Stadtteilmanagement für das interkommunale Stadterneuerungsgebiet Gelsenkirchen-Hassel und Herten-Westerholt/Bertlich

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Stadt Gelsenkirchen, 10/4.1 — Zentrale Beschaffungsstelle
Wildenbruchplatz 7
45888 Gelsenkirchen
Stadt Gelsenkirchen, Referat Stadtplanung
Goldbergstraße 12
45894 Gelsenkirchen
Ausführungsort: Egonstraße 10
45896 Gelsenkirchen

Beschreibung der Beschaffung

Im Rahmen des Stadterneuerungsprozesses für die Stadtteile Gelsenkirchen-Hassel und Herten-Westerholt/ Bertlich soll mit dem interkommunalen Stadtteilbüro eine Vor-Ort-Einrichtung fortgeführt werden, in der die unterschiedlichen Maßnahmen und Projekte koordiniert werden und mit den Akteuren in den 3 Stadtteilen ein soziales Netzwerk aufgebaut wird. Die bisherige Arbeit des Stadtteilmanagements von 2014-2019 hat sich in Hassel, Westerholt und Bertlich als eine wichtige Voraussetzung für das Gelingen des Gesamtprozesses bewährt. Der bisherige Auftrag umfasste eine Laufzeit von ca. 6 Jahren; nun ist die Dienstleistung neu zu vergeben. Diese Dienstleistung wird mit Städtebaufördermitteln von Bund und Land NRW aus dem Programm Soziale Stadt finanziert.
Im Rahmen dieser Ausschreibung wird ein externer Dienstleister gesucht, der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung stellt, die die Aufgaben der Projektentwicklung und Projekt-koordination im gesamten Stadterneuerungsgebiet der 3 Stadtteile in ständiger Kooperation mit den kommunalen Projektleitungen übernehmen. Die Schwerpunkte der Arbeit liegen auf der Entwicklung und der Umsetzungskoordination der örtlichen und interkommunalen Stadterneuerungsprojekte, der Organisation von Öffentlichkeitsarbeit und Beteiligungsprozessen, dem Projekt- und Finanzcontrolling sowie in der Mitwirkung bei der Förderantragstellung.
Das Stadtteilmanagement soll im ersten Schritt für die Dauer von 2 Jahren beauftragt werden und am 1.7.2020 beginnen. Es ist vorgesehen, den Vertrag für die verbleibende Programmlaufzeit bis Ende 2025 schrittweise wie folgt zu verlängern: ab 1.7.2022 für 1,5 Jahre, anschließend jährlich. Die Finanzierung des Stadtteilmanagements ist abhängig von entsprechenden Förderungen von Bund und Land, sodass eine Weiterbeauftragung nur erfolgen kann, wenn und falls die zur Finanzierung dieses Auftrags notwendigen Zuwendungsbescheide von der Bezirksregierung Münster erteilt werden. Aus der Beauftragung mit der Maßnahme für die ersten Auftragsjahre kann der Auftragnehmer keine Ansprüche für eine Beauftragung in den Folgejahren ableiten.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Beauftragung des AN erfolgt zum 1.7.2020. Die Beauftragung des AN erfolgt zunächst bis zum 30.6.2022.
Es ist vorgesehen, den Vertrag für die verbleibende Programmlaufzeit bis Ende 2025 schrittweise wie folgt zu verlängern: ab 1.7.2022 für 1,5 Jahre, anschließend jährlich. Die Finanzierung des Stadtteilmanagements ist abhängig von entsprechenden Förderungen von Bund und Land, sodass eine Weiterbeauftragung nur erfolgen kann, wenn und falls die zur Finanzierung dieses Auftrags notwendigen Zuwendungsbescheide von der Bezirksregierung Münster erteilt werden.
Aus der Beauftragung mit der Maßnahme für die ersten Auftragsjahre kann der Auftragnehmer keine Ansprüche für eine Beauftragung in den Folgejahren ableiten.
