Beschreibung der Beschaffung
Die Stadt Garbsen möchte neues Mobiliar für die neu gebaute Grundschule Stelingen beschaffen. Die neue Grundschule Stelingen ist zweizügig geplant, sodass acht Klassen mit maximal 208 Schülerinnen und Schülern in den Räumlichkeiten untergebracht werden müssen. Folgende Räumlichkeiten sollen mit neuem Mobiliar ausgestattet werden:
— 8 Allgemeine Unterrichtsräume,
— 4 Differenzierungsräume,
— 1 Bibliothek,
— 1 Musikraum,
— 1 Werkraum,
— 1 Mensa/Cafeteria.
Eine Aufstellung des dafür benötigten Mobiliars können die Bewerber dem beiliegenden Leistungsverzeichnis entnehmen.
Der Auftrag wird als eine Rahmenvereinbarung mit einem Auftragnehmer (§ 21 VgV) vergeben. Rahmenvereinbarungen gestatten dem öffentlichen Auftraggeber, Einzelaufträge in einem einzigen Vergabeverfahren zu bündeln. Rahmenvereinbarungen sind somit effizienter als die Durchführung jeweils eines separaten Vergabeverfahrens für mehrere Einzelaufträge. Kennzeichnend für Rahmenvereinbarungen ist, dass sie grundsätzlich keine Abnahmeverpflichtung beinhalten, sondern dem Auftraggeber eine einseitige Option einräumt, die er im Bedarfsfall abrufen kann, aber ohne einen solchen gerade nicht abrufen muss. Der Auftragnehmer profitiert hingegen davon, dass für ein und dieselbe Leistung nicht mehrere Rahmenvereinbarungen vergeben werden dürfen. Es ist nur möglich, weitere Vereinbarungen zu schließen, wenn und soweit sie nicht dieselbe Leistung betreffen.
Die Stadt Garbsen wird allerdings mindestens die im Leistungsverzeichnis aufgelisteten Möbel abrufen, behält sich jedoch vor, während der Laufzeit des Vertrags Möbel mit einem Gesamtwert in Höhe von 50 % des ursprünglichen Auftragsvolumens auf Grundlage dieser Rahmenvereinbarung zusätzlich zu beschaffen.
Der Abruf des im Leistungsverzeichnis aufgelisteten Mobiliars erfolgt zusammen mit der Erteilung des Zuschlags in diesem Vergabeverfahren. Die Stadt gibt dem Lieferanten eine Vorlaufzeit von 15 Wochen für die Lieferung und Aufstellung der bestellten Möbel in den Räumlichkeiten der Grundschule Stelingen. Eine geringere Vorlaufzeit wird bei der Bewertung der schriftlichen Angebote positiv berücksichtigt.
Zum Zeitpunkt der Lieferung muss unmittelbar die Montage erfolgen, das heißt, dass das Montagepersonal die Möbel optimalerweise selbst anliefert. Das Montagepersonal ist vom Bieter zu stellen und wird nicht gesondert vergütet. Darüber hinaus hat der Bieter nach Montage der Möbel sämtliches Verpackungsmaterial wieder kostenfrei mitzunehmen und fachgerecht zu entsorgen.
Das Angebot muss eine Vollgarantie für die Zeit von mindestens 2 Jahren mit Vor-Ort-Service („Vor-Ort-Garantie“, d. h. Reparatur vor Ort) ab Lieferung der Möbel zu beinhalten; eine längere Garantie ist erwünscht. Das Angebot muss eine „Nachkaufgarantie“ über mindestens 2 Jahre ab Vertragsschluss der Rahmenvereinbarung (Zuschlagserteilung) beinhalten, um spätere Zusatz-/Ersatzbeschaffungen zu ermöglichen. Dabei bleiben technische Verbesserungen vorbehalten.