Verwaltungshelfer zur Beitreibung von Forderungen der Kreisverwaltung Steinfurt

Kurze Beschreibung

Die Kreiskasse des Kreises Steinfurt führt die Vollstreckung fälliger Forderungen in Eigenregie durch und bedient sich der Amtshilfe der Vollstreckungsbeamten der kreisangehörigen Kommunen. Die Beitreibung dieser Forderungen verläuft immer häufiger ohne Erfolg. Im Rahmen einer Erprobung beabsichtigt die Verwaltung deshalb die Optimierung niedergeschlagener Forderungen mittels eines externen Verwaltungshelfers zu ergänzen.

Beschreibung der Beschaffung

Die Kreiskasse des Kreises Steinfurt führt die Vollstreckung fälliger Forderungen in Eigenregie durch und bedient sich der Amtshilfe der Vollstreckungsbeamten der kreisangehörigen Kommunen. Die Beitreibung dieser Forderungen verläuft immer häufiger ohne Erfolg. Im Rahmen einer Erprobung beabsichtigt die Verwaltung deshalb die Optimierung niedergeschlagener Forderungen mittels eines externen Verwaltungshelfers zu ergänzen.
In einem auf 24 Monate (Möglichkeit der Verlängerung um ein Jahr) befristeten Projekt strebt der Kreis Steinfurt eine Zusammenarbeit mit einem privaten Dienstleistungsunternehmen an. Das Ziel dieses Projektes ist die Erprobung der Verwaltungshelfertätigkeit bei der Realisierung nicht beizutreibender Forderungen des Straßenverkehrsamtes, bei denen alle Optionen der Eigenvollstreckung ausgeschöpft sind. Darüber hinaus sollen Erkenntnisse über die Realisierungswahrscheinlichkeit dieser Forderungen gewonnen werden.
Die Summe der aufgelisteten Forderung beläuft sich auf 628 174,28 EUR. Es handelt sich hierbei um niedergeschlagene Forderungen des Straßenverkehrsamtes aus den Jahren 2016-2017.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eigenerklärung zu Ausschlussgründen
Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 500 000,00 EUR je Verstoß für Personenschäden sowie mindestens 250 000,00 EUR für sonstige Schäden (Sachschäden und Vermögensschäden) (§ 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV) besteht oder wird im Auftragsfall zugesichert; die Gesamtleistung des Versicherers innerhalb eines Versicherungsjahres muss mindestens das Doppelte dieser Deckungssummen betragen (mind. 2-fach maximiert).
Eigenerklärung über den Jahresumsatz des Unternehmens in den Jahren 2017-2019. Dieser hat mindestens 200 000 EUR pro Jahr zu betragen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Qualitätsmanagementverfahren nach DIN EN ISO 9001 (oder gleichwertig)
Darlegung unternehmensbezogener Referenzen
Der Bieter hat seine Erfahrungen als Verwaltungshelfer im öffentlichen Sektor zur Beitreibung von Forderungen nachzuweisen. Vom Bieter wird daher erwartet, dass er bereits mindestens zwei Verwaltungshelfertätigkeiten im öffentlichen Sektor durchgeführt hat oder aktuell mit einer solchen Tätigkeit beauftragt ist. Dabei gilt folgendes:
— abgeschlossene Aufträge dürfen nicht länger als 3 Jahre zurückliegen,
— bestehende Aufträge müssen eine Mindestlaufzeit von einem Jahr vorweisen.

Verweis auf die einschlägige Rechts- oder Verwaltungsvorschrift

Gültige Registrierung gemäß § 10 Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) oder vergleichbarer Nachweis über die Befugnis zur Erbringung außergerichtlicher Rechtsdienstleistungen gemäß § 3 RDG

