Überwachung und Anpassung der E-Paper-Sammlung der Deutschen Nationalbibliothek

Deutsche Nationalbibliothek

Der gesetzliche Sammelauftrag der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) umfasst alle Publikationen in Schrift, Bild und Ton, die seit 1913 in Deutschland, in deutscher Sprache, als Übersetzung aus der deutschen Sprache oder über Deutschland veröffentlicht werden. Dazu gehört auch die Sammlung, Verzeichnung und Archivierung aller in Deutschland erscheinenden Tageszeitungen (siehe auch https://www.dnb.de/sammelauftrag).
Den Zeitungsverlagen bietet die DNB seit 2010 die Möglichkeit, die Pflichtablieferung von Tageszeitungen zu erfüllen, indem sie layoutgetreue E-Paper-Ausgaben im Format PDF für die automatisierte Sammlung bereitstellen. Alle Publikationen, die an die DNB abgeliefert werden, müssen grundsätzlich sowohl inhaltlich als auch im Format mit der Original-Publikation übereinstimmen. Um die Langzeitarchivierung zu gewährleisten, dürfen sie nicht mit einem Kennwort- und/oder Kopierschutz versehen sein.
Nach initialer Konfiguration der automatisierten Sammelprozesse holt die DNB die E-Paper-Ausgaben tagesaktuell von den Verlagsservern ab. Als Softwaresystem setzt sie den ePaper-Manager der Outermedia GmbH ein. Das System ist in zehnjähriger Anwendung erprobt und wird fortlaufend an den Stand der Technik angepasst.
Ende 2019 umfasste die E-Paper-Sammlung 1.255 laufende Zeitungstitel, insgesamt hat die DNB im Jahr 2019 etwa 370 000 Tagesausgaben gesammelt und archiviert. Die Menge der ablieferungspflichtigen Tageszeitungen ist abhängig von den Entwicklungen des Zeitungsmarktes und zurzeit leicht rückläufig.
Auf dieser Grundlage beabsichtigt die DNB, die nachfolgend beschriebenen Leistungen zur Qualitätssicherung der automatisierten E-Paper-Sammlung ab dem 1.2.2021 für den Zeitraum von 2 Jahren als Dienstleistung neu zu vergeben. Die DNB behält sich zudem die zweimalige Option einer Vertragsverlängerung um jeweils 24 Monate vor.
Die ausgeschriebene Dienstleistung umfasst folgende Aufgaben:
— Fortlaufende Überwachung und Anpassung sämtlicher Prozesse der laufenden E-Paper-Sammlung mit dem Ziel der vollständigen und fehlerfreien Abholung aller Tagesausgaben und ggf. manuelle Abholung einzelner Tagesausgaben im Fehlerfall, sowie
— Anpassung des Umfangs der E-Paper-Sammlung und Pflege einzelner Titelkonfigurationen nach Aufforderung durch die DNB (das heißt: erstmalige Konfiguration neu zu sammelnder Tageszeitungen, Neukonfiguration bereits gesammelter Titel wegen Änderungen, Stilllegen nicht mehr erscheinender Titel).
Der Auftragnehmer ist zudem verpflichtet, ein Aufgabenmanagementsystem auf der Grundlage von JIRA (https://www.atlassian.com/de/software/jira) bereitzustellen, einzurichten und zu betreiben. Der ePaper-Manager nutzt die JIRA-Mail-Schnittstelle als Systemschnittstelle, um Fehlermeldungen zu adressieren und zu verwalten. JIRA muss so konfiguriert werden, dass die eingehenden E-Mails regelmäßig abgefragt und in JIRA-Tickets gewandelt werden. Für alle beteiligten Personen des Auftragnehmers und der DNB muss es möglich sein, JIRA-Tickets im Aufgabenmanagementsystem zu bearbeiten und ggf. auch neue Tickets zu erstellen. Im Rahmen der Dienstleistung ist der Auftragnehmer verantwortlich für die Anbindung, die Konfiguration und den Betrieb des Aufgabenmanagementsystems. Bis zu 10 Mitarbeitende der DNB benötigen einen Zugang.
Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, alle geforderten Leistungen des Regelbetriebs ab dem 1.2.2021 uneingeschränkt zu erbringen. Die ersten 3 Monate des Regelbetriebs (1.2.2021 – 30.4.2021) gelten als Probezeit. Während der Probezeit ist eine Vertragsauflösung aufgrund von Mängeln der erbrachten Leistungen jederzeit möglich.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-09-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-08-17.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2020-08-17 Auftragsbekanntmachung
2020-11-02 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2020-08-17)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Deutsche Nationalbibliothek
Postanschrift: Adickesallee 1
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60322
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: +49 69-15252302 📞
E-Mail: zvs@dnb.de 📧
Fax: +49 69-15252002 📠
Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️
URL: http://www.dnb.de 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=346161 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=346161 🌏

