Überwachung und Anpassung der E-Paper-Sammlung der Deutschen Nationalbibliothek

Deutsche Nationalbibliothek

Der gesetzliche Sammelauftrag der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) umfasst alle Publikationen in Schrift, Bild und Ton, die seit 1913 in Deutschland, in deutscher Sprache, als Übersetzung aus der deutschen Sprache oder über Deutschland veröffentlicht werden. Dazu gehört auch die Sammlung, Verzeichnung und Archivierung aller in Deutschland erscheinenden Tageszeitungen (siehe auch https://www.dnb.de/sammelauftrag). />Den Zeitungsverlagen bietet die DNB seit 2010 die Möglichkeit, die Pflichtablieferung von Tageszeitungen zu erfüllen, indem sie layoutgetreue E-Paper-Ausgaben im Format PDF für die automatisierte Sammlung bereitstellen. Alle Publikationen, die an die DNB abgeliefert werden, müssen grundsätzlich sowohl inhaltlich als auch im Format mit der Original-Publikation übereinstimmen. Um die Langzeitarchivierung zu gewährleisten, dürfen sie nicht mit einem Kennwort- und/oder Kopierschutz versehen sein.
Nach initialer Konfiguration der automatisierten Sammelprozesse holt die DNB die E-Paper-Ausgaben tagesaktuell von den Verlagsservern ab. Als Softwaresystem setzt sie den ePaper-Manager der Outermedia GmbH ein. Das System ist in zehnjähriger Anwendung erprobt und wird fortlaufend an den Stand der Technik angepasst.
Ende 2019 umfasste die E-Paper-Sammlung 1.255 laufende Zeitungstitel, insgesamt hat die DNB im Jahr 2019 etwa 370 000 Tagesausgaben gesammelt und archiviert. Die Menge der ablieferungspflichtigen Tageszeitungen ist abhängig von den Entwicklungen des Zeitungsmarktes und zurzeit leicht rückläufig.
Auf dieser Grundlage beabsichtigt die DNB, die nachfolgend beschriebenen Leistungen zur Qualitätssicherung der automatisierten E-Paper-Sammlung ab dem 1.2.2021 für den Zeitraum von 2 Jahren als Dienstleistung neu zu vergeben. Die DNB behält sich zudem die zweimalige Option einer Vertragsverlängerung um jeweils 24 Monate vor.
Die ausgeschriebene Dienstleistung umfasst folgende Aufgaben:
— Fortlaufende Überwachung und Anpassung sämtlicher Prozesse der laufenden E-Paper-Sammlung mit dem Ziel der vollständigen und fehlerfreien Abholung aller Tagesausgaben und ggf. manuelle Abholung einzelner Tagesausgaben im Fehlerfall, sowie
— Anpassung des Umfangs der E-Paper-Sammlung und Pflege einzelner Titelkonfigurationen nach Aufforderung durch die DNB (das heißt: erstmalige Konfiguration neu zu sammelnder Tageszeitungen, Neukonfiguration bereits gesammelter Titel wegen Änderungen, Stilllegen nicht mehr erscheinender Titel).
Der Auftragnehmer ist zudem verpflichtet, ein Aufgabenmanagementsystem auf der Grundlage von JIRA (https://www.atlassian.com/de/software/jira) bereitzustellen, einzurichten und zu betreiben. Der ePaper-Manager nutzt die JIRA-Mail-Schnittstelle als Systemschnittstelle, um Fehlermeldungen zu adressieren und zu verwalten. JIRA muss so konfiguriert werden, dass die eingehenden E-Mails regelmäßig abgefragt und in JIRA-Tickets gewandelt werden. Für alle beteiligten Personen des Auftragnehmers und der DNB muss es möglich sein, JIRA-Tickets im Aufgabenmanagementsystem zu bearbeiten und ggf. auch neue Tickets zu erstellen. Im Rahmen der Dienstleistung ist der Auftragnehmer verantwortlich für die Anbindung, die Konfiguration und den Betrieb des Aufgabenmanagementsystems. Bis zu 10 Mitarbeitende der DNB benötigen einen Zugang.
Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, alle geforderten Leistungen des Regelbetriebs ab dem 1.2.2021 uneingeschränkt zu erbringen. Die ersten 3 Monate des Regelbetriebs (1.2.2021 – 30.4.2021) gelten als Probezeit. Während der Probezeit ist eine Vertragsauflösung aufgrund von Mängeln der erbrachten Leistungen jederzeit möglich.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-09-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-08-17.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Outermedia GmbH

Wer?

• Deutsche Nationalbibliothek

Wie?

