Vergabe von Jahresabschlussprüfungsleistungen für die Jahre 2021 und 2022

Kurze Beschreibung

Die Portigon AG, die unter diesem Namen seit dem 2. Juli 2012 firmiert, ist rechtsträgeridentisch mit der ehemaligen WestLB, die 1969 als Westdeutsche Landesbank Girozentrale gegründet wurde. Die Portigon AG ist ein sog. CRR-Kreditinstitut i. S. d. § 1 Abs. 3d Satz 1 KWG und hat daher als ein Unternehmen von öffentlichem Interesse (sog. Public Interest Entities, „PIE“) insbesondere die Vorschriften der EU-Verordnung 537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates über spezifische Anforderungen an die Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse vom 16.04.2014 zu beachten. Die Portigon AG beabsichtigt im Rahmen des hiesigen Vergabeverfahrens die Beauftragung eines Wirtschaftsprüfers/einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zur Prüfung insb. der jeweiligen Jahresabschlüsse für die Prüfungsjahre 2021 und 2022.

Beschreibung der Beschaffung

Die Auftraggeberin beabsichtigt die Beauftragung eines Wirtschaftsprüfers/einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft über 2 Prüfungsjahre – nämlich die Geschäftsjahre 2021 bis 2022 – mit unterschiedlichen Prüfungsleistungen. Die zu beauftragenden Jahresabschlussprüfungsleistungen beinhalten nachfolgend benannte Teilleistungen:
— Prüfung der Buchführung, den Jahresabschluss – bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anhang – und den Lagebericht gem. § 340k Abs. 1 i. V. m. § 317 HGB auf die Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen Vorschriften und den sie ergänzenden Bestimmungen der Satzung sowie der Vorgaben der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.04.2014 („EU-VO“) für die Geschäftsjahre 2021 und 2022;
— Prüfung nach § 53 Gesetz über die Grundsätze des Haushaltsrechts des Bundes und der Länder (Haushaltsgrundsätzegesetz – HGrG);
— Prüfung der Anforderungen der Rahmenverträge nach §§ 7 und 13 i.V.m. 8a des Gesetzes zur Errichtung eines Finanzmarkt- und eines Wirtschaftsstabilisierungsfonds (FMStFG);
— Abhängigkeitsbericht;
— Prüfung gemäß § 84 Gesetz über den Wertpapierhandel (WpHG) für das Geschäftsjahr 2021;
— Prüfung gemäß § 89 WpHG für das Geschäftsjahr 2022;
— Angaben im Zusammenhang mit dem Risikomonitoring der S-Finanzgruppe (DSGV; Formularbestätigung – Diverse zusätzliche Prüfungserweiterungen, sofern sie vom Aufsichtsrat der Portigon AG zukünftig beschlossen werden. Die Verordnung über die Prüfung der Jahresabschlüsse der Kreditinstitute und Finanzdienstleistungsinstitute sowie über die darüber zu erstellenden Berichte (Prüfungsberichtsverordnung – PrüfbV) in der jeweils geltenden Fassung ist einzuhalten. Die Prüfung des Einzelabschlusses beinhaltet auch die Prüfung der derzeit noch bestehenden ausländischen Betriebsstellen in London und New York. Im Rahmen des Rückbaus der Portigon AG wird neben der Schließung der ausländischen Lokationen auch die vollständige Rückgabe der Banklizenzen angestrebt, was zu einer Aktualisierung und damit Veränderung des hier nachgefragten Leistungsgegenstandes führen kann.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Alle Nachweise und Erklärungen sind mit dem Angebot vorzulegen. Fehlende Nachweise und Erklärungen können (müssen aber nicht) vom Auftraggeber nachgefordert werden. Der Auftraggeber behält sich vor, noch vor Zuschlagserteilung Nachweise der zuständigen Stellen zu verlangen, die bestätigen, dass die gemachten Erklärungen und Nachweise wahrheitsgemäß abgegeben/eingereicht worden sind. Die unter Ziff. III.1.1) geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter und bei Bietergemeinschaften von dieser bzw. jeweils von allen Mitgliedern vorzulegen. Bedient sich der Bieter/die Bietergemeinschaft im Hinblick auf die wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit eines anderen Unternehmens (sog. Eignungsleihe), so sind die aufgelisteten Formulare 1, 3 und 9, 10 gesondert auch vom jeweiligen Eignungsverleiher beizubringen/zu erklären und dem Angebot beizufügen. Ausländische Bieter haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörden/Institutionen ihres Heimatlandes beizufügen. Zusätzlich sind diese ins Deutsche zu übersetzen. Geforderte Erklärungen/Nachweise sind:
