Webseiten-(Re)Launch und Hosting

Kurze Beschreibung

Leistungsgegenstand ist der Relaunch der Website www.it-planungsrat.de, der Launch der Website www.fitko.de, die Erbringung der erforderlichen technischen Betreuungsleistungen (Hosting) sowie Durchführung von Schulungen.

Beschreibung der Beschaffung

Leistungsgegenstand ist zum einen der vollständige und funktionsfähige Relaunch der Website www.it-planungsrat.de sowie der vollständige und funktionsfähige Launch der Website www.fitko.de in inhaltlicher, gestalterischer und technischer Hinsicht, zum anderen die Erbringung der erforderlichen technischen Betreuungsleistungen (Hosting) einschließlich redaktioneller Unterstützungsleistungen.
Die Liveschaltung der neuen Websites hat spätestens am 12.7.2021 zu erfolgen. Die sich daran anschließenden technischen Betreuungsleistungen umfassen einen Zeitraum von 4 Jahren und beginnen nach erfolgter Abnahme der neuen Websites durch den Auftraggeber.
Die Leistung gliedert sich in 2 Leistungsphasen:
Leistungsphase 1
16.11.2020-11.7.2021: Relaunch Website IT-Planungsrat und Launch/Weiterentwicklung der Website FITKO
Leistungsphase 2
12.7.2021-11.7.2025: Hosting und Betreuung für beide Websites.
Die FITKO ist Domaininhaberin der Seiten www.it-planungsrat.de und www.fitko.de.
Die Inhalte der Website www.it-planungsrat.de sind nicht mehr zeitgemäß und sind nicht mit dem Informationsbedarf im Zuge einer immer komplexer werdenden Digitalisierung mitgewachsen. Die Seite ist „historisch gewachsen“ zu einem unstrukturierten und mit Informationen überladenen Ort geworden. Die Seite entspricht weder den aktuellen grafischen Vorstellungen der Präsentation des IT-Planungsrats noch den notwendigen Performance-Maßgaben aktueller Webtechniken.
Die Website der FITKO existiert seit knapp 2 Jahren und befindet sich aktuell noch auf dem eher „provisorischen“ Stand einer Microsite.
In beiden Feldern gilt es, modernen Ansprüchen gerecht zu werden. Die neuen Seiten sollen ein einheitliches Content-Management System (CMS) haben, so dass Pflege, Anpassungen und Änderungen leichter werden, der Gesamtaufwand weniger wird und zukünftige Folgekosten und Ressourcen gespart werden können.
Außerdem sollen beide Seiten – unter grundsätzlicher Berücksichtigung ihrer jeweiligen Corporate Designs – unter einem gemeinsamen Design-Dach (im Sinne einer „Identitätsbildung“) zusammengeführt werden.
Aus diesen Gründen hat sich die FITKO als verantwortliche Stelle zu einem Relaunch der bestehenden Website des IT-Planungsrates sowie zur Weiterentwicklung bzw. dem Launch der Website der FITKO selbst entschlossen.
Die beiden Websites sollen eindeutig widerspiegeln, was IT-Planungsrat und FITKO für Aufgaben haben und was diese tun. Dabei sollen alle Zielgruppen, die sich mit der Digitalisierung der Verwaltung beschäftigen, durch stets aktuellen und leicht verständlichen Content intuitiv angesprochen werden. Konkretes Ziel ist, dass sich die Zielgruppen sehr schnell auf den Seiten zurechtfinden und Antworten auf die Fragen, die sie beschäftigen, finden. Daher ist höchste Benutzerfreundlichkeit zwingend erforderlich.
Weitere wichtige Punkte sind größtmögliche Transparenz („jeder soll alles sehen können“) und das Schaffen von Anreizen, die Websites zu besuchen. Die gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz (deutsches und europäisches Recht) sind dabei stets zu beachten.
