VoIP Projektmanagement

Kurze Beschreibung

Die Landesoberbehörde IT Baden-Württemberg (BITBW) ist die zentrale Dienstleisterin für moderne Informationstechnologie (IT) in der Landesverwaltung. Zu den Aufgaben der BITBW gehören der sichere Betrieb, die Pflege und die Weiterentwicklung der Landes-IT. Alle Einrichtungen und Dienststellen der unmittelbaren Landesverwaltung kaufen IT-Dienstleistungen als Kunden bei der BITBW ein.
Im Rahmen dieser Aufgaben hat die BITBW eine Strategie für die zukünftige Kommunikationslösung (insbesondere Telekommunikation) entwickelt und ein dazugehöriges Programm, „Modernisierung der Telefonie“ aufgesetzt.
Zum Zwecke der Realisierung dieser Strategie wird das Leistungspaket „VoIP Projektmanagement“ ausgeschrieben.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

IT Baden-Württemberg
Krailenshalden Str. 44
70469 Stuttgart
Die Erfüllungsorte, insbesondere bei Los 2, erstrecken sich mit 1 700 – 2 0000 Dienststellen über das gesamte Bundesland Baden-Württemberg.

Beschreibung der Beschaffung

Über Los 1 wird die personelle und fachliche Unterstützung der Auftraggeberin-seitigen zentralen Programm-Managements während der Umsetzungs- und Inbetriebnahmephase der Dienststellen ausgeschrieben.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

IT Baden-Württemberg
Krailenshalden Str. 44
70469 Stuttgart
Die Erfüllungsorte, insbesondere bei Los 2, erstrecken sich mit 1 700 – 2 000 Dienststellen über das gesamte Bundesland Baden-Württemberg.

Beschreibung der Beschaffung

Über Los 2 werden die Vor-Ort-Leistungen der Auftraggeberin-seitigen Dezentralen Implementations-Managements während der Umsetzungs- und Inbetriebnahmephase der Dienststellen ausgeschrieben.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

