VoIP Veränderungsmanagement

Kurze Beschreibung

Die Landesoberbehörde IT Baden-Württemberg (BITBW) ist die zentrale Dienstleisterin für moderne Informationstechnologie (IT) in der Landesverwaltung. Zu den Aufgaben der BITBW gehören der sichere Betrieb, die Pflege und die Weiterentwicklung der Landes-IT. Alle Einrichtungen und Dienststellen der unmittelbaren Landesverwaltung kaufen IT-Dienstleistungen als Kunden bei der BITBW ein.
Im Rahmen dieser Aufgaben hat die BITBW eine Strategie für die zukünftige Kommunikationslösung (insbesondere Telekommunikation) entwickelt und ein dazugehöriges Programm, „Modernisierung der Telefonie“ aufgesetzt.
Zum Zwecke der Realisierung dieser Strategie wird das Leistungspaket „VoIP Veränderungsmanagement“ ausgeschrieben.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

IT Baden-Württemberg
Krailenshalden Str. 44
70469 Stuttgart
Die Erfüllungsorte erstrecken sich mit 1 700-2 000 Dienststellen über das gesamte Bundesland Baden-Württemberg.

Beschreibung der Beschaffung

Zwecks Realisierung dieser Strategie werden mehrere Leistungspakete über Ausschreibungsverfahren am Markt platziert. 1 700-2 000 Dienststellen des Landes unterschiedlichster Größen mit in Summe 150 000 Telefonen werden verteilt über 10 Jahre auf die neue Kommunikationslösung migriert.
Sämtliche Projekt-Marketing- und Schulungsmaßnahmen werden über dieses Vergabeverfahren beschafft. Die Vergabe erfolgt losweise aufgeteilt in das Los 1 „Projektmarketing“ und das Los 2 „Schulungsmaßnahmen“.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