Gesucht wird eine sehr erfahrene, sehr kreative (Inhalte, Text) und ausgeprägt strategisch-konzeptionell denkende, technisch versierte Digitalagentur, die die FITKO bei ihren komplexen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Relaunch der bestehenden Webseite des IT-Planungsrates sowie bei der Weiterentwicklung bzw. dem Launch FITKO-Website selbst unterstützt.
Die den Vergabeunterlagen beiliegende Leistungsbeschreibung enthält Funktionsanforderungen und gibt somit lediglich die Funktion und den Zweck der nachgefragten Leistung vor. Das Ziel der Ausschreibung wird insoweit so eindeutig und erschöpfend wie möglich beschrieben. Der Weg der Zielerreichung wird jedoch weitestgehend dem Auftragnehmer überlassen. Dem Auftragnehmer werden somit mit Hinblick auf die geistig-schöpferische Leistung größere Spielräume gelassen. Aus diesem Grund kann die geschuldete Leistung nicht in allen Einzelheiten beschrieben werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen (Datei „Referenzen“)
Darstellung von mindestens 4 geeigneten Referenzen aus den letzten 3 Jahren (Stichtag „Ablauf der Angebotsfrist“), in denen Leistungen erbracht wurden, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind. In jeder Referenz müssen mindestens 2 der in der Eigenerklärung über die technischen Fachkräfte genannten Personen in verantwortlicher Funktion mitgearbeitet haben.
Die nachfolgenden Anforderungen können auch innerhalb einer Referenz erfüllt worden sein:
— Bei mindestens einer Referenz muss es sich um nicht selbst erklärende (nicht einfach – beispielsweise durch Fotos oder Grafiken/Zeichnungen – zu visualisierende), beschreibungsbedürftige Produkte und Dienstleistungen handeln;
— Bei mindestens einer Referenz war eine Migration von Seiteninhalten erforderlich;
— Bei mindestens einer Referenz war der Umgang mit komplexen Navigations-strukturen (60 bis 100 Seiten (Haupt- und Unterseiten in Summe), entsprechend verschachtelt), Such- und Download-Funktionalitäten erforderlich.
Eigenerklärung über die technischen Fachkräfte (Datei „Eigenerklärung_Kernteam“)
Darstellung und namentliche Benennung eines Kernteams (mit Angaben zur Berufserfahrung und zur Qualifikation) mit 6 Fachkräften. Für folgende Positionen sind dabei namentlich die jeweiligen Fachkräfte zu benennen:
— Projektmanager (Hauptansprechpartner im Tagesgeschäft);
— Digital-Berater/-Stratege;
— Web-Developer/Programmierer;
— Web-Designer;
— Senior-Texter (mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung);
— Senior-Redakteur (mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung.
Es ist pro Person ein Lebenslauf vorzulegen, aus dem die Berufserfahrung, Kompetenzen und bisherige Aufgabenbereiche hervorgehen, sowie Kopien der Zeugnisse, aus denen die berufliche Qualifikation hervorgeht.
Mit den Lebensläufen sowie den Zeugnissen ist nachzuweisen, dass das Kernteam aufgrund der vorhandenen Berufserfahrung und Erfahrung in vergleichbaren Projekten (siehe Anforderungen an die Referenzen) nachfolgende Kompetenzen und Aufgabenbereiche abdeckt.