• Strategische Prüfung und Planung im Bereich Informationssysteme oder -technologie › Informationstechnologiedienste

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-08-17	Auftragsbekanntmachung
2020-11-02	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-08-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Informationstechnologiedienste
Referenznummer: 20/69
Kurze Beschreibung:

Der gesetzliche Sammelauftrag der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) umfasst alle Publikationen in Schrift, Bild und Ton, die seit 1913 in Deutschland, in deutscher Sprache, als Übersetzung aus der deutschen Sprache oder über Deutschland veröffentlicht werden. Dazu gehört auch die Sammlung, Verzeichnung und Archivierung aller in Deutschland erscheinenden Tageszeitungen (siehe auch https://www.dnb.de/sammelauftrag). Den Zeitungsverlagen bietet die DNB seit 2010 die Möglichkeit, die Pflichtablieferung von Tageszeitungen zu erfüllen, indem sie layoutgetreue E-Paper-Ausgaben im Format PDF für die automatisierte Sammlung bereitstellen. Alle Publikationen, die an die DNB abgeliefert werden, müssen grundsätzlich sowohl inhaltlich als auch im Format mit der Original-Publikation übereinstimmen. Um die Langzeitarchivierung zu gewährleisten, dürfen sie nicht mit einem Kennwort- und/oder Kopierschutz versehen sein. Nach initialer Konfiguration der automatisierten Sammelprozesse holt die DNB die E-Paper-Ausgaben tagesaktuell von den Verlagsservern ab. Als Softwaresystem setzt sie den ePaper-Manager der Outermedia GmbH ein. Das System ist in zehnjähriger Anwendung erprobt und wird fortlaufend an den Stand der Technik angepasst. Ende 2019 umfasste die E-Paper-Sammlung 1.255 laufende Zeitungstitel, insgesamt hat die DNB im Jahr 2019 etwa 370 000 Tagesausgaben gesammelt und archiviert. Die Menge der ablieferungspflichtigen Tageszeitungen ist abhängig von den Entwicklungen des Zeitungsmarktes und zurzeit leicht rückläufig. Auf dieser Grundlage beabsichtigt die DNB, die nachfolgend beschriebenen Leistungen zur Qualitätssicherung der automatisierten E-Paper-Sammlung ab dem 1.2.2021 für den Zeitraum von 2 Jahren als Dienstleistung neu zu vergeben. Die DNB behält sich zudem die zweimalige Option einer Vertragsverlängerung um jeweils 24 Monate vor. Die ausgeschriebene Dienstleistung umfasst folgende Aufgaben: — Fortlaufende Überwachung und Anpassung sämtlicher Prozesse der laufenden E-Paper-Sammlung mit dem Ziel der vollständigen und fehlerfreien Abholung aller Tagesausgaben und ggf. manuelle Abholung einzelner Tagesausgaben im Fehlerfall, sowie — Anpassung des Umfangs der E-Paper-Sammlung und Pflege einzelner Titelkonfigurationen nach Aufforderung durch die DNB (das heißt: erstmalige Konfiguration neu zu sammelnder Tageszeitungen, Neukonfiguration bereits gesammelter Titel wegen Änderungen, Stilllegen nicht mehr erscheinender Titel). Der Auftragnehmer ist zudem verpflichtet, ein Aufgabenmanagementsystem auf der Grundlage von JIRA (https://www.atlassian.com/de/software/jira) bereitzustellen, einzurichten und zu betreiben. Der ePaper-Manager nutzt die JIRA-Mail-Schnittstelle als Systemschnittstelle, um Fehlermeldungen zu adressieren und zu verwalten. JIRA muss so konfiguriert werden, dass die eingehenden E-Mails regelmäßig abgefragt und in JIRA-Tickets gewandelt werden. Für alle beteiligten Personen des Auftragnehmers und der DNB muss es möglich sein, JIRA-Tickets im Aufgabenmanagementsystem zu bearbeiten und ggf. auch neue Tickets zu erstellen. Im Rahmen der Dienstleistung ist der Auftragnehmer verantwortlich für die Anbindung, die Konfiguration und den Betrieb des Aufgabenmanagementsystems. Bis zu 10 Mitarbeitende der DNB benötigen einen Zugang. Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, alle geforderten Leistungen des Regelbetriebs ab dem 1.2.2021 uneingeschränkt zu erbringen. Die ersten 3 Monate des Regelbetriebs (1.2.2021 – 30.4.2021) gelten als Probezeit. Während der Probezeit ist eine Vertragsauflösung aufgrund von Mängeln der erbrachten Leistungen jederzeit möglich.

