Termin- und Wartezeitmanagement (08/MA-IT/2020)

Kurze Beschreibung

Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist die befristete Überlassung (Miete) eines Termin- und Wartezeit-Management-Systems (TWMS) als Software as a Service (SaaS) mit passenden Hardware-Komponenten.
Das Hosting der Software hat vom Auftragnehmer nach den Maßgaben der DSGVO zu erfolgen. Das Hosting hat ausschließlich an Serverstandorten in Deutschland oder der EU zu erfolgen, vorzugsweise in Deutschland. Die Implementierung und Systemservice ist vom Auftragnehmer zu leisten.
Der Auftragnehmer sorgt für ausreichende Lizenzierung aller erforderlichen Softwarekomponenten.
Des Weiteren berät der Auftragnehmer die Auftraggeberin in der Einführung, Nutzung und Konfiguration des Gesamtsystems. Die Auswahl der Hardware ist auf die unterschiedlichen räumlichen Gegebenheiten in den einzelnen Servicecentern abzustimmen.
Die Auftraggeberin schließt mit dem Auftragnehmer einen EVB-IT Systemvertrag.

Beschreibung der Beschaffung

— Kernfunktionalität ist die Verwaltung von Kundenterminen im Zusammenspiel mit der zeitlichen Einteilung von wartenden Kunden. Das Wartezeitmanagement ermöglicht den Kunden der Auftraggeberin das Einreihen in eine virtuelle Wartschlange und ein transparentes Verfahren vom Anmelden im Servicecenter oder online bis zum Aufruf an den freien Beraterplatz. Die Kundenberater erhalten Informationen zu den Wartenden und geben selbst ihren Beraterplatz frei für die chronologische Zuweisung eines Kunden.
— Das Terminmanagement bietet Kunden der Auftraggeberin die Möglichkeit online Termine für Beratungen zu buchen. Die Termine werden in einem Kalender verwaltet, der die online gebuchten Termine mit den von Kundenberatern erfassten oder vor Ort im Servicecenter erzeugten Terminen je Standort zusammenführt.
— Teil der Dienstleistung ist im Weiteren die befristete Überlassung (Miete) der passenden Hardwarekomponenten. Dies bedeutet konkret die Geräte/Systeme zur ad hoc Terminvergabe im Wartebereich sowie von Monitoren zur Übertragung im Wartebereich einschließlich Aufstellung und Wartung.
Die Auftraggeberin ist bezüglich der einzusetzenden Hardware passend zu den unterschiedlichen räumlichen Gegebenheiten in den Servicecentern anhand von Plänen und zum Teil Begehung der Standorte zu beraten. Die Möglichkeiten und Modalitäten sind zu beschreiben. Eine individuelle Planung zusammen mit der Auftraggeberin ist durchzuführen. Die angebotene Hardware muss eine interne Kommunikationskomponente beinhalten. Eine Anbindung an das interne Netz der Auftraggeberin ist nicht möglich.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Auftraggeberin hat das Recht, durch schriftliche Erklärung dem Auftragnehmer gegenüber bis spätestens 3 Monate vor Ende der Vertragslaufzeit, den Vertrag um zweimalig weitere zwölf Monate zu verlängern, somit längstens 48 Monate nach Abnahme

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

— Mit dem Angebot ist eine Eigenerklärung des Bieters darüber abzugeben, dass keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen").
— Bietergemeinschaften haben die „Eigenerklärung Umsatz", die „Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen" und die „Eigenerklärung zu Ausschlussgründen" dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
— Für Unterauftragnehmer sind die „Eigenerklärung Umsatz" und/oder „Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen" nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass sich dieser gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen unter-AN“).
— Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten des Unterauftragnehmers tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Dem Angebot ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der Gesamtumsatz des Bieters sowie der Umsatz des Bieters der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2016, 2017, 2018), soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder
Vergleichbar sind, anzugeben ist („Eigenerklärung Umsatz").
— Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
— Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen unter-AN“).
— Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Dem Angebot ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge (Referenzen) der letzten 3 Geschäftsjahre (2016, 2017, 2018, 2019) beizufügen, in welcher der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung, der Leistungszeitraum und der Nettoauftragswert anzugeben ist. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der Bieter die Leistung als Haupt- oder Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft erbracht hat sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte („Eigenerklärung Referenzen“).
— Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
— Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung
Dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV"). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen unter-AN“).
— Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Für die Referenzen gelten folgende Mindestanforderungen (Ausschlusskriterium):
Es sind 3 Referenzaufträge aus dem Bereich „Termin- und Wartezeitmanagement“ aus der Dienstleistungsbranche, vorzugsweise in der gesetzlichen Krankenversicherung, im Gesundheitswesen oder für einen öffentlichen Auftraggeber anzugeben. (Referenz 1-3).

