Unterstützung bei SAP Rollen- und Berechtigungsadministration sowie zur Optimierung des SAP-Lizenzbestandes

Deutscher Akademischer Austauschdienst e. V.

Ausgeschrieben wird eine Unterstützungsleistung für SAP-MOVE (eigene Entwicklung auf HCM-Basis) und SAP-FI, CO sowie eine Unterstützungsleistung zur Optimierung des SAP-Lizenzbestandes.
Die Vergabe erfolgt in 2 Losen:
— Los 1: Berechtigungen;
— Los 2: Lizenzberatung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-04-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-03-16.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2020-03-16 Auftragsbekanntmachung
2020-04-27 Ergänzende Angaben
2020-08-18 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2020-03-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: 118/2019
Kurze Beschreibung:
Ausgeschrieben wird eine Unterstützungsleistung für SAP-MOVE (eigene Entwicklung auf HCM-Basis) und SAP-FI, CO sowie eine Unterstützungsleistung zur Optimierung des SAP-Lizenzbestandes. Die Vergabe erfolgt in 2 Losen: — Los 1: Berechtigungen; — Los 2: Lizenzberatung.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutscher Akademischer Austauschdienst e. V.
Postanschrift: Kennedyallee 50
Postleitzahl: 53175
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: https://www.daad.de 🌏
E-Mail: vergabe-einkauf@daad.de 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=318660 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=318660 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-03-16 📅
Einreichungsfrist: 2020-04-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-03-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 056-132920
ABl. S-Ausgabe: 56

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Ausgeschrieben wird eine Unterstützungsleistung für SAP-MOVE (eigene Entwicklung auf HCM-Basis) und SAP-FI, CO sowie eine Unterstützungsleistung zur Optimierung des SAP-Lizenzbestandes.
Die Vergabe erfolgt in 2 Losen:
— Los 1: Berechtigungen;
— Los 2: Lizenzberatung.
Geschätzter Gesamtwert: 450 000 EUR 💰
Bezeichnung des Loses: Los 1 Unterstützungsleistungen bezüglich SAP-Rollen- und Berechtigungen
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:
Los 1: Berechtigungen:
Ausgeschrieben wird eine Unterstützungsleistung bezüglich SAP-Berechtigungen, die folgenden Aspekte abdecken soll:
— Fortlaufende Aktivitäten: Unterstützung im Tagesgeschäft insbesondere Anpassung bestehender und Bereitstellung neuer Rollen in den vorhandenen SAP-Systemen sowie deren umfangreiche Dokumentation.
Es werden derzeit folgende Rollen unterschieden:
Bewerber/ Antragssteller/ Mitarbeiter DAAD/ Gutachter/ Sonstige
Externe (z. B. Botschaftsmitarbeiter)/ IT-Betreuer/ Prüfer extern/ Prüfer intern.
Es werden folgende zusätzliche Berechtigungen bei den relevanten Personen hinzugefügt:
Rechnerisch richtig/ sachlich richtig/ Genehmigung/ Buchen.
— Analyse der Anforderungen an Rollen und Berechtigungen unter Berücksichtigung der Besonderheiten des DAAD;
— Evaluierung anhand der relevanten Vorgaben bezüglich Informationssicherheit (BSI), Datenschutz (DSGVO), Wirtschaftsprüfer, Betriebsrat/Betriebsvereinbarungen und Geschäftsordnung;
— Identifizierung von kritischen Rollen und Berechtigungen inklusive Einschränkung der Berechtigungen. Dazu gehört auch die Verwendung des Profil SAP_ALL auf ein Minimum (z. B. für Notfallbenutzer) zu reduzieren;
— Optimierung der Berechtigungen von technischen Schnittstellenbenutzern;
— Vorbereitung und Durchführung von Rollouttests im Rahmen der berechtigungs-technischen Überprüfung oder Produktivsetzung;
— Support bei Fehlerfällen im Umfeld von Berechtigungen für unsere aktuellen und künftigen Anwendungen in SAP;
— Entwicklung von Konzepten und Rollen sowie deren Integration in die produktive Applikationsumgebung für unsere aktuellen und künftigen Projekte in SAP, wie z. B. die Einführung der elektronischen Rechnung oder berechtigungstechnische Absicherung des mobilen Arbeitsplatzes. Dazu gehört die Konzeptentwicklung, die Rollenerstellung sowie deren Dokumentation;
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— Konzipierung und Entwicklung von Rollen für Fiori/UI5-Anwendungen, sowohl Berechtigungen im Frontend-Server (Aufruf Launchpad, Starten der Kachel usw.), als auch entsprechende Berechtigungen im Backend-Server (Aufrufen der OData-Services aus dem Backend);
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— Erstellung eines neuen umfassenden Rollen- und Berechtigungskonzept nach dem Need-to-know-Prinzip einschließlich organisatorischer und prozessualer Aspekte der Berechtigungsvergabe unter Berücksichtigung der Evaluierungsergebnisse;
— Umsetzung des neuen Konzepts;
— Support und Beratung vor Ort und/oder remote.
Geschätzter Wert ohne MwSt: 400 000 EUR 💰
Dauer: 12 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:
Der Vertrag beginnt mit Bezuschlagung.
Die Lieferung/Leistung erfolgt/beginnt am 1.9.2020.
Der Vertrag ist befristet. Er endet mit Ablauf des 31.8.2021.
Der Vertrag verlängert sich dreimal um jeweils ein weiteres Jahr, wenn er nicht von einem der Vertragspartner spätestens 6 Monate vor Vertragsende schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag endet somit spätestens am 31.8.2024.
Bezeichnung des Loses: Los 2 Unterstützungsleistungen zur Optimierung des SAP-Lizenzbestandes
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:
Los 2: Lizenzberatung:
Ausgeschrieben wird eine Unterstützungsleistung zur Optimierung des SAP-Lizenzbestandes:
— Analyse des aktuellen Lizenzbestandes unter Berücksichtigung der Besonderheiten des DAAD sowie unter Berücksichtigung aktueller und zukünftig geplanter SAP-Projekte (z. B. S/4 HANA). Erstellung von Handlungsempfehlungen zur Optimierung;
— Ergänzung des neuen Rollen- und Berechtigungskonzepts um Lizenztypen;
— Klärung und Optimierung der Lizenzvergabe für SAP SuccessFactors bei Einführung von Recruiting und ggf. anderer Module;
— Unterstützung bei der jährlich stattfindenden Lizenzvermessung.
Geschätzter Wert ohne MwSt: 50 000 EUR 💰
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Bonn