Kurze Beschreibung

Der gesetzliche Sammelauftrag der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) umfasst alle Publikationen in Schrift, Bild und Ton, die seit 1913 in Deutschland, in deutscher Sprache, als Übersetzung aus der deutschen Sprache oder über Deutschland veröffentlicht werden. Dazu gehört auch die Sammlung, Verzeichnung und Archivierung aller in Deutschland erscheinenden Tageszeitungen (siehe auch https://www.dnb.de/sammelauftrag).

Den Zeitungsverlagen bietet die DNB seit 2010 die Möglichkeit, die Pflichtablieferung von Tageszeitungen zu erfüllen, indem sie layoutgetreue E-Paper-Ausgaben im Format PDF für die automatisierte Sammlung bereitstellen. Alle Publikationen, die an die DNB abgeliefert werden, müssen grundsätzlich sowohl inhaltlich als auch im Format mit der Original-Publikation übereinstimmen. Um die Langzeitarchivierung zu gewährleisten, dürfen sie nicht mit einem Kennwort- und/oder Kopierschutz versehen sein.

Nach initialer Konfiguration der automatisierten Sammelprozesse holt die DNB die E-Paper-Ausgaben tagesaktuell von den Verlagsservern ab. Als Softwaresystem setzt sie den ePaper-Manager der Outermedia GmbH ein. Das System ist in zehnjähriger Anwendung erprobt und wird fortlaufend an den Stand der Technik angepasst.

Ende 2019 umfasste die E-Paper-Sammlung 1.255 laufende Zeitungstitel, insgesamt hat die DNB im Jahr 2019 etwa 370 000 Tagesausgaben gesammelt und archiviert. Die Menge der ablieferungspflichtigen Tageszeitungen ist abhängig von den Entwicklungen des Zeitungsmarktes und zurzeit leicht rückläufig.

Auf dieser Grundlage beabsichtigt die DNB, die nachfolgend beschriebenen Leistungen zur Qualitätssicherung der automatisierten E-Paper-Sammlung ab dem 1.2.2021 für den Zeitraum von 2 Jahren als Dienstleistung neu zu vergeben. Die DNB behält sich zudem die zweimalige Option einer Vertragsverlängerung um jeweils 24 Monate vor.

Die ausgeschriebene Dienstleistung umfasst folgende Aufgaben:

— Fortlaufende Überwachung und Anpassung sämtlicher Prozesse der laufenden E-Paper-Sammlung mit dem Ziel der vollständigen und fehlerfreien Abholung aller Tagesausgaben und ggf. manuelle Abholung einzelner Tagesausgaben im Fehlerfall, sowie

— Anpassung des Umfangs der E-Paper-Sammlung und Pflege einzelner Titelkonfigurationen nach Aufforderung durch die DNB (das heißt: erstmalige Konfiguration neu zu sammelnder Tageszeitungen, Neukonfiguration bereits gesammelter Titel wegen Änderungen, Stilllegen nicht mehr erscheinender Titel).

Der Auftragnehmer ist zudem verpflichtet, ein Aufgabenmanagementsystem auf der Grundlage von JIRA (https://www.atlassian.com/de/software/jira) bereitzustellen, einzurichten und zu betreiben. Der ePaper-Manager nutzt die JIRA-Mail-Schnittstelle als Systemschnittstelle, um Fehlermeldungen zu adressieren und zu verwalten. JIRA muss so konfiguriert werden, dass die eingehenden E-Mails regelmäßig abgefragt und in JIRA-Tickets gewandelt werden. Für alle beteiligten Personen des Auftragnehmers und der DNB muss es möglich sein, JIRA-Tickets im Aufgabenmanagementsystem zu bearbeiten und ggf. auch neue Tickets zu erstellen. Im Rahmen der Dienstleistung ist der Auftragnehmer verantwortlich für die Anbindung, die Konfiguration und den Betrieb des Aufgabenmanagementsystems. Bis zu 10 Mitarbeitende der DNB benötigen einen Zugang.

Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, alle geforderten Leistungen des Regelbetriebs ab dem 1.2.2021 uneingeschränkt zu erbringen. Die ersten 3 Monate des Regelbetriebs (1.2.2021 – 30.4.2021) gelten als Probezeit. Während der Probezeit ist eine Vertragsauflösung aufgrund von Mängeln der erbrachten Leistungen jederzeit möglich.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Informationstechnologiedienste 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Nationalbibliothek
Postanschrift: Adickesallee 1
Postleitzahl: 60322
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.dnb.de 🌏
E-Mail: zvs@dnb.de 📧
Telefon: +49 69-15252302 📞
Fax: +49 69-15252002 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=346161 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=346161 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-08-17 📅
Einreichungsfrist: 2020-09-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-08-21 📅
Datum des Beginns: 2021-02-01 📅
Datum des Endes: 2023-01-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 162-393618
ABl. S-Ausgabe: 162
Zusätzliche Informationen
Bieter sind nicht zugelassen

