Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb über die Auswahl und Einführung eines zentralen Dokumenten-Management-Systems (DMS)

Stadt Mülheim an der Ruhr/Der Oberbürgermeister/Amt Zentraler Service

Die Stadt Mülheim an der Ruhr plant die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung, welche nach einer Testphase in ausgewählten Pilotbereichen schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-08-07. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-07-03.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Codia Software GmbH

Wer?

• Stadt Mülheim an der Ruhr/Der Oberbürgermeister/Amt Zentraler Service

Wie?

Wo?

• Düsseldorf › Mülheim an der Ruhr, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-07-03	Auftragsbekanntmachung
2021-01-25	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-07-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Entwicklung von kundenspezifischer Software 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Mülheim an der Ruhr, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Mülheim an der Ruhr/Der Oberbürgermeister/Amt Zentraler Service
Postanschrift: http://muelheim-ruhr.de
Postleitzahl: 45468
Postort: Mülheim an der Ruhr
Kontakt
Internetadresse: http://muelheim-ruhr.de 🌏
E-Mail: michael.flettner@muelheim-ruhr.de 📧
Telefon: +49 208455-1074 📞
Fax: +49 208455-581074 📠
URL der Dokumente: https://www1.muelheim-ruhr.de/wirtschaft-arbeit/oeffentliche-ausschreibungen 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-07-03 📅
Einreichungsfrist: 2020-08-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-07-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 129-315660
ABl. S-Ausgabe: 129
Zusätzliche Informationen

Die Durchführung des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb erfolgt nach der Bestimmung gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 1-4 Vergabeverordnung (VgV).

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 2 290 300 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und –quellen bedient, d. h. im System abgelegt und auch darüber recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.

Zudem ist beabsichtigt, die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozess-optimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu können (Stichwort: Digitalisierung bei der Stadt Mülheim an der Ruhr).

Für alle Themen, die im Rahmen der Pilot- und Umsetzungsprojekte erarbeitet werden, wird eine Gruppe von Anwendern die Ergebnisse testen und bewerten. Folgende Bereiche werden an den Tests teilnehmen:

— Fachbereich Digitalisierung;

— Fachbereich IT;

— Key-Anwender aus den jeweiligen Pilotbereichen.

Parallel zum Test sollen zunächst entsprechende Erfahrungen mit der DMS-Lösung in einem Pilot- und 3 Umsetzungsprojekten gemacht werden:

1. Pilotprojekt:

— Amt für Finanzen — FB 24, mit Integration in die jeweiligen Fachverfahren.

2. Umsetzungsprojekte:

— Sozialamt – FB50, mit Integration in die jeweiligen Fachverfahren;

— Bürgeramt – FB 33, mit Integration in die bereits eingesetzten Fachverfahren;

— Stadtplanung, Bauaufsicht und Stadtentwicklung – FB61, mit Integration in die jeweiligen Fachverfahren.

Erwartet wird, dass der Bieter in seinem Lösungskonzept eine Umsetzungsreihenfolgeplanung vorschlägt. Eine parallele Umsetzung der o. g. Projekte sollte vorzugsweise auch möglich sein. Der den Angebotsunterlagen des Bieters beigefügte Projektplan soll auf „Best-Practice“ Erfahrungen des Bieters beruhen und die Projektvorgehensweise entsprechend im Lösungskonzept begründet werden.

Hintergrund der Pilot- und Umsetzungsprojekte ist das Gesamtprojekt zur Digitalisierung der Verwaltung der Stadt Mülheim an der Ruhr. Hierfür soll die Einführung des DMS bzw. der eAkte in dem ersten Pilotprojekt und einem Umsetzungsprojekt bis Ende 2021 erfolgen, damit eine arbeitsfähige eAkten-Lösung bereitsteht.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 2 290 300 EUR 💰
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Die Mindestdauer des EVB-IT Systemvertrages inkl. Systemserviceleistung wird für 48 Monate vereinbart. Die Systemserviceleistung verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, falls diese nicht mit einer Frist von 12 Monaten Ablauf eines Kalenderjahres gekündigt wird.

Zusätzliche Informationen:

Die Durchführung des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb erfolgt nach der Bestimmung gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 1-4 Vergabeverordnung (VgV).

