RPA Robotic Process Automation – Software

Kurze Beschreibung

Robotic Process Automation (RPA): Software zur robotergesteuerten Prozessautomatisierung, Vertrag über die Erstellung eines Gesamtsystems (Überlassung und Einführung, Umsetzung von Prozessen, Wartung und Betrieb).

Beschreibung der Beschaffung

Überlassung und Einführung einer Softwareanwendung „on premise“ zur robotergesteuerten Prozessautomatisierung (nachfolgend RPA) bei der IHK durch den AN sowie die Umsetzung des bereits hausintern definierten Pilotprozesses „Bankdaten ändern“.
Die Maßnahme gliedert sich in eine Einführungs- und eine Betriebsphase.
Einführungsphase (Projektlaufzeit mit Implementierung, Pilotierung)
Die Einführungsphase entspricht der Projektlaufzeit und läuft bis zum 1.3.2021.
Der AN liefert der IHK ein Softwaresystem zum Betrieb unter eigener Verantwortung und auf eigenen Servern für die automatisierte Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen der IHK einschließlich der Verschaffung der hierfür erforderlichen Nutzungsrechte. Das zu liefernde Softwaresystem besteht dabei aus den folgenden Komponenten:
— Entwicklungsumgebung (Studio);
— Zentrale Management Komponente (Server);
— Softwareroboter (Bot).
Das System muss dabei funktional in der Lage sein,
— bis zu 20 verschiedene Geschäftsprozesse zu verwalten und seriell zu verarbeiten;
— bis zu 5 Nutzern gleichzeitig einen personalisierten Zugriff zur RPA-Konfiguration zu ermöglichen.
Während der Einführungsphase sind folgende Werkleistungen zu erbringen:
1. Begleitung bei der Einführung der RPA-Software,
2. Unterstützung bei der Installation und Konfiguration der RPA-Software in die bestehende IT-Infrastruktur,
3. Konfiguration des Pilotprozesses „Bankdaten ändern“ in der RPA-Software in Zusammenarbeit mit den IHK-Mitarbeitern,
4. Inbetriebnahme und RPA-Funktionstest (fehlerfreie Ausführung, Stabilität etc.) in Zusammenarbeit mit den IHK-Mitarbeitern,
5. Produktivsetzung des Pilotprozesses nach Freigabe,
6. Abnahme erfolgt nach freigegebener Produktivsetzung eines Prozesses,
7. Neben dem Pilotprozess sollen auf Abruf durch den AG weitere aktuell noch nicht bekannte Geschäftsprozesse der IHK (max. 6 mit ähnlicher Größenordnung) in der RPA-Software entsprechend der Ziffern 4 bis 6 konfiguriert, umgesetzt, getestet und produktiv gesetzt werden.
Zudem unterstützt der AN die IHK beim Aufbau eines internen Kompetenzzentrums.
Betriebsphase
Diese läuft nach Ende der Stufe 1 noch weitere 3 Jahre. Der Betreiber der Umgebung erbringt einen „Managed Service“ (im Fehlerfall das Troubleshooting im Second und Third Level Support). Den First Level Support stellt die IHK sicher. Während der Betriebsphase liefert der Auftragnehmer als Option noch weitere Komponenten (Erweiterung um zusätzliche Studios/Softwareroboter)
Details sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Siehe hierzu auch den Hinweis unter Ziffer VI.3)
Direkter Link zur Eigenerklärung für Eignung – siehe Link unter Ziffer I.3)
Erklärungen des Bieters
— über das Vorliegen bzw. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB sowie eventuelle Maßnahmen zur Selbstreinigung, sofern ein Ausschlussgrund nach §§ 123, 124 GWB vorliegt, durch die für sein Unternehmen die Zuverlässigkeit wieder hergestellt wurde.
— dass er in den letzten 2 Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften (insbes. § 23AEntG, § 21 MiLoG oder Vorschriften wegen illegaler Beschäftigung von Arbeitskräften), der zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von über 3 Monaten, einer Geldstrafe von über 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2500 EUR belegt worden ist.
— dass er die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt hat.
— zur Mitgliedschaft bei einer Berufsgenossenschaft.
— zur Eintragung in ein Berufs-/Handelsregister, oder
— sofern keine Pflicht hierzu besteht – dass er die erlaubte Berufsausübung auf andere Weise nachweisen kann.
Falls das Angebot in die engere Wahl kommt, ist vom Bieter zur Bestätigung auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers innerhalb einer festgelegten Frist vorzulegen:
— Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit vom Finanzamt ausgestellt);
— Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse (soweit Beitragspflicht besteht);
— Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers;
— Gewerbeanmeldung;
— Berufs-/Handelsregisterauszug;
— Eintragung in die Handwerksrolle bzw. bei der Industrie- und Handelskammer oder anderweitige sonstige Nachweise.
Ab einer Auftragssumme von 30 000 EUR wird der Auftraggeber für den Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gem. § 150a GewO beim Bundesamt für Justiz anfordern.
Der Auftraggeber behält sich vor, beteiligte Unternehmen nach § 124 GWB auszuschließen, wenn einer der dort genannten fakultativen Ausschlussgründe vorliegt. Bei Vorliegen von Ausschlussgründen wird der Auftraggeber Maßnahmen der Bieter zur Selbstreinigung nach § 125 GWB sowie den zulässigen Zeitraum für Ausschlüsse nach § 126 GWB berücksichtigen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Siehe hierzu auch den Hinweis unter Ziffer VI.3)
Direkter Link zur Eigenerklärung für Eignung und zu weiteren Eignungsunterlagen – siehe Link unter Ziffer I.3)
Erklärungen des Bieters,
— ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren beantragt oder eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung mangels Masse abgelehnt wurde oder sich das Unternehmen in Liquidation befindet.
— ob ein eventuell vorliegender Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde.
— über den Gesamtumsatz sowie den Umsatz, der auf Leistungen im Tätigkeitsbereich des Auftrages entfällt, jeweils aufgeteilt auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, in Euro netto.
Falls das Angebot in die engere Wahl kommt, ist vom Bieter zur Bestätigung auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers innerhalb einer festgelegten Frist vorzulegen:
— Insolvenzplan, sofern ein solcher vorliegt und rechtskräftig bestätigt wurde.
— Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse bzw. Gewinn- und Verlustrechnungen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Siehe hierzu auch den Hinweis unter Ziffer VI.3)
Direkter Link zur Eigenerklärung für Eignung und zu weiteren Eignungsunterlagen – siehe Link unter Ziffer I.3)
Erklärungen des Bieters,
— dass er in den letzten 3 Geschäftsjahren Leistungen erbracht hat, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind.
— dass ihm die für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Fachkräfte zur Verfügung stehen (einschließlich Angabe der technischen Fachkräfte, die die Leistung tatsächlich erbringen bzw. zu den Führungskräften des Unternehmens (Namen der Personen mit Funktion, auch techn. Leitung sowie berufliche Qualifikation)).
— wieviele Personen mit der Programmierung vergleichbarer Anwendungen befasst sind.
Falls das Angebot in die engere Wahl kommt, ist vom Bieter zur Bestätigung auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers innerhalb einer festgelegten Frist vorzulegen:
— für die benannten Referenzen Bescheinigungen über die ordnungsgemäße Ausführung und das Ergebnis.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