Mit der Eigenerklärung ist zu bestätigen, dass das Kernteam folgende Kompetenzen und Aufgabenbereiche abdeckt:
— Strategisch-konzeptionelle Beratung;
— Beratung auf Senior-Level (mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung);
— Prozess- und Projektmanagement;
— Kreative Gestaltung/grafische Umsetzung komplexer Sachverhalte;
— Corporate Design (Erfahrung mit der Modernisierung auf Basis von Bestehendem, einzelne vorhandene CDs/CIs sind zu berücksichtigen);
— Text und Redaktion (B2B); auf journalistischem Niveau;
— Content-Strategie, Contententwicklung/-verarbeitung, Contentbereinigung/-hygiene;
— Redaktionelle Unterstützung des Kunden;
— Suchmaschinenoptimierung;
— Auswahl und Aufsetzen eines einheitlichen CMS inkl. Vorteils- und Nachteils-Argumentation;
— Technische Umsetzung;
— Programmierung;
— Implementierung;
— Pflege und Wartung;
— Hosting;
— Tracking, Evaluierung, Validierung;
— Schulungen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei „Verpflichtungserklaerung_oeff_AG“) zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 19.12.2014, (GVBl. S. 354) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Erklärung betr. Ausschluss wegen schwerer Verfehlungen
Der Bieter hat die Eigenerklärung gemäß dem Gemeinsamen Runderlass über den „Ausschluss von Bewerbern und Bieter wegen schwerer Verfehlungen, die ihre Zuverlässigkeit in Frage stellen“ in der Fassung vom 12. Dezember 2017 (StAnz. 1/2018 S. 15 ff) ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen. Bei elektronischem Versand ist die Eigenerklärung auch ohne Unterschrift rechtsgültig. Der Name der erklärenden Person ist zu nennen.
Zusätzlich weist die Vergabestelle an dieser Stelle bereits darauf hin, dass für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter eine Abfrage bei Korruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der zentralen Melde- und Informationsstelle für Vergabesperren (MIS) bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vorgenommen wird. Ebenso wird von dem für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung angefordert.
(Datei „Erklaerung_Ausschluss.pdf“)
Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen. Der Name der erklärenden Person ist zu nennen.
(Datei „Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_123_GWB.pdf“)
Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen. Der Name der erklärenden Person ist zu nennen.
Sollten ein oder mehrere Gründe bejaht werden, wird der Bieter gebeten, diesen Grund bzw. diese Gründe unter präziser Darstellung des relevanten Sachverhalts sowie die unternommenen Selbstreinigungsmaßnahmen (§ 125 GWB) auf einem gesonderten Blatt zu erläutern. Die Vergabestelle wird dann nach pflichtgemäßem Ermessen entscheiden, ob die Teilnahme des Bieters am Vergabeverfahren zulässig ist oder der Bieter vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden muss.
(Datei „Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_124_GWB.pdf“)
Wirtschaftlichkeitsprüfung /Zuschlagskriterien
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot bezogen auf die Gesamtpunktzahl erteilt. Bei der Bewertung zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes wird folgende Verteilung festgelegt:
Qualität (max. 120 Punkte):
— Konzept Leistungsphase 1 (max. 80 Punkte);
— Konzept Leistungsphase 2 (max. 30 Punkte);
— Qualität der Präsentation (max. 10 Punkte).
Es ist ein Konzept zur Gestaltung der Leistungsphase 1 sowie ein Konzept für die Durchführung der Leistungsphase 2 vorzulegen. Es sind jeweils Ausführungen dazu zu machen, wie der Bieter/die Bietergemeinschaft im Auftragsfall die zu erbringenden Leistungen ausführen wird.
Die Bieter/Bietergemeinschaften, die ein geeignetes Angebot abgegeben haben, werden zu einer Präsentation ihrer Konzepte eingeladen.
ACHTUNG:
Es müssen insgesamt mindestens 60 % der maximal möglichen Qualitäts-Punkte (120) erreicht werden. Erreicht ein Bieter weniger als 60 %, wird sein Angebot im weiteren Vergabeverfahren nicht mehr berücksichtigt.
Preis (max. 80 Punkte)
Der Gesamtpreis setzt sich zusammen aus der Pauschale für die Leistungsphase 1, der Monatspauschale für die Leistungsphase 2 multipliziert mit der Anzahl der Monate über die Laufzeit (48 Monate) sowie dem Preis für 16 Schulungstage.
Der angebotene Endpreis wird auf Basis der folgenden Formel bewertet:
Max. Punktzahl x niedrigster Preis / zu bewertender Preis
Die detaillierten Aufgabenstellungen, Wertungen und Gewichtungen sind den Ausschreibungsbestimmungen zu entnehmen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB – Einleitung, Antrag:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.