Eine automatische Verlängerung des Vertrages erfolgt nicht. Die Verlängerung des Vertrages erfolgt jeweils schriftlich, wenn die entsprechenden Zuwendungsbescheide beim AG vorliegen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Gemeinsames Aufgabenprofil für alle Fachkoordinator/innen:
— Organisation der Öffentlichkeitsarbeit in Abstimmung mit den kommunalen Projektleitungen: z. B. Aktualisierung der Internetseiten, Erstellen von Pressemitteilungen, Flyern und Plakaten für Veranstaltungen, Vergabe von Druckaufträgen;
— Bewohneraktivierung und- beteiligung, Einbeziehung der lokalen Akteure;
— Organisation und Moderation von Beteiligungsprozessen;
— Entwicklung und Organisation von Informationsveranstaltungen und Veranstaltungs-formaten im Torhaus 10, auch im Hinblick auf die Verstetigung der Nutzung der Torhäuser als „Infocenter";
— Entwicklung von neuen Ausstellungsformaten und Wechselausstellungen mit geeigneten Akteuren und Partnern, insbesondere zum Thema Stadtentwicklung und energetische Quartierserneuerung, auch im Hinblick auf die Verstetigung der Nutzung der Torhäuser als „Infocenter";
— Mitwirkung bei der Erstellung der Verwendungsnachweise für die Fördermittel und Vorbereitung der Mittelabrufe bei der Bezirksregierung (z. B. Verfassen von Sachberichten);
— Unterstützung bei der Erarbeitung von Förderanträgen;
— Berichterstattung in Politik und Verwaltung, Mitwirkung bei der Vorbereitung und Organisation von öffentlichen Sitzungen und Veranstaltungen, Erstellen von Beschlussvorlagen, Vorträgen etc.;
— enge Zusammenarbeit mit den Projektleitungen in beiden Stadtverwaltungen, Teilnahme an verwaltungsinternen Gesprächen sowie an Abstimmungsgesprächen mit dem Fördermittelgeber;
— Berücksichtigung der Aspekte des Gender Mainstreaming bei der Umsetzung der Projekte;
— Mitwirkung und Unterstützung bei Evaluation und Monitoring des Projektes;
— Berichterstattung.
Aufgabenprofil für die Teamleitung (I):
— Leitung des interdisziplinären Teams;
— Gesamtverantwortung für das Gesamtprojekt entsprechend der Zielsetzungen des Abschlusskonzepts Hassel. Westerholt. Bertlich gegenüber den beiden Städten;
— Geschäftsführung der interkommunalen Lenkungskreis-Sitzungen und Gebietsbeiratssitzungen.
Aufgabenprofil für den Aufgabenschwerpunkt Planungs- und Bauprojekte (II):
— Entwicklung und Umsetzung bzw. Begleitung von Projekten in den Bereichen Planen und Bauen, Wohnungsbestandsverbesserung, Gestaltung des öffentlichen Raums einschließlich der Zeit-, Kosten- und Finanzierungskalkulation, Projektsteuerung;
— Betreuung externer Planungsbüros bei Bauprojekten (alle Leistungsphas; en HOAI), das heißt Gestaltung und Abrechnung der Verträge, aber auch inhaltliche Koordination während des gesamten Projektablaufs
— Betreuung von städtebaulichen Wettbewerben, Workshops für besondere Vorhaben;
— Einbindung von arbeitsmarktpolitischen Beschäftigungs- und Qualifizierungsmaßnahmen bei der Projektumsetzung.
Aufgabenprofil für den Aufgabenschwerpunkt lokale Wirtschaftsentwicklung (III):
— Unterstützung und Beratung von Gewerbetreibenden und Existenzgründern;
— Initiierung und Unterstützung von Netzwerk- und Gremienarbeit;
— Koordination des Nutzungsmanagements (Flächen- und Leerstandsmanagement für die Bereiche Polsumer Straße in Hassel und Bahnhofstraße in Westerholt) gemeinsam mit der Wirtschaftsförderung beider Städte;
— Einbeziehung der lokalen Gewerbetreibenden, Bewohneraktivierung und -beteiligung, Begleitung der Gremien im Stadtteil;
— Beratung und Unterstützung bei Anträgen zum Verfügungsfonds Lokale Wirtschaft.
Aufgabenprofil für den Aufgabenschwerpunkt Bildungs- und Sozialmanagement (IV):
— Strukturierung und Durchführung von akteursübergreifenden Steuerungsrunden zur Stabilisierung der Netzwerkarbeit auch im Hinblick auf dauerhafte Strukturen;
— Fördermittelrecherche für Projekte in den Bereichen Bildung, Übergangsmanagement Schule-Beruf, Kinder- und Jugendförderung, Beschäftigungsförderung, Seniorenarbeit, Integration und Gesundheitsförderung in Zusammenarbeit mit externen Projektträgern;
— beratende Begleitung externer Projektträger bei der Projektentwicklung und -umsetzung;
— Beratung und Unterstützung bei Anträgen zum Quartiersfonds.
