Unterstützende Öffentlichkeitsarbeit und Homepage-Betreuung für den Europäischen Sozialfonds (ESF+) in der Förderperiode 2021-2027

Kurze Beschreibung

Die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) – Sozialbehörde – als Auftraggeber (AG) beabsichtigt den Abschluss eines Vertrages über die unterstützende Öffentlichkeitsarbeit für den Europäischen Sozialfonds (ESF+) in der Förderperiode 2021-2027.

Beschreibung der Beschaffung

Die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) – Sozialbehörde – als Auftraggeber (AG) beabsichtigt den Abschluss eines Vertrages über die unterstützende Öffentlichkeitsarbeit für den Europäischen Sozialfonds (ESF+) in der Förderperiode 2021-2027.
Mit dem Europäischen Sozialfonds (ESF) werden arbeitsmarkt-, sozial- und bildungspolitische Maßnahmen gefördert. Zu diesem Zweck stehen der Freien und Hansestadt Hamburg in der Förderperiode 2014-2020 ca. 78 Mio. EUR aus dem ESF zur Verfügung. Aufgrund des ESF-Interventionssatzes von 50 % werden die zu fördernden Maßnahmen zudem mit der gleichen Summe an nationalen, Landes- oder privaten Mitteln kofinanziert. Die Mittelausstattung des ESF Hamburg für die kommende Förderperiode von 2021-2027 ist noch nicht endgültig beschlossen.
Die Aufgaben der ESF-Verwaltungsbehörde (ESF-VB) übernimmt in der Freien und Hansestadt Hamburg die Behörde für Arbeit, Gesundheit, Soziales, Familie und Integration (Sozialbehörde).
Das Vorhalten einer eigenen Öffentlichkeitsarbeit ist für die ESF-VB verpflichtend (Art. 37 ESF+ VO-E).
Das Operationelle Programm (OP) für die Förderperiode 2021-2027 wird eine Strategie für die Kommunikation seiner Ergebnisse (Kommunikationsstrategie) enthalten. Rechtliche Grundlage für die Erstellung der Kommunikationsstrategie sind Art. 17 Abs. 1 und Abs. 3 (i) DVO-E. Die Kommunikationsstrategie legt die Rahmenbedingungen für die Ausgestaltung der Informations- und Kommunikationsmaßnahmen der ESF-VB für die ESF-Förderperiode 2021-2027 dar.
Für die Umsetzung der in der Kommunikationsstrategie dargelegten Maßnahmen ist eine externe Unterstützung durch eine professionelle PR-Agentur unerlässlich.
Der Leistungsumfang umfasst die folgenden Bereiche, bei deren Umsetzung Anforderungen seitens der Europäischen Kommission und seitens der Freien und Hansestadt Hamburg zu berücksichtigen sind:
1. Unterstützung der Pressearbeit
u. a. bei Presseterminen, Veröffentlichungen, ESF-Flyern und -Broschüren
2. Unterstützung der digitalen Pressearbeit
u. a. bei der Pflege und Betreuung der ESF-Website mit CoreMedia inkl. Sicherstellung eines aktuellen und transparenten Internetauftritts, ESF-Newsletter, Social-Media-Marketing und weiteren Maßnahmen der digitalen Pressearbeit
3. Veranstaltungen und Marketing
u. a. Vorschläge/Konzeptionierung für/von Veranstaltungs-/Informationsformaten, PR-Unterstützung der Begünstigten, Vorschläge/Entwurf für/von Werbemittel(n)
4. Sonstige Unterstützung
u. a. jährliche Themenplanung, Etatverwaltung.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Laufzeit des Auftrags wird zunächst ab voraussichtlich dem 3.5.2021 bis zum 31.12.2024 festgelegt. Der AG behält sich die Option einer Verlängerung um 3 weitere Jahre bis 31.12.2027 und einer Verlängerung um ein weiteres Jahr bis zum 31.12.2028.
Diese Angaben erfolgen vorbehaltlich der Beschlüsse der Hamburgischen Bürgerschaft über die Mittelausstattung in den jeweiligen Haushaltsjahren und vorbehaltlich der Mittelzuweisung durch die EU-Strukturfonds ab der Förderperiode 2021.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Auswahl erfolgt anhand der in den Ziffern III.1.1) bis III.1.3) genannten Bedingungen:
— der einzureichenden Referenzen (je eine aussagekräftige Referenz zur Öffentlichkeitsarbeit (E 1) und zur Webseiten-Betreuung und -Gestaltung (E2).
— des Nachweises der Kenntnisse in der Gestaltung einer Webseite, die den Richtlinien der BITV 2.0 entspricht (barrierefreies Webdesign) (E 3).
— des Nachweises für Erfahrungen im Umgang mit einer vergleichbaren Betreuung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit (anhand der Referenzen zu E 1 und E 2).
— der Erklärung zur Verfügbarkeit des Personals (Ausschlusskriterium) (E 4) sowie
— des Nachweises der beruflichen Qualifikationen und Kompetenzen der Mitarbeitenden des AN (E 5 und E 6). Die Bewertung der Qualifikation und Erfahrung der Mitarbeitenden wird dabei mit 80 % gewichtet (E 5). Die vom AN vorgewiesenen Pressekontakte werden mit 20 % gewichtet (E 6).
Die Bewertung der Referenzen (E1 und E2) und Nachweise (E3, E5 und E6) erfolgt dabei grundsätzlich hinsichtlich der Qualität und Vergleichbarkeit der Aufgabenstellung des Auftrags. Dabei wird eine Referenz als umso vergleichbarer beurteilt, je stärker sich das Referenzprojekt und das vorliegende Projekt in Art (insbesondere in Bezug auf die Vorgehensweise sowie auf die Aufgaben und die Organisationsform des jeweiligen AG) und Umfang ähneln. Positiv bewertet werden Referenzen für Öffentliche Verwaltungen, vorzugsweise in der Größenordnung der FHH, sowie Referenzen im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit für soziale oder arbeitsmarktpolitische Projekte und für von der EU geförderte Projekte.
Der Anbieter kann auch auf Kooperationen oder auf Dritte verweisen, falls er bestimmte Leistungen nicht selber durchführt. In diesem Fall hat der Anbieter die Kenntnisse und Erfahrungen Dritter nachzuweisen.
Nähere Angaben zur Bewertung finden sich in den Kommentierungen der Bewertungsmatrix bzw. der Eignungsformulare.
Es werden maximal 50 Punkte vergeben.
Zum Verhandlungsverfahren zugelassen werden mindestens drei, maximal 5 Teilnahmeanträge mit den höchsten Bewertungen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die nachstehend geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise sind dem Teilnahmeantrag beizufügen oder während der elektronischen Angebotsabgabe anzugeben. Darüber hinausgehende Informationsunterlagen sind nicht erwünscht.
Fremdsprachige Bescheinigungen bedürfen einer Übersetzung in die deutsche Sprache.
Das Fehlen oder die Unvollständigkeit auch nur einer der Unterlagen, Angaben, Erklärungen und Nachweise kann zum Ausschluss des Bewerbers vom weiteren Vergabeverfahren führen. Dies gilt ebenfalls für die unter III.1.3) geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise.
Einzureichen sind:
1. ausgefüllter Kriterienkatalog (im Bieterportal auszufüllen),
2. (E7) – Eigenerklärung zur Eignung,
3. (S1) – Eigenerklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß § 3 Hamburgisches Vergabegesetz,
4. (S2) – Eigenerklärung zur Nichtanwendung der „Scientology“ Technologie von L. Ron Hubbard.
Für den Fall, dass die Bewerberin oder der Bewerber beabsichtigt, sich bei der Erfüllung des Auftrages der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen (Unterauftrag, Bietergemeinschaft), so sind auch für diese Unternehmen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zu diesen bestehenden Verbindungen, die vorstehend unter 2), 3) und 4) (E7, S1 und S2) genannten Erklärungen und Nachweise zu Eignung vorzulegen.
Die Nachweise zu der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (siehe Ziffer III.1.3) sind an das Konsortium in seiner Gesamtheit anzulegen. Das bedeutet, es ist grundsätzlich ausreichend, wenn ein oder mehrere Mitglieder die geforderten Nachweise beibringen und damit das gesamte Leistungsspektrum abdecken

