Veränderungsprozess zur Weiterentwicklung und Vereinheitlichung der Instandhaltungsabwicklung im Dezernat 3 -Abwasser- des Wasserverbandes Eifel-Rur

Kurze Beschreibung

Veränderungsprozess zur Weiterentwicklung und Vereinheitlichung der Instandhaltungsabwicklung im Dezernat 3 -Abwasser- des Wasserverbandes Eifel-Rur (Change-Management-Projekt Instandhaltung)
Beratungsleistung zum Veränderungsprozess Instandhaltung, u. a. folgende Arbeitspakete:
— Stakeholder-Analyse, Entwicklung zukünftige IH-Strategie, Aufbau-& Ablauforganisation, IH-Controlling; Analyse & Optimierung des Systems (SAP PM);
— Testlauf der weiterentwickelten IH auf Pilotanlagen;
— Schulung der Mitarbeiter, Schaffung der technischen Voraussetzungen;
— Rollout.

Beschreibung der Beschaffung

Ausgangssituation:
Bisher wurde beim Wasserverband Eifel-Rur keine übergeordnete einheitliche Instandhaltungsstrategie zur Planung, Arbeitsvorbereitung, Durchführung und Dokumentation sowie zu den erforderlichen anlagenbezogenen Instandhaltungsarbeiten entwickelt.
Künftig soll im Dezernat 3 -Abwasser- eine Instandhaltungsstrategie entwickelt und eine einheitliche Ablauf- und Aufbauorganisation der Instandhaltung eingeführt werden.
Die Kernzielsetzung liegt in einem sicheren und wirtschaftlichen Anlagenbetrieb. Der AG betrachtet die Weiterentwicklung der bisherigen Instandhaltung in diese Richtung als wichtiges mittelfristiges Veränderungsprojekt (Change-Management), an dessen Beginn zunächst eine knappe Umfeldanalyse (Stakeholder-Analyse) steht. Nachfolgend soll eine übergeordnete Instandhaltungsstrategie erstellt werden. Mit zunehmender Detaillierung und Verbindlichkeit werden die Prozesse sowie darauf aufbauend die organisatorischen Erfordernisse entwickelt. Im Anschluss daran werden diese neuen Schritte in der Organisation verankert und in die operative Umsetzung gebracht werden.
Zukünftige Ausrichtung der Instandhaltung:
Der Wasserverband Eifel-Rur strebt kontinuierlich Verbesserungen der Aufgabenerfüllung und der Effizienz aller Prozesse an. Derzeit werden noch unterschiedliche Vorgehensweisen bei der Strategie der Instandhaltung in den unterschiedlichen Betriebsbereichen praktiziert. Dies soll sich durch die Vorgabe einer zentralen Instandhaltungsstrategie zukünftig geändert werden. Mit der einheitlichen SAP PM-Anwendung als „Werkzeug“ soll die Transparenz zum Instandhaltungsgeschehen erhöht werden. Das dezentral verteilte Wissen / Know-how zu Anlagen und Prozessen soll in SAP PM erfasst und darüber allen Beteiligten verfügbar gemacht werden. Zentrale Auswertungen über alle Bereiche sollen ermöglicht werden, um beispielsweise die Entscheidung zwischen Instandsetzung und Reinvestition mit Fakten zu unterfüttern.
