Technischer Betrieb Dokumentenmanagementsystem FAVIS

Deutsche Bundesbank, Beschaffungszentrum

Die Deutsche Bundesbank setzt zur Führung der elektronischen Akte ein zentrales, revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem mit der Bezeichnung FAVIS ein, welches auf der Anwendungssoftware OpenText Content Suite basiert. Zentraler Bestandteil sind dabei die Organisation, Koordination und Durchführung des täglichen Betriebs der Anwendung unter den rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen der Deutschen Bundesbank. Der Auftragnehmer nimmt dabei Aufgaben des laufenden Betriebs, des Anforderungs- und Releasemanagements sowie des Supports selbstständig wahr.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-04-20. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-03-18.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2020-03-18 Auftragsbekanntmachung
2021-02-09 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2020-03-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: 19-0008346
Kurze Beschreibung:
Die Deutsche Bundesbank setzt zur Führung der elektronischen Akte ein zentrales, revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem mit der Bezeichnung FAVIS ein, welches auf der Anwendungssoftware OpenText Content Suite basiert. Zentraler Bestandteil sind dabei die Organisation, Koordination und Durchführung des täglichen Betriebs der Anwendung unter den rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen der Deutschen Bundesbank. Der Auftragnehmer nimmt dabei Aufgaben des laufenden Betriebs, des Anforderungs- und Releasemanagements sowie des Supports selbstständig wahr.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Systemberatung und technische Beratung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Leipzig, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Bundesbank, Beschaffungszentrum
Postanschrift: Taunusanlage 5
Postleitzahl: 60329
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.bundesbank.de 🌏
E-Mail: sabine.petry@bundesbank.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y63D00Y/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y63D00Y 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-03-18 📅
Einreichungsfrist: 2020-04-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-03-20 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 057-136082
ABl. S-Ausgabe: 57
Zusätzliche Informationen
1. Die Teilnahmeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform https://www.dtvp.de/ zum Download zur Verfügung. Die Vergabeunterlagen im Teilnahmewettbewerb dienen zur Information des Bewerbers über die Auftragsinhalte. Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbes wird den ausgewählten Unternehmen eine Ausfüllversion der Vergabeunterlagen mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe bereitgestellt. 2. Die Beantwortung von Fragen zum Vergabeverfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Bewerbern und der Vergabestelle der Deutschen Bundesbank erfolgen ausschließlich über das Vergabeportal unter http://www.dtvp.de. Die Interessenten sind daher verpflichtet, regelmäßig im Postfach auf der Vergabeplattform nachzusehen, ob Nachrichten eingegangen sind. 3. Etwaige Fragen zum Teilnahmeantrag von interessierten Unternehmen müssen bis spätestens 2.4.2020 über das o. g. Vergabeportal übersendet werden. Danach eingehende Anfragen können aus Gründen der Gleichbehandlung grundsätzlich nicht mehr beantwortet werden. 4. Teilnahmeanträge sind über die Vergabeplattform im entsprechenden Projektraum über das Bewerbertool im Reiter „Teilnahmeanträge“ einzureichen. 5. Nach dem 14.04.2020 um 10:00 Uhr eingehende Teilnahmeanträge werden nicht zur Wertung zugelassen. 6. Unvollständige Teilnahmeanträge können von der Wertung ausgeschlossen werden. 7. Fehlende Erklärungen und Nachweise, die auch nach Anforderung durch die Vergabestelle nicht fristgerecht nachgereicht werden, führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrages. 8. Dem Bewerber ist bewusst, dass der Öffentliche Auftraggeber unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme an einem Vergabeverfahren aufgrund § 124 GWB ausschließen kann. Bekanntmachungs-ID: CXP4Y63D00Y
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Deutsche Bundesbank (im Folgenden auch: Bundesbank) betreibt ein Dokumentenmanagementsystem (interne Bundesbank-Bezeichnung: FAVIS) mit Software des Unternehmens OpenText.
Die Dienstleistungen unterteilen sich in technische Betriebsaufgaben und fachliche Unterstützung.
Die technischen Betriebsaufgaben sind in 3 Teilbereiche untergliedert:
— Technische laufende betriebliche Aufgaben;
— Technisches Anforderungs- und Releasemanagement (Grundlast/Wartung);
— Technischer Support.
Der technische Betrieb umfasst alle technischen Aspekte, die notwendig sind, um die Anwendung FAVIS tagtäglich zur Nutzung bereit zu stellen. Dabei werden technische Komponenten nur in dem Maße zur Verfügung gestellt, wie es die fachlichen Anforderungen erfordern.
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Der technische Betrieb ergibt sich somit maßgeblich aus klar definierten fachlichen Anforderungen an das Anwendungssystem. Notwendige technische Basisservices werden hierbei während der gesamten Vertragslaufzeit durch den Auftraggeber eigenverantwortlich so zur Verfügung gestellt, dass die eigentliche Fachanwendung FAVIS reibungslos gemäß den Fachanforderungen funktioniert.
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Die zu erbringende fachliche Leistungserstellung deckt ein breites Aufgabenspektrum ab. Dieses reicht von der Erstellung einfacher Reports über die Begleitung von Fachaufgaben (z. B. Archivläufe) bis hin zur Realisierung neuer Anforderungen oder produktspezifischen Beratungsleistungen. Der hierfür vorgesehene Zeitaufwand entsteht nach Bedarf, wird derzeit mit ca. 100 PT p.a. bemessen und wird als optionaler Bestandteil abgerufen.
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Dauer: 24 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:
Der abzuschließende Vertrag hat eine Mindestvertragslaufzeit von 24 Monaten. Er verlängert sich jeweils automatisch, wenn er nicht einseitig vom Auftraggeber gekündigt wird, um:
— erste Verlängerungsperiode: 24 Monate;
— zweite Verlängerungsperiode: 12 Monate;
— dritte Verlängerungsperiode: 12 Monate.
Maximale Vertragsdauer inkl. Nutzung aller Verlängerungsoptionen wären somit 72 Monate.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Leipzig Der Auftragnehmer sichert zu, dass die Leistungen nach den Vorgaben des Auftraggebers mehrheitlich (Umfang ca. 85 %) und regelmäßig am Bundesbank-Standort Leipzig erbracht werden.
Der Auftragnehmer sichert zu, dass er ausgewählte Leistungen nach den Vorgaben des Auftraggebers auch am Standort in München (ca. 15 %) und in Einzelfällen auch an anderen Bundesbank-Standorten (auf dem Territorium der Deutschen Bundesrepublik) erbringen wird.
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Der Auftragnehmer sichert zu, dass er bei entsprechendem Bedarf und nach den Vorgaben des Auftraggebers auch am Standort in Frankfurt (M) weitere optionale 100 Personentage/Jahr erbringen wird. München, Frankfurt am Main