— Eigenerklärung des Bieters, dass die Dienstleistungen unabhängig von Interessen Dritter erbracht werden (z. B. Werbung). (A),
— Eigenerklärung des Bieters, dass der Auftraggeberin immer die/der aktuelle Ansprechpartner/in für die Vertragsabwicklung bekanntgegeben wird. (A),
— Eigenerklärung des Bieters, ob er beabsichtigt Unterauftragnehmer einzusetzen. Im Falle des Einsatzes von Unterauftragnehmern sind die Anhänge „Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer“ und „Verpflichtungserklärung Mindestentgelt Unterauftragnehmer“ sowie die weiteren Unterlagen zu beachten. (A),
— Eigenerklärung des Bieters, ob er gemäß der KMU-Definition der Europäischen Kommission (EU-Empfehlung 2003/361) zur Gruppe der Kleinstunternehmen, kleinen oder mittleren Unternehmen (KMU) gehört. (A),
— Aktueller Nachweis (nicht älter als 1 Jahr), dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem er ansässig ist. (A)
Unternehmen, die weder im Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind (soweit erforderlich) oder einen anderen geeigneten Nachweis (z. B. bereinigter Steuerbescheid) vor, der Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit gibt. (A)
— Eigenerklärung des Bieters, dass er bzw. die von ihm angebotenen Personen im Falle einer Zuschlagserteilung – nach Aufforderung durch die Auftraggeberin – mit der Anlage 10 zum Vertrag – Einwilligung Zuverlässigkeitsüberprüfung einverstanden ist, die Anlage auszufüllen und zeitnah vor der Leistungserbringung der BITBW zu übergeben. (A),
— Eigenerklärung des Bieters, dass er bzw. die von ihm angebotenen Personen im Falle einer Zuschlagserteilung nach Aufforderung durch die Auftraggeberin, mit einer Sicherheitsüberprüfung einverstanden sind. (A),
— Eigenerklärung, dass keine rechtskräftigen Verurteilungen der in § 123 GWB aufgezählten Straftaten vorliegen. (A).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Nachweis einer im Rahmen und Umfang marktüblichen Haftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung eines Versicherungsunternehmens aus einem Mitgliedstaat der EU. Entweder eine aktuelle Bestätigung der Versicherungsgesellschaft oder eine Kopie der Police. (A),
— Eigenerklärung, dass die Versicherung bei Angebotsabgabe nicht gekündigt ist und für den Leistungszeitraum ein Versicherungsschutz bestehen bleibt. (A),
— Eigenerklärung, dass über der Vermögen nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt wurde. (A),
— Eigenerklärung, dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet. (A),
— Eigenerklärung, dass der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (u. a. auch zur Berufsgenossenschaft) ordnungsgemäß nachgekommen wird. (A),
— Eigenerklärung, dass keine Verstöße im Sinne des § 5 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit begangen hat, bzw. keine Eintragungen im Gewerbezentralregister wegen illegaler Beschäftigung bestehen. (A),
— Eigenerklärung, dass weder das Unternehmen, noch Mehrheitsanteilseigner oder Gesellschafter, noch eine Mutter- oder Tochtergesellschaft oder Mitglieder der Bietergemeinschaft auf einer der in den Anlagen zu den Verordnungen 881/2002 und 2580/2001 sowie der Anlage des Standpunktes des Rates 2001/931/GASP befindlichen Terrorlisten erscheint. (A),
— Der Bieter gibt eine Eigenerklärung darüber ab, dass er die Tariftreue- und Mindestentgeltbestimmungen nach dem Landestariftreue- und Mindestentgeltgesetz einhält,
— Eigenerklärung des Bieters, dass er das Datenschutzgesetz des Bundes (BDSG), des Landes (LDSG BW) in der neuen Fassung und EU DSGVO im Auftragsfall berücksichtigen wird. (A),
— Eigenerklärung des Bieters, dass er das seitens der Auftraggeberin übermittelte Muster „Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung“ (vgl. Anlage – Muster Auftragsverarbeitung DSGVO_BITBW) zur Kenntnis genommen hat,
— Eigenerklärung des Bieters, dass er damit einverstanden ist, dass mit Zuschlag im Bedarfsfall die oben genannte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (vgl. Anlage – Muster Auftragsverarbeitung DSGVO_BITBW) mit der Auftraggeberin geschlossen wird. (A),
— Eigenerklärung des Bieters, dass er damit einverstanden ist, mit Abschluss der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung die technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß EU DSGVO, unter Berücksichtigung des zur Verfügung gestellten Aufbaus (vgl. Anlage – Muster Auftragsverarbeitung DSGVO _BITBW), der Auftraggeberin zur Verfügung stellt. (A),
— Eigenerklärung des Bieters, dass er die Anforderungen aus Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung vollständig erbringen kann und das auf Anforderung durch die Auftraggeberin belegen kann. Zum Nachweis zählen u. A. Projektreferenzen; Angaben zu Fachkräften, die für die Leistungserbringung eingesetzt werden sollen; die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl der letzten 3 Jahre, etc.) (A),
— Eigenerklärung des Bieters, dass die Auftraggeberin Kontrollen zur Einhaltung und Berücksichtigung des Vorgenannten bei ihm durchführen kann. (A),
— Eigenerklärung des Bieters, dass sein Unternehmen zertifiziert ist, z.B. nach ISO 9001 oder einem vergleichbaren Standard. (B),
— Eigenerklärung des Bieters, dass eine Zertifizierung nach ISO/IEC 38500 oder vergleichbar vorliegt. (B).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zu Los 1:
— Eigenerklärung des Bieters, dass die Projektreferenz „Erklärvideos“ folgenden Kriterien entspricht:
—— Referenz zur Erstellung von Erklärvideos (A),
—— nicht älter als 3 Jahre (A),
—— Komplizierte Sachverhalte einfach und kurz dargestellt (A),
—— Einführung neuer Bürokommunikationsmittel (A),
—— Aufzeigen und Erläuterung einer Veränderung in einem Unternehmen (A),
—— Eigenerklärung des Bieters, dass er auf Anfrage einen deutschsprachigen und aussagefähigen Ansprechpartner beim referenzgebenden Unternehmen/bei der referenzgebenden Behörde benennen wird (Name, Position im Unternehmen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse). (A),
—— Bei den aufgezeigten Projektreferenzen zum Thema Projektmarketing handelt es sich um ein Projekt aus dem Umfeld Unified Communication (UC) und Telekommunikation. (B),
—— Referenz kommt aus dem Umfeld öffentlicher Auftraggeber (B),
— Anforderungen gemäß Leistungsverzeichnis:
—— Deutsche Sprache in Projekt/Programm (A),
—— Erklärvideos, Corporate Design (A),
—— technische Anforderungen Erklärvideos (A),
—— Arbeitsproben: Erklärvideos (B).
Zu Los 2:
— Eigenerklärung des Bieters, dass die Projektreferenz „Schulung“ folgenden Kriterien entspricht:
—— Referenz zur Erbringung von Schulungsleistungen (A),
—— nicht älter als 3 Jahre (A),
—— Projekt der Erwachsenenbildung (A),
—— Bedienung und Einführung neuer Bürokommunikationsmittel aus dem Bereich Telekommunikation und Unified Communication (UC). (A),
—— Der Bieter bestätigt, dass er auf Anfrage einen deutschsprachigen und aussagefähigen Ansprechpartner beim referenzgebenden Unternehmen/bei der referenzgebenden Behörde benennen wird (Name, Position im Unternehmen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse). (A),
—— Referenz kommt aus dem Umfeld öffentlicher Auftraggeber (B),
— Eigenerklärung des Bieters, dass die Projektreferenz "Bedienvideos" folgenden Kriterien entspricht:
—— Referenz zur Erstellung von Bedienvideos (A),
—— nicht älter als 3 Jahre (A),
—— Projekt der Erwachsenenbildung (A),
—— Bedienung und Einführung neuer Bürokommunikationsmittel aus dem Bereich Telekommunikation und Unified Communication (UC). (A),
—— Der Bieter bestätigt, dass er auf Anfrage einen deutschsprachigen und aussagefähigen Ansprechpartner beim referenzgebenden Unternehmen/bei der referenzgebenden Behörde benennen wird (Name, Position im Unternehmen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse). (A),
—— Referenz kommt aus dem Umfeld öffentlicher Auftraggeber (B),
— Eigenerklärung des Bieters, zum Beraterprofil „Trainer“:
—— 3 Referenzen in Schulungsprojekten zur Bedienung und Einführung neuer Bürokommunikationsmittel aus dem Bereich Telekommunikation und Unified Communication (UC). Das Alter der Referenzen ist maximal 3 Jahre. (A),
—— Berufserfahrung in der Erwachsenenbildung mindestens über 3 Jahre (A),
—— Berufserfahrung im Bereich Telekommunikation mindestens über 5 Jahre (A),
—— der Bieter bestätigt, dass er auf Anfrage einen deutschsprachigen und aussagefähigen Ansprechpartner beim referenzgebenden Unternehmen/bei der referenzgebenden Behörde benennen wird (Name, Position im Unternehmen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse). (A),
— der Bieter bestätigt, dass die/der Mitarbeitende Erfahrungen mit Projekten im öffentlichen Bereich/öffentliche Verwaltung hat. (B),
— der Bieter bestätigt, dass die/der Mitarbeitende über mehrere Jahre Berufserfahrung im Bereich der Erwachsenenbildung hat.(B),
— der Bieter bestätigt, dass die/der Mitarbeitende über mehrere Jahre Berufserfahrung im Bereich Telekommunikation hat. (B),
— Anforderungen gemäß Leistungsverzeichnis:
—— deutsche Sprache in Projekt/Programm (A),
—— Menge an gleichzeitigen Schulungen (A),
—— Schulungsunterlagen (A),
—— Teilnehmer und Inhalte (A),
—— Teilnehmerzertifikate (A),
—— Schulungsportal (A),
—— Quick Guides, Corporate Design (A),
—— Quick Guides, Format (A),
—— Bedienvideos, Corporate Design (A),
—— Technische Anforderung Bedienvideos (A),
—— Beschreibung Schulungsportal (B),
—— Arbeitsproben: Schulungsunterlagen (B),
—— Arbeitsproben: Online Schulungen (B),
—— Verfügbarkeit von Schulungsräumen (B),
—— Arbeitsproben: Quick Guides (B),
—— Arbeitsproben: Bedienvideos (B).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

— Zu Los 1: Es sind 3 Projektreferenzen „Erklärvideos“ einzureichen.
— Zu Los 2: Es sind 3 Projektreferenzen „Schulung“ einzureichen.
— Zu Los 2: Es sind 3 Projektreferenzen „Bedienvideos“ einzureichen.
— Zu Los 2: Drei Beraterprofile „Trainer“.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Die Rahmenvereinbarung beginnt mit Zuschlagserteilung und beträgt, sofern vorher keine Kündigung erfolgt, zunächst drei Jahre (Mindestvertragslaufzeit). Die Auftraggeberin behält sich vor, die Rahmenvereinbarung zwei Mal um jeweils ein Jahr zu verlängern (optionale Vertragszeiträume). Gem. § 21 VgV ist die regelmäßige Vertragslaufzeit grundsätzlich auf vier Jahre beschränkt. Aufgrund der hohen Anzahl von 1.700 Dienststellen mit insgesamt 150.000 Sprechstellen wird eine verteile gesamte Migration der Kommunikationslösungen auf rd. 10 Jahre vorgesehen. Das Veränderungsmanagement für die Durchführung in den Dienststellen, wird dabei auf voraussichtlich 3-5 Jahre geschätzt.