SAP S/4HANA Modulberatung

Kurze Beschreibung

Die Landeshauptstadt München (LHM) sucht IT-Dienstleister im SAP-Umfeld mit Expertenwissen in der Einführung von SAP S/4HANA mit der Methodik SAP Activate und unter Verwendung des SAP Solution Managers 7.2 mit Focused Build.
Aufgabe der Auftragnehmer bzw. des Auftragnehmers des jeweiligen Loses wird es sein, zusammen mit der LHM und SAP:
— in der Explorephase die Anforderungen zu erheben,
— das Lösungsdesign gemeinsam mit der LHM und SAP zu entwerfen,
— die Lösungen in der Realizephase entsprechend der Designvorgaben aus der Explorephase umzusetzen und
— die Lösung in der Deployphase zu testen und Migrationen zu konzipieren, zu planen und durchzuführen sowie
— in der frühen Runphase im Early Life Support zu unterstützen,
— Parallel zu den einzelnen Phasen aus SAP Activate Geschäftsprozesse zu analysieren, fachliches Optimierungspotential zu identifizieren und schnelle Lösungen auch außerhalb des eigentlichen Implementierungsprojektes zu entwickeln und einer schnellen Lösung zuzuführen.

Beschreibung der Beschaffung

Die im folgenden beschriebenen Leistungen, Aufgaben und Tätigkeiten sind im Los 1 (Implementierungsberatung) vom Auftragnehmer zu erbringen. Informationen zur SAP Activate Methode sind unter https://news.sap.com/germany/2015/07/sap-activate-beschleunigt-die-einfuhrung-voninnovationen-mit-sap-s4hana/ abrufbar.
— Organisation von Fit-to-Standard-Workshops zum Zeitpunkt der Beratungsübernahme befindet sich das Programm digital/4finance in der Explorephase nach SAP Activate. Die bis dahin erfolgte Planung der einzelnen Fit-to-Standard-Workshops ist fortzuschreiben, passende Prozesspakete für die Einzelnen Waves und Sprints der Workshopplanung sind zu erarbeiten.
— Wahrnehmen der Rolle Solution Architect in den Fit-to-Standard-Workshops
Die im Prototypen bereits eingestellten Standardprozesse und Best-Practise-Prozesse werden durch den Solution Architect in den Fit-to-Standard-Workshops vorgestellt, Besonderheiten der Lösung und unterschiedliche Standardausprägungen diskutiert und Fragen und Anforderungen der Workshopteilnehmer insbesondere der Prozessverantwortlichen und der Fachprozessexpertinnen und -experten aufgenommen, besprochen und dokumentiert.
In der Nachbereitung der Fit-to-Standard-Workshops wird vom Solution Architect zusammen mit den Programmmitarbeitenden und dem Business Process Consultant die Anforderungen bewertet und soweit möglich eine standardkonforme Lösung erarbeitet. Für Lösungen die nicht im Standard möglich sind (Gaps und WRICEF) werden Lösungsmöglichkeiten, Aufwände und Nutzen bewertet und für spätere Designworkshops aufbereitet.
Die Lösungsvorschläge werden gemeinsam mit SAP bewertet.
— Wahrnehmen der Rolle Business Process Consultant in den Fit-to-Standard-Workshop
Der Business Process Consultant unterstützt den Solution Architect in der inhaltlichen Vorbereitung der Workshops und bringt sein fundiertes Wissen der von ihm betreuten Komponenten in die Fit-to-Standard-Workshops und in das Lösungsdesign ein.
— Beratung im Lösungsdesign der einzelnen Komponenten und deren Integration für Programmmitarbeitende.
— Inhaltliche Planung und Durchführung der Designworkshops.
— Umsetzen der in der Explorephase definierten Lösungen zu den erhobenen Anforderungen durch Customizing und Systementwicklungen.
— Beraten von Programmmitarbeitenden beim Umsetzen der in der Explorephase definierten Lösungen zu den erhobenen Anforderungen durch Customizing und Systementwicklungen.
— Dokumentation der Lösungen mit Prozessdarstellungen (BPMN), Konfigurationsdokumentation und der nötigen Testfälle im SAP Solution Manager.
— Test der umgesetzten Funktionen, Komponenten und Lösungen.
— Erarbeiten eines Migrationskonzeptes für Stammdaten und Bewegungsdaten der Legacysysteme.
— Beratung der Programmitarbeitenden bei der Migration.
— Beratung und Unterstützung bei einzelnen Migrationsschritten.
— Beratung und Unterstützung bei der Bereitstellung der erforderlichen Komponenten.
— Beratung und Unterstützung bei der Vorbereitung und der Durchführung des Produktivstarts.
— Beratung und Unterstützung in der ersten Produktionsphase (Hypercare).
— Beratung und Unterstützung bei der fortlaufenden Weiterentwicklung und Konzeption weiterer Ausbaustufen des S/4HANA bis zum Vertragsende.
— Beratung der Programmmitarbeitenden beim Design, Aufbau und Produktivstart des BW/4HANA für das Managementreporting.
— Beratung und Unterstützung beim weiteren Ausbau der Funktionalitäten der SAP Analytics Cloud und der SAP Cloud Platform.
Der geschätzte Umfang des Loses 1 beträgt 72 000 Personenstunden (PS).

