Beschreibung der Beschaffung
Der Auftraggeber betreibt neben einer Mitarbeiterkantine einen Patienten- und Besucherkiosk ohne besonderes gestalterisches Konzept mit beschränktem Speiseangebot. Mitarbeiterkantine und Kiosk sind sieben Tage die Woche geöffnet, letzterer derzeit von 7.30 Uhr bis 18.00 Uhr.
Der vorhandene Patienten- und Besucherkiosk soll sowohl gestalterisch, als auch in Bezug auf das Speisenangebot in eine hochwertige Cafeteria mit Café- und Bistro-Ambiente aufgewertet werden. Zu diesem Zweck ist geplant, den derzeitigen Patienten- und Besucherkiosk inklusive zugehörigen Aufenthaltsraum zu verpachten.
Als Betreiber wünscht der Auftraggeber einen Pächter, der sowohl hochwertige Backwaren als auch kleine Mahlzeiten in einem gestalterisch anspruchsvollen Café & Bistro-Ambiente zu mindestens den o. g. Öffnungszeiten vertreibt. Ausdrücklich nicht erwünscht ist ein Gastronomiemodell und -Design im Sinne eines Schnellimbisses. Die Mindestöffnungszeiten sollen in der Zeit von 6.00 Uhr bis 17.00 Uhr liegen. Es wird Wert auf ein angenehmes und gemütliches Ambiente sowie auf ein Angebot von hochwertigen, nachhaltigen, gesunden und leichten Speisen und Backwaren mit Zutaten und Herstellungsverfahren im Sinne des Ökologischen Grundgedankens gelegt.
Der Pächter soll weiterhin die Frühstücks- und Wochenendzeiten der Mitarbeiterkantine abdecken und durch ein entsprechendes Speisenangebot die Mitarbeiter, zu reduzierten Preisen, zu diesen Zeiten versorgen. Im Falle von Engpässen in der übrigen Speisenversorgung der Mitarbeiterkantine ist zudem eine beschränkte Versorgung der Mitarbeiter erwünscht.
Beabsichtigt ist, den Cafébetrieb im 1. Quartal 2021 an den Pächter zu übergeben. Die erforderlichen baulichen Maßnahmen obliegen dem Pächter. Spätester Pachtbeginn ist der 1.5.2021.
Die Pachtflächen befinden sich im Erdgeschoss des Hauptgebäudes des Klinikums in zentraler Lage. Es stehen 2 derzeit offen gehaltene Räume von insgesamt 210-220 m zur Verfügung, die der Pächter nach seinen eigenen Vorstellungen unter Berücksichtigung der Mindestanforderungen gestalten soll. Bei der Gestaltung ist zu berücksichtigen, dass diese barrierefrei für mobilitätseingeschränkte Kunden/ Patienten erfolgt.
Angrenzend an die Räumlichkeiten für das Besucher-Café liegt die Mitarbeitercafeteria mit einem Zugang zur Außenterrasse. Die Terrasse kann der Pächter Werktags von 15.00 bis 18.00 Uhr und an den Wochenenden sowie Feiertagen ganztägig bis maximal 18.00 Uhr in sein Konzept einbinden.
Eine weitere Option der Außenbestuhlung befindet sich auf dem Freigelände des Klinikums am Haus E in ca. 200 m Entfernung. Diese kann durch den Pächter ebenfalls betrieben werden. Die dortige Terrasse kann in der Sommersaison ebenfalls ganztägig bis maximal 18.00 Uhr bewirtschaftet werden.
Dem Pächter werden keine Möbel, Geräte oder sonstige Betriebsmittel gestellt; die Gestaltung, Ausstattung und Möblierung trägt der Pächter auf eigene Kosten. Dabei ist er frei, seine Corporate Identity hervorzuheben.
Der Auftraggeber räumt dem Pächter das Recht auf Nutzung und Verwertung der vertragsgegenständlichen Dienstleistung ein. Der Pächter erhält, abgesehen von einer umsatzabhängigen variablen Pacht, die alleinigen Verwertungsrechte seiner Einnahmen aus dem Café-Betrieb. Er wird auf eigene Kosten das Café herrichten, möblieren, ausstatten und instand halten. Das wirtschaftliche Risiko liegt allein bei dem Pächter, dem die erwirtschafteten Umsätze zufließen.
Aufgrund des Umsatzes aus den zurückliegenden Jahren, der Lage des Cafés innerhalb des Klinikumsgeländes, der Kundenklientel, die sich aus einem großen Anteil an wechselnder Laufkundschaft (Besucher, Patienten) und einem Teil Stammkundschaft (Mitarbeiter, regelmäßig wiederkehrende Patienten) zusammensetzt, sowie der beim Konzessionsgeber angedachten Konzeptidee, geht der Konzessionsgeber unter normalen Umständen, d.h. bei Normalbestuhlung und Normalbetrieb, von einer Umsatzprognose in Höhe von geschätzt 1,08 Mio. EUR brutto für den Pächter aus (also von einem durchschnittlichen Tagesumsatz in Höhe von knapp 3 000 EUR brutto).
Der Pächter zahlt dem Auftraggeber eine Grundpacht in Höhe von 126 000,00 EUR pro Jahr.
Der Bieter zahlt dem Konzessionsgeber darüber hinaus eine umsatzabhängige variable Pacht mindestens in Höhe von 5 % auf den Nettojahresumsatz. Die variable Pacht ist wesentliches preisbildendes Bewertungskriterium.
Für Pandemie-Situationen können Sondervereinbarungen, wie z. B. eine Stundungsvereinbarung getroffen werden.
Die Laufzeit beträgt 10 Jahre mit einer zweimaligen Verlängerungsoption von jeweils 6 Jahren, gesamt als maximal 16 Jahre.
Der Bieter reicht dem Konzessionsgeber mit dem Angebot ein Pachtkonzept, aus dem sich die in den Vergabeunterlagen näher beschriebenen Aspekte ergeben sollen.