Weitere Angaben zur Wertung:
In der ersten Stufe erfolgt die Wertung der schriftlichen Angebote.
a) Hinweise zum Preis/Provision
Bei der Bewertung der Angebotssumme (Provision) soll das Angebot mit der geringsten Provision die volle Punktzahl (40 Punkte) erreichen. Die weiteren Provisionsangaben werden mit der geringsten Provisionsforderung prozentual verglichen. Die prozentuale Abweichung wird mit der maximal möglichen Punktzahl multipliziert. Dabei werden bei der Rechnung der Abweichung 4 Nachkommastellen berücksichtigt. Das Ergebnis der Punktberechnung wird immer nach oben gerundet, damit volle Punkte in die Bewertung einfließen.
b) Hinweise zum Konzept
Mit der Angebotsabgabe ist ein Konzept über den Ablaufplan und die Vorgehensweise einzureichen. Das eingereichte Konzept wird anhand der im Wertungsbogen festgelegten Kriterien Präzision/Schlüssigkeit, Strukturierung und Kommunikation/Service bewertet. Die Bewertung erfolgt jeweils nach dem Schulnotenprinzip. Es gelten die Schulnoten von 1 = "sehr gut" bis 6 = "ungenügend".
Das Zuschlagskriterium Konzept beinhaltet die Skizzierung eines Ablaufplans und die Vorgehensweise bei der Umsetzung der Verwalterhelfertätigkeiten über die gesamte Vertragslaufzeit. Der Ablaufplan (Arbeitsweise) und die Vorgehensweise sollen deutlich machen, in welchem Rahmen sich die Maßnahmen zur Betreibung von Forderungen bewegen und welche Strategie verfolgt wird. Ebenso soll dargelegt werden, wie die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bieter im Rahmen der Dienstleistung erfolgt, ggf. auch zu jeder Maßnahme eine differenzierte Darlegung.
Das Bewertungsgremium besteht aus den zuständigen Verwaltungskräften in der Kreiskasse (1 Person) sowie aus dem Straßenverkehrsamt – Zulassung (1 Person) und aus dem Haupt- und Personalamt (1 Person).
Je Bewerter werden die einzelnen Noten der zu beurteilenden Eigenschaften zu einer Note zusammengefasst. Aus diesen Bewertungen aller Bewerter werden Durchschnittsnoten gebildet, die als Grundlage für die Punktevergabe dienen.
c) Hinweise zur Qualität des eingesetzten Personals (max. 20 Punkte)
Bitte weisen Sie Ihre Erfahrungen anhand des beigefügten Bieterfragebogens nach – mit Kennzeichnung, über welche Qualifikationen und Erfahrungen das von Ihnen eingesetzte Personal verfügt.
Bewertung 1
3 oder mehr Mitarbeiter (MA) haben einen Abschluss in einem Master-Studiengang der Fachrichtung Rechtswissenschaften oder die Zweite juristische Staatsprüfung 10 Punkte
2 MA haben einen Abschluss in einem Master-Studiengang der Fachrichtung Rechtswissenschaften oder die Zweite juristische Staatsprüfung 5 Punkte
1 MA hat einen Abschluss in einem Master-Studiengang der Fachrichtung Rechtswissenschaften oder die Zweite juristische Staatsprüfung 1 Punkt
Bewertung 2
3 oder mehr MA haben mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Vollstreckungsrecht 10 Punkte
2 MA haben mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Vollstreckungsrecht 5 Punkte
1 MA hat mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Vollstreckungsrecht 1 Punkt
Zweiter Wertungsschritt
Die 3 Bieter, die in der ersten Wertungsstufe die höchste Punktzahl erhalten, werden zur Vorstellung ihres Angebotes und Konzeptes zu einer Präsentation am 2.4.2020 im Kreishaus in Steinfurt eingeladen. An der Präsentation muss der im Bieterfragebogen angegebene Ansprechpartner teilnehmen. Die Teilnahme des angegebenen Vertreters ist nicht zwingend erforderlich.
Die Bewertung erfolgt durch ein Bewertungsgremium anhand der Ergebnisse und Eindrücke aus der Präsentation. Das Bewertungsgremium bewertet die Präsentation nach den Kriterien Fachwissen/Kenntnisse, Auftreten und Qualität der Präsentation.
Ein geeignetes Handout in digitaler Form (Acrobat PDF oder Microsoft-Powerpoint-Datei) zum Verbleib beim Kreis Steinfurt wird erwartet. Diese Unterlagen sind vom Bieter am Tag der Präsentationstermin zur Verfügung zu stellen. Das Handout wird nicht gewertet. Je Bewerter werden die einzelnen Noten der zu beurteilenden Eigenschaften zu einer Note zusammengefasst. Aus diesen Bewertungen aller Bewerter werden Durchschnittsnoten gebildet, die als Grundlage für die Punktevergabe dienen.
Dritter Wertungsschritt: Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes
Im dritten Wertungsschritt werden die Punktzahlen aus dem ersten und zweiten Wertungsschritt addiert. Der Bieter mit der insgesamt höchsten Punktzahl aus dem ersten und zweiten Wertungsschritt erhält den Zuschlag. Bei Punktgleichheit gibt das Wertungskriterium „Preis/Provision" den Ausschlag.
Sofern das Angebot einer anerkannten Werkstätte für behinderte Menschen oder einer anerkannten Blindenwerkstätte oder diesen Einrichtungen vergleichbare Einrichtungen (nachfolgend bevorzugte Bieter) ebenso wirtschaftlich wie das ansonsten wirtschaftlichste Angebot eines insofern nicht bevorzugten Bieters ist, so wird dem bevorzugten Bieter der Zuschlag erteilt. Bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der Angebote wird der von den bevorzugten Bietern angebotene Preis mit einem Abschlag von 15 von Hundert berücksichtigt.
Voraussetzung für die Berücksichtigung des Abschlags ist, dass die Herstellung der angebotenen Lieferungen zu einem wesentlichen Teil durch die bevorzugten Bieter erfolgt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Wertschöpfung durch ihre Beschäftigten mehr als 10 % des Nettowerts der zugekauften Waren beträgt.
Bekanntmachungs-ID: CXPWYY29KMH

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Sofern ein Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt wurde, ist der Verstoß gegenüber dem Auftraggeber innerhalb von 10 Kalendertagen zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung zu rügen. Ein Antrag auf Nachprüfung ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen.