Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb über die Auswahl und Einführung eines zentralen Dokumenten-Management-Systems (DMS)

Stadt Mülheim an der Ruhr/Der Oberbürgermeister/Amt Zentraler Service

Die Stadt Mülheim an der Ruhr plant die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung, welche nach einer Testphase in ausgewählten Pilotbereichen schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-08-07. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-07-03.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2020-07-03 Auftragsbekanntmachung
2021-01-25 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2020-07-03)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Mülheim an der Ruhr/Der Oberbürgermeister/Amt Zentraler Service
Nationale Registrierungsnummer: DEA16
Postanschrift: http://muelheim-ruhr.de
Postort: Mülheim an der Ruhr
Postleitzahl: 45468
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Amt Zentraler Service/Beschaffung und Rechnungswesen
Telefon: +49 208455-1074 📞
E-Mail: michael.flettner@muelheim-ruhr.de 📧
Fax: +49 208455-581074 📠
Region: Mülheim an der Ruhr, Kreisfreie Stadt 🏙️
URL: http://muelheim-ruhr.de 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://www1.muelheim-ruhr.de/wirtschaft-arbeit/oeffentliche-ausschreibungen 🌏

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel:
“Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb über die Auswahl und Einführung eines zentralen Dokumenten-Management-Systems (DMS)”
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Kurze Beschreibung:
“Die Stadt Mülheim an der Ruhr plant die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer...”    Mehr anzeigen
Geschätzter Wert ohne MwSt: EUR 2 290 300 💰

1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Entwicklung von kundenspezifischer Software 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Verwaltungssoftwarepaket 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Software-Unterstützung 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Software-Implementierung 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Software-Wartung und -Reparatur 📦
Ort der Leistung: Mülheim an der Ruhr, Kreisfreie Stadt 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Der Hauptort ist die Kernverwaltung der Stadt Mülheim an der Ruhr mit folgender zentraler Adresse: Stadt Mülheim an der Ruhr Der Oberbürgermeister Am...”    Mehr anzeigen
Beschreibung der Beschaffung:
“Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und –quellen bedient, d. h. im System abgelegt und...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert ohne MwSt: EUR 2 290 300 💰
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar
Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Die Mindestdauer des EVB-IT Systemvertrages inkl. Systemserviceleistung wird für 48 Monate vereinbart. Die Systemserviceleistung verlängert sich automatisch...”    Mehr anzeigen
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Im Teilnahmewettbewerb sollen die geeigneten Anbieter ermittelt werden. Hier werden wesentliche und unbedingt einzuhaltende Kriterien des DMS-Anbieters und...”    Mehr anzeigen
Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Die Durchführung des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb erfolgt nach der Bestimmung gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 1-4 Vergabeverordnung (VgV).”

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Angaben und Formalitäten (hierzu liegt eine Übersicht über alle Unterlagen zum Verfahren bei), die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu...”    Mehr anzeigen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auswahlkriterien wie in den Auftragsunterlagen angegeben
Technische und berufliche Fähigkeiten
Auswahlkriterien wie in den Auftragsunterlagen angegeben
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Die Leistungs-/Anforderungskriterien sind in Kapitel IV.9 des Verfahrenbriefes (Bewerbungsbedingungen) aufgeführt.”

Verfahren
Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2020-08-07 15:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2020-08-20 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2021-03-31 📅

Ergänzende Informationen
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Zusätzliche Informationen

“Der Auftraggeber wird bei diesem Vergabeverfahren bis zur Abnahme des ersten Pilotprojekts von der Firma Zöller & Partner GmbH, Höchster Str, 70, 65835...”    Mehr anzeigen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland — c/o Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 221147-2889 📞
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 221147-2891 📠
URL: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/ 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Vergaberechtliches Nachprüfungsverfahren: Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die im Rahmen der Bekanntmachung oder im Rahmen dieser...”    Mehr anzeigen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Stadt Mülheim an der Ruhr/Der Oberbürgermeister/Amt Zentraler Service
Postanschrift: Hans-Böckler-Platz 5
Postort: Mülheim an der Ruhr
Postleitzahl: 45468
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 208455-1074 📞
E-Mail: michael.flettner@muelheim-ruhr.de 📧
Fax: +49 208455-581074 📠
URL: http://muelheim-ruhr.de 🌏
Quelle: OJS 2020/S 129-315660 (2020-07-03)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-01-25)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Mülheim an der Ruhr / Der Oberbürgermeister / Amt Zentraler Service

Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 819 782 💰
Beschreibung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Stadt Mülheim an der Ruhr Der Oberbürgermeister Am Rathaus 1 45468 Mülheim an der Ruhr”
Beschreibung der Beschaffung:
“Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungs-/Anforderungskatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Angebotenes Lösungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Präsentation/Verhandlungsrunde
Preis (Gewichtung): 30 %
Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Die Durchführung des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb erfolgte nach der Bestimmung gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 1-4 Vergabeverordnung (VgV).”

Verfahren
Informationen zur Rahmenvereinbarung
Die Beschaffung umfasst die Erstellung einer Rahmenvereinbarung
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2020/S 129-315660
Information über die Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation
Der öffentliche Auftraggeber wird keine weiteren Aufträge auf der Grundlage der oben genannten Vorabinformation vergeben

Auftragsvergabe

1️⃣
Vertragsnummer: STADT MH Referat I DMS Lösung 2020
Titel:
“Systemvertrag über die Erstellung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und...”    Mehr anzeigen
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-01-21 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: codia Software GmbH
Postanschrift: Edisonstr. 2
Postort: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 593193980 📞
Fax: +49 5931939825 📠
Region: Grafschaft Bentheim 🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Geschätzter Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 2 290 300 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 819 782 💰

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“Der Auftraggeber wird bei diesem Vergabeverfahren bis zur Abnahme des ersten Pilotprojekts von der Firma Zöller & Partner GmbH, Höchster Str. 70, 65835...”    Mehr anzeigen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Stadt Mülheim an der Ruhr / Der Oberbürgermeister / Amt Zentraler Service
Quelle: OJS 2021/S 020-045061 (2021-01-25)