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Den Zeitungsverlagen bietet die DNB seit 2010 die Möglichkeit, die Pflichtablieferung von Tageszeitungen zu erfüllen, indem sie layoutgetreue E-Paper-Ausgaben im Format PDF für die automatisierte Sammlung bereitstellen. Alle Publikationen, die an die DNB abgeliefert werden, müssen grundsätzlich sowohl inhaltlich als auch im Format mit der Original-Publikation übereinstimmen. Um die Langzeitarchivierung zu gewährleisten, dürfen sie nicht mit einem Kennwort- und/oder Kopierschutz versehen sein.

Nach initialer Konfiguration der automatisierten Sammelprozesse holt die DNB die E-Paper-Ausgaben tagesaktuell von den Verlagsservern ab. Als Softwaresystem setzt sie den ePaper-Manager der Outermedia GmbH ein. Das System ist in zehnjähriger Anwendung erprobt und wird fortlaufend an den Stand der Technik angepasst.

Ende 2019 umfasste die E-Paper-Sammlung 1.255 laufende Zeitungstitel, insgesamt hat die DNB im Jahr 2019 etwa 370 000 Tagesausgaben gesammelt und archiviert. Die Menge der ablieferungspflichtigen Tageszeitungen ist abhängig von den Entwicklungen des Zeitungsmarktes und zurzeit leicht rückläufig.

Auf dieser Grundlage beabsichtigt die DNB, die nachfolgend beschriebenen Leistungen zur Qualitätssicherung der automatisierten E-Paper-Sammlung ab dem 1.2.2021 für den Zeitraum von 2 Jahren als Dienstleistung neu zu vergeben. Die DNB behält sich zudem die zweimalige Option einer Vertragsverlängerung um jeweils 24 Monate vor.

Die ausgeschriebene Dienstleistung umfasst folgende Aufgaben:

— Fortlaufende Überwachung und Anpassung sämtlicher Prozesse der laufenden E-Paper-Sammlung mit dem Ziel der vollständigen und fehlerfreien Abholung aller Tagesausgaben und ggf. manuelle Abholung einzelner Tagesausgaben im Fehlerfall, sowie

— Anpassung des Umfangs der E-Paper-Sammlung und Pflege einzelner Titelkonfigurationen nach Aufforderung durch die DNB (das heißt: erstmalige Konfiguration neu zu sammelnder Tageszeitungen, Neukonfiguration bereits gesammelter Titel wegen Änderungen, Stilllegen nicht mehr erscheinender Titel).

Der Auftragnehmer ist zudem verpflichtet, ein Aufgabenmanagementsystem auf der Grundlage von JIRA (https://www.atlassian.com/de/software/jira) bereitzustellen, einzurichten und zu betreiben. Der ePaper-Manager nutzt die JIRA-Mail-Schnittstelle als Systemschnittstelle, um Fehlermeldungen zu adressieren und zu verwalten. JIRA muss so konfiguriert werden, dass die eingehenden E-Mails regelmäßig abgefragt und in JIRA-Tickets gewandelt werden. Für alle beteiligten Personen des Auftragnehmers und der DNB muss es möglich sein, JIRA-Tickets im Aufgabenmanagementsystem zu bearbeiten und ggf. auch neue Tickets zu erstellen. Im Rahmen der Dienstleistung ist der Auftragnehmer verantwortlich für die Anbindung, die Konfiguration und den Betrieb des Aufgabenmanagementsystems. Bis zu 10 Mitarbeitende der DNB benötigen einen Zugang.

Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, alle geforderten Leistungen des Regelbetriebs ab dem 1.2.2021 uneingeschränkt zu erbringen. Die ersten 3 Monate des Regelbetriebs (1.2.2021 – 30.4.2021) gelten als Probezeit. Während der Probezeit ist eine Vertragsauflösung aufgrund von Mängeln der erbrachten Leistungen jederzeit möglich.

Geschätzter Gesamtwert: 720 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Hauptaufgabe des Auftragnehmers ist die kontinuierliche Überwachung der fortlaufenden Abholung der E-Paper und eine zwingend zeitnahe Reaktion auf alle auftretenden Störungen und Fehler mit dem Ziel der lückenlosen und fehlerfreien Sammlung sämtlicher Tagesausgaben.

