falle von Bietergemeinschaften ist ein bevollmächtigter Vertreter, der die Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, zu benennen. Die Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch;
— Nebenangebote sind nicht zugelassen;
— Preis und Leistung werden nach der Formel „Leistung-durch-Preis“ (L/P=Z) gewertet. Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige, welches den größten Quotienten „Z“ aufweist;
— Preis: Der Wertungspreis setzt sich zusammen aus dem Pauschalpreis (netto) zu dem der Preis für Servicezeiten (netto) hochgerechnet auf 1 Jahr sowie Stundensätze (netto) für etwaige zusätzliche Leistungen (diese jeweils multipliziert mit Faktor 100) addiert werden.Dieser Faktor ist rein fiktiv und dient lediglich zur Bewertung der Angebote. Es besteht kein Anspruch auf Abnahme der genannten Menge. Bitte beachten Sie, dass neben diesen Servicezeiten, die in die Wertung eingehen, im Preisblatt in einem gesonderten Abschnitt Preise für alternative Servicezeiten anzugeben sind. Diese Preisangaben sind nicht wertungsrelevant und dienen zunächst allein der Information der Auftraggeberin,
— Leistung: Es werden für die Leistungswertung folgende Konzepte bewertet:
A) Projektskizze (max. 10 Punkte),
B) Workflowkonzept (max. 10 Punkte),
C) Dokumentenkonzept: Darstellung und Abruf von sowie Suche nach Dokumenten (max. 20 Punkte),
D) Konzept Aufgabenmanagement: Erstellen, Bearbeiten und Überwachung (max. 10 Punkte),
E) Präsentation inkl. Teststellung (max. 10 Punkte).
Der Umfang der einzelne Konzepte darf jeweils 10 DIN A 4 Seiten nicht übersteigen.
Das Dokumentenkonzept kann mit 0 (= ungenügend), 1 (= mäßig), 10 (= gut) oder 20 (= überragend) Punkten bewertet werden.
Die übrigen Konzepte sowie die Präsentation können jeweils mit = (= ungenügend), 1 (= mäßig), 5 (= gut) oder 10 (= überragend) Punkten bewertet werden. Maximal können für die Leistungswertung somit 60 Punkte erreicht werden.
Die je Konzept erzielbaren Punkte hängen davon ab, wie überzeugend es dem Bieter aus Sicht des Auftraggebers gelingt, den für das jeweilige Konzept vorgegebenen Maßstab zu erfüllen:
— Fehlen jegliche Darstellungen zum jeweiligen Konzept, erhält der Bieter für das jeweilige Konzept 0 Punkte;
— Geht der Bieter gar nicht oder nur äußerst knapp auf die funktionalen und kreativen Aspekte in der Darstellung ein, mangelt es an Kohärenz, innerer Logik oder bleiben nicht unerhebliche Zweifel hinsichtlich der praktischen Umsetzbarkeit und der Effektivität des vorgeschlagenen Weges, erhält er für das jeweilige Konzept 1 Punkt (bzw. für das Dokumentenkonzept 5 Punkte);
— 5 (bzw. für das Dokumentenkonzept 10) Punkte werden vergeben, wenn der Bieter bei dem jeweiligen Konzept Risiken, wahrscheinliche Problemstellungen und mögliche Lösungsansätze erkennt und ausführlich behandelt. Die Darstellung muss ein stimmiges Gesamtkonzept ergeben. Ist die Darstellung daneben insgesamt schlüssig und stringent, erfolgt eine „gute“ Wertung, also 5 (bzw. für das Dokumentenkonzept 10) Punkte;
— Für 10 (bzw. für das Dokumentenkonzept 20) Punkte gelten im Ausgangspunkt dieselben Voraussetzungen wie für 5 Punkte. Berücksichtigt der Bieter im Rahmen der Darstellung jedoch noch andere relevante Faktoren, die den Anforderungen des Projektes besonders Rechnung tragen, erhält er das Prädikat „überragend“, also 10 (bzw. für das Dokumentenkonzept 20) Punkte;
— Für die Präsentationsleistung im Verhandlungstermin gelten die vorgenannten Maßstäbe, hier kann das Prädikat „überragend“ (10 Punkte) erreicht werden, wenn der Bieter seine Ideen besonders anschaulich und inhaltlich stringent präsentiert sowie auf Nachfragen überzeugende Antworten bereithält.
Die Punkte, die der Bieter für die einzelnen Konzepte erreicht, werden addiert und so eine Gesamtsumme „Leistungspunkte“ gebildet.
Die Verhandlungen sollen voraussichtlich in der 35. KW stattfinden. Im Rahmen dieser soll ebenfalls eine verifizierende Teststellung stattfinden. Hierbei überprüft der Auftraggeber das Vorliegen der im Angebot des jeweiligen Bieters gemachten Angaben. Sofern dabei festgestellt wird, dass Mindestkriterien nicht erfüllt sind, erfolgt der Ausschluss des betroffenen Bieters aus dem Verfahren (vgl. Teilnahmeformular).
Bekanntmachungs-ID: CXP4YURDLVM

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Einlegung von Rechtsbehelfen
Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gemäß § 160 Abs. 3 S.1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet:
Der Antrag auf Nachprüfung ist unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; Der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.