— Die Verfahrenssprache ist deutsch.
— Es gilt deutsches Recht.
— Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Ein Angebot Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind und ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung Verpflichten. Das Formblatt "Erklärung der Bietergemeinschaft" ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt und Unterzeichnet beizufügen.
— Mit dem Angebot sind folgende weitere Erklärungen und Nachweise vorzulegen:
—— Datenschutz Auftragsverarbeitung;
——— „Datenschutzvereinbarung Auftragsverarbeitung“ (60A).
——— ein Datensicherheitskonzept, in dem der Bieter die bei ihm vorhandenen Technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels des SGB X darzustellen hat. Es sind insbesondere die entsprechenden Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der Eingabekontrolle sowie der Einhaltung des Trennungsgebotes darzustellen (Formblatt „Sicherheitskonzept Auftragsverarbeitung" (61A));
——— Formblatt „Standorte der Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters“ (62A);
——— Formblatt „Auflistung der bestehenden UAN-Verhältnisse" (63A);
——— Formblatt „Auflistung der bestehenden Wartungsverträge“ (64A);
——— Formblatt „Datenschutzbeauftragter/Ansprechpartner" (65A) und- ein vom Bieter erstelltes Löschkonzept, in welchem der Prozess der Datenlöschung dargestellt wird.
—— Datenschutz Fernwartung
——— „Datenschutzvereinbarung Fernwartungsarbeiten“ (60B);
——— ein Sicherheitskonzept, in dem der Bieter die bei ihm vorhandenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels des SGB X darzustellen hat. Es sind insbesondere die entsprechenden Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der Eingabekontrolle sowie der Einhaltung des Trennungsgebots darzustellen. („Sicherheitskonzept „ (61B)),
——— Formblatt „Auflistung der bestehenden Unterauftragsverhältnisse" (62B);
——— Formblatt „Datenschutzbeauftragten/Ansprechpartner" (63B) und
——— ein vom Bieter erstelltes Löschkonzept, in welchem der Prozess der Datenlöschung dargestellt wird;
—— Eigenerklärung Angaben Gewerbezentralregisterabruf (40)
——— Bei Aufträgen ab einer Höhe von 30 000 EUR (exkl. Umsatzsteuer) holt die Vergabestelle für den Bieter.
Der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung die Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a Gewerbeordnung beim Bundesamt für Justiz ein. Die für die Abfrage notwendigen Daten sind vom Bieter in der „Eigenerklärung Gewerbezentralregisterabruf (40)“
Anzugeben.
—— Weiterhin ist mit dem Angebot ein vom Bieter ausgefüllter Fragenkatalog zu den Mindestanforderungen und Bewertungskriterien einzureichen (Fragenkatalog (81) sowie gemäß Ziffer 4 der Bewerbungsbedingungen (20)).
—— Jedem Angebot sind eigens generierte Zugangsdaten zu wenigstens einer Test-Version der angebotenen Software zur Teststellung zur Verfügung zu stellen (gemäß Ziffer 4.2 der Bewerbungsbedingungen (20)).
—— Zusätzlich ist mit dem Angebot ein vom Bieter selbst zu erstellendes Angebotskonzept (max. 15 DIN A4 Seiten) beizufügen (Ziffer 5 der Bewerbungsbedingungen).
—— Die Bieter werden auf der Basis der eingereichten Angebote zu GoToMeeting-Präsentationen eingeladen (gemäß Ziffer 6 der Bewerbungsbedingungen (20)).
—— Es ist mit dem Angebot eine Erklärung des Bieters über die Qualifikation des vorgesehenen Projektleiter und Projektassistenten einzureichen (EE zu vorgesehenen Projektleiter und Projektassistenten (41)).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Möchte ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat, eine Verletzung der Bestimmungen über das Vergabeverfahren geltend machen, so hat es diese innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die auf Grund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zu Angebotsabgabe der Auftraggeberin gegenüber gerügt werden. Teilt die Auftraggeberin dem Unternehmen mit, dass sie der Rüge nicht abhelfen werde, so kann das Unternehmen innerhalb von 15 Tagen nach Eingang dieser Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei dem Bundeskartellamt stellen.