Termin- und Wartezeitmanagement (08/MA-IT/2020)

Kurze Beschreibung

Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist die befristete Überlassung (Miete) eines Termin- und Wartezeit-Management-Systems (TWMS) als Software as a Service (SaaS) mit passenden Hardware-Komponenten.

Das Hosting der Software hat vom Auftragnehmer nach den Maßgaben der DSGVO zu erfolgen. Das Hosting hat ausschließlich an Serverstandorten in Deutschland oder der EU zu erfolgen, vorzugsweise in Deutschland. Die Implementierung und Systemservice ist vom Auftragnehmer zu leisten.

Der Auftragnehmer sorgt für ausreichende Lizensierung aller erforderlichen Softwarekomponenten.

Des Weiteren berät der Auftragnehmer die Auftraggeberin in der Einführung, Nutzung und Konfiguration des Gesamtsystems. Die Auswahl der Hardware ist auf die unterschiedlichen räumlichen Gegebenheiten in den einzelnen Servicecentern abzustimmen.

Die Auftraggeberin schließt mit dem Auftragnehmer einen EVB-IT Systemvertrag.

Zusätzliche Informationen

— Die Verfahrenssprache ist deutsch.

— Es gilt deutsches Recht.

— Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:

Ein Angebot Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind und ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Das Formblatt „Erklärung der Bietergemeinschaft“ ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt und unterzeichnet beizufügen.

— Mit dem Angebot sind folgende weitere Erklärungen und Nachweise vorzulegen:

—— Datenschutz Auftragsverarbeitung

— „Datenschutzvereinbarung Auftragsverarbeitung“ (60A);

— ein Datensicherheitskonzept, in dem der Bieter die bei ihm vorhandenen Technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels des SGB X darzustellen hat. Es sind insbesondere die entsprechenden Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der Eingabekontrolle sowie der Einhaltung des Trennungsgebotes darzustellen (Formblatt „Sicherheitskonzept Auftragsverarbeitung“ (61A));

— Formblatt „Standorte der Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters“ (62A);

— Formblatt „Auflistung der bestehenden UAN-Verhältnisse“ (63A);

— Formblatt „Auflistung der bestehenden Wartungsverträge“ (64A);

— Formblatt „Datenschutzbeauftragter/Ansprechpartner“ (65A) und- ein vom Bieter erstelltes Löschkonzept, in welchem der Prozess der Datenlöschung dargestellt wird.

—— Datenschutz Fernwartung

— „Datenschutzvereinbarung Fernwartungsarbeiten“ (60B);

— ein Sicherheitskonzept, in dem der Bieter die bei ihm vorhandenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels des SGB X darzustellen hat. Es sind insbesondere die entsprechenden Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der Eingabekontrolle sowie der Einhaltung des Trennungsgebots darzustellen. („Sicherheitskonzept „ (61B));

— Formblatt „Auflistung der bestehenden Unterauftragsverhältnisse“ (62B);

— Formblatt „Datenschutzbeauftragten/Ansprechpartner“ (63B) und

— ein vom Bieter erstelltes Löschkonzept, in welchem der Prozess der Datenlöschung dargestellt wird.

—— Eigenerklärung Angaben Gewerbezentralregisterabruf (40)

— Bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro (exkl. Umsatzsteuer) holt die Vergabe-stelle für den Bieter.

Der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung die Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a Gewerbeordnung beim Bundesamt für Justiz ein. Die für die Abfrage notwendigen Daten sind vom Bieter in der „Eigenerklärung Gewerbezentralregisterabruf (40)“ anzugeben.

—— Weiterhin ist mit dem Angebot ein vom Bieter ausgefüllter Fragenkatalog zu den Mindestanforderungen und Bewertungskriterien einzureichen (Fragenkatalog (81) sowie gemäß Ziffer 4 der Bewerbungsbedingungen (20));

—— Jedem Angebot sind eigens generierte Zugangsdaten zu wenigstens einer Test-Version der angebotenen Software zur Teststellung zur Verfügung zu stellen (gemäß Ziffer 4.2 der Bewerbungsbedingungen (20));

—— Zusätzlich ist mit dem Angebot ein vom Bieter selbst zu erstellendes Angebotskonzept (max. 15 DIN A4 Seiten) beizufügen (Ziffer 5 der Bewerbungsbedingungen);

—— Die Bieter werden auf der Basis der eingereichten Angebote zu GoToMeeting-Präsentationen eingeladen (gemäß Ziffer 6 der Bewerbungsbedingungen (20));

—— Es ist mit dem Angebot eine Erklärung des Bieters über die Qualifikation des vorgesehenen Projektleiter und Projektassistenten einzureichen (EE zu vorgesehenen Projektleiter und Projektassistenten (41)).

Kurze Beschreibung

— Kernfunktionalität ist die Verwaltung von Kundenterminen im Zusammenspiel mit der zeitlichen Einteilung von wartenden Kunden. Das Wartezeitmanagement ermöglicht den Kunden der Auftraggeberin das Einreihen in eine virtuelle Wartschlange und ein transparentes Verfahren vom Anmelden im Servicecenter oder online bis zum Aufruf an den freien Beraterplatz. Die Kundenberater erhalten Informationen zu den Wartenden und geben selbst ihren Beraterplatz frei für die chronologische Zuweisung eines Kunden;

Zusätzliche Informationen

Ein Angebot Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind und ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Das Formblatt „Erklärung der Bietergemeinschaft“ ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt und unterzeichnet beizufügen.