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
a) Eigenerklärung über die Eintragung im Berufsregister mit Angabe der Registernummer, ggf. Kopie der Eintragung beifügen (in der Bundesrepublik Deutschland Handelsregister bzw. Handwerksrolle, bei ausländischen Bewerbern Unterlagen gemäß § 44 VgV),
und
b) Eigenerklärung zu Eintragungen im Gewerbezentralregister über den Bewerber (bei ausländischen Bewerbern Unterlagen gemäß Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU).
oder
Falls vorhanden Auszug aus dem Gewerbezentralregister (GZRA) – ggf. auch Kopie – nach § 150 Abs. 1 Gewerbeordnung über den Bewerber – nicht älter als 6 Monate, gerechnet ab dem Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
a) Eigenerklärung über den vergleichbaren Umsatz je Jahr in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren,
und
b) Eigenerklärung über eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung i. H. v. mind. 3 000 000,00 EUR für Sachschäden sowie eine IT-Haftpflichtversicherung i. H. v. mind. 5 000 000,00 EUR für Vermögensschäden gemäß beigefügtem Formular (T03_Versicherungsbestätigung_19-0008346).
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Dem gleichgesetzt ist eine Bestätigung des Versicherers (auf o. a. Formular oder vergleichbar), dass im Auftragsfall die Deckungssummen ohne Bedingungen auf die geforderten Summen erhöht werden oder der Nachweis einer entsprechenden Betriebshaftpflichtversicherung sowie IT-Haftpflichtversicherung mit o. g. Summen.
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(Hinweis: Die geforderten Schadensarten und Schadenssummen müssen explizit ausgewiesen sein.)
Die Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle während der Vertragslaufzeit beträgt mindestens das Zweifache dieser Deckungssummen.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
a) Eigenerklärung, dass alle in der Tabelle 1 des Dokumentes T01 „Gegenstand des Teilnahmewettbewerbs“ genannten Mindestanforderungen Nr. 1-22 im Hinblick auf die Qualifikation des Bewerbers vollumfänglich erfüllt sind.
und
b) Eigenerklärung: Der Bewerber sichert zu, dass er alle in der Tabelle 2 des Dokumentes T01 „Gegenstand des Teilnahmewettbewerbs“ genannten 10 Rollen im Rahmen des technischen Betriebs in der dort beschriebenen Art und Weise vollumfänglich wahrnehmen kann.
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c) Eigenerklärung, dass alle in den Tabellen 3, 4 und 5 des Dokumentes T01 „Gegenstand des Teilnahmewettbewerbs“ beschriebenen Rahmenbedingungen und Anforderungen vom Bewerber vollumfänglich erfüllt bzw. bestätigt werden.
d) Eigenerklärung: Nachweis von einer Referenz (möglichst unter Angabe der vollständigen Adresse, eines Ansprechpartners, dessen Funktion und Kontaktdaten) über ein Projekt, welches bezüglich des technischen Umfelds und der Aufgabenstellung mit den im Dokument T01 „Gegenstand des Teilnahmewettbewerbs“ beschriebenen Leistungen und Anforderungen (möglichst im vollen Umfang, ggf. auch teilweise) vergleichbar sind.
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Zusätzlich sind die Dauer, die Projektsprache und der Erfüllungsort des Referenzprojektes zu nennen. Der Bewerber hat die Vergleichbarkeit ggf. gesondert darzustellen.
Sonstige Nachweise:
Eigenerklärung: Allgemeine Informationen über das Unternehmen (z. B. Firmenbroschüre, Zertifikate, Maßnahmen zur Qualitätssicherung)
Eigenerklärung: Sofern bereits bekannt, Angaben zum Einsatz von Unterauftragnehmern.
Im Falle des Einsatzes von Unterauftragnehmern ist die Teilleistung anzugeben, welche durch Unterauftragnehmer durchgeführt wird. Die namentliche Benennung der Unterauftragnehmer sowie die Einreichung entsprechender Referenzen kann bereits mit dem Teilnahmeantrag erfolgen.
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Die Vergabestelle behält sich vor, in Zweifelsfragen weitere Eignungsnachweise nachzufordern.
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Es gilt eine gesamtschuldnerische Haftung der an einer Bietergemeinschaft Beteiligten. Ein Mitglied der Bietergemeinschaft ist spätestens im Rahmen der Angebotsphase als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen.
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Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Begründung für die Rahmenvereinbarung:
Zur Amortisierung der mit der Aufnahme der Dienstleistung verbundenen hohen Rüstkosten (Wirtschaftlichkeit) sowie zur Gewährleistung einer hohen Spezialisierung auf das System sowie die Prozesse des Auftraggebers (Qualität) wird eine die Dauer von vier Jahren übersteigende Laufzeit ermöglicht.
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Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:
Zur Amortisierung der mit der Aufnahme der Dienstleistung verbundenen hohen Rüstkosten (Wirtschaftlichkeit) sowie zur Gewährleistung einer hohen Spezialisierung auf das System sowie die Prozesse des Auftraggebers (Qualität) wird eine die Dauer von vier Jahren übersteigende Laufzeit ermöglicht.
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Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-10-31 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität der angebotenen Dienstleistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Preis (Gewichtung): 40

