Software Asset Management

Beschreibung der Beschaffung

Das Ziel des Projektes ist, unser bisheriges SAM-Tool durch ein aktuelles und zukunftssicheres Tool zu ersetzen.
Im SAM-Tool soll die Software-Beschaffung mit der Erfassung bereits eingesetzter Produkte gekoppelt werden, Die bereits eingesetzten Produkte sollen dabei automatisiert in das SAM-Tool importiert und dort mit dem zugehörigen Vertrag verknüpft werden. Dies ermöglicht die Erstellung aktueller Berichte so-wie die Feststellung der aktuellen Lizenzbilanz zur Vermeidung von Über- bzw. Unterlizen-sierungen.
Im Detail bedeutet das:
— Auditsicherheit in der Hochschule;
— Verbindung zwischen der kaufmännischen Software-Beschaffung und der technischen Software-Installation;
— zentrale und einheitliche Verwaltung der in der Hochschule verwendeten Software sowie Übersicht über die vorhandenen Softwareverträge;
— Datenübernahme aus einem Online-Software-Portal;
— Datenübernahme aus anderen Quellen und die
— Erstellung aktueller Berichte sowie die Feststellung der aktuellen Lizenzbilanz.
Die im Rahmen des initialen Projekts etablierten Prozesse sollen mit einem neuen SAM-Tool nicht verändert werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist (in nicht beglaubigter Kopie). Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als vom 1.5.2020 sein. Sollte der Bewerber gemäß den Rechtsvorschriften des Landes, in dem er ansässig ist, nicht in einem Berufs- oder Handelsregister eingetragen sein, ist dieser Umstand mittels einer unterschriebenen schriftlichen Eigenerklärung zu erklären und diese Erklärung anstelle des Nachweises einzureichen.
2. Darstellung des Bewerbers (Leistungsspektrum und Kerngeschäft) und der Organisation (Hauptsitz, ggf. Niederlassungen, Struktur/Aufbau) sowie – falls zutreffend – ausführliche Darstellung der Konzernverbundenheit mit anderen Unternehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
— Bestätigung Betriebshaftpflichtversicherung (mit dem Angebot vorzulegen): Der Bewerber muss eine Bestätigung des Versicherers über den Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung, die versicherten Schadensarten und die vereinbarte Deckungssumme dem Angebot beilegen. Die RWTH fordert eine Mindestdeckung von 2 Mio. Euro kumuliert für Personen, – Sach- und Vermögensschäden, jeweils pro Jahr;
— Bestätigung der Berufsgenossenschaft (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Es ist eine Bestätigung der Berufsgenossenschaft über die Mitgliedschaft des Bewerbers oder wenn es sich um einen ausländischen Bewerber handelt, die Bestätigung des Versicherers über die Mitgliedschaft/Versicherung in/bei einer vergleichbaren Einrichtung des Landes bzw. in dem Land, in dem der Bewerber ansässig ist, dem Angebot beizufügen (inkl. Name der Berufsgenossenschaft und Mitgliedsnummer);
— Angabe über den Gesamtumsatz (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Angabe über den Gesamtumsatz des Bewerbers im deutschsprachigen Raum bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre im Unternehmensbereich der Implementierung und der Lizenzierung von Software-Asset-Management-Programmen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
— Angaben zu 3 Referenzkunden (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): 1) Von einem geeigneten Bewerber wird erwartet mind. 3 Referenzkunden zu benennen.
Die Darstellung muss die folgenden Angaben enthalten:
— Name und Adresse des Auftraggebers und Benennung eines Ansprechpartners mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse;
— Bezeichnung des Referenzprojektes;
— Version der Softwarelösung;
— Produktivsetzungszeitpunkt und
— implementierte Produktmodule.
Die Einreichung einer Bescheinigung des Referenzauftraggebers ist jeweils nicht erforderlich. Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Angaben bei den Referenzauftraggebern sowie eigene Ermittlungen vor.
Die Referenzkunden müssen folgende Voraussetzungen erfüllen:
a) Dezentrale Referenz
— In Deutschland;
— Produktivsetzung zwischen 2014 und 2019;
— Aktuell eingesetzter Releasestand von 2019 oder neuer;
— Mind. 10 dezentrale IT-Abteilungen, d. h.;
— Eigene IT-Betreuung durch unterschiedliche Administratoren;
— Einsatz unterschiedlicher Betriebssysteme/-versionen;
— Eigenständige Softwareverteilungen (z. B. Matrix42, OPSI,...);
— Insgesamt mind. 200 Clients;
— Zentral betrieben.
b) Öffentliche Referenz
— In Deutschland;
— Universität, Universitätsklinikum oder Forschungseinrichtung in öffentlicher Trägerschaft;
— Produktivsetzung zwischen 2014 und 2019;
— Eingesetzter Releasestand aus 2019 oder neuer;
— Zentral betrieben;
— Insgesamt mind. 1 000 Clients.
c) Große Referenz
— In Deutschland;
— Produktivsetzung zwischen 2014 und 2019;
— Eingesetzter Releasestand aus 2019 oder neuer;
— Zentral betrieben;
— Insgesamt mind. 2 000 Clients;
— Vollständiges Lizenzmanagement für die Produkte von Microsoft und Adobe abgebildet;
— Bitte benennen Sie 2 Hersteller aus der folgenden Liste, deren Produkte bei dem Kunden bereits gemanaged werden: IBM, Oracle, Apple, Autodesk und Mathworks;
— Anzahl der Mitarbeiter (1) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Bitte nennen Sie die Anzahl der Mitarbeiter für Beratung, Programmierung und Customizing im Veranstaltungs-Management-Bereich, die die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen.
Mindestens 10 Vollzeit-Beschäftigte Mitarbeiter sind erforderlich. Mit Vollzeitbeschäftigten sind Mitarbeiter(innen) mit einem Arbeitsvertrag mit einer wöchentlichen Arbeitsleistung von 35h gemeint. Bei Teilzeitbeschäftigten sind deren Arbeitszeiten zu einem Äquivalent von 40 h zu addieren.
— Anzahl der Mitarbeiter (2) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Bitte nennen Sie die Anzahl der Mitarbeiter für die Durchführung von Maßnahmen zur Aufrechterhaltung und Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft (keine reine Annahme von Mängel- oder Störungsmeldungen), die die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen. Mindestens 3 Vollzeit-Beschäftigte Mitarbeiter sind erforderlich.

Mehrere Bieter können sich zu einer Bietergemeinschaft zusammenschließen. In diesem Fall hat die Bietergemeinschaft mit Einreichung des Angebots
I) sämtliche Mitglieder der an der Bietergemeinschaft beteiligten Bieter namentlich mit Anschrift, Telefon-/Telefaxnummer sowie E-Mail-Adresse zu benennen,
II) einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen und
III) eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer Dok 12.0 Bietergemeinschaftserklärung vorzulegen, in der die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder erklärt wird,
IV) eine detaillierte Übersicht einreichen, die darstellt, welches Mitglied für die Erbringung welcher Leistungen/Dienstleistungen verantwortlich ist. Im Dok 18.0 Liste der einzureichenden Unterlagen sind die beizubringenden Formulare und Unterlagen aufgeführt.
Bekanntmachungs-ID: CXS0YD8YD5B.