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Der Hauptort ist die Kernverwaltung der Stadt Mülheim an der Ruhr mit folgender zentraler Adresse:

Stadt Mülheim an der Ruhr

Der Oberbürgermeister

Am Rathaus 1

45468 Mülheim an der Ruhr

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Angaben und Formalitäten (hierzu liegt eine Übersicht über alle Unterlagen zum Verfahren bei), die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen (Eignungskriterien):

— Ein Nachweis zur Vermögensschadenshaftpflicht mit einer Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert liegt den Bewerbungsunterlagen.

— Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 — Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die Leistungs-/Anforderungskriterien sind in Kapitel IV.9 des Verfahrenbriefes (Bewerbungsbedingungen) aufgeführt.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Im Teilnahmewettbewerb sollen die geeigneten Anbieter ermittelt werden. Hier werden wesentliche und unbedingt einzuhaltende Kriterien des DMS-Anbieters und der angebotenen DMS-Lösung abgefragt. Ziel ist es, diejenigen Bewerber zu ermitteln, die die zur Leistungserbringung erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit besitzen.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 15:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-08-20 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-03-31 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Nationale Registrierungsnummer: DEA16
Kontakt
Kontaktperson: Amt Zentraler Service/Beschaffung und Rechnungswesen
Dokumente URL: https://www1.muelheim-ruhr.de/wirtschaft-arbeit/oeffentliche-ausschreibungen 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Der Auftraggeber wird bei diesem Vergabeverfahren bis zur Abnahme des ersten Pilotprojekts von der Firma Zöller & Partner GmbH, Höchster Str, 70, 65835 Liederbach unterstützt. In diesen Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass die Firma Zöller & Partner Einsicht in folgende Unterlagen erhält:

a) Bewerbungsunterlagen aufgrund der Unterstützung bei der Auswahl von Bewerbern im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs,

b) Angebotsunterlagen aufgrund der Unterstützung bei der Auswertung von Angeboten unter Berücksichtigung der veröffentlichten Wertungskriterien,

c) Liefer- und Rechnungsunterlagen während der Implementierun für die Abnahme und Rechnungsprüfung des ersten Pilotprojekts.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland — c/o Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 221147-2889 📞
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 221147-2891 📠
Internetadresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/ 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Vergaberechtliches Nachprüfungsverfahren: Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die im Rahmen der Bekanntmachung oder im Rahmen dieser Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden. Sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften sind spätestens 10 Kalendertage ab Kenntnisnahme zu rügen. Darüber hinaus bitte ich Sie, nach Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote Rügen nur noch durch den Bevollmächtigten zu übermitteln. Das Anbringen von Rügen erfolgt schriftlich per Fax oder per Mail an die im Kopf dieses Anschreibens aufgeführte Kontaktadresse. Ich weise ausdrücklich darauf hin, dass Rügen durch den Bevollmächtigten nach den gesetzlichen Regelungen auch auf anderem Wege oder, falls eine entsprechende Bevollmächtigung nachgewiesen wird, durch andere Personen erhoben werden dürfen. In jedem Fall liegt es im Interesse eines Bewerbers, die Rüge in Schriftform anzubringen und die Berechtigung des Absenders eindeutig nachzuweisen. Für die Erhebung eines Nachprüfungsantrags sind die gesetzlichen Bestimmungen zu beachten. Hilft der Auftraggeber dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, darf der Bieter einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens nur innerhalb von 15 Tagen seit Erhalt der Benachrichtigung über die Nichtabhilfe stellen. Eine spätere Anrufung der Vergabekammer auf Grund des gerügten Verstoßes gegen Vergabevorschriften ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB ausgeschlossen. Vergabekammer im Sinne des § 156 GWB: Vergabekammer Rheinland — c/o Bezirksregierung Köln, Zeughausstr. 2-10, 50667 Köln. Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens alle Verfahrensbeteiligten nach § 165 Abs. 1 GWB ein Akteneinsichtsrecht haben. Mit der Abgabe eines Angebotes wird dieses in die Akte des Auftraggebers als Vergabestelle aufgenommen. Jeder Bieter muss daher mit der konkreten Möglichkeit rechnen, dass sein Angebot mit allen Bestandteilen von den anderen Verfahrensbeteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Es liegt daher im eigenen Interesse eines jedes Bieters, schon in seinen Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe, die nach § 165 Abs. 2 GWB die Vergabekammer veranlassen, die Einsicht in die Akten zu versagen, hinzuweisen und diese in seinen Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen (z. B. durch Beifügung einer weiteren Ausfertigung des Angebots, in dem Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, geschwärzt sind).