a) Allgemeine Unternehmensdarstellung/Firmenprofil (Formular 1 Eignungskriterien):
Nachweis der Zulassung als Wirtschaftsprüfer und/oder Anerkennung als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft jeweils einschließlich Auszug aus dem Berufsregister gemäß § 319 Abs. 1 HGB. Allgemeine Unternehmensangaben, Angaben zur Eintragung in das Berufs- bzw. Handelsregister oder zu einer gleichwertigen Registrierung bei einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes, Angaben zu Einträgen im Gewerbezentralregister oder in ein vergleichbares Register bei einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes. Die Bieter/Bietergemeinschaften müssen mit dem Angebot den Nachweis der Zulassung als Wirtschaftsprüfer und/oder Anerkennung als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft jeweils einschließlich des Auszugs aus dem Berufsregister gem. § 319 Abs. 1 HGB einreichen.
b) Erklärung der Bietergemeinschaft (Formular 2 Eignungskriterien):
Im Fall einer Bietergemeinschaft sind Angaben zu den Mitgliedern und dem bevollmächtigten Vertreter erforderlich sowie eine Erklärung über die gesamtschuldnerische Haftung und Angaben zur Aufgabenverteilung und zu den Gründen für die Bildung der Bietergemeinschaft. Bietergemeinschaften haben in der Erklärung der Bietergemeinschaft ferner darzulegen, dass die Bildung der Bietergemeinschaft wettbewerbsunschädlich ist;
c) Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (Formular 3 Eignungskriterien):
— Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 Abs. 1 GWB und der in § 124 Abs. 2 GWB genannten Ausschlussgründe sowie denen nach § 5 KorruptionsbG NRW;
— Erklärung nach § 319 Abs. 2, 3 HGB.
d) Erklärung zu § 19 Abs. 3 MiLoG (Formular 4 Eignungskriterien);
— Möglicherweise geforderte Mindestanforderung:
a) Allgemeine Unternehmensdarstellung/Firmenprofil (Formular 1 Eignungskriterien):
Nachweis der Zulassung als Wirtschaftsprüfer und/oder Anerkennung als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft jeweils einschließlich Auszug aus dem Berufsregister gemäß § 319 Abs. 1 HGB. Angaben zu Einträgen im Gewerbezentralregister oder in ein vergleichbares Register bei einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes. Die Bieter/Bietergemeinschaften müssen mit dem Angebot den Nachweis der Zulassung als Wirtschaftsprüfer und/oder Anerkennung als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft jeweils einschließlich des Auszugs aus dem Berufsregister gem. § 319 Abs. 1 HGB einreichen.
b) Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (Formular 3 Eignungskriterien):
— Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 Abs. 1 GWB und der in § 123, 124 Abs. 1 GWB und der in § 124 Abs. 2 GWB genannten Ausschlussgründe sowie denen nach § 5 KorruptionsbG NRW;
— Erklärung nach § 319 Abs. 2, 3 HGB.
c) Erklärung zu § 19 Abs. 3 MiLoG (Formular 4).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die unter III.1.2) geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter bzw. der Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Bedient sich der Bieter/die Bietergemeinschaft im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit eines anderen Unternehmens (sog. Eignungsleihe), so sind die Erklärungen – soweit sie von dem Eignungsverleiher abzudecken sind – von diesem beizubringen/zu erklären und dem Angebot beizufügen. Fehlende Nachweise und Erklärungen können – müssen aber nicht – vom Auftraggeber nachgefordert werden. Im Übrigen gilt das unter Ziff. III.1.1) ausgeführte.