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.bundesbank.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y63D00Y/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
1. Die Teilnahmeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform https://www.dtvp.de/ zum Download zur Verfügung.
Die Vergabeunterlagen im Teilnahmewettbewerb dienen zur Information des Bewerbers über die Auftragsinhalte. Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbes wird den ausgewählten Unternehmen eine Ausfüllversion der Vergabeunterlagen mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe bereitgestellt.
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2. Die Beantwortung von Fragen zum Vergabeverfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Bewerbern und der Vergabestelle der Deutschen Bundesbank erfolgen ausschließlich über das Vergabeportal unter http://www.dtvp.de. Die Interessenten sind daher verpflichtet, regelmäßig im Postfach auf der Vergabeplattform nachzusehen, ob Nachrichten eingegangen sind.
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3. Etwaige Fragen zum Teilnahmeantrag von interessierten Unternehmen müssen bis spätestens 2.4.2020 über das o. g. Vergabeportal übersendet werden. Danach eingehende Anfragen können aus Gründen der Gleichbehandlung grundsätzlich nicht mehr beantwortet werden.
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4. Teilnahmeanträge sind über die Vergabeplattform im entsprechenden Projektraum über das Bewerbertool im Reiter „Teilnahmeanträge“ einzureichen.
5. Nach dem 14.04.2020 um 10:00 Uhr eingehende Teilnahmeanträge werden nicht zur Wertung zugelassen.
6. Unvollständige Teilnahmeanträge können von der Wertung ausgeschlossen werden.
7. Fehlende Erklärungen und Nachweise, die auch nach Anforderung durch die Vergabestelle nicht fristgerecht nachgereicht werden, führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrages.
8. Dem Bewerber ist bewusst, dass der Öffentliche Auftraggeber unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme an einem Vergabeverfahren aufgrund § 124 GWB ausschließen kann.
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Bekanntmachungs-ID: CXP4Y63D00Y

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren: Es gilt eine Frist von 15 Kalendertagen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB.
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Deutsche Bundesbank, Leiter des Beschaffungszentrums
Postanschrift: Wilhelm-Epstein-Straße 14
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60431
Internetadresse: www.bundesbank.de 🌏
Quelle: OJS 2020/S 057-136082 (2020-03-18)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-02-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
E-Mail: mandy.bock@bundesbank.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-02-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-02-12 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 030-074650
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 057-136082
ABl. S-Ausgabe: 30
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y63D7PB

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
— Technische laufende betriebliche Aufgaben,
— Technisches Anforderungs- und Releasemanagement (Grundlast / Wartung),
Die zu erbringende fachliche Leistungserstellung deckt ein breites Aufgabenspektrum ab. Dieses reicht von der Erstellung einfacher Reports über die Begleitung von Fachaufgaben (z. B. Archivläufe) bis hin zur Realisierung neuer Anforderungen oder produktspezifischen Beratungsleistungen.
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Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Leipzig, München, Frankfurt am Main

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70
Preis (Gewichtung): 30

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-12-14 📅
Name: Open Text Software GmbH
Postort: Grasbrunn
Land: Deutschland 🇩🇪
München, Landkreis 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2021/S 030-074650 (2021-02-09)
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