Vergabe von Versicherungsleistungen im Bereich der betrieblichen Altersversorgung

Beschreibung der Beschaffung

Die PD schreibt in diesem Vergabeverfahren im offenen Verfahren die betriebliche Altersversorgung aus. Es werden vom Auftragnehmer sowohl Versicherungsleistungen für die Gruppe der Mitarbeiter der PD als auch für ihre Geschäftsführung/ Geschäftsleitung beschafft. Klare Zielstellung ist hierbei die Neuausrichtung der betrieblichen Altersversorgung mit der den Mitarbeitern und der Geschäftsführung/ Geschäftsleitung ein einheitliches, attraktives und verwaltungsarmes Model angeboten wird.
Die PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH („PD“ oder „Auftraggeber“) ist eine Beratungsgesellschaft speziell für Behörden und öffentliche Institutionen, die zu 100 % in öffentlicher Hand liegt. Als Inhouse-Gesellschaft berät die PD öffentliche Auftraggeber auf allen föderalen Ebenen im Hinblick auf eine effiziente Realisierung verschiedener Projekte.
Die PD hat mit Stand 1.4.2020 294 Mitarbeiter (sowie 39 Aushilfen), von denen 8 zur Geschäftsführung/ Geschäftsleitung gehören. Bis dato beschränkt sich die betriebliche Altersversorgung (bAV) bei der PD auf eine „rein reaktive“ Vorgehensweise. Für neu eintretende Mitarbeiter wurden die bei Vorarbeitgebern abgeschlossenen Verträge bisher seitens PD übernommen, um einen Fortlauf der bAV bzw. der Entgeltumwandlung zu gewährleisten. Das führte jedoch dazu, dass aktuell Verträge mit 14 verschiedenen Anbietern mit unterschiedlichen Tarifen,
Absicherungen und Risiken bestehen. Von den aktuell 294 Mitarbeitern haben nur 20 einen bAV‐Vertrag. Für die Mitarbeiter der PD soll – auch zur Reduzierung des damit verbundenen hohen Administrationsaufwandes im Personalbereich – eine einheitliche betriebliche Altersversorgung zur Verfügung gestellt werden.
Die PD schreibt daher in diesem Vergabeverfahren im offenen Verfahren die betriebliche Altersversorgung aus. Es werden vom Auftragnehmer sowohl Versicherungsleistungen für die Gruppe der Mitarbeiter der PD als auch für ihre Geschäftsführung/ Geschäftsleitung beschafft. Klare Zielstellung ist hierbei die Neuausrichtung der betrieblichen Altersversorgung mit der den Mitarbeitern und der Geschäftsführung/ Geschäftsleitung ein einheitliches, attraktives und verwaltungsarmes Model angeboten wird.
Die Laufzeit des Kollektivversicherungsvertrages beträgt zunächst 6 Jahre ab Vertragsbeginn, unabhängig von der Laufzeit der einzelnen Versicherungsverträge. Der Kollektivversicherungsvertrag verlängert sich stillschweigend um ein weiteres Jahr, sofern er nicht von einer der Vertragsparteien mit einer Frist von 6 Monaten vor Ablauf gekündigt wird.
Die genaue Beschreibung der ausgeschriebenen Leistung ist der Leistungsbeschreibung, die Teil der Vergabeunterlagen ist und Vertragsbestandteil wird, zu entnehmen.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Leistungszeitraum soll am 1.7.2020 beginnen. Die Laufzeit des Kollektivversicherungsvertrages beträgt zunächst 6 Jahre ab Vertragsbeginn, unabhängig von der Laufzeit der einzelnen Versicherungsverträge. Der Kollektivvers-Vertrag verlängert sich stillschweigend jeweils um ein weiteres Jahr, sofern er nicht von einer der Vertragsparteien mit einer Frist von 6 Monaten vor Ablauf gekündigt wird.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Der Geschäftsbericht des Versicherungsunternehmens des Geschäftsjahres 2018 ist beizufügen.
2. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB.
3. Darstellung des Unternehmens: Darstellung des Unternehmens (Name, Sitz, Postanschrift, Rechtsform, Gegenstand des Unternehmens, Nummer der Eintragung in einem öffentlichen Register oder Geschäftsnummer der Genehmigungsbehörde, Registergericht oder Genehmigungsbehörde, gesetzlicher Vertreter, Ansprechpartner, Telefon, Telefax, E-Mail-Adresse, ggf. zuständige Niederlassung bzw. Standort, Leistungsspektrum und Kerngeschäft des Unternehmens) sowie – falls zutreffend – ausführliche Darstellung der Konzernverbundenheit/-angehörigkeit zu anderen Unternehmen oder Finanzinstitutionen.
4. Registerauszug: Aktueller Auszug aus dem Handelsregister oder vergleichbare Registerauszug (zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht älter als 6 Monate, Kopie ausreichend). Ausländische Bieter haben gleichwertige Bescheinigungen nach den Vorschriften ihres Herkunftslandes vorzulegen. Diese sind zwingend ins Deutsche zu übersetzen.
5. Zulassung zum Geschäftsbetrieb: Nachweis über die Zulassung zum Geschäftsbetrieb durch die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht oder die Aufsichtsbehörde eines anderen EU/EWR-Staates; Mindestanforderung: Ist das Unternehmen nicht zum Geschäftsbetrieb durch die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht oder einer Aufsichtsbehörde eines anderen EU/EWR-Staates zugelassen, wird das Angebot des Unternehmens ausgeschlossen.
6. Für Bietergemeinschaften: Für die Teilnehmer einer Bietergemeinschaft sind die oben aufgeführten Nachweise für jeden Teilnehmer separat einzureichen. Für ausländische Bieter ist der Nachweis der Eignung auch durch amtliche Bescheinigungen gleichwertiger Art möglich. Nachweise in anderer als in deutscher Sprache sind mit einer beglaubigten Übersetzung abzugeben.
7. Soweit die Vergabeunterlagen das vorgeben, ist von den vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Formularen Gebrauch zu machen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