a) Erklärung zur Berufshaftpflichtversicherung (Formular 5 Eignungskriterien): Der Bieter/Die Bietergemeinschaft/Das Mitglied der Bietergemeinschaft/Der Eignungsverleiher muss über eine Berufshaftpflichtversicherung gemäß Ziffer 9 der Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften vom 1.1.2017 verfügen (Mindestbedingung).
b) Erklärung über den Gesamtumsatz/Umsatz mit vergleichbaren Leistungen (Formular 6 Eignungskriterien): Erklärung über den Gesamtumsatz (netto) des Bieters/der Bietergemeinschaft in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2017/ 2018/ 2019). Umsätze von Mitgliedern einer Bietergemeinschaft werden addiert. Gleiches gilt für die Umsätze von Unternehmen, auf die sich der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft zum Beleg der Eignung beruft (Eignungsleihe). Darüber hinaus ist der netto Gesamtumsatz mit vergleichbaren Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren anzugeben. Vergleichbar sind Leistungen, die sowohl Jahresabschlussprüfungen gemäß § 340 k Abs. 1 i. V. m. § 317 HGB als auch Prüfungen gemäß § 53 HGrG umfassen.

a) Erklärung zur Berufshaftpflichtversicherung (Formular 5 Eignungskriterien): Der Bieter/ Die Bietergemeinschaft/ Das Mitglied der Bietergemeinschaft/ Der Eignungsverleiher muss über eine Berufshaftpflichtversicherung gemäß Ziffer 9 der Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften vom 1.1.2017 verfügen (Mindestbedingung).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die unter III.1.3) geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter bzw. der Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Bedient sich der Bieter/die Bietergemeinschaft im Hinblick auf die technische und berufliche Leistungsfähigkeit eines anderen Unternehmens (sog. Eignungsleihe), so sind die Erklärungen – soweit sie von einem Eignungsverleiher abzudecken sind – von diesem beizubringen/zu erklären und dem Angebot beizufügen. Fehlende Nachweise und Erklärungen können – müssen aber nicht – vom Auftraggeber nachgefordert werden. Im Übrigen gilt das unter Ziff. III.1.1) Ausgeführte. Geforderte Erklärungen/Nachweise sind:
a) Erklärung zu den Referenzen (Formular 7 Eignungskriterien): Der Bieter/Die Bietergemeinschaft muss mindestens 2 Referenzaufträge einreichen.
1. Um vergleichbar zu sein muss als Gegenstand jeder Referenz die Prüfung eines Jahresabschlusses eines Geschäftsjahres gemäß § 340 k Abs. 1 i. V. m. § 317 HGB ausgewiesen sein (Mindestbedingung),
2. Weiter muss als Gegenstand jeder Referenz die Prüfung eines Jahresabschlusses eines Geschäftsjahres nach § 53 HGrH ausgewiesen sein (Mindestbedingung),
3. Einer dieser 2 Referenzaufträge muss darüber hinaus folgende Anforderung erfüllen: Der Referenzauftrag beschäftigt sich mit komplexen Restrukturierungs-, Transformations- und Rückbauprozessen im Bankensektor und weist einen internationalen Bezug auf,
4. Der Bieter/Das Mitglied der Bietergemeinschaft Die Bietergemeinschaft/Der Eignungsverleiher muss den Referenzauftrag nicht zwingend hauptverantwortlich erbracht haben. Die Vorlage eines Referenzauftrags, den ein Bieter/ein Mitglied der Bietergemeinschaft/eine Bietergemeinschaft/ein Eignungsverleiher in der Rolle als Unterauftragnehmer erbracht hat, ist zugelassen,
5. Der benannte Referenzauftrag muss bei Ablauf der Frist zur Einreichung des Angebots bereits abgeschlossen sein. Abgeschlossen ist der Referenzauftrag mit der Erteilung des Testats. Zudem darf die Erteilung des Testats bei Ablauf der Frist zur Abgabe des Angebots nicht länger als 5 Jahre zurückliegen.