— Eigenerklärung des Bieters, dass die Dienstleistungen unabhängig von Interessen Dritter erbracht werden (z. B. Werbung). (A)
— Eigenerklärung des Bieters, dass der Auftraggeberin immer die/der aktuelle Ansprechpartner/in für die Vertragsabwicklung bekanntgegeben wird. (A)
— Eigenerklärung des Bieters, ob er beabsichtigt Unterauftragnehmer einzusetzen. Im Falle des Einsatzes von Unterauftragnehmern sind die Anhänge „Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer“ und „Verpflichtungserklärung Mindestentgelt Unterauftragnehmer“ sowie die weiteren Unterlagen zu beachten. (A)
— Eigenerklärung des Bieters, ob er gemäß der KMU-Definition der Europäischen Kommission (EU-Empfehlung 2003/361) zur Gruppe der Kleinstunternehmen, kleinen oder mittleren Unternehmen (KMU) gehört. (A)
— Aktueller Nachweis (nicht älter als 1 Jahr), dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem er ansässig ist. (A)
Unternehmen, die weder im Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind (soweit erforderlich) oder einen anderen geeigneten Nachweis (z. B. bereinigter Steuerbescheid) vor, der Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit gibt. (A)
— Eigenerklärung des Bieters, dass er bzw. die von ihm angebotenen Personen im Falle einer Zuschlagserteilung – nach Aufforderung durch die Auftraggeberin – mit der Anlage 10 zum Vertrag – Einwilligung Zuverlässigkeitsüberprüfung einverstanden ist, die Anlage auszufüllen und zeitnah vor der Leistungserbringung der BITBW zu übergeben. (A)
— Eigenerklärung des Bieters, dass er bzw. die von ihm angebotenen Personen im Falle einer Zuschlagserteilung nach Aufforderung durch die Auftraggeberin, mit einer Sicherheitsüberprüfung einverstanden sind. (A)
— Eigenerklärung, dass keine rechtskräftigen Verurteilungen der in § 123 GWB aufgezählten Straftaten vorliegen. (A)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Nachweis einer im Rahmen und Umfang marktüblichen Haftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung eines Versicherungsunternehmens aus einem Mitgliedstaat der EU. Entweder eine aktuelle Bestätigung der Versicherungsgesellschaft oder eine Kopie der Police. (A)
— Eigenerklärung, dass die Versicherung bei Angebotsabgabe nicht gekündigt ist und für den Leistungszeitraum ein Versicherungsschutz bestehen bleibt. (A)
— Eigenerklärung, dass über der Vermögen nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt wurde. (A)
— Eigenerklärung, dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet. (A)
— Eigenerklärung, dass der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (u.a. auch zur Berufsgenossenschaft) ordnungsgemäß nachgekommen wird. (A)
— Eigenerklärung, dass keine Verstöße im Sinne des § 5 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit begangen hat, bzw. keine Eintragungen im Gewerbezentralregister wegen illegaler Beschäftigung bestehen. (A)
— Eigenerklärung, dass weder das Unternehmen, noch Mehrheitsanteilseigner oder Gesellschafter, noch eine Mutter- oder Tochtergesellschaft oder Mitglieder der Bietergemeinschaft auf einer der in den Anlagen zu den Verordnungen 881/2002 und 2580/2001 sowie der Anlage des Standpunktes des Rates 2001/931/GASP befindlichen Terrorlisten erscheint. (A)
— Der Bieter gibt eine Eigenerklärung darüber ab, dass er die Tariftreue- und Mindestentgeltbestimmungen nach dem Landestariftreue- und Mindestentgeltgesetz einhält,
— Eigenerklärung des Bieters, dass er das Datenschutzgesetz des Bundes (BDSG), des Landes (LDSG BW) in der neuen Fassung und EU DSGVO im Auftragsfall berücksichtigen wird. (A)
— Eigenerklärung des Bieters, dass er das seitens der Auftraggeberin übermittelte Muster „Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung“ (vgl. Anlage – Muster Auftragsverarbeitung DSGVO_BITBW) zur Kenntnis genommen hat
— Eigenerklärung des Bieters, dass er damit einverstanden ist, dass mit Zuschlag im Bedarfsfall die oben genannte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (vgl. Anlage – Muster Auftragsverarbeitung DSGVO_BITBW) mit der Auftraggeberin geschlossen wird. (A)
— Eigenerklärung des Bieters, dass er damit einverstanden ist, mit Abschluss der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung die technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß EU DSGVO, unter Berücksichtigung des zur Verfügung gestellten Aufbaus (vgl. Anlage - Muster Auftragsverarbeitung DSGVO _BITBW), der Auftraggeberin zur Verfügung stellt. (A)
— Eigenerklärung des Bieters, dass er die Anforderungen aus Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung vollständig erbringen kann und das auf Anforderung durch die Auftraggeberin belegen kann. Zum Nachweis zählen u. A. Projektreferenzen; Angaben zu Fachkräften, die für die Leistungserbringung eingesetzt werden sollen; die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl der letzten 3 Jahre, etc.) (A)
— Eigenerklärung des Bieters, dass die Auftraggeberin Kontrollen zur Einhaltung und Berücksichtigung des Vorgenannten bei ihm durchführen kann. (A)
— Eigenerklärung des Bieters, dass sein Unternehmen zertifiziert ist, z. B. nach ISO 9001 oder einem vergleichbaren Standard. (B)
— Eigenerklärung des Bieters, dass eine Zertifizierung nach ISO/IEC 38500 oder vergleichbar vorliegt. (B)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zu Los 1:
— Eigenerklärung des Bieters, dass er auf Anfrage einen deutschsprachigen und aussagefähigen Ansprechpartner beim referenzgebenden Unternehmen / bei der referenzgebenden Behörde benennen wird (Name, Position im Unternehmen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse). (A)
— Eigenerklärung des Bieters, dass die Referenz folgenden Kriterien entspricht (A):
— Referenz darf nicht älter als 1.1.2018 sein.
— Referenz muss einen Fertigungsstellungsgrad von mindestens 50 % nachweisen.
— Programm-Management durch den Anbieter ausgeführt.
— Programm-Volumen beträgt mind. 20 Mio. EUR.
— Der Bieter bestätigt, dass die Referenz aus dem Feld der öffentlichen Auftraggeber stammt. (B)
— Der Bieter bestätigt, dass die Referenz eine Polizei oder eine vergleichbare Sicherheitsbehörde ist. (B)
— Eigenerklärung des Bieters, zum Beraterprofil „Programm Manager“:
— Der Anbieter bestätigt, dass die/der Mitarbeitende im Bereich Programm-Management über mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung und über entsprechende fundierte Kenntnisse verfügt. (A)
— Der Anbieter gibt an, über wie viele Jahre Berufserfahrung die/der Mitarbeitende im Bereich ITK hat. (B)
— Der Anbieter gibt an, über wie viele Jahre die/der Mitarbeitende als Programm Manager hat. (B)
— Der Anbieter gibt an, über wie viele persönliche Referenzen die/der Mitarbeitende als Programm Manager in den letzten 5 Jahren verfügt. (B)
— Der Anbieter gibt an, über wie viele Beratertage die/der Mitarbeitende in den letzten 5 Jahren durchschnittlich als Programm-Manager in Projekten hat. (B)
— Der Anbieter gibt an, ob die/der Mitarbeitende Erfahrungen mit Projekten im öffentlichen Bereich/öffentliche Verwaltung hat. (B)
— Anforderungen gemäß Leistungsverzeichnis (A):
— Allgemeine Anforderungen,
— Eingesetztes Personal.
Zu Los 2:
— Eigenerklärung des Bieters, dass er auf Anfrage einen deutschsprachigen und aussagefähigen Ansprechpartner beim referenzgebenden Unternehmen / bei der referenzgebenden Behörde benennen wird (Name, Position im Unternehmen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse). (A)
— Eigenerklärung des Bieters, dass die Referenz folgenden Kriterien entspricht (A):
— Referenz darf nicht älter als 1.1.2018 sein,
— Referenz muss einen Fertigungsstellungsgrad von mindestens 50 % nachweisen,
— Steuerung von RollOut´s mit IT-technischen Arbeitsplatzkomponenten (PC, Telefone etc.),
— bestehend aus mindestens 100 Standorten, die ausgerollt wurden,
— bestehend aus mindestens 10.000 Arbeitsplätzen, die ausgerollt wurden,
— Spektrum der unterschiedlichen Standortgrößen reicht von <25 bis >500 Arbeitsplätzen,
— sehr heterogene Kunden/Mandanten/Behörden/Unternehmensteile in Bezug auf Anforderungen und technische Gegebenheiten,
— Der Bieter bestätigt, dass die Referenz aus dem Feld der öffentlichen Auftraggeber stammt. (B)
— Der Bieter bestätigt, dass die Referenz eine Polizei oder eine vergleichbare Sicherheitsbehörde ist. (B)
— Eigenerklärung des Bieters, zum Beraterprofil „Implementation Manager“:
— Der Anbieter bestätigt, dass die/der Mitarbeitende im Bereich Projekt Management für TK und UCC-Systeme über mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung und über entsprechende fundierte Kenntnisse verfügt. (A)
— Der Anbieter bestätigt, dass es beabsichtigt ist, die/den Mitarbeitende/n im Schwerpunkt für das Projektmanagement sowie Begleitung der gegenständlichen Kommunikationslösungen einzusetzen. (A)
— Der Anbieter bestätigt, dass die/der Mitarbeitende ein Referenzprojekt im Bereich der Einführung von TK/UCC-Systemen in den vergangenen 3 Jahren vorweisen kann. (A)
— Der Anbieter bestätigt, dass die/der Mitarbeitende über mehrere Jahre Berufserfahrung im Bereich ITK hat (B).
— Der Anbieter bestätigt, dass die/der Mitarbeitende über mehrere Jahre Berufserfahrung als Projekt Manager hat (B).
— Der Anbieter bestätigt, dass die/der Mitarbeitende mehrere persönliche Projektreferenzen als Projekt Manager in den letzten 5 Jahren verfügt. (B)
— Der Anbieter bestätigt, dass die/der Mitarbeitende in den letzten 5 Jahren durchschnittlich über eine gewisse Anzahl an Beratertage als Projektmanager/in in TK/UCC-Projekten hat. (B)
— Der ANBIETER bestätigt, dass die/der Mitarbeitende Erfahrungen mit Projekten im öffentlichen Bereich / öffentliche Verwaltung hat. (B)
— Anforderungen gemäß Leistungsverzeichnis (A):
— Eingesetztes Personal,
— Weitere Personalanforderungen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu Los 1: Es sind 3 Projektreferenzen einzureichen.
Zu Los 1: Zwei Beraterprofile „Programm Manager“.
Zu Los 2: Es sind 3 Projektreferenzen einzureichen.
Zu Los 2: Drei Beraterprofile „Implementation Manager“.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Die Rahmenvereinbarung beginnt mit Zuschlagserteilung und beträgt, sofern vorher keine Kündigung erfolgt, zunächst drei Jahre (Mindestvertragslaufzeit). Die Auftraggeberin behält sich vor, die Rahmenvereinbarung zwei Mal um jeweils ein Jahr zu verlängern (optionale Vertragszeiträume). Gem. § 21 VgV ist die regelmäßige Vertragslaufzeit grundsätzlich auf vier Jahre beschränkt. Aufgrund der hohen Anzahl von 1.700 Dienststellen mit insgesamt 150.000 Sprechstellen wird eine verteile gesamte Migration der Kommunikationslösungen auf rd. 10 Jahre vorgesehen. Das Projektmanagement für die Planung der Durchführung in den Dienststellen, wird dabei auf voraussichtlich 3-5 Jahre geschätzt.