Beschreibung der Beschaffung
Hauptaufgabe des Auftragnehmers ist die kontinuierliche Überwachung der fortlaufenden Abholung der E-Paper und eine zwingend zeitnahe Reaktion auf alle auftretenden Störungen und Fehler mit dem Ziel der lückenlosen und fehlerfreien Sammlung sämtlicher Tagesausgaben.
Die Qualitätssicherung umfasst:
— Beobachtung der Systemmeldungen des ePaper-Managers,
— Pflege von Titelkonfigurationen,
— Bearbeitung von Fehlermeldungen aus der Validation des ePaper-Managers,
— Anpassung von Prüfroutinen,
— manueller Download einzelner Tagesausgaben im Fehlerfall,
— Reklamation und Nachbearbeitung fehlerhafter Ausgaben im Dialog mit den Verlagen,
— Bearbeitung von Kennwort-/Kopierschutzproblemen,
— regelmäßiges Aufräumen der FTP-Accounts,
— Durchführung eigener Qualitätskontrollen im Stichprobenverfahren,
— Bearbeitung von Fehlern, die von der DNB gemeldet werden.
Beispiele auftretender Fehler sind:
— Die Tagesausgabe kann nicht automatisiert vom Verlags- oder FTP-Server geholt werden.
— Die Ausgabe wird vom System als fehlerhaft erkannt, weil beispielsweise Titel oder Datum falsch oder nicht lesbar sind oder weil zu wenige Seiten vorhanden sind.
— Das Zusammenfügen zu einer PDF-Datei oder die Konversion nach PDF/A verursachen Fehler.
Der Auftragnehmer hat die Aufgabe, die Fehlermeldungen des ePaper-Managers zu analysieren, Störungen zu beseitigen und fehlende E-Paper-Ausgaben ggf. manuell vom Verlags- oder FTP-Server zu holen.
Auf die Komplexität der Leistungen wird ausdrücklich hingewiesen. Gegebenenfalls müssen Prüfroutinen neu konfiguriert und getestet werden, weil zum Beispiel ein Verlag das Format der Veröffentlichung oder das Datumsformat geändert hat. Sind die gesammelten Tagesausgaben unvollständig oder fehlerhaft, ist eine Prüfung der Ursachen notwendig. Daraus ergibt sich gegebenenfalls eine Reklamation an den Verlag. Nahezu jede Verlagsreklamation hat einen mehr oder weniger hohen manuellen Aufwand für Nachfragen, Erinnerungen und das Einpflegen der Änderungen zur Folge.
Wenn beispielsweise eine Beilage anders heruntergeladen werden muss oder wenn sich die Webseite des Verlages durch einen Relaunch oder Technologiewechsel generell geändert hat, muss der Abholprozess neu konfiguriert werden. Nach dem Ausfall eines Verlagsservers müssen die Tagesausgaben aus dem Verlagsarchiv geholt und manuell in den automatisierten Prüf- und Aufbereitungsprozess des ePaper-Managers eingepflegt werden. Auch einzelne Seiten einer Tagesausgabe, die bei einer Reklamation vom Verlag nachgeliefert werden, müssen manuell eingepflegt werden.
Wenn ein Verlag zeitweise keine (korrekten) PDFs bereitstellt, entsteht manueller Aufwand, die Lücken zu schließen. Die Störung kann einzelne Ausgaben betreffen, aber auch einen Erscheinungszeitraum von mehreren Tagen. Bei der Bearbeitung entstandener Lücken muss beachtet werden, dass die Möglichkeiten für den Zugriff auf ein rückwirkendes Zeitungsarchiv von Verlag zu Verlag variieren. In der Praxis sind Archivierungszeiträume von 2 Tagen bis zu mehreren Jahren üblich.
Der Auftragnehmer ist verantwortlich für grundsätzlich alle Verlagsreklamationen, die sich im Regelbetrieb der E-Paper-Sammlung ergeben. Er ist verpflichtet, alles Zumutbare zu unternehmen, um Störungen im operativen Ablauf der E-Paper-Sammlung zu überwinden und fehlende Ausgaben ggf. auch rückwirkend zu besorgen. Das gilt auch dann, wenn technische Veränderungen seitens des Verlages zu Störungen führen und die automatisierte Abholung neu konfiguriert werden muss. Wenn der Auftragnehmer erkennt, dass ein Verlag die Ablieferungspflicht prinzipiell nicht mehr erfüllt, ist die DNB einzuschalten, um das weitere Vorgehen abzustimmen. Die DNB übernimmt die Bearbeitung einer Störung, wenn die vereinbarten Zugangsdaten nicht mehr gültig sind, wenn die Tageszeitung nicht mehr als E-Paper im PDF-Format veröffentlicht wird oder wenn ein Verlag trotz intensiver Bemühungen nicht auf Reklamationen reagiert.
Fehlermeldungen des ePaper-Managers können sich auch als falsch herausstellen. So verursachen beispielsweise die bundesweiten und insbesondere die regionalen Feiertage erfahrungsgemäß einen erhöhten Bearbeitungsaufwand, weil die Prüfroutinen des Systems Unregelmäßigkeiten feststellen. Tatsächlich korrekte Ausgaben müssen in diesen Fällen nach der Überprüfung manuell für die Weiterverarbeitung freigegeben werden.
Neben der Fehlerprüfung, die der ePaper-Manager durchführt, soll in Stichproben auch eine manuelle Kontrolle von Zeitungsausgaben stattfinden. Ziel ist es, Fehler zu entdecken, die bei der Validierung nicht aufgefallen sind. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dafür monatlich mindestens 100 einwandfrei verarbeitete Tagesausgaben auszuwählen und jeweils mehrere Seiten zu begutachten. Im Laufe eines Jahres soll jede Tageszeitung mindestens einmal manuell auf Fehlerfreiheit der Abholprozesse geprüft werden. Die Durchführung von Stichprobenkontrollen ist monatlich nachzuweisen.
Daneben führt auch die DNB selbst Stichproben zur Überprüfung der laufend abgelieferten Zeitungsausgaben und Metadaten durch. Fehler werden über das Aufgabenmanagementsystem zur Bearbeitung an den Auftragnehmer gemeldet.
In Bezug auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der PDF-Ausgaben und Metadaten besteht grundsätzlich der Anspruch, eine Qualität von 100 % zu erreichen. Das heißt, es wird eine vollständige und fehlerfreie Sammlung aller Tagesausgaben im Sinne des gesetzlichen Sammelauftrags der DNB (siehe Einleitung) erwartet. Fehlerhafte Arbeitsergebnisse, die nicht den Qualitätskriterien entsprechen, sind vom Auftragnehmer kostenneutral nachzubearbeiten.