b) ggfs. Erklärung zur Unterauftragsvergabe und Eignungsleihe (Formular 8 Eignungskriterien),
c) ggfs. Verpflichtungserklärung des Eignungsverleihers (Formular 9 Eignungskriterien),
d) Unabhängigkeitserklärung gem. § 43 Abs. 1 S. 1 WPO und zur Erfüllung der entsprechende spezifischen Unabhängigkeitsanforderungen der VO (EU) Nr. 537/2014 vom 16. April 2014 über spezifische Anforderungen an die Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse und zur Aufhebung des Beschlusses 2005/909/EG der Kommission (Formular 10 Eignungskriterien),
e) ggfs. Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers (Formular 11 Eignungskriterien).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

1. Um vergleichbar zu sein muss als Gegenstand jeder Referenz die Prüfung eines Jahresabschlusses eines Geschäftsjahres gemäß § 340 k Abs. 1 i. V. m. § 317 HGB ausgewiesen sein (Mindestbedingung).
2. Weiter muss als Gegenstand jeder Referenz die Prüfung eines Jahresabschlusses eines Geschäftsjahres nach § 53 HGrG ausgewiesen sein (Mindestbedingung).
3. Einer dieser 2 Referenzaufträge muss darüber hinaus folgende Anforderung erfüllen: Der Referenzauftrag beschäftigt sich mit komplexen Restrukturierungs-, Transformations- und Rückbauprozessen im Bankensektor und weist einen internationalen Bezug auf; Der Bieter/Das Mitglied der Bietergemeinschaft/Die Bietergemeinschaft/Der Eignungsverleiher muss den Referenzauftrag nicht zwingend hauptverantwortlich erbracht haben. Die Vorlage eines Referenzauftrags, den ein Bieter/ein Mitglied der Bietergemeinschaft/eine Bietergemeinschaft/ein Eignungsverleiher in der Rolle als Unterauftragnehmer erbracht hat, ist zugelassen;
4. Der benannte Referenzauftrag muss bei Ablauf der Frist zur Einreichung des Angebots bereits abgeschlossen sein. Abgeschlossen ist der Referenzauftrag mit der Erteilung des Testats. Zudem darf die Erteilung des Testats bei Ablauf der Frist zur Abgabe des Angebots nicht länger als 5 Jahre zurückliegen.
5. Unabhängigkeitserklärung gem. § 43 Abs. 1 S. 1 WPO und zur Erfüllung der entsprechende spezifischen Unabhängigkeitsanforderungen der VO (EU) Nr. 537/2014 vom 16. April 2014 über spezifische Anforderungen an die Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse und zur Aufhebung des Beschlusses 2005/909/EG der Kommission (Formular 10 Eignungskriterien).

a) Die für die Erstellung des Angebots erforderlichen Formulare und Vordrucke können unter https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/529ec00b-bf3a-4498-9d7b-50ea0807fd98 heruntergeladen werden,
b) Die Auftraggeberin stellt weitere vertrauliche Dokumente zur Verfügung. Die vertrauliche Behandlung dieser Informationen ist zur Wahrung der Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse der Auftraggeberin zu sichern. Daher wird den am Auftrag interessierten Wirtschaftsprüfern/Wirtschaftsprüfungsgesellschaften erst dann über einen separaten elektronischen Datenraum in jene Dokumente Einsicht gewährt, wenn diese zuvor die als Anlage 1.a) der Angebotsbedingungen bereitgestellte Vertraulichkeitserklärung rechtsverbindlich unterzeichnet an die Auftraggeberin zurückgereicht haben. Sofern die Angebotsabgabe durch eine Bietergemeinschaft erfolgt, ist die Vertraulichkeitserklärung von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft auszufüllen, bevor der Bietergemeinschaft als solcher Einsicht in die vorbenannten Dokumente gewährt wird.