Die Qualitätssicherung umfasst:

— Beobachtung der Systemmeldungen des ePaper-Managers;

— Pflege von Titelkonfigurationen;

— Bearbeitung von Fehlermeldungen aus der Validation des ePaper-Managers;

— Anpassung von Prüfroutinen;

— manueller Download einzelner Tagesausgaben im Fehlerfall;

— Reklamation und Nachbearbeitung fehlerhafter Ausgaben im Dialog mit den Verlagen;

— Bearbeitung von Kennwort-/Kopierschutzproblemen;

— regelmäßiges Aufräumen der FTP-Accounts;

— Durchführung eigener Qualitätskontrollen im Stichprobenverfahren;

— Bearbeitung von Fehlern, die von der DNB gemeldet werden.

Beispiele auftretender Fehler sind:

— Die Tagesausgabe kann nicht automatisiert vom Verlags- oder FTP-Server geholt werden.

— Die Ausgabe wird vom System als fehlerhaft erkannt, weil beispielsweise Titel oder Datum falsch oder nicht lesbar sind oder weil zu wenige Seiten vorhanden sind.

— Das Zusammenfügen zu einer PDF-Datei oder die Konversion nach PDF/A verursachen Fehler.

Der Auftragnehmer hat die Aufgabe, die Fehlermeldungen des ePaper-Managers zu analysieren, Störungen zu beseitigen und fehlende E-Paper-Ausgaben ggf. manuell vom Verlags- oder FTP-Server zu holen.

Auf die Komplexität der Leistungen wird ausdrücklich hingewiesen. Gegebenenfalls müssen Prüfroutinen neu konfiguriert und getestet werden, weil zum Beispiel ein Verlag das Format der Veröffentlichung oder das Datumsformat geändert hat. Sind die gesammelten Tagesausgaben unvollständig oder fehlerhaft, ist eine Prüfung der Ursachen notwendig. Daraus ergibt sich gegebenenfalls eine Reklamation an den Verlag. Nahezu jede Verlagsreklamation hat einen mehr oder weniger hohen manuellen Aufwand für Nachfragen, Erinnerungen und das Einpflegen der Änderungen zur Folge.

Wenn beispielsweise eine Beilage anders heruntergeladen werden muss oder wenn sich die Webseite des Verlages durch einen Relaunch oder Technologiewechsel generell geändert hat, muss der Abholprozess neu konfiguriert werden. Nach dem Ausfall eines Verlagsservers müssen die Tagesausgaben aus dem Verlagsarchiv geholt und manuell in den automatisierten Prüf- und Aufbereitungsprozess des ePaper-Managers eingepflegt werden. Auch einzelne Seiten einer Tagesausgabe, die bei einer Reklamation vom Verlag nachgeliefert werden, müssen manuell eingepflegt werden.

Wenn ein Verlag zeitweise keine (korrekten) PDFs bereitstellt, entsteht manueller Aufwand, die Lücken zu schließen. Die Störung kann einzelne Ausgaben betreffen, aber auch einen Erscheinungszeitraum von mehreren Tagen. Bei der Bearbeitung entstandener Lücken muss beachtet werden, dass die Möglichkeiten für den Zugriff auf ein rückwirkendes Zeitungsarchiv von Verlag zu Verlag variieren. In der Praxis sind Archivierungszeiträume von 2 Tagen bis zu mehreren Jahren üblich.

Der Auftragnehmer ist verantwortlich für grundsätzlich alle Verlagsreklamationen, die sich im Regelbetrieb der E-Paper-Sammlung ergeben. Er ist verpflichtet, alles Zumutbare zu unternehmen, um Störungen im operativen Ablauf der E-Paper-Sammlung zu überwinden und fehlende Ausgaben ggf. auch rückwirkend zu besorgen. Das gilt auch dann, wenn technische Veränderungen seitens des Verlages zu Störungen führen und die automatisierte Abholung neu konfiguriert werden muss. Wenn der Auftragnehmer erkennt, dass ein Verlag die Ablieferungspflicht prinzipiell nicht mehr erfüllt, ist die DNB einzuschalten, um das weitere Vorgehen abzustimmen. Die DNB übernimmt die Bearbeitung einer Störung, wenn die vereinbarten Zugangsdaten nicht mehr gültig sind, wenn die Tageszeitung nicht mehr als E-Paper im PDF-Format veröffentlicht wird oder wenn ein Verlag trotz intensiver Bemühungen nicht auf Reklamationen reagiert.

Fehlermeldungen des ePaper-Managers können sich auch als falsch herausstellen. So verursachen beispielsweise die bundesweiten und insbesondere die regionalen Feiertage erfahrungsgemäß einen erhöhten Bearbeitungsaufwand, weil die Prüfroutinen des Systems Unregelmäßigkeiten feststellen. Tatsächlich korrekte Ausgaben müssen in diesen Fällen nach der Überprüfung manuell für die Weiterverarbeitung freigegeben werden.