8. Bestätigung, dass das Versicherungsunternehmen bzw. das rückdeckende Versicherungsunternehmen mindestens von einer der folgenden Ratingagenturen in den Jahren 2017, 2018 oder 2019 geratet wurde: Standard & Poor's, Moody's, Fitch oder gleichwertig.
9. Erklärung über die durchschnittlichen laufenden und einmaligen Einnahmen im Tätigkeitsbereich der Betrieblichen Altersvorsorge in den letzten 3 Geschäftsjahren (2017, 2018, 2019).
10. Erklärung über die durchschnittlichen laufenden und einmaligen Gesamteinnahmen in den letzten 3 Geschäftsjahren (2017, 2018, 2019).
11. Nachweis über die Mitgliedschaft in der Sicherungseinrichtung Protektor Lebensversicherungs- AG bzw. bei ausländischen Bietern einer gleichwertigen Sicherungseinrichtung.
12. Vermögensschadenhaftpflichtversicherung: Erklärung, dass derzeit eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung in marktüblichem Rahmen (Absicherung der auftragsspezifischen Risiken) besteht inkl. Angabe des Versicherungsunternehmens und Angabe des Versicherungsdeckungsumfangs sowie der -summen je Versicherungsfall und Zusicherung, dass die Haftpflichtversicherung während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten wird, sofern ein unabhängiger Vermittler anbietet. Sofern derzeit keine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung in erforderlicher Höhe geführt wird, genügt die Erklärung, eine solche Versicherung im Falle des Zuschlags abzuschließen.
13. Bestätigung Stresstest BaFin: Bestätigung, dass das Versicherungsunternehmen bzw. das rückdeckende Versicherungsunternehmen den jüngsten Stresstest der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, an dem das Versicherungsunternehmen teilgenommen hat, oder einen vergleichbaren Test einer europäischen Aufsichtsbehörde bestanden hat. Dabei ist anzugeben, wann der Stresstest erfolgte und welche Behörde ihn durchgeführt hat.
14. Informationen zur Überschussbeteiligung: Abgabe folgender Informationen zur Überschussbeteiligung:
— Deklaration der klassischen Überschussbeteiligung in 2020 und die erreichte klassische Überschussbeteiligung p. a. der vergangenen 5 Jahre (2015 bis 2019);
— erreichte Überschussbeteiligung aus der Indexbeteiligung p. a. der vergangenen 5 Jahre (2015 bis 2019);
— spezifisch für den hier angebotenen Tarif: Erreichte Überschussbeteiligung (klassische Überschussbeteiligung sowie Überschussbeteiligung durch die Entwicklung der Indizes) p .a. der vergangenen 5 Jahre (2015 bis 2019) und Deklaration in 2020.
15. Mindestanforderungen:: Erklärung bzw. Bestätigung, dass die folgenden Mindestanforderungen erfüllt werden (Angaben aus dem Geschäftsbericht in Bezug auf das Unternehmen):
— jährliche Nettoverzinsung im 5-Jahresdurchschnitt (2015 bis 2019) mindestens 20 %;
— laufende jährliche Durchschnittsverzinsung im 5-Jahresdurchschnitt (2015 bis 2019) mindestens 2,50 %;
— Solvency II: SCR-Quote ohne Übergangsmaßnahmen und ohne Volatilitätsanpassung zum 31.12.2018 mindestens 100,00 %.
16. Für Bietergemeinschaften: Für die Teilnehmer einer Bietergemeinschaft sind ebenfalls die oben aufgeführten Nachweise für jeden Teilnehmer separat einzureichen.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Mindestanforderung: Besteht für das Unternehmen keine Mitgliedschaft in der Sicherungseinrichtung Protektor Lebensversicherungs-AG bzw. in einer gleichwertigen Sicherungseinrichtung, wird das Angebot des Unternehmens ausgeschlossen.
Mindestanforderung: Der jüngste Stresstest der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (oder ein vergleichbarer Test einer europäischen Aufsichtsbehörde) muss erfolgreich bestanden worden sein und muss in den Jahren 2017, 2018 oder 2019 stattgefunden haben.
Mindestanforderung: Wird vom Unternehmen kein Nachweis über ein Rating aus den Jahren 2017, 2018 oder 2019 bei einer der genannten oder vergleichbaren Rating-Agenturen eingereicht, wird das Angebot des Unternehmens ausgeschlossen.
Mindestanforderung: Erfüllen folgender Anforderungen (Angaben aus dem Geschäftsbericht in Bezug auf das Unternehmen):
— jährliche Nettoverzinsung im 5-Jahresdurchschnitt (2015 bis 2019) mindestens 20 %;
— laufende jährliche Durchschnittsverzinsung im 5-Jahresdurchschnitt (2015 bis 2019) mindestens 2,50 %;
— Solvency II: SCR-Quote ohne Übergangsmaßnahmen und ohne Volatilitätsanpassung zum 31.12.2018 mindestens 100,00 %.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