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel:
“Überwachung und Anpassung der E-Paper-Sammlung der Deutschen Nationalbibliothek 20/69”
Produkte/Dienstleistungen: Informationstechnologiedienste 📦
Kurze Beschreibung:
“Der gesetzliche Sammelauftrag der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) umfasst alle Publikationen in Schrift, Bild und Ton, die seit 1913 in Deutschland, in...”    Mehr anzeigen
Geschätzter Wert ohne MwSt: EUR 720 000 💰

1️⃣
Ort der Leistung: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Die Leistung kann ortsunabhängig erbracht werden.
Beschreibung der Beschaffung:
“Hauptaufgabe des Auftragnehmers ist die kontinuierliche Überwachung der fortlaufenden Abholung der E-Paper und eine zwingend zeitnahe Reaktion auf alle...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert ohne MwSt: EUR 720 000 💰
Dauer
Datum des Beginns: 2021-02-01 📅
Datum des Endes: 2023-01-31 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar
Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Option auf Verlängerung um 24 Monate vom 1.2.2023 – 31.1.2025 Option auf Verlängerung um weitere 24 Monate vom 1.2.2025 – 31.1.2027”
Informationen über Optionen
Optionen
Beschreibung der Optionen:
“Option auf Verlängerung um 24 Monate vom 1.2.2023 – 31.1.2025 Option auf Verlängerung um weitere 24 Monate vom 1.2.2025 – 31.1.2027”

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“— Eigenerklärung zur Eignung gem. § 42 VgV; — Verschwiegenheitserklärung; — Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der...”    Mehr anzeigen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“— Bei Bewerber- /Bietergemeinschaft: Darstellung der vorgesehenen Aufgabenteilung”
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“— .Bitte stellen Sie das Profil und die Tätigkeitsschwerpunkte Ihres Unternehmens dar. Gefordert werden: a) ausgewiesene Kenntnisse des...”    Mehr anzeigen

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2020-09-17 11:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2020-10-30 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2020-09-17 11:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Frankfurt am Main
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Bieter sind nicht zugelassen

Ergänzende Informationen
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Körper überprüfen
Name: Die Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler-Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-94990 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 228-9499163 📠
URL: http://bundeskartellamt.de 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Deutsche Nationalbibliothek- Justiziariat
Postanschrift: Adickesallee 1
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60322
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 69-15252001 📞
E-Mail: justiziariat@dnb.de 📧
Fax: +49 69-15252002 📠
URL: http://dnb.de 🌏
Quelle: OJS 2020/S 162-393618 (2020-08-17)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-11-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Der gesetzliche Sammelauftrag der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) umfasst alle Publikationen in Schrift, Bild und Ton, die seit 1913 in Deutschland, in...”    Mehr anzeigen
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 720 000 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Hauptaufgabe des Auftragnehmers ist die kontinuierliche Überwachung der fortlaufenden Abholung der E-Paper und eine zwingend zeitnahe Reaktion auf alle...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50
Informationen über Optionen
Beschreibung der Optionen:
“Option auf Verlängerung um 24 Monate vom 1.2.2023-31.1.2025 Option auf Verlängerung um weitere 24 Monate vom 1.2.2025-31.1.2027”

Verfahren
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2020/S 162-393618

Auftragsvergabe

1️⃣
Vertragsnummer: 20/69
Titel: Überwachung und Anpassung der E-Paper-Sammlung der Deutschen Nationalbibliothek
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-10-20 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 2
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 3
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: OUTERMEDIA GmbH
Postanschrift: Ostseestr. 107
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10409
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Berlin 🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Geschätzter Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 720 000 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 100 💰
Quelle: OJS 2020/S 217-532142 (2020-11-02)