Neben der Fehlerprüfung, die der ePaper-Manager durchführt, soll in Stichproben auch eine manuelle Kontrolle von Zeitungsausgaben stattfinden. Ziel ist es, Fehler zu entdecken, die bei der Validierung nicht aufgefallen sind. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dafür monatlich mindestens 100 einwandfrei verarbeitete Tagesausgaben auszuwählen und jeweils mehrere Seiten zu begutachten. Im Laufe eines Jahres soll jede Tageszeitung mindestens einmal manuell auf Fehlerfreiheit der Abholprozesse geprüft werden. Die Durchführung von Stichprobenkontrollen ist monatlich nachzuweisen.

Daneben führt auch die DNB selbst Stichproben zur Überprüfung der laufend abgelieferten Zeitungsausgaben und Metadaten durch. Fehler werden über das Aufgabenmanagementsystem zur Bearbeitung an den Auftragnehmer gemeldet.

In Bezug auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der PDF-Ausgaben und Metadaten besteht grundsätzlich der Anspruch, eine Qualität von 100 % zu erreichen. Das heißt, es wird eine vollständige und fehlerfreie Sammlung aller Tagesausgaben im Sinne des gesetzlichen Sammelauftrags der DNB (siehe Einleitung) erwartet. Fehlerhafte Arbeitsergebnisse, die nicht den Qualitätskriterien entsprechen, sind vom Auftragnehmer kostenneutral nachzubearbeiten.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 720 000 EUR 💰
Beschreibung der Verlängerungen:

Option auf Verlängerung um 24 Monate vom 1.2.2023 – 31.1.2025

Option auf Verlängerung um weitere 24 Monate vom 1.2.2025 – 31.1.2027

Beschreibung der Optionen:

Option auf Verlängerung um 24 Monate vom 1.2.2023 – 31.1.2025

Option auf Verlängerung um weitere 24 Monate vom 1.2.2025 – 31.1.2027

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Die Leistung kann ortsunabhängig erbracht werden.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Eigenerklärung zur Eignung gem. § 42 VgV;

— Verschwiegenheitserklärung;

— Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der jeweiligen Landesvorschriften.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Bei Bewerber- /Bietergemeinschaft: Darstellung der vorgesehenen Aufgabenteilung

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— .Bitte stellen Sie das Profil und die Tätigkeitsschwerpunkte Ihres Unternehmens dar. Gefordert werden:

a) ausgewiesene Kenntnisse des Online-Publikationssektors in Deutschland, insbesondere des Zeitungsmarktes und der E-Paper-Entwicklungen, und

b) fundierte technische Expertise und praktische Erfahrungen in Bezug auf das automatisierte Abholen von digitalen Publikationen von Servern im Internet.

— Belegen Sie die in der Leistungsbeschreibung geforderten Kenntnisse und Projekterfahrungen Ihres Unternehmens durch Angabe und kurze Beschreibung mindestens eines vergleichbaren Referenzprojektes (hinsichtlich Art und Umfang der Leistungen) in den letzten 3 Jahren (vorzugsweise mit Ansprechperson und Telefonnummer des Auftraggebers).

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-10-30 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-09-17 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 11:00
Ort des Eröffnungstermins: Frankfurt am Main
Zusätzliche Informationen: Bieter sind nicht zugelassen