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Stadt Mülheim an der Ruhr/Der Oberbürgermeister/Amt Zentraler Service
Postanschrift: Hans-Böckler-Platz 5
Postort: Mülheim an der Ruhr
Postleitzahl: 45468
Telefon: +49 208455-1074 📞
E-Mail: michael.flettner@muelheim-ruhr.de 📧
Fax: +49 208455-581074 📠
Internetadresse: http://muelheim-ruhr.de 🌏
Quelle: OJS 2020/S 129-315660 (2020-07-03)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-01-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 819 782 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Mülheim an der Ruhr / Der Oberbürgermeister / Amt Zentraler Service

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-01-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-01-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 020-045061
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 129-315660
ABl. S-Ausgabe: 20
Zusätzliche Informationen

Die Durchführung des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb erfolgte nach der Bestimmung gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 1-4 Vergabeverordnung (VgV).

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und auch darüber recherchieren können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss ich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.

Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung nach Aktenplan inklusive dem allgemeinen Schriftverkehr und, daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Verwaltung anhand elektronischer Prozesse (umgangssprachlich „Workflows“ genannt). Zudem ist beabsichtigt, die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozessoptimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu können (Stichwort: Digitalisierung bei der Stadt Mülheim an der Ruhr). Für alle Themen, die im Rahmen der Pilot-und Umsetzungsprojekte erarbeitet werden, wir eine Gruppe von Anwendern die Ergebnisse testen und bewerten. Folgende Bereiche werden an den Tests teilnehmen:

— Fachbereich Digitalisierung,

— Fachbereich IT,

Amt für Finanzen — FB 24, mit Integration in die jeweiligen Fachverfahren.

2. Umsetzungsprojekte

— Sozialamt — FB 50, mit Integration in die jeweiligen Fachverfahren,

— Bürgeramt — FB 33., mit Integration in die bereits eingesetzten Fachverfahren,

— Stadtplanung, Bauaufsicht und Stadtentwicklung — FB 61, mit Integration in die jeweiligen Fachverfahren.

Die Reihenfolge der o. g. Pilot-und Umsetzungsprojekte spiegeln, bis auf das Projekt im Amt für Finanzen, nicht die konkrete Umsetzungsreihenfolge wieder. Diese wird in der Projektphase, nach der Ausschreibung präzisiert. Erwartet wird, dass der Bieter in seinem Lösungskonzept eine Umsetzungsreihenfolgeplanung vorschlägt. Eine parallele Umsetzung der o. g. Projekte sollte vorzugsweise auch möglich sein. Der den Angebotsunterlagen des beigefügten Projektplan soll auf „Best-Practice-Erfahrungen“ des Bieters beruhen und die Projektvorgehensweise entsprechend im Lösungskonzept begründet werden.

Hintergrund der Pilot-und Umsetzungsprojekte ist das Gesamtprojekt zur Digitalisierung der Verwaltung der Stadt Mülheim an der Ruhr. Hierfür soll die Einführung des DMS bzw. der eAkte in dem ersten Pilotprojekt und einem Umsetzungsprojekt bis Ende 2021 erfolgen, damit eine arbeitsfähige eAkten-Lösung bereitsteht.

Zusätzliche Informationen:

Die Durchführung des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb erfolgte nach der Bestimmung gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 1-4 Vergabeverordnung (VgV).

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungs-/Anforderungskatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Angebotenes Lösungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Präsentation/Verhandlungsrunde
Preis (Gewichtung): 30 %

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-01-21 📅
Name: codia Software GmbH
Postanschrift: Edisonstr. 2
Postort: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 593193980 📞
Land: Grafschaft Bentheim 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 819 782 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Referenz
Zusätzliche Informationen

Der Auftraggeber wird bei diesem Vergabeverfahren bis zur Abnahme des ersten Pilotprojekts von der Firma Zöller & Partner GmbH, Höchster Str. 70, 65835 Liederbach unterstützt. In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass die Firma Zöller & Partner Einsicht in folgende Unterlagen erhält:

a) Bewerbungsunterlagen aufgrund der Unterstützung bei der Auswahl von Bewerbern unter Berücksichtigung der veröffentlichten Wertungskriterien;

b) Angebotsunterlagen aufgrund der Unterstützung bei der Auswertung von Angeboten unter Berücksichtigung der veröffentlichten Wertungskriterien;

c) Liefer-und Rechnungsunterlagen während der Implementierung für die Abnahme und Rechnungsprüfung des ersten Pilotprojekts.

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Stadt Mülheim an der Ruhr / Der Oberbürgermeister / Amt Zentraler Service
Quelle: OJS 2021/S 020-045061 (2021-01-25)

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