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

5. E1 Referenz Öffentlichkeitsarbeit
Es ist ein Referenzprojekt zu einer bisher durchgeführten Leistung ähnlicher Art und ähnlichen Umfangs im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit in den letzten 3 Jahren einzureichen. Diese kann sowohl für öffentliche, sowie nicht öffentliche bzw. privatwirtschaftliche Auftraggeber durchgeführt worden sein.
Bei dieser aussagekräftigen Referenz ist anzugeben:
— Auftragsjahr;
— Auftragsumfang;
— Portfolio der öffentlichkeitswirksamen Leistungen;
— AG mit Ansprechperson inkl. Telefonnummer und E-Mail-Adresse
Bieter, die die FHH als AG in den letzten Jahren mit Leistungen ähnlicher Art beliefert haben, haben diese Lieferung ebenfalls als Referenz zu belegen.
Der Umfang ist auf maximal eine DIN A4 Seite, Arial 11 exkl. Bilder zu begrenzen.
6) E2 Referenz Webseiten-Betreuung
Es ist ein Referenzprojekt zu einer bisher durchgeführten Leistung ähnlicher Art und ähnlichen Umfangs im Bereich der Webseiten-Betreuung in den letzten 3 Jahren einzureichen. Diese kann sowohl für öffentliche, sowie nicht öffentliche bzw. privatwirtschaftliche Auftraggeber durchgeführt worden sein.
Bei dieser aussagekräftigen Referenz ist anzugeben:
— Auftragsjahr;
— Auftragsumfang;
— verwendete Plattform/Software;
— AG mit Ansprechperson inkl. Telefonnummer und E-Mail-Adresse
Bieter, die die FHH als AG in den letzten Jahren mit Leistungen ähnlicher Art beliefert haben, haben diese Leistung ebenfalls als Referenz zu belegen.
Fehlende Erfahrung mit CoreMedia ist kein Ausschlusskriterium. Sofern keine Erfahrung mit CoreMedia nachgewiesen werden kann, kann der Bieter in Form einer Eigenerklärung versichern, dass die mit der Webseiten-Betreuung betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Vertragsbeginn geschult werden. Nachweise können ab Vertragsbeginn jederzeit von der Sozialbehörde angefordert werden.
Der Umfang ist auf maximal eine DIN A4 Seite, Arial 11 exkl. Bilder zu begrenzen.
7. E3 Nachweis der Kenntnisse in der Gestaltung einer Webseite, die den Richtlinien der BITV 2.0 entspricht (barrierefreies Webdesign)
Die Kenntnisse in der Gestaltung einer Webseite, die den Richtlinien der BITV 2.0 entspricht (barrierefreies Webdesign), sind für die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch die Vorlage eines Zertifikates oder eines Praxisbeispiels vorzulegen. Sofern keiner dieser beiden Punkte erbracht werden kann, kann der Bieter in Form einer Eigenerklärung versichern, dass die mit dem Webdesign betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Vertragsbeginn geschult werden. Nachweise können ab Vertragsbeginn jederzeit von der Sozialbehörde angefordert werden.
Der Umfang des Praxisbeispiels ist auf maximal eine DIN A4 Seite zu begrenzen. Das Zertifikat bzw. ein beigefügtes Praxisbeispiel sind entsprechend zu kennzeichnen.
8. E4 Erklärung zum Personal, zur Vertretungsregelung und zur Zusammenarbeit
Für diese Erklärung und den Nachweis ist ausschließlich das zur Verfügung gestellte Formular zu nutzen. Die Freitextangaben zum flexiblen Personaleinsatz sind nicht Teil der Bewertung.
9. E5 Qualifikation und Erfahrung der Mitarbeitenden
Die Eingaben hierzu sind ausschließlich in dem zur Verfügung gestellten Dokument E5 – Nachweis Mitarbeitende und dem Dokument E5 – Qualifikation und Erfahrung der Mitarbeitenden zu machen.
Die AG erwartet, dass der AN insgesamt in allen in der Anlage E 5 genannten Kategorien qualifiziertes Personal nachweisen kann (Mindestanforderung). Näheres zur Bewertung ist in Anlage E 5 erläutert.
Zum Ausfüllen der Nachweise der Mitarbeitenden ist die Excel-Tabelle zu E 5 (Nachweis Mitarbeitende) zu verwenden!
Die AG behält sich vor, Nachweise (bspw. Qualifizierungen, Zertifikate oder Beurteilungen der Mitarbeitenden) im Rahmen des Vergabeverfahrens einzufordern. Nachweise können ab Vertragsbeginn jederzeit von der Sozialbehörde angefordert werden.
10. E6 Bestehen von Presse und Medienkontakten
Vielfältige Presse- und Medienkontakte (Nachweis, dass mindestens 3 Medientypen gem. Ziffer 3, Angaben zu E6 abgedeckt sind) werden mit einem Punkt gewertet. Vorteilhaft sind Presse-/Medienkontakte für die Stadt Hamburg (dies wird mit einem Punkt gewertet).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Der AN haftet in vollem Umfang nach den einschlägigen vertraglichen und gesetzlichen Bestimmungen. Bei der Einschaltung von Nachunternehmen, Erfüllungsgehilfen und sonstigen Beauftragten haftet der AN für sämtliche Pflichtverletzungen so, als wenn er selbst tätig geworden wäre. Außerdem hat der AN den AG und die Bedarfsstellen von sämtlichen Schadensersatzansprüchen Dritter freizuhalten, die im Zusammenhang mit einer Verletzung der vom AN nach dieser Leistungsbeschreibung übernommenen Pflichten gegen den AG oder die Bedarfsstellen geltend gemacht werden sollten.
Der AN verpflichtet sich folgenden Versicherungsschutz nachzuweisen:
Betriebshaftpflichtversicherung mindestens folgenden Deckungssummen:
— 1 000 000 EUR pauschal für Personen- und Sachschäden.
— 100 000 EUR für Vermögensschäden.
2-fach maximiert pro Versicherungsjahr.
Sollte die Haftpflichtversicherung die vorgenannten Deckungssummen derzeit nicht erreichen oder der geforderte Versicherungsschutz noch nicht abgeschlossen sein, so ist der Bieter verpflichtet, im Falle der Zuschlagserteilung die Deckungssummen entsprechend zu erhöhen bzw. den geforderten Versicherungsschutz abzuschließen.