— Referenzprojekte
Der Bieter hat 3 vergleichbare Referenzaufträge nachzuweisen, die in den letzten 3 Jahren (gerechnet bis zum Ablauf der Angebotsfrist) erbracht wurden. Damit müssen nicht sämtliche Leistungen der Referenzaufträge vollständig erbracht, jedoch muss mind. 1 Geschäftsprozess pro Referenz bereits modelliert und produktiv gesetzt worden sein.
Voraussetzungen für die Vergleichbarkeit sind
—— die Lieferung, Installation, Service und Wartung eines RPA-Softwaresystems;
—— triggergesteuerte Prozessverarbeitung;
—— Dunkelverarbeitung;
—— Anzugeben sind weiterhin der Auftraggeber einschließlich Kontaktdaten, sowie das Vertragsverhältnis (Auftragnehmer, Nachunternehmer oder Mitglied in einer Arbeitsgemeinschaft).
— Qualifikation des eingesetzten Personals
—— Es wird gefordert, dass der Auftragnehmer für die geschuldeten Leistungen ausschließlich fachlich qualifizierte Mitarbeiter aus dem Bereich der RPA einsetzt. Daher ist vom Bieter insbesondere ein zentraler Ansprechpartner sowie im Falle von dessen Abwesenheit ein Vertreter zu benennen.
—— Beide Personen müssen nachweisbar mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der RPA-Software aufweisen. Hierzu ist jeweils ein Dokument einzureichen, aus dem mindestens hervorgeht: höchster erreichter beruflicher Bildungsabschluss, Angabe der Anstellungsverhältnisse mit ausgeübter Tätigkeit. Hierbei ist insbesondere auf Umgang mit RPA-Software einzugehen (Konfiguration, Installation, Implementierung, Betrieb und Wartung).
—— Beide Personen müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 gemäß dem Common European Framework of Reference (CEFR) beherrschen.
— Unternehmensgröße
Mindestens 3 Personen müssen mit der Programmierung vergleichbarer Anwendungen befasst sein.