Auf Grund der unterschiedlichen Ausgangssituationen ergibt sich die Notwendigkeit zur Implementierung einer einheitlichen Nutzung der Instandhaltungssoftware in allen Bereichen des Dezernates 3 -Abwasser- als Werkzeug zur Optimierung der Instandhaltungsabwicklung.
Hierdurch erfolgt die Realisierung der Abbildung der technischen Infrastruktur mit den zugehörigen Komponenten, Inspektions- und Wartungsintervallen sowie weiteren Vorgabewerten in einem zentralen Auskunftssystem. Dies dient als Basis für den Aufbau einheitlicher, transparenter Verfahren zur Planung, Freigabe / Genehmigung, Ausführung und Dokumentation der Instandhaltungstätigkeit zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und Normen. Ebenso basieren darauf die Planung und Koordination externer Unterstützung.
Wichtig für die Zukunft ist die zukünftige Reduzierung der ungeplanten Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen und die Optimierung und Vereinheitlichung der geplanten Instandhaltungstätigkeiten wie Wartung, Inspektion und Instandsetzung. Hierdurch wird eine Erhöhung der technischen Verfügbarkeit erzielt werden.
Ein weiteres Ziel ist die vollständige Erfassung von technischen und kaufmännischen Informationen in einem System und der Aufbau einer Instandhaltungshistorie sowie die Schaffung einer verfeinerten Kosten- und Techniktransparenz der Instandhaltungsprozesse. Hierdurch ergibt sich die Möglichkeit zur Auswertung der erfassten Informationen sowie der Dokumentation und Auswertemöglichkeit aller IH-Meldungen und Aufträge. Somit ist es auch möglich, den Nachweis der Verwendung und der technischen Bewertung von Ersatzteilen in der Instandhaltung zu gewährleisten. Der Entscheidungsprozess Reparatur oder Erneuerung wird hierdurch maßgeblich unterstützt.
Auf Grundlage der genannten Zielsetzungen wird Instandhaltungswissen systematisch dokumentiert und über die Lebensdauer der Anlage vorgehalten.
Damit liegt der Projektauftrag in der Entwicklung einer auf die spezifischen Rahmenbedingungen des WVER ausgerichteten Instandhaltungsstrategie, Ablauf- und Aufbauorganisation, der Betrachtung möglicher Systemoptimierungen sowie der methodisch passenden Begleitung des Veränderungsprozesses (Change-Management) für das Dezernat.
Ein weiteres, bedeutendes Ziel des Projekts besteht darin, die gesamte Organisation in den Entwicklungsprozess der IH-Strategie zu integrieren. Dies bedeutet nicht, dass alle Mitarbeiter*innen bei der Entwicklung mitarbeiten sollen, allerdings gilt es, die Mitarbeiter*innen unter Berücksichtigung von Kosten-/Nutzen-Erwägungen in hinreichendem Maße mit einzubeziehen und über eine entsprechende Kommunikation einerseits die erforderlichen Kenntnisse zum Thema Instandhaltung zu vermitteln sowie andererseits eine positive Einstellung gegenüber dem Instrument SAP-PM zu erzeugen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

— Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis der Eignung durch den Eintrag in die Liste des Vereins für die Präqualifikation. Bei Einsatz von Nachunternehmen ist auf gesondertes Verlangen nachzuweisen, dass diese präqualifiziert sind oder die Voraussetzung für die Präqualifikation erfüllen;
— Nicht präqualifizierte Unternehmen haben als vorläufigen Nachweis der Eignung mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt 124 „Eigenerklärung zur Eignung" vorzulegen. Bei Einsatz von Nachunternehmen sind auf gesondertes Verlangen die Eigenerklärungen auch für diese abzugeben;
— Sind die Nachunternehmen präqualifiziert, reicht die Angabe der Nummer, unter der diese in der Liste des Vereins für die Präqualifikation geführt werden;
— Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen (auch die der Nachunternehmen) auf gesondertes Verlangen durch Vorlage der in der „Eigenerklärung zur Eignung“ genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen;
— Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen;
— Die persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers muss die ordnungsgemäße Erbringung der Leistung garantieren können.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis der Eignung durch den Eintrag in die Liste des Vereins für die Präqualifikation. Bei Einsatz von Nachunternehmen ist auf gesondertes Verlangen nachzuweisen, dass diese präqualifiziert sind oder die Voraussetzung für die Präqualifikation erfüllen;
— Nicht präqualifizierte Unternehmen haben als vorläufigen Nachweis der Eignung mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt 124 „Eigenerklärung zur Eignung" vorzulegen. Bei Einsatz von Nachunternehmen sind auf gesondertes Verlangen die Eigenerklärungen auch für diese abzugeben;
— Sind die Nachunternehmen präqualifiziert, reicht die Angabe der Nummer, unter der diese in der Liste des Vereins für die Präqualifikation geführt werden;
— Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen (auch die der Nachunternehmen) auf gesondertes Verlangen durch Vorlage der in der „Eigenerklärung zur Eignung“ genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen;
— Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen,
— Die wirtschaftliche und finanzielle Lage des Wirtschaftsteilnehmers muss die ordnungsgemäße Erbringung der Leistung garantieren können.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis der Eignung durch den Eintrag in die Liste des Vereins für die Präqualifikation. Bei Einsatz von Nachunternehmen ist auf gesondertes Verlangen nachzuweisen, dass diese präqualifiziert sind oder die Voraussetzung für die Präqualifikation erfüllen,
— Nicht präqualifizierte Unternehmen haben als vorläufigen Nachweis der Eignung mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt 124 „Eigenerklärung zur Eignung" vorzulegen. Bei Einsatz von Nachunternehmen sind auf gesondertes Verlangen die Eigenerklärungen auch für diese abzugeben,
— Sind die Nachunternehmen präqualifiziert, reicht die Angabe der Nummer, unter der diese in der Liste des Vereins für die Präqualifikation geführt werden,
— Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen (auch die der Nachunternehmen) auf gesondertes Verlangen durch Vorlage der in der „Eigenerklärung zur Eignung“ genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen,
— Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen,
— Die persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers muss die ordnungsgemäße Erbringung der Leistung garantieren können,
— Die technische und berufliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers muss die ordnungsgemäße Erbringung der Leistung garantieren können.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Vorlage der geforderten Formblätter, Nachweise und Erklärungen.
Ab einem Auftragswert von 25 000 EUR (netto) wird der Auftraggeber für den Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, Auszüge aus dem Gewerbezentralregister gem. § 150a GeWO, dem Vergaberegister gem. § 4 KorruptionsbG NRW und bei der Creditreform (Bonitätsprüfung) abrufen.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass beim Wasserverband Eifel-Rur die im Tariftreue- und Vergabegesetz NRW festgelegten Grundsätze Anwendung finden.
Bei Zustandekommen einer vertraglichen Vereinbarung zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und dem Auftragnehmer wird Folgendes Vertragsbestandteil nach § 2 Abs. 6 TVgG NRW:
1. der Auftragnehmer verpflichtet sich, die in § 2 Absatz 1 bis 4 TVgG NRW genannten Vorgabeneinzuhalten. Der Auftragnehmer übernimmt die Gewähr für die Einhaltung dieser Bedingungen für alle seine Nachunternehmer.
2. der öffentliche Auftraggeber hat das Recht zur Kontrolle und Prüfung der Einhaltung der in § 2 Absatz 1 bis 4TVgG NRW genannten Vorgaben.
3. dem öffentlichen Auftraggeber wird ein vertragliches außerordentliches Kündigungsrecht sowie die Festsetzung einer Vertragsstrafe für den Fall der Verletzung der in § 2 Absatz 1 bis 4 TVgG NRW genannten Pflichten durch das beauftragte Unternehmen oder seiner Nachunternehmer eingeräumt.
Die gesamte Kommunikation zwischen der Vergabestelle und Bewerbern / Bietern – von der Bekanntmachung bis zur Zuschlagserteilung – erfolgt ausschließlich in elektronischer Form über die Vergabeplattform subreport ELViS! Alle Informationen zum Vergabeverfahren wie Änderungsmitteilungen, Antworten auf Bieterfragen oder Informationen zur Zuschlagserteilung werden nur noch elektronisch übermittelt.
Bieter müssen ihre Fragen und Hinweise zum Vergabeverfahren, fehlende Angaben und Nachweise zur Eignung oder Informationen zur Aufklärung des Angebotsinhalts ebenfalls elektronisch einreichen.
Ergänzung zu VI.2) elektronische Rechnungsstellung:
Die elektronische Rechnungsstellung (digitale Zustellung der Rechnung per Mail) wird seitens des WVER (AG) nur dann akzeptiert, wenn nach Beauftragung und vor Stellung der ersten Rechnung eine Vereinbarung zwischen dem AG und AN unterzeichnet wird. Die Vereinbarung ist Bestandteil der Verdingungsunterlagen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gem. § 160 Abs. 3 GWB ist ein Antrag auf ein Nachprüfungsverfahren unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichung des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Kurze Beschreibung