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=346161 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Die Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler-Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-94990 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 228-9499163 📠
Internetadresse: http://bundeskartellamt.de 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Deutsche Nationalbibliothek- Justiziariat
Postanschrift: Adickesallee 1
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60322
Telefon: +49 69-15252001 📞
E-Mail: justiziariat@dnb.de 📧
Fax: +49 69-15252002 📠
Internetadresse: http://dnb.de 🌏
Quelle: OJS 2020/S 162-393618 (2020-08-17)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-11-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der gesetzliche Sammelauftrag der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) umfasst alle Publikationen in Schrift, Bild und Ton, die seit 1913 in Deutschland, in deutscher Sprache, als Übersetzung aus der deutschen Sprache oder über Deutschland veröffentlicht werden. Dazu gehört auch die Sammlung, Verzeichnung und Archivierung aller in Deutschland erscheinenden Tageszeitungen (siehe auch https://www.dnb.de/sammelauftrag). Den Zeitungsverlagen bietet die DNB seit 2010 die Möglichkeit, die Pflichtablieferung von Tageszeitungen zu erfüllen, indem sie layoutgetreue E-Paper-Ausgaben im Format PDF für die automatisierte Sammlung bereitstellen. Alle Publikationen, die an die DNB abgeliefert werden, müssen grundsätzlich sowohl inhaltlich als auch im Format mit der Original-Publikation übereinstimmen. Um die Langzeitarchivierung zu gewährleisten, dürfen sie nicht mit einem Kennwort- und/oder Kopierschutz versehen sein. Nach initialer Konfiguration der automatisierten Sammelprozesse holt die DNB die E-Paper-Ausgaben tagesaktuell von den Verlagsservern ab. Als Softwaresystem setzt sie den ePaper-Manager der Outermedia GmbH ein. Das System ist in zehnjähriger Anwendung erprobt und wird fortlaufend an den Stand der Technik angepasst. Ende 2019 umfasste die E-Paper-Sammlung 1.255 laufende Zeitungstitel, insgesamt hat die DNB im Jahr 2019 etwa 370 000 Tagesausgaben gesammelt und archiviert. Die Menge der ablieferungspflichtigen Tageszeitungen ist abhängig von den Entwicklungen des Zeitungsmarktes und zurzeit leicht rückläufig. Auf dieser Grundlage beabsichtigt die DNB, die nachfolgend beschriebenen Leistungen zur Qualitätssicherung der automatisierten E-Paper-Sammlung ab dem 1.2.2021 für den Zeitraum von 2 Jahren als Dienstleistung neu zu vergeben. Die DNB behält sich zudem die zweimalige Option einer Vertragsverlängerung um jeweils 24 Monate vor. Die ausgeschriebene Dienstleistung umfasst folgende Aufgaben: — Fortlaufende Überwachung und Anpassung sämtlicher Prozesse der laufenden E-Paper-Sammlung mit dem Ziel der vollständigen und fehlerfreien Abholung aller Tagesausgaben und ggf. manuelle Abholung einzelner Tagesausgaben im Fehlerfall, sowie — Anpassung des Umfangs der E-Paper-Sammlung und Pflege einzelner Titelkonfigurationen nach Aufforderung durch die DNB (das heißt: erstmalige Konfiguration neu zu sammelnder Tageszeitungen, Neukonfiguration bereits gesammelter Titel wegen Änderungen, Stilllegen nicht mehr erscheinender Titel). Der Auftragnehmer ist zudem verpflichtet, ein Aufgabenmanagementsystem auf der Grundlage von JIRA (https://www.atlassian.com/de/software/jira) bereitzustellen, einzurichten und zu betreiben. Der ePaper-Manager nutzt die JIRA-Mail-Schnittstelle als Systemschnittstelle, um Fehlermeldungen zu adressieren und zu verwalten. JIRA muss so konfiguriert werden, dass die eingehenden E-Mails regelmäßig abgefragt und in JIRA-Tickets gewandelt werden. Für alle beteiligten Personen des Auftragnehmers und der DNB muss es möglich sein, JIRA-Tickets im Aufgabenmanagementsystem zu bearbeiten und ggf. auch neue Tickets zu erstellen. Im Rahmen der Dienstleistung ist der Auftragnehmer verantwortlich für die Anbindung, die Konfiguration und den Betrieb des Aufgabenmanagementsystems. Bis zu 10 Mitarbeitende der DNB benötigen einen Zugang. Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, alle geforderten Leistungen des Regelbetriebs ab dem 1.2.2021 uneingeschränkt zu erbringen. Die ersten 3 Monate des Regelbetriebs (1.2.2021-30.4.2021) gelten als Probezeit. Während der Probezeit ist eine Vertragsauflösung aufgrund von Mängeln der erbrachten Leistungen jederzeit möglich.

Kurze Beschreibung

Der gesetzliche Sammelauftrag der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) umfasst alle Publikationen in Schrift, Bild und Ton, die seit 1913 in Deutschland, in deutscher Sprache, als Übersetzung aus der deutschen Sprache oder über Deutschland veröffentlicht werden. Dazu gehört auch die Sammlung, Verzeichnung und Archivierung aller in Deutschland erscheinenden Tageszeitungen (siehe auch https://www.dnb.de/sammelauftrag).

Den Zeitungsverlagen bietet die DNB seit 2010 die Möglichkeit, die Pflichtablieferung von Tageszeitungen zu erfüllen, indem sie layoutgetreue E-Paper-Ausgaben im Format PDF für die automatisierte Sammlung bereitstellen. Alle Publikationen, die an die DNB abgeliefert werden, müssen grundsätzlich sowohl inhaltlich als auch im Format mit der Original-Publikation übereinstimmen. Um die Langzeitarchivierung zu gewährleisten, dürfen sie nicht mit einem Kennwort- und/oder Kopierschutz versehen sein.

Nach initialer Konfiguration der automatisierten Sammelprozesse holt die DNB die E-Paper-Ausgaben tagesaktuell von den Verlagsservern ab. Als Softwaresystem setzt sie den ePaper-Manager der Outermedia GmbH ein. Das System ist in zehnjähriger Anwendung erprobt und wird fortlaufend an den Stand der Technik angepasst.