c) Die Angebote sind bis zum 6.11.2020, 12.00 Uhr ausschließlich elektronisch in eingescannter Form unter vorbezeichnetem Link einzureichen. Ein verspäteter Eingang des Angebots führt zum Ausschluss,
d) Auskunftsersuchen der Interessenten sind ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform an die Auftraggeber zu richten. Andere Stellen dürfen keine Auskünfte erteilen. Dennoch anderweitig erlangte Auskünfte sind unbeachtlich,
e) Mindestanforderungen Zuschlagskriterien:
1. Namentliche Angabe des mitunterzeichnenden qualitätssichernden Wirtschaftsprüfers mit der Qualifikation als Wirtschaftsprüfer gem. § 319 HGB (Mindestbedingung), einschließlich Lebenslauf mit mindestens 3-jähriger Berufserfahrung in der Funktion als qualitätssichernder Wirtschaftsprüfer (Mindestbedingung) und mind. einer persönlichen Referenz gemäß Ziffer 3.4.1.1.1. der Angebotsbedingungen (Mindestbedingung). Abhängig von der Struktur des Bieters muss der mitunterzeichnende qualitätssichernde Wirtschaftsprüfer Partner bzw. Geschäftsführer sein (Mindestbedingung).
2. Namentliche Angabe des mitunterzeichnenden Prüfungsleiters mit der Qualifikation als Wirtschaftsprüfer gem. § 319 HGB (Mindestbedingung), einschließlich Lebenslauf mit mind. 5-jähriger Berufserfahrung in der Funktion als mitunterzeichnender Prüfungsleiter (Mindestbedingung) und mind. einer persönlichen Referenz gemäß Ziffer 3.4.1.2.1 der Angebotsbedingungen (Mindestbedingung).
f) Angaben zum Verfahren und der Zuschlagserteilung:
1. Grundsätzlich erhält das wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag. Gem. § 68 Abs. 1 S. 2 LHO NRW bedarf es allerdings bei der Wahl oder Bestellung der Prüferinnen und der Prüfer nach § 53 Abs. 1 Nr. 1 HGrG des Einvernehmens des Landesrechnungshofes. Die Einvernehmenserklärung des Landesrechnungshofes ist für Ende Dezember 2020/Anfang Januar 2021 geplant. Die Bezuschlagung in dem hiesigen Vergabeverfahren ist daher für Mitte/Ende Januar 2021 avisiert. Die Bezuschlagung steht gemäß der besonderen gesetzlichen Anforderungen unter der zwingenden Voraussetzung der Erteilung des Einvernehmens des Landesrechnungshofes. Verweigert der Landesrechnungshof sein Einvernehmen, kann der Zuschlag auf das zweitwirtschaftlichste Angebot dieses Vergabeverfahrens erteilt werden, wiederum das Einvernehmen des Landesrechnungshofes vorausgesetzt.
2. Noch vor Zuschlagserteilung erfolgt die Vorabinformation nach § 134 GWB und nach Ablauf der dort vorgesehenen Informations- und Wartefrist die Zuschlagserteilung.
3. Die Zuschlagserteilung erfolgt vorbehaltlich des Eintritts der vertragsauflösenden Bedingung (§ 158 Abs. 2 BGB), dass das Einvernehmen des Landesrechnungshofes verweigert wird und/oder die Bestellung des Abschlussprüfers durch die Hauptversammlung nicht im Sinne der Zuschlagsentscheidung erfolgt.
4. Die Bestellung des Abschlussprüfers nach § 318 Abs. 1 HGB, § 119 Abs. 1 Nr. 5 AktG erfolgt voraussichtlich Ende März/Anfang April 2021 durch die Hauptversammlung.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Das Rechtsbehelfsinstrument des Nachprüfungsantrags ist insbesondere nur dann zulässig, wenn die Fristen des § 160 Absatz 3 GWB gewahrt werden. Auf die Rügepflicht des Antragstellers wird hingewiesen. Insoweit gilt, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber der Auftraggeberin nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.