Veränderungsprozess zur Weiterentwicklung und Vereinheitlichung der Instandhaltungsabwicklung im Dezernat 3-Abwasser – des Wasserverbandes Eifel-Rur (Change-Management-Projekt Instandhaltung)
Beratungsleistung zum Veränderungsprozess Instandhaltung, u. a. folgende Arbeitspakete:
— Stakeholder-Analyse, Entwicklung zukünftige IH-Strategie, Aufbau-& Ablauforganisation, IH-Controlling; Analyse & Optimierung des Systems (SAP PM),
— Testlauf der weiterentwickelten IH auf Pilotanlagen,
— Schulung der Mitarbeiter, Schaffung der technischen Voraussetzungen,
— Rollout.

Beschreibung der Beschaffung

Ausgangssituation:
Bisher wurde beim Wasserverband Eifel-Rur keine übergeordnete einheitliche Instandhaltungsstrategie zur Planung, Arbeitsvorbereitung, Durchführung und Dokumentation sowie zu den erforderlichen anlagenbezogenen Instandhaltungsarbeiten entwickelt.
Künftig soll im Dezernat 3 – Abwasser – eine Instandhaltungsstrategie entwickelt und eine einheitliche Ablauf- und Aufbauorganisation der Instandhaltung eingeführt werden.
Die Kernzielsetzung liegt in einem sicheren und wirtschaftlichen Anlagenbetrieb. Der AG betrachtet die Weiterentwicklung der bisherigen Instandhaltung in diese Richtung als wichtiges mittelfristiges Veränderungsprojekt (Change-Management), an dessen Beginn zunächst eine knappe Umfeldanalyse (Stakeholder-Analyse) steht. Nachfolgend soll eine übergeordnete Instandhaltungsstrategie erstellt werden. Mit zunehmender Detaillierung und Verbindlichkeit werden die Prozesse sowie darauf aufbauend die organisatorischen Erfordernisse entwickelt. Im Anschluss daran werden diese neuen Schritte in der Organisation verankert und in die operative Umsetzung gebracht werden.
Zukünftige Ausrichtung der Instandhaltung:
Der Wasserverband Eifel-Rur strebt kontinuierlich Verbesserungen der Aufgabenerfüllung und der Effizienz aller Prozesse an. Derzeit werden noch unterschiedliche Vorgehensweisen bei der Strategie der Instandhaltung in den unterschiedlichen Betriebsbereichen praktiziert. Dies soll sich durch die Vorgabe einer zentralen Instandhaltungsstrategie zukünftig geändert werden. Mit der einheitlichen SAP PM-Anwendung als „Werkzeug“ soll die Transparenz zum Instandhaltungsgeschehen erhöht werden. Das dezentral verteilte Wissen/Know-how zu Anlagen und Prozessen soll in SAP PM erfasst und darüber allen Beteiligten verfügbar gemacht werden. Zentrale Auswertungen über alle Bereiche sollen ermöglicht werden, um beispielsweise die Entscheidung zwischen Instandsetzung und Reinvestition mit Fakten zu unterfüttern.
Auf Grund der unterschiedlichen Ausgangssituationen ergibt sich die Notwendigkeit zur Implementierung einer einheitlichen Nutzung der Instandhaltungssoftware in allen Bereichen des Dezernates 3 – Abwasser – als Werkzeug zur Optimierung der Instandhaltungsabwicklung.
Hierdurch erfolgt die Realisierung der Abbildung der technischen Infrastruktur mit den zugehörigen Komponenten, Inspektions- und Wartungsintervallen sowie weiteren Vorgabewerten in einem zentralen Auskunftssystem. Dies dient als Basis für den Aufbau einheitlicher, transparenter Verfahren zur Planung, Freigabe/Genehmigung, Ausführung und Dokumentation der Instandhaltungstätigkeit zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und Normen. Ebenso basieren darauf die Planung und Koordination externer Unterstützung.
Wichtig für die Zukunft ist die zukünftige Reduzierung der ungeplanten Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen und die Optimierung und Vereinheitlichung der geplanten Instandhaltungstätigkeiten wie Wartung, Inspektion und Instandsetzung. Hierdurch wird eine Erhöhung der technischen Verfügbarkeit erzielt werden.
Ein weiteres Ziel ist die vollständige Erfassung von technischen und kaufmännischen Informationen in einem System und der Aufbau einer Instandhaltungshistorie sowie die Schaffung einer verfeinerten Kosten- und Techniktransparenz der Instandhaltungsprozesse. Hierdurch ergibt sich die Möglichkeit zur Auswertung der erfassten Informationen sowie der Dokumentation und Auswertemöglichkeit aller IH-Meldungen und Aufträge. Somit ist es auch möglich, den Nachweis der Verwendung und der technischen Bewertung von Ersatzteilen in der Instandhaltung zu gewährleisten. Der Entscheidungsprozess Reparatur oder Erneuerung wird hierdurch maßgeblich unterstützt.
Auf Grundlage der genannten Zielsetzungen wird Instandhaltungswissen systematisch dokumentiert und über die Lebensdauer der Anlage vorgehalten.
Damit liegt der Projektauftrag in der Entwicklung einer auf die spezifischen Rahmenbedingungen des WVER ausgerichteten Instandhaltungsstrategie, Ablauf- und Aufbauorganisation, der Betrachtung möglicher Systemoptimierungen sowie der methodisch passenden Begleitung des Veränderungsprozesses (Change-Management) für das Dezernat.
Ein weiteres, bedeutendes Ziel des Projekts besteht darin, die gesamte Organisation in den Entwicklungsprozess der IH-Strategie zu integrieren. Dies bedeutet nicht, dass alle Mitarbeiter*innen bei der Entwicklung mitarbeiten sollen, allerdings gilt es, die Mitarbeiter*innen unter Berücksichtigung von Kosten-/Nutzen-Erwägungen in hinreichendem Maße mit einzubeziehen und über eine entsprechende Kommunikation einerseits die erforderlichen Kenntnisse zum Thema Instandhaltung zu vermitteln sowie andererseits eine positive Einstellung gegenüber dem Instrument SAP-PM zu erzeugen.