Aufgabenprofil Finanzkoordination/Projektassistenz:
— Beratung von Antragstellern zum Quartiersfonds hinsichtlich Mittelbeantragung und Abrechnung;
— Abrechnungen Quartiersfonds und Gewerbefonds vorprüfen;
— Finanzcontrolling für den interkommunalen Quartiersfonds;
— Finanzcontrolling Städtebaufördermittel beider Städte: Erstellung einer interkommunalen Finanzübersicht, internes Controlling;
— Vergabe von Dienstleistungsaufträgen für Öffentlichkeitsarbeit, z. B. Druckaufträge, Verteilung von Einladungen, entsprechend des öffentlichen Vergaberechts (nach Freigabe durch den AG);
— Controlling der Umsetzung der finanztechnischen Auflagen und Nebenbestimmungen der Zuwendungsbescheide bei Aufträgen und Vergaben des Projektteams;
— Betrieb des Stadtteilbüros, u. a. Organisation von Reinigung, EDV-Wartung.
Aufgabenprofil Hilfskräfte (z. B. studentische Mitarbeiter/innen):
Zu den Aufgaben der Hilfskräfte können vielfältige, unterstützende Tätigkeiten für das gesamte Stadtteilmanagement gehören, zum Beispiel:
— Bestandsaufnahmen und -analysen;
— Unterstützung des Stadtteilbüros bei Veranstaltungen aller Art;
— Aufarbeitung von Dokumenten und Materialien, z. B. Fotos, Presseberichte etc.;
— Erstellen von Plänen, Flyern und Plakaten nach Vorgabe;
— Mitarbeit bei der Aktualisierung der Internetseiten.
Gemeinsame Anforderungen für alle Mitarbeiter/innen:
— nachgewiesene Befähigung, Fachkompetenz und Erfahrung für das jeweilige Aufgabenprofil;
— Kenntnisse des öffentlichen Vergaberechts und der Förderrichtlinien der Städtebauförderung NRW 2008;
— sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS-Office;
— Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Kommunen;
— Befähigung zur Bearbeitung komplexer, interdisziplinärer Fragestellungen;
— kommunikative Kompetenzen;
— eigenverantwortliches Handeln;
— Teamfähigkeit;
— Genderkompetenz, interkulturelle Kompetenz;
— Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeit (Abendstunden und Wochenende).
Ergänzende Anforderungen für die Teamleitung:
— mindestens 3-jährige Erfahrung im Stadtteilmanagement;
— mindestens 3-jährige Erfahrung in der Städtebauförderung Soziale Stadt/Stadtumbau;
— Führungskompetenz;
— Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen;
— nachgewiesene Qualifikation: Diplom-, MA-, Stadt-/Raumplanung, Geografie, Städtebau/Architektur oder vergleichbare Qualifikation.
Ergänzende Anforderungen für die Koordination Planungs- und Bauprojekte:
— Erfahrung in der Städtebauförderung Soziale Stadt/Stadtumbau;
— Erfahrung mit Beteiligungsprozessen;
— Nachgewiesene Qualifikation: Diplom-, MA-, Stadt-/Raumplanung, Geografie, Städtebau/Architektur oder vergleichbare Qualifikation.
Ergänzende Anforderungen für die Koordination Bildungs- und Sozialmanagement:
— Berufserfahrung für o. g. Aufgabenprofil wünschenswert;
— Nachgewiesene Qualifikation: Diplom-, BA-, Sozialarbeit/Sozialpädagogik, Geografie/ Raumplanung oder vergleichbare Qualifikation.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
— Erklärung Gesamtumsatz (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Erklärung des Bieters zum Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezogen auf die ausgeschriebene Leistung, die Gegenstand der Vergabe ist, in den letzten 3 Geschäftsjahren (Alle Angaben in Euro/netto).
Hier Umsatz bezogen auf die ausgeschriebene Leistung:
— Integrierte Stadt(teil) entwicklung Soziale Stadt;
— Integrierte Stadt(teil) entwicklung Stadtumbau;
— Sanierungsträger/Projektsteuerung/Städtebauliche Planung.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
— Eigenerklärung Referenzen (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Möglichst 3 aktuelle Referenzen (ab 2013) des Bieters über vergleichbare Dienstleistungen im Kontext der Städtebauförderprogramme, insbesondere Soziale Stadt und Stadtumbau. Zur Sicherstellung des Wettbewerbs werden ausnahmsweise auch ältere Referenzen Berücksichtigung finden (Anlage 6a);
— Eigenerklärung zur Unternehmens- und Mitarbeiterstruktur;
—Bewerbungsbogen Anlage 6a (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Angaben zum Bewerber, Anzahl der Beschäftigten und Führungskräfte (Mitarbeiterstruktur in den Jahren 2017-2019).
Benennung der für die Projekttätigkeit vorgesehenen Personen (und soweit möglich, möglichen Vertretungsregelungen)
Aufgabenprofil Teamleitung
Aufgabenprofil Planungs- und Bauprojekte
Aufgabenprofil lokale Wirtschaftsentwicklung
Aufgabenprofil Bildungs- und Sozialmanagement
Aufgabenprofil Finanzkoordination
— Gewährleistung der Qualität (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Beschreibung der Maßnahmen zur Gewährleistung der Qualität;
— Nachweise/Anforderungen — Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): U. a. Nachweise für die Fachkompetenz der vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemäß Punkt 2.3 der Leistungsbeschreibung, z. B. durch deren Ausbildung und/oder deren persönliche Referenzen. Hiervon ausgenommen ist die Benennung der vorgesehenen Personen für das Aufgabenprofil „Hilfskräfte".

Entgegen den Hinweisen gelten die Bewerbungsbedingungen/Liefer- und Zahlungsbedingungen der Stadt Gelsenkirchen.
Bei der Abgabe des Angebotes einer Bietergemeinschaft müssen alle der Bietergemeinschaft zugehörigen Unternehmen der Stadt Gelsenkirchen angezeigt werden. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft müssen sich zur Bildung einer Arbeitsgemeinschaft zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistung im Falle der Zuschlagserteilung auf das Angebot der Bietergemeinschaft verpflichten. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft müssen gegenüber der Stadt Gelsenkirchen mit Angebotsabgabe ihre gesamtschuldnerische Haftung für Verbindlichkeiten aus der ausgeschriebenen Leistung erklären. Ein Mitglied der Bietergemeinschaft muss als deren bevollmächtigter Vertreter bei Abgabe des Angebotes benannt werden.
Eine Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer darf nur mit Zustimmung der Stadt Gelsenkirchen erfolgen. Der Unterauftragnehmer muss in wirtschaftlicher und technischer Hinsicht hinreichend Gewähr für die ordnungsgemäße Vertragserfüllung bieten. Der Auftragnehmer hat die Unterauftragnehmer und den Leistungsumfang der Stadt Gelsenkirchen schriftlich anzuzeigen. Ein Wechsel des Unterauftragnehmers während der Vertragslaufzeit bedarf der Zustimmung der Stadt Gelsenkirchen.
Enthalten Angebote bei der Abgabe die in § 56 Abs. 2 VgV u. a. aufgeführten Angaben/Nachweise nicht, so können diese bis zum Ablauf einer zu bestimmenden Frist nachgefordert werden. Bieter, die bis Ablauf der Nachfrist die vorgenannten Angaben nicht nachgereicht haben, werden von der Wertung ausgeschlossen.
Die Auswahl des zu beauftragenden Büros erfolgt in einem 2-stufigen Verfahren, dabei werden die nachfolgenden Kriterien in Stufe 1 bzw. Stufe 2 bewertet. Der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl (Stufe 1. und 2.) erhält den Zuschlag.
1. Stufe — Gewichtung:
Angebotskonzept 60 %
Personal- und Sachkosten 40 % (Bei der Bewertung des Aspekts Personal- und Sachkosten erfolgt eine Bewertung im Verhältnis zu den konkurrierenden Bietern)
Die 3 Bieter mit der höchsten Punktzahl werden zu einem Gespräch nach Gelsenkirchen eingeladen.
2. Stufe — Gewichtung:
— Verbindlichkeit und diskursive Qualitäten des Bieters 50 %;
— Qualität der Präsentation des Angebotes 50 %.
Detaillierte Angaben zum Verfahrensablauf bzw. zur Bewertung entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung bzw. der Anlage 7a — Bewertungsmatrix.
Enthalten die Vertrags- und Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten und/oder Fehler, so hat der Bieter unverzüglich den Auftraggeber vor Angebotsabgabe schriftlich darauf hinzuweisen. Hinweise sind zu richten an:
— Stadt Gelsenkirchen;
— Referat Personal und Organisation;
— Abteilung Zentrale Dienste;
— Zentrale Beschaffungsstelle;
— 45875 Gelsenkirchen.
Es ist ausschließlich das Kommunikationstool des Vergabemarktplatzes metropole.ruhr zu verwenden.
Bekanntmachungs-ID: CXS0Y6SYYSV

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Nachfolgende Fristenregelungen zur Einlegung von Rechtsbehelfen bestehen:
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber der Vergabestelle unverzüglich — d. h. abhängig von den jeweiligen Umständen des Einzelfalls maximal 10 bis 14 Tage — zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber der Vergabestelle zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB), damit die Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).