a) Geheimhaltung
Die in den Vergabeunterlagen enthaltenen Informationen dürfen aus Sicherheitsgründen nicht allgemein zugänglich und einsichtig sein. Um die vertrauliche Behandlung der Vergabeunterlagen zu gewährleisten und eventuell durch Missbrauch entstehende Schadensersatzforderungen vertraglich abzusichern, haben interessierte Teilnehmer zunächst eine Geheimhaltungsvereinbarung mit dem Auftraggeber abzuschließen. Erst nach deren Erhalt werden die Unterlagen für den jeweiligen Interessenten individuell freigeschaltet.
b) Registrierung
Der Auftraggeber empfiehlt allen Teilnehmern die Registrierung auf der Vergabeplattform, da nur so der Erhalt zusätzlicher Informationen während des Verfahrens (Aktualisierung von Vergabeunterlagen oder Terminen, Antworten auf Teilnehmerfragen) gewährleistet ist. Angebote, die nicht auf dem zum Zeitpunkt der Abgabefrist gültigen Stand der Vergabeunterlagen basieren, werden, sofern sie nicht vergleichbar sind, vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
c) Teilnehmerfragen
Sind ausschließlich in Textform über das Vergabeportal zugelassen, sie können bis spätestens 27.5.2020 gestellt werden. Die Antworten erfolgen (soweit für alle Bieter relevant) über das Portal anonymisiert und zeitgleich an alle registrierten Unternehmen.
d) Teilnahmebedingungen, zu Ziffer III.1.1)-III.1.3)
Die Eignungsnachweise ergeben sich aus den Vergabeunterlagen sowie Formblatt L124 (Eigenerklärung zur Eignung). Alternativ zulässig zum Formblatt L 124 ist der Nachweis anhand der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) oder der Eintrag im Präqualifikationsverzeichnis (Amtliches Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich e. V., PQ-VOL). Der Bieter hat eigenverantwortlich zu überprüfen, ob die verlangten Nachweise durch die in der EEE bzw. im PQ-Verzeichnis enthaltenen Inhalte abgedeckt sind sowie darin nicht enthaltene, aber vom Auftraggeber verlangte Nachweise abzugeben.
e) Bietergemeinschaften
Haben mit ihrem Angebot eine Erklärung aller Mitglieder in Textform abzugeben (Formblatt L234),
— in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist;
— in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist;
— dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und
— dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Für jedes Mitglied sind dessen Teilleistung innerhalb des Auftrags zu beschreiben sowie die für die Teilleistung entsprechenden Erklärungen gemäß der Teilnahmebedingungen (Eignungsnachweise) abzugeben. Eine Änderung der Person der Bieter oder der Bietergemeinschaft ist nach Ablauf der Angebotsfrist nicht mehr zulässig und hat den Ausschluss der betreffenden Bieter/Bietergemeinschaft vom weiteren Verfahren zur Folge. Mehrfachbeteiligungen einzelner Mitglieder einer Bietergemeinschaft sind unzulässig und führen zum Verfahrensausschluss sämtlicher betroffener Bietergemeinschaften und Einzelbieter, sofern sie nicht bereits mit dem Angebot nachweisen, dass sie durch organisatorische oder personelle Maßnahmen sichergestellt haben, dass ein Verstoß gegen den Geheimwettbewerb ausgeschlossen ist.
f) Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe):
— Beabsichtigt der Bieter oder ein Mitglied einer Bietergemeinschaft, sich der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen.
—— als Nachunternehmen für einen Teil der Leistung, so sind im Angebot (Formblatt L235) Art und Umfang der Teilleistungen zu beschreiben bzw. sofern der Bieter selbst für die Teilleistung nicht geeignet ist, ist anzugeben, ob es sich um eine Eignungsleihe der technischen oder beruflichen Leistungsfähigkeit handelt.
—— durch Inanspruchnahme der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen, so sind im Angebot (Formblatt L235) deren Name, gesetzliche Vertreter und Kontaktdaten sowie die überlassene Eignung anzugeben.
— Nach gesonderter Aufforderung durch den Auftraggeber sind innerhalb der von ihm bestimmten Frist, soweit noch nicht erfolgt, sämtliche anderen Unternehmen zu benennen und für diese die Eignungsnachweise in Bezug auf die übertragene Teilleistung bzw. die in Anspruch genommenen Kapazitäten sowie Verpflichtungserklärungen (Formblatt L236) einzureichen,
— Ein Unternehmen, das eine einschlägige Eignungsanforderung nicht erfüllt oder bei dem Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen, ist vom Bieter zu ersetzen (§ 47 Abs. 2 VgV),
— Bei Inanspruchnahme der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen wird verlangt, dass der Bieter bzw. das Mitglied der Bietergemeinschaft sowie das andere Unternehmen gemeinsam für die Auftragsausführung haften (§ 47 Abs. 3 VgV).
g) Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.
h) Es wird empfohlen, die Formblätter des Auftraggebers zu verwenden.
i) Für das Erstellen des Angebots erfolgt keine Kostenerstattung.
j) Ausschließlich der im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ (TED) veröffentlichte Inhalt der Bekanntmachung ist verbindlich.
k) Die Angebotsabgabe ist ausschließlich über das Vergabeportal zugelassen, Ziffer I.3). Auf anderem Weg eingehende oder nicht fristgerecht eingereichte Angebote werden im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y65DLG5

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Durchführung eines EU-weiten Vergabeverfahrens mit Bekanntmachung im Rahmen der vorliegenden Beschaffung erfolgt nicht auf der Grundlage einer gesetzlichen Verpflichtung zur Anwendung der §§ 99ff GWB, sondern auf Grundlage einer freiwillig beschlossenen Beschaffungsordnung des Auftraggebers. Der Rechtsweg zur Vergabekammer gemäß § 155 ff GWB ist daher nicht eröffnet, vgl. VK Sachen, Beschluss vom. 12.11.2015 – 1/SVK/033-15. Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 GWB) per Telefax oder E-Mail.