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Firmenprofil (kurze Beschreibung des Unternehmens, Historie, Portfolio, Personalstruktur)
Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind.
Nachweis einer marktüblichen Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung.
Mindeststandards:
Der Bewerber muss innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre einen Mindestjahresumsatz erzielt haben.
Mindestanforderung:
Der durchschnittliche Jahresumsatz im o. g. Zeitraum gesamt beträgt mindestens:
— Los 1: 250 000 EUR;
— Los 2: 150 000 EUR.
Der durchschnittliche Jahresumsatz im o. g. Zeitraum im Tätigkeitsbereich beträgt mindestens:
Das Formular in Anlage TW5 ist zu verwenden.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen, mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers. Das Formular in Anlage TW3 ist hierfür zu verwenden.
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Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren ersichtlich ist. Das Formular Anlage TW5 ist zu verwenden.
Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (Nachunternehmerverzeichnis gemäß Anlage TW7)
Mindeststandards:
Es sind je Los mindestens 3 geeignete Referenzen vorzulegen.
Referenzen sind geeignet, wenn die zu Grunde liegenden Projekte, Beratungen und Entwicklungen, hinsichtlich der fachlichen Leistungsfähigkeit, im Wesentlichen ähnliche Anforderungen an die Bewerber gestellt haben, wie die ausgeschriebene Leistung.
Auf die Mindestanforderungen an die Qualifikation des für die Auftragserfüllung vorgesehenen Personals wird bereits an dieser Stelle hingewiesen (siehe Anlage BW1, Abschnitt 3 a)).
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Ausgefüllte Eigenerklärung nach §§ 123, 124 GWB, Anlage TW4.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
Der öffentliche Auftraggeber wird mindestens 3 Bewerber je Los zur zweiten Phase auswählen. Ob er mehr als die Mindestzahl einlädt, liegt im Ermessen des Auftraggebers, in diesem Fall erfolgt gemäß § 51 Abs. 1 VgV die Auswahl der Bewerber nach folgenden objektiven und nicht diskriminierenden Kriterien:
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I. Anzahl vergleichbarer Referenzen innerhalb des Referenzzeitraums
II. Grad der Vergleichbarkeit zum Auftragsgegenstand in Bezug auf Umfang, Größe, Personaleinsatz, zeitlicher Rahmen und Leistungsspektrum
Mindestzahl der Bewerber: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
I. Anzahl vergleichbarer Referenzen innerhalb des Referenzzeitraums,
II. Grad der Vergleichbarkeit zum Auftragsgegenstand in Bezug auf Umfang, Größe, Personaleinsatz, zeitlicher Rahmen und Leistungsspektrum.
Anzahl der in Betracht zu ziehenden Teilnehmer: 2
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-05-05 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-10-27 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: e. V.
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=318660 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/Vergabekammern.html?nn=3590536 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o.g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
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2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.
Quelle: OJS 2020/S 056-132920 (2020-03-16)
Ergänzende Angaben (2020-04-27)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-04-27 📅
Einreichungsfrist: 2020-05-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-04-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 085-202716
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 056-132920
ABl. S-Ausgabe: 85
Quelle: OJS 2020/S 085-202716 (2020-04-27)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-08-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 450 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-08-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-08-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 162-394334
ABl. S-Ausgabe: 162

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Los 1: Berechtigungen
Bewerber/Antragssteller/Mitarbeiter DAAD/Gutachter/Sonstige
Externe (z. B. Botschaftsmitarbeiter)/IT-Betreuer/Prüfer extern/Prüfer intern.
Rechnerisch richtig/sachlich richtig/Genehmigung/Buchen.
— Analyse der Anforderungen an Rollen und Berechtigungen unter Berücksichtigung der Besonderheiten des DAAD
— Evaluierung anhand der relevanten Vorgaben bezüglich Informationssicherheit (BSI), Datenschutz (DSGVO), Wirtschaftsprüfer, Betriebsrat/Betriebsvereinbarungen und Geschäftsordnung
— Identifizierung von kritischen Rollen und Berechtigungen inklusive Einschränkung der Berechtigungen. Dazu gehört auch die Verwendung des Profil SAP_ALL auf ein Minimum (z. B. für Notfallbenutzer) zu reduzieren
Los 2: Lizenzberatung

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualifikation und Erfahrung des mit dem Auftrag betrauten Personals/Berater-Team
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Preis (Gewichtung): 30

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-08-17 📅
Name: mindsquare AG
Postort: Bielefeld
Land: Deutschland 🇩🇪
Bielefeld, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 400 000 EUR 💰
Name: Scheer GmbH
Postort: Saarbrücken
Land: Regionalverband Saarbrücken 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 50 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2020/S 162-394334 (2020-08-18)
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Region:
Deutschland Nordrhein-Westfalen Köln Bonn, Kreisfreie Stadt
Anbieter:
mindsquare AG Scheer GmbH