Beschreibung der Beschaffung
ACHTUNG: gekürzte Fassung, da zu wenig Zeichen möglich sind! Gesamtbeschreibung finden Sie in Anlage 1 Leistungsbeschreibung!!!
Unterhaltsreinigung inklusive der Lieferung von Sanitärmaterial und Glasreinigung an zwei Standorten in Halle (Saale):
Los 1: Unterhaltsreinigung inklusive der Lieferung von Sanitärmaterial in der Reideburger Straße (Landesamt für Umweltschutz Sachsen-Anhalt, Reideburger Straße 47, 06116 Halle (Saale))
An beiden Standorten sind teilweise Laborbereiche zu reinigen. Hier werden u.a. Untersuchungen zur Chemikaliensicherheit, Gentechniksicherheit und Umweltradioaktivität durchgeführt.
2. Laufzeit
2.1 Der Vertrag wird mit einer Vertragslaufzeit vom 01.07.2021 bis zum 30.06.2024 geschlossen. Der Vertrag endet durch Zeitablauf, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
2.2 Der Auftraggeber behält sich vor, die Vertragslaufzeit darüber hinaus zweimal um ein Jahr zu gleichen Konditionen zu verlängern. Der Auftraggeber teilt die Ausübung der Verlängerungsoption dem Auftragnehmer spätestens drei Monate vor Ablauf der Vertragszeit in Textform mit.
3. Leistungsanforderungen
3.1 Die Unterhaltsreinigung umfasst die Leistungen gemäß Leistungsverzeichnis (Anlage 2) in den im Flächenverzeichnis (Anlagen 4 und 6) benannten Räumen. Der Auftragnehmer schuldet in diesem Rahmen die Sauberkeit der benannten Räume.
3.3 Die Ausführung der Reinigungsarbeiten im Laborbereich ist so zu gestalten, dass der störungsfreie Ablauf im Labor sichergestellt ist. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die von ihm eingesetzten Arbeitskräfte entsprechende Festlegungen des Auftraggebers einhalten. Eine laborspezifische Unterweisung oder Belehrung der Reinigungskräfte erfolgt nach Beauftragung durch die beiden Laborleiter (siehe Muster Anlage 13).
3.4 Die Einweisung der Arbeitskräfte und deren Vertreter erfolgt
1) zum Vertragsbeginn ausführlich vor Ort durch den Auftraggeber,
2) bei nachfolgenden Personalwechseln durch den Auftragnehmer. Für die Dauer einer nicht ordnungsgemäßen Einweisung behält sich der Auftraggeber eine Minderung der monatlichen Vergütung vor.
3.5 Der Auftragnehmer hat dafür zu sorgen, dass seine Reinigungskräfte zum Auftragsbeginn in der Lage sind, alle vertraglich vereinbarten Leistungen ordnungsgemäß und in guter Qualität auszuführen. Der Auftraggeber geht davon aus, dass Reinigungskräfte in ausreichender Zahl zur ordnungs- und objektgerechten Leistungserfüllung zur Verfügung stehen.
3.6 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Reinigungsarbeiten nur mit Arbeitskräften durchzuführen, die für diese Arbeiten die erforderliche Eignung und Erfahrung haben, die deutsche Sprache beherrschen und durch persönliche Zuverlässigkeit Gewähr dafür bieten, dass der Dienstbetrieb des Auftraggebers nicht beeinträchtigt wird.
3.7 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die für die Reinigung erforderlichen
1) Maschinen und Geräte,
2) Reinigungs- und Pflegemittel (Nr. 4 beachten)
Selbst zu stellen. Der Unterhalt der eingesetzten Maschinen und Geräte geht ebenfalls zu seinen Lasten. Es ist für einen sauberen und sicheren Zustand der Reinigungsmaschinen und Reinigungsgeräte zu sorgen.
3.8 Die notwendigen Materialien zur Bestückung der Müllsammelbehälter (Papierkörbe in den Büros und getrennte Mülleimer in den Teeküchen), der Papierhandtuchspender und der Seifenspender sind durch den Auftragnehmer zu liefern. (Nr. 4 beachten)
Die Bestückung erfolgt durch die Reinigungskräfte.