Ende 2019 umfasste die E-Paper-Sammlung 1.255 laufende Zeitungstitel, insgesamt hat die DNB im Jahr 2019 etwa 370 000 Tagesausgaben gesammelt und archiviert. Die Menge der ablieferungspflichtigen Tageszeitungen ist abhängig von den Entwicklungen des Zeitungsmarktes und zurzeit leicht rückläufig.

Auf dieser Grundlage beabsichtigt die DNB, die nachfolgend beschriebenen Leistungen zur Qualitätssicherung der automatisierten E-Paper-Sammlung ab dem 1.2.2021 für den Zeitraum von 2 Jahren als Dienstleistung neu zu vergeben. Die DNB behält sich zudem die zweimalige Option einer Vertragsverlängerung um jeweils 24 Monate vor.

Die ausgeschriebene Dienstleistung umfasst folgende Aufgaben:

— Fortlaufende Überwachung und Anpassung sämtlicher Prozesse der laufenden E-Paper-Sammlung mit dem Ziel der vollständigen und fehlerfreien Abholung aller Tagesausgaben und ggf. manuelle Abholung einzelner Tagesausgaben im Fehlerfall, sowie

— Anpassung des Umfangs der E-Paper-Sammlung und Pflege einzelner Titelkonfigurationen nach Aufforderung durch die DNB (das heißt: erstmalige Konfiguration neu zu sammelnder Tageszeitungen, Neukonfiguration bereits gesammelter Titel wegen Änderungen, Stilllegen nicht mehr erscheinender Titel).

Der Auftragnehmer ist zudem verpflichtet, ein Aufgabenmanagementsystem auf der Grundlage von JIRA (https://www.atlassian.com/de/software/jira) bereitzustellen, einzurichten und zu betreiben. Der ePaper-Manager nutzt die JIRA-Mail-Schnittstelle als Systemschnittstelle, um Fehlermeldungen zu adressieren und zu verwalten. JIRA muss so konfiguriert werden, dass die eingehenden E-Mails regelmäßig abgefragt und in JIRA-Tickets gewandelt werden. Für alle beteiligten Personen des Auftragnehmers und der DNB muss es möglich sein, JIRA-Tickets im Aufgabenmanagementsystem zu bearbeiten und ggf. auch neue Tickets zu erstellen. Im Rahmen der Dienstleistung ist der Auftragnehmer verantwortlich für die Anbindung, die Konfiguration und den Betrieb des Aufgabenmanagementsystems. Bis zu 10 Mitarbeitende der DNB benötigen einen Zugang.

Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, alle geforderten Leistungen des Regelbetriebs ab dem 1.2.2021 uneingeschränkt zu erbringen. Die ersten 3 Monate des Regelbetriebs (1.2.2021-30.4.2021) gelten als Probezeit. Während der Probezeit ist eine Vertragsauflösung aufgrund von Mängeln der erbrachten Leistungen jederzeit möglich.

Gesamtwert des Auftrags: 720 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-11-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-11-06 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 217-532142
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 162-393618
ABl. S-Ausgabe: 217

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, alle geforderten Leistungen des Regelbetriebs ab dem 1.2.2021 uneingeschränkt zu erbringen. Die ersten 3 Monate des Regelbetriebs (1.2.2021-30.4.2021) gelten als Probezeit. Während der Probezeit ist eine Vertragsauflösung aufgrund von Mängeln der erbrachten Leistungen jederzeit möglich.

— Beobachtung der Systemmeldungen des ePaper-Managers,

— Pflege von Titelkonfigurationen,

— Bearbeitung von Fehlermeldungen aus der Validation des ePaper-Managers,

— Anpassung von Prüfroutinen,

— manueller Download einzelner Tagesausgaben im Fehlerfall,

— Reklamation und Nachbearbeitung fehlerhafter Ausgaben im Dialog mit den Verlagen,

— Bearbeitung von Kennwort-/Kopierschutzproblemen,

— regelmäßiges Aufräumen der FTP-Accounts,

— Durchführung eigener Qualitätskontrollen im Stichprobenverfahren,

Beschreibung der Optionen:

Option auf Verlängerung um 24 Monate vom 1.2.2023-31.1.2025

Option auf Verlängerung um weitere 24 Monate vom 1.2.2025-31.1.2027

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-10-20 📅
Name: OUTERMEDIA GmbH
Postanschrift: Ostseestr. 107
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10409
Land: Deutschland 🇩🇪
Berlin 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 100 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2020/S 217-532142 (2020-11-02)

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