17. Zusammensetzung des Beraterteams: Angabe zur Zusammensetzung des Beraterteams unter Angabe von: Namen, der fachlichen und beruflichen Qualifikation, der Anzahl an Erfahrungsjahren mit vergleichbaren Projekten. Hierbei sind sowohl arbeits- und steuerrechtliche bAV-spezifische Kenntnisse, als auch versicherungsrechtliche Kenntnisse relevant. Darüber hinaus ist darzulegen, über welche Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen ein ausreichendes bAV-Wissen kontinuierlich sichergestellt wird. Mindestanforderung: Die Beratungsleistungen per Telefon und vor Ort sind zwingend auf Deutsch und durch den Bieter selbst auszuführen. Der Einsatz eines Nachunternehmers ist für diesen Leistungsteil nicht zulässig.
18. Referenzen: Aufstellung von Referenzen über nach dem 1.1.2015 erbrachte Versicherungsleistungen im Bereich der betrieblichen Altersvorsorge, die mit der gegenständlichen Beschaffung vergleichbar sind, unter Benennung:
a) des Auftraggebers (Anschrift, Telefonnummer, Ansprechpartner);
b) des Auftragsgegenstands;
c) Anzahl der versicherten Personen;
d) der Auftragsvolumen;
e) des Leistungszeitraums sowie
f) Angabe, ob die Leistungen als vollständige Eigenleistung, mit Unterauftragnehmern oder in Kooperation mit anderen Unternehmen erbracht wurden, sowie Angabe des Eigenleistungsanteils bei einer Zusammenarbeit mit derartigen Dritten.
Mindestanforderung: Es sind mindestens 3 vergleichbare Referenzen anzugeben. Dabei sieht der Auftraggeber Referenzen als vergleichbar mit der ausgeschriebenen Leistung an, soweit Inhalt der angegebenen Referenz ein Gruppenversicherungsvertrag zur betrieblichen Altersversorgung mit einer vergleichbaren Tarifgestaltung ist bzw. gewesen ist.
19. Für Bietergemeinschaften: Für die Teilnehmer einer Bietergemeinschaft sind die oben aufgeführten Nachweise für jeden Teilnehmer separat einzureichen. Der Nachweis und die Prüfung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit erfolgt für eine Bietergemeinschaft als solche und nicht für jeden Teilnehmer einer Bietergemeinschaft einzeln.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Mindestanforderung: Die Beratungsleistungen per Telefon und vor Ort sind zwingend auf Deutsch und durch den Bieter selbst auszuführen. Der Einsatz eines Nachunternehmers ist für diesen Leistungsteil nicht zulässig.
Mindestanforderung: Es sind mindestens 3 vergleichbare Referenzen anzugeben. Dabei sieht der Auftraggeber Referenzen als vergleichbar mit der ausgeschriebenen Leistung an, soweit Inhalt der angegebenen Referenz ein Gruppenversicherungsvertrag zur betrieblichen Altersversorgung mit einer vergleichbaren Tarifgestaltung ist bzw. gewesen ist.
20. Soweit die Vergabeunterlagen das vorgeben, ist von den vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Formularen Gebrauch zu machen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