Es handelt sich vorliegend zunächst um einen Teilnahmewettbewerb, so dass noch kein Angebot einzureichen ist, sondern nur die in dieser Bekanntmachung geforderten Unterlagen. Nur die gemäß Ziffer II.2.9)ausgewählten Teilnehmer werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.
— Die Teilnahmeanträge sind ausnahmslos elektronisch unter www.bieterportal.hamburg.de einzureichen. Die erforderlichen Unterlagen sind ebenfalls unter dieser Adresse abrufbar.
— Die Finanzbehörde behält sich vor, von den Bewerbern auf gesonderte Anforderung entsprechende Bescheinigungen (steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an öffentlichen Aufträgen beziehungsweise Bescheinigungen in Steuersachen, Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkasse, Bestätigung des Versicherers usw.) in aktueller Fassung abzufordern.
— Fragen von Bewerbern sind ausschließlich über die Bieterkommunikation unter www.bieterportal.hamburg.dezu stellen. Die dazugehörigen Antworten werden ebenfalls dort veröffentlicht. Die Frist für Fragen von Bewerbern ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Danach eingehende Fragen werden ggf. nicht mehr beantwortet. Die Finanzbehörde behält sich vor, auch Fragen zu beantworten, die nach Ablauf der Frist eingehen.
— Eine bestimmte Rechtsform des Anbieters ist nicht erforderlich. Im Falle von Bietergemeinschaften ist ein bevollmächtigter Vertreter, der die Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, zu benennen. Die Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch. Von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft sind die unter III.1.1 genannten einzureichenden Unterlagen ausgefüllt und unterschrieben einzureichen.
— Die Verantwortung für die Auswahl der Unterauftragnehmer und die Gestaltung der Unteraufträge liegt beim Auftragnehmer.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet: Der Antrag(auf Nachprüfung) ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs.1Nr.2GWB. § 134 Abs. 1 Satz 1 GWB bleibt unberührt.