3.9 Es ist sicherzustellen, dass der durch die Mitarbeiter des LAU getrennt gesammelte Müll vom Reinigungspersonal auch getrennt entsorgt wird.
3.10 Die Durchführung der Reinigungsleistungen erfolgt unter Einhaltung der einschlägigen Arbeitsschutzvorschriften und auf dem Stand der Technik unter Berücksichtigung umweltschonender Gesichtspunkte. Es dürfen durch Reinigungsarbeiten und den Einsatz von Reinigungsmitteln keine gesundheitlichen Gefahren für die Reinigungskräfte selbst und die Mitarbeiter des Auftraggebers entstehen.
3.11 Der Auftragnehmer ist verpflichtet für die Dauer des Vertrags eine Betriebshaftpflichtversicherung aufrecht zu erhalten. Der Versicherungsnachweis ist dem Auftraggeber auf Verlangen vorzulegen.
3.12 Der Auftragnehmer legt in Absprache mit dem Auftraggeber in einem wöchentlichen Reinigungsplan Ort und Zeit der auszuführenden Reinigungsarbeiten fest. Dieser Plan ist dem Auftraggeber zu übergeben. Kann durch Feiertage die Reinigung nicht erfolgen, wird diese nach Bedarf des Auftraggebers zu einem nach Absprache mit dem Auftraggeber festgelegten Zeitpunkt nachgeholt.
3.13 Der Auftraggeber behält sich vor, die Reinigungsfrequenzen, ggf. die Reinigungsflächen und die Leistungsanforderungen den Bedürfnissen des Auftraggebers entsprechend zu ändern. Damit verbundene Preisänderungen bedürfen einer neuen, schriftlichen Vereinbarung.
3.14 Geringfügige Änderungen eines Raumverzeichnisses bzw. Glasverzeichnises rechtfertigen keine Preiserhöhung.
3.15 Nichterbrachte Leistungen kann der Auftraggeber von einem anderen Anbieter auf Kosten des Auftragnehmers nach vorheriger und erfolgloser Aufforderung zur Nachbesserung mit kurzer Fristsetzung ausführen lassen.
4. Anforderungen an die zu verwendenden Reinigungsmittel und Hygienepapiere
4.1 Für die Unterhaltsreinigung und Glasreinigung sind grundsätzlich umweltverträgliche und gesundheitsverträgliche Reinigungsmittel zu verwenden, welche das europäische Umweltsiegel Ecolabel oder das deutsche Umweltsiegel Blauer Engel tragen. Ohne Einwilligung des Auftraggebers darf während der Auftragsausführung kein Reinigungsmittel verwendet werden, das diese Anforderungen nicht erfüllt.
4.2 Soweit vom Auftraggeber nicht anders ausdrücklich gefordert, ist auf folgende Reinigungsmittel grundsätzlich zu verzichten: Spülkastenzusatzstoffe, WC/Spülkasteneinhänger, WC-Steine, Duft-/Reinigungssteine für Urinale, Lufterfrischer/Duftspender für WC und Waschräume, Chemische Abflussreiniger.
4.3 Für jedes angebotene bzw. verwendete Reinigungsmittel müssen ein Sicherheitsdatenblatt, ein technisches Datenblatt mit Hinweisen zu den Inhaltsstoffen sowie eine Gebrauchsanweisung mitgeliefert werden. Sie sind mitsamt der ggf. erforderlichen Betriebsanweisung im Objektordner im Putzraum vorzuhalten.
4.4 Für Reinigungsmittel, die verdünnt anzuwenden sind, müssen vom Auftragnehmer zur Herstellung der Gebrauchslösung geeignete Dosierhilfen verwendet werden.
4.5 Auf den vorsorgenden Einsatz von Desinfektionsmittel bzw. Desinfektionsreiniger ist zu verzichten, soweit es sich nicht um hygienisch anspruchsvolle Bereiche, z.B. Küchen oder Toiletten, handelt.