— Nachweis über die Zulassung zum Geschäftsbetrieb durch die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht oder die Aufsichtsbehörde eines anderen EU/EWR-Staates;
— Nachweis über die Mitgliedschaft in der Sicherungseinrichtung Protektor Lebensversicherungs- AG bzw. bei ausländischen Bietern einer gleichwertigen Sicherungseinrichtung;
— Die Beratungsleistungen per Telefon und vor Ort sind zwingend auf Deutsch und durch den Bieter selbst auszuführen. Der Einsatz eines Nachunternehmers ist für diesen Leistungsteil nicht zulässig.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Vorliegend gewählte Laufzeit ist angesichts des besonderen Auftragsgegenstandes der betrieblichen Alters-vorsorge (beAV) prognostisch notwendig und vergaberechtlich zulässig. Nur auf diesem Weg können die im Rahmen der beAV festgelegten vertraglichen Sonderkonditionen für alle aktuell und zukünftig angestellten Mitarbeiter und Geschäftsführer/Geschäftsleiter der PD sichergestellt werden.

Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren)

Die Öffnung der Angebote erfolgt gemeinsam durch mindestens 2 Vertreter des öffentlichen Auftraggebers gem. § 55 Abs. 2 S. 1 VgV. Bieter sind gem. § 55 Abs. 2 S. 2 VgV nicht zugelassen.

1. Die genauen Zuschlagskriterien sind den Vergabeunterlagen (Anlage A-Bewerbungsbedingungen, Anlage 7-Bewertungsmatrix Musterberechnung und Anlage 8-Bewertungsmatrix Qualität und Wirtschaftlichkeit) zu entnehmen.
2. Es gelten die in den Vergabeunterlagen, insbesondere die in den Bewerbungsbedingungen dargestellten Bedingungen für die Teilnahme am Vergabeverfahren.
3. Fragen oder Hinweise zu den Vergabeunterlagen sind in Textform über die Vergabeplattform (https://www.ausschreibungen.pd-g.de/?tid=a12a4e138b911241678b9f5771add69c) über den Icon „Frage einreichen“ zu übermitteln.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 Abs. 3 GWB lautet:
Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.