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Beratung (Geschäftsprozessberatung) wird die Unterstützung des Hoheitsbereichs der Landeshauptstadt München im Themenfeld des Geschäftsprozessmanagement der Stadtkämmerei als Prozesseigner der meisten im SAP S/4HANA abgebildeten Geschäftsprozesse sein.
Der Unterstützungsumfang kann sowohl punktuell, impulsgebend, sein bis hin zu intensiver Beratungsleistung, indem gemeinsam ein fachliches Thema ausgearbeitet oder Ergebnisse anhand von Vorgaben der Auftraggeberin selbständig erarbeitet und zugeliefert werden. Bei der Bearbeitung des Themas ist die Einbindung und Zusammenarbeit mit verschiedenen Hierarchieebenen insbesondere des Top-Level-Managements notwendig. Erfahrung, Geschick und ein dem Teilnehmerkreis jeweils adäquates Auftreten erachtet die Auftraggeberin als erfolgskritisch.
Die Beratungsleistungen sollen dabei in einer vertrauensvollen und partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit der Landeshauptstadt München und dem strategischen Partner SAP erbracht werden.
Die im folgenden beschriebenen Leistungen, Aufgaben und Tätigkeiten sind im Los 2 vom Auftragnehmer zu erbringen.
— Beratung und Unterstützung bei der Ausgestaltung von Geschäftsprozessen auf der Basis der im S/4HANA entwickelten Standardprozessen.
— Beratung und Unterstützung beim Business-IT-Alignment im Rahmen des Programms digital/4finance.
— Beratung und Unterstützung beim Aufbau eines Geschäftsprozessmanagements für die Prozesse der Stadtkämmerei und für stadtweite Prozesse in der Verantwortung der Stadtkämmerei.
Der geschätzte Umfang des Loses 2 beträgt 24 000 Personenstunden (PS).

Detaillierte Informationen und Unterlagen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen.
Bieterfragen:
Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis 26.1.2021 14.00 Uhr über das eVergabe-System des Auftraggebers zu stellen. Die Adresse des eVergabe-Systems ist unter I.1) „Internet-Adresse(n) – Hauptadresse“ angegeben.
Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.
Losaufteilung:
Gemäß § 97 Abs. 4 GWB sind Leistungen grundsätzlich in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Unter einem Teillos versteht man dabei die Aufteilung in mengenmäßiger oder räumlicher Hinsicht, während das Fachlos auf die Aufteilung in verschiedene Leistungsarten, Gewerbezweige oder Fachgebiete abzielt. Es ist weiter zu beachten, dass die Forderung nach der Bildung von Teil- und Fachlosen
Selbstständig nebeneinander steht und damit grundsätzlich sowohl Teil- als auch Fachlose zu bilden sind.
Bei dieser Vergabe erfordern technische Gründe ein Absehen von der Aufteilung in Mengenlose. SAP S/4HANA ist ein in sich stark integriertes System, bei dem Prozesse über mehrere Komponenten hinweg integrativ verarbeitet werden. Aufgabenstellungen im System sind daher nie völlig abgrenzbar von anderen Aufgabenstellungen im Gesamtsystem. Eine getrennte Beauftragung verschiedener Auftragnehmer zur Erbringung einzelner Beratungsleistungen
Wird daher regelmäßig daran scheitern, dass die Aufgabe technisch nicht hinreichend konkret beschreibbar ist und damit auch nicht ausreichend von weiteren Beratungsthemen abgegrenzt beauftragt werden kann. Um die Integration des Gesamtsystems sicherzustellen und eine Kohärenz der Prozesse sicherzustellen, ist es erforderlich die Beratungsleistung bei einem Anbieter abzurufen.
Allerdings wird eine Unterteilung in folgende Fachlose vorgenommen:
— Los 1: Implementierungsberatung,
— Los 2: Geschäftsprozessberatung.
Die Leistungen, Aufgaben und Tätigkeiten sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen. Aufgrund der Aufteilung in Lose und der unterschiedlichen Inhalte wird davon ausgegangen, dass im Ergebnis dieses Vergabeverfahrens an unterschiedliche Auftragnehmer ein Zuschlag erteilt wird. Da jedoch die beiden Tätigkeitsfelder nicht vollkommen losgelöst von einander betrachtet werden können, ist es erforderlich, dass die Auftragnehmer der einzelnen Lose untereinander zusammenarbeiten müssen. Darüber hinaus wird das organisationale Veränderungsmanagement durch einen Vertragspartner unterstützt und beraten und der strategische Partner SAP ist fester Bestandteil des Programms.
Mit der vorliegenden Losaufteilung ist dem Grundsatz des Mittelstandschutzes aus § 97 Abs. 4 GWB Sorge getragen.
Rahmenvereinbarung:
Die Angabe der Bedarfe gemäß Vergabeunterlagen zu den einzelnen Losen wurde aufgrund der aktuell vorliegenden Bedarfslage getroffen und begründet keine Abnahmeverpflichtung gegenüber dem Auftragnehmer. Das dargestellte Mengengerüst beruht auf realistischen Bedarfsschätzungen des Auftraggebers und berücksichtigt die Planungen zum aktuellen Stand. Die genannten Mengenangaben stellen keine Höchstmenge bzw. Mindestabnahmemenge dar. Diese Rahmenvereinbarung ist nur auf die Laufzeit begrenzt.
Der Auftraggeber behält sich vor, weitere als die in den Vergabeunterlagen genannten Aufgaben-/Leistungskategorien, die in einem unmittelbaren thematischen Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand stehen, abzurufen bzw. zu beauftragen. Da die Bedarfserhebung nach dem zum Zeitpunkt der Angebotsaufforderung aktuellen Stand getroffen wurde, sich dessen ungeachtet die Anforderungen des Auftraggebers während der Vertragslaufzeit aufgrund von unvorhersehbaren Ereignissen noch ändern können, ist ein Abruf weiterer als der aufgeführten Kategorien möglich. Dies geschieht jeweils nach individueller Absprache und im beiderseitigen Einvernehmen mit dem Auftragnehmer. Es wird keinerlei Verpflichtung für die Vertragsparteien zum Abruf solcher Kategorien begründet.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Angebote
(Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).