4.6 Der Auftragnehmer hat sein Personal jährlich im sach- und fachgerechten Umgang mit den verwendeten Reinigungsmitteln und Reinigungsgeräten zu unterweisen. Für neue Mitarbeiter/innen erfolgt eine Schulung zeitnah zur Einstellung. Bei Produktwechsel findet zeitnah eine Nachschulung statt.
4.7 Der Auftragnehmer hat die Schulungen zu dokumentieren. Die Dokumentation beschreibt die Unterweisung inklusive Auflistung der Schulungsinhalte, -dauer, exakte Bezeichnung der geschulten Produkte. Sie enthält die Unterschriften der teilnehmenden Mitarbeiter/innen. Diese Dokumentation ist auf Verlangen des Auftraggebers vorzulegen.
4.8 Für jedes zu verwendenden Reinigungsmittel (auch Seife), Hygienepapier oder Müllbeutel sind die Anlagen 8, 9 oder 20 vollständig auszufüllen und dem Angebot beizufügen (Ausschlusskriterium).
5. Leistungszeit
5.1 Die Unterhaltsreinigung in der Reideburger Straße 47 (Los 1) hat in folgendem Zeitfenster zu erfolgen:
Montag: 15:00 bis 19:30 Uhr
Dienstag: 15:00 bis 19:30 Uhr
Mittwoch: 15:00 bis 19:30 Uhr
Donnerstag: 15:00 bis 19:30 Uhr
Freitag und an Tagen vor gesetzlichen Feiertagen: 13:00 bis 16:30 Uhr
Ausgenommen ist die Unterhaltsreinigung im Laborbereich. Diese hat Montag bis Donnerstag in der Zeit zwischen 13:00 bis 15:30 Uhr zu erfolgen.
Die Unterhaltsreinigung in der Reilstraße 72 (Los 2) hat in folgendem Zeitfenster zu erfolgen:
Montag: 6:00 bis 17:00 Uhr
Dienstag: 6:00 bis 17:00 Uhr
Mittwoch: 6:00 bis 17:00 Uhr
Donnerstag: 6:00 bis 17:00 Uhr
Freitag und an Tagen vor gesetzlichen Feiertagen: 6:00 bis 14:00 Uhr
Eine Änderung dieser Zeitrahmen kann in beiderseitigem Einvernehmen erfolgen und bedarf der Schriftform.
Gesetzliche Feiertage im Land Sachsen-Anhalt sowie der 24.12. und 31.12. eines jeden Jahres sind keine Leistungstage.
5.2 Der Auftraggeber geht davon aus, dass die von ihm gewünschte Qualität und ordnungsgemäße Leistungserfüllung nur erreicht werden kann, wenn die vereinbarte Leistungszeit nicht unterschritten wird.
In den Preisblättern zu Los 1 und 3 (Anlage 14) ist in Spalte H der vom Auftraggeber vorgesehene Rahmen der Leistungszeit zu finden. In Spalte I ist vom Auftragnehmer seine konkret geplante Leistungszeit, die sich innerhalb des vorgegebenen Rahmens befinden soll, einzutragen. Soll im Ausnahmefall vom vorgegebenem Rahmen abgewichen werden, ist das bitte zu begründen.
Die vom Auftragnehmer für die einzelnen Reinigungsleistungen vorgesehene Reinigungszeit wird Vertragsbestandteil und ist mindestens einzuhalten. Der Verstoß berechtigt den Auftraggeber zur außerordentlichen Kündigung.
5.3 Die Glasreinigung hat zwei mal im Jahr zu erfolgen. Dies soll in der Regel im Frühjahr und im Herbst sein. Entsprechende Termine sind mit dem LAU zu Beginn eines jeden Kalnderjahres abzustimmen.
6. Qualitätsmanagement
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, mindestens einmal monatlich, nach Bedarf des Auftraggebers auch zusätzlich, eine Vor-Ort-Kontrolle der von seinen Reinigungskräften erbrachten Reinigungsleistung durchzuführen.
Die zu kontrollierenden Räume sollen dabei regelmäßig geändert werden (z.B. Zufallsprinzip). Sie sollen jeweils mindestens 1/4 der zu reinigenden Flächen je Liegenschaft betragen und